Concept : facturation de projet
La facturation de projet utilise les informations des contrats de clients et des projets Workday pour créer un processus de facturation complet pour les projets facturables.
Feuilles de taux de projet
Workday vous permet de configurer des feuilles de taux de projet multidimensionnelles pour :
- Facturer vos clients en fonction des projets.
- Définir la dimension de tarification du projet à l’aide des catégories de taux.
- Créer des listes de prix de projets pour plusieurs projets.
- Tirer les listes de prix de projets des catégories de taux comme les taux quotidiens ou horaires, la taille du client ou le type de projet.
Vous pouvez utiliser la feuille de taux du projet pour configurer les taux contractuels.
Règles propres aux taux de facturation
Workday vous permet de créer des règles propres aux taux de facturation standard pour mieux contrôler vos taux de facturation des projets facturables avec heures et frais.
Feuilles de taux de facturation standard
Workday vous permet de créer des règles et des feuilles de taux de facturation standard fondées sur un travailleur pour appliquer les taux de facturation à plusieurs contrats pour vos projets. Vous pouvez créer une feuille de taux pour chaque devise à facturer à l’aide des tâches suivantes :
- Mettre à jour les taux de facturation standard par règles
- Mettre à jour les taux de facturation standard par travailleur
Suivi des heures et facturation de projet de Workday
Workday intègre les projets, le suivi des heures et la facturation de projets afin que vous puissiez configurer et gérer la facturation de vos projets. Ces rôles sont responsables du processus :
- Les administrateurs du suivi des heures configurent l’entrée des heures du projet dans le suivi des heures de Workday à titre de tâche unique.
- Les travailleurs entrent des blocs d’heures dans le suivi des heures et les associent à une tâche de projet.
- Les administrateurs de contrats créent des contrats de clients, des calendriers de facturation et des feuilles de taux contractuels avec des règles propres aux taux de facturation.
- Les gestionnaires de projet approuvent ou refusent les blocs d’heures.
- Les spécialistes de la facturation :
- Modifient et recalculent les taux.
- Génèrent et impriment les factures des clients.
- Révisent et approuvent ou rejettent les transactions facturables.
- Les spécialistes du recouvrement des créances suivent et gèrent les factures des clients.
Ajustements des blocs d’heures
Vous pouvez ajuster vos blocs d’heures jusqu’à ce que vous facturiez votre client. Autrement dit, lorsque le statut de facturation d’une transaction passe à Facturé ou Facturation en cours, vous ne pouvez plus modifier le bloc d’heures. Pour effectuer des changements après avoir facturé vos clients ou comptabilisé des produits, vous devez supprimer et entrer de nouveau vos blocs d’heures. Lorsqu’un gestionnaire approuve une feuille de temps avec un bloc d’heures supprimé, Workday contrepasse le bloc d’heures initial de la transaction facturable. Les transactions de contrepassation incluent également toute contrepartie des règles propres aux taux de facturation.
Logique de dérivation des worktags de transactions facturables
Workday fournit une hiérarchie aux règles propres à la dérivation pour tous vos types de transactions. Ces règles vous aident à rapprocher et à déterminer les worktags résultants sur les factures de transactions facturables et la comptabilité des produits.
Types de transactions | Règles de logique propres à la dérivation des worktags |
|---|---|
Frais ad hoc
Frais divers ad hoc Heures ad hoc Frais Bloc d’heures | Workday applique :
|
Facture de fournisseur ad hoc
Frais divers Facture de fournisseur | Workday applique :
|
Dimension | Worktags |
|---|---|
Règles propres à la dérivation des worktags | Travailleur : centre de coûts
Projet : région |
Worktags du travailleur | TSerrano 1/1/2019 :
Changement 2/1/2020 :
|
Projet | Cost Center: 36100 - Consulting Service - North America
Région : É.-U. - Nord-Est des É.-U. |
Ligne de contrat | Cost Center: 71200 Field Sales - North America
Région : É.-U. - Centre des États-Unis |
Travailleur : TSerrano
Transaction | Date | Worktags |
|---|---|---|
Bloc d’heures | 1/3/2020 | Cost Center: 35000 Program Management
Région : (non indiquée) |
Cumul des produits | 1/3/2020 | Cost Center: 35000 Program Management
Région : É.-U. - Nord-Est des É.-U. |
Facture de client | 2/1/2020 | Cost Center: 32200 R&D Product Management
Région : É.-U. - Nord-Est des É.-U. |
Jalons
Vous pouvez des jalons pour suivre l'avancement des tâches et le créé quand Workday peut accéder aux calendriers de facturation et de consolidation des produits et les versements. Vous pouvez accéder à plusieurs jalons aux calendriers et aux versements. Workday ne traite pas les calendriers ou les versements avec des jalons en attente.
Vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour configurer des jalons standard :
- Mettre à jour des types de jalons sur une date définie
- Créer un jalon sur une date précise
Les jalons standard deviennent des jalons de client une fois que vous les avez associés à un client. Vous pouvez afficher les détails des jalons de client à l'aide du rapport
Rechercher des jalons
. Les jalons de client sont uniques pour chaque combinaison de client et de société.Workday prend en charge les types de jalons suivants :
- Première facture du calendrier de facturation : permet de lancer la consolidation des produits une fois la facturation effectuée.
- Ajouter des jalons sur une date spécifique au client.
- Tâches de projet : marquez les tâches de projet comme jalons dans le projet. Assurez-vous des jalons de projet pour le moment où vous facturez des transactions de projet et comptabilisez les produits. Vous pouvez définir des jalons de projet pour une phase du projet ou pour le projet dans son ensemble afin de déterminer quand les transactions sont disponibles pour la facturation. Vous pouvez accéder aux tâches de projet qui sont numérotées comme jalons de contrats. Vous ne pouvez pas supprimer les tâches de projet qui sont utilisées pour un contrat. Vous pouvez entrer des dates de fin estimatives et réelles. Une fois que la tâche de projet est terminée et que vous avez saisi une date de fin, la facturation peut avoir lieu. Workday utilise la date de fin comme la date de fin du jalon.
Calendriers de facturation et versements
Vous pouvez :
- Associer les lignes de contrat couvrant plusieurs contrats pour la même société et le même client au même calendrier de facturation.
- Les types de calendriers afin de pouvoir classer vos calendriers. Ce processus simplifie les recherches, les approbations et la production de rapports.
- Créer des calendriers de financement pour les versements ou les transactions afin de gérer certains types de lignes de contrat, ou encore, des calendriers de facturation pour gérer les versements, les transactions et les lignes de contrat prépayées dans un seul calendrier.
Workday crée des versements en fonction des dates de début et de fin militaire, qui peuvent différer des dates de début et de fin des lignes de contrat. Vous pouvez également configurer la date de facture à concerné, qui peut différer de la date de début du versement.
Workday prend en charge les méthodes de facturation suivantes pour chaque calendrier de facturation, et vous pouvez modifier ces méthodes tout au long de la vie du calendrier :
- Versement défini: avec le montant du premier et du dernier versement pour chaque ligne de contrat. Workday répartit le montant restant de manière égale entre les autres versements. Vous ne pouvez pas utiliser cette méthode de facturation dans les calendriers de facturation.
- Étalement égal: définissez un nombre précis de versements de montants égaux.
- Personnalisé: vous contrôlez tous les aspects des versements.
Un calendrier de facturation comprend un ou plusieurs versements. Chaque versement de facturation :
- Créer une facture de client.
- Dévient une ligne de facture.
- Détermine les attributs à partir de la ligne de contrat associée.
Une fois les versements générés, vous pouvez :
- Mettre à jour manuellement les versements individuels.
- Régénérer automatiquement les versements aux fins de facturation après modification des États-Unis de contrat. Cette fonction s'applique uniquement aux méthodes de facturation pour l'ensemble ou aux méthodes de comptabilisation desproduits ÉtalementetNombre de jours.
- Mettre à jour vos calendriers des calendriers automatiquement lorsque vous apportez des modifications à vos lignes de contrat.
- Modifier tous les versements en même temps lorsque vous avez un calendrier personnalisé.
Workday affecte un statut
Non ajusté
dans les cas suivants :- Si vous ne planifiez pas les versements des lignes de contrat de façon exacte.
- Lors d’un calendrier personnalisé de facture en trop.
Vous pouvez créer des factures de clients à partir de versements aux fins de facturation après avoir approuvé le calendrier de facturation.
Créer des factures de clients à partir de versements aux fins de facturation
Avec
des tâches de création de factures de clients à partir de versements aux fins de facturation
, vous pouvez la tâche selon vos besoins ou en tant que traitement relié. Cette tâche vous permet de :- Sélectionner les versements disponibles aux fins de facturation à facturer.
- Marquer les factures à soumettre pour approbation automatique.
- Apporter des modifications limitées à la facture de client et ajouter des lignes.
- Créer des factures qui font référence à des lignes de contrat lorsque vous avez des ajustements de facture.