Éléments à prendre en compte pour la définition : frais
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de Workday Expenses. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez :
- Les autres éléments à prendre en compte pour la configuration pour avoir plus de détails sur des fonctions précises.
- Les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday Expenses vous permet de gérer et de contrôler les frais de votre société et de ses bénéficiaires.
Avec Workday Expenses, vous pouvez configurer et gérer :
- Les choix de paiement.
- Des tables de taux pour les frais.
- Des éléments de frais.
- Les notes de frais.
- Les autorisations de dépense.
- Les avances.
- Les cartes de crédit.
- Les enregistrements de réservation de voyage.
Vous pouvez traiter des frais pour les personnes suivantes :
- Candidats.
- Travailleurs auxiliaires.
- Membres de comités externes.
- Postulants.
- Étudiants.
- Les travailleurs.
Workday Expenses fournit une
console centrale pour les frais
qui centralise les frais des bénéficiaires afin qu’ils puissent gérer leurs frais rapidement et facilement.Avantages pour l’entreprise
- Centraliser les tâches et les rapports pour les utilisateurs du libre-service afin qu’ils puissent gérer leurs frais de manière efficace.
- Traiter les frais instantanément pour accélérer le remboursement.
- Éliminer les traitements manuels en version papier.
- Activer l’apprentissage automatique pour évaluer les notes de frais à la recherche d’anomalies, de doublons et d’inexactitudes.
- Améliorer la précision et réduire l’entrée manuelle en calculant automatiquement les données des transactions de frais.
- Gérer les charges de travail en déléguant des tâches.
- Respecter les règles de traitement fiscal et les exigences de remboursement internationales et régionales.
- Définir des limites de dépenses pour mieux contrôler les coûts de déplacement et de divertissement.
Vous pouvez rapidement effectuer des échanges de données et générer des rapports sur les données :
- Lorsque vous utilisez Workday Expenses avec d’autres produits Workday, comme Human Capital Management (HCM). Exemple : vous pouvez créer des éléments de frais et les associer à des régimes d’indemnités.
- Avec des analyses et des rapports qui fournissent des enseignements sur le budget par rapport aux dépenses réelles.
Cas d’utilisation
- Appliquer des montants maximums par jour pour limiter les dépenses.
- Auditer les notes de frais aux fins de conformité.
- Définir les taux permettant de calculer le remboursement.
- Importer et traiter les données des fournisseurs de cartes de crédit et de réservation de voyage.
- Traiter les notes de frais des sociétés, intersociétés, mobiles et multidevises.
- Suivre, analyser et générer des rapports sur les dépenses dans votre société et ses organisations.
Vous pouvez également gérer et contrôler les dépenses à l’aide des éléments suivants :
- Régime d’indemnités, vérifications budgétaires et comptabilité d’engagements.
- Validations personnalisées, règles de traitement fiscal et worktags.
- Autorisations de dépense.
Vous pouvez régler et rembourser les frais pour :
- Les demandes d’avances.
- Les transactions par carte de crédit d’entreprise.
- Les transactions payées directement.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous rembourser les bénéficiaires liés aux notes de frais? | Vous pouvez définir les choix de paiement pour :
Vous pouvez également appliquer des règles aux choix de paiement pour déterminer les modes de paiement ou la répartition des paiements. |
Comment utilisez-vous les taux pour calculer le remboursement des frais? | Vous pouvez configurer des tables de taux et des règles qui permettent d’évaluer les éléments de frais pour :
Vous pouvez calculer le remboursement à l’aide de tables de taux fondées sur des montants et des pourcentages. Vous pouvez également utiliser des accumulateurs de frais pour effectuer le suivi des augmentations incrémentielles des éléments de frais au fil du temps, comme les frais fondés sur la distance. |
Quelle information vous faut-il de la part des bénéficiaires liés aux notes de frais pour les rembourser? | Vous pouvez configurer les notes de frais de manière à ce que de l’information puisse être recueillie au niveau de l’en-tête. Exemples : objets de la dépense et notes.
Vous pouvez également demander et exiger des détails plus précis au niveau de la ligne dans :
Vous pouvez utiliser ce qui suit :
|
Voulez-vous autoriser certains travailleurs à créer des notes de frais pour le compte d’autres personnes? | Vous pouvez autoriser les travailleurs à créer des notes de frais pour le compte des personnes suivantes :
|
Quelles méthodes devez-vous configurer pour la soumission de notes de frais? | Vous pouvez définir différentes méthodes de soumission de notes de frais en fonction des besoins de l’entreprise, notamment :
|
Quel format de disposition désirez-vous pour l’impression des notes de frais? | Vous pouvez utiliser les options prédéfinies par Workday pour imprimer les notes de frais.
Vous pouvez également utiliser Report Designer dans Workday Studio pour personnaliser les dispositions pour impression :
|
Comment voulez-vous gérer la préautorisation de dépense? | Vous pouvez permettre aux travailleurs ou exiger d’eux qu’ils demandent des autorisations de dépense avant d’engager des frais.
Vous pouvez également :
|
Comment voulez-vous définir les cartes de crédit pour frais professionnels? | Vous pouvez définir :
Vous pouvez spécifier la responsabilité du paiement pour les cartes de crédit de travailleur en utilisant différents types de comptes de facturation d’entreprise. Vous pouvez également permettre aux travailleurs :
|
Comment les travailleurs peuvent-ils ajouter des données de déplacement dans leurs notes de frais? | Vous pouvez télécharger les enregistrements de réservation de voyage de votre agence de voyages et les importer dans Workday.
Lorsque vous importez des enregistrements de réservation de voyage, les travailleurs peuvent ajouter les éléments suivants dans leurs notes de frais :
|
Quelles informations fiscales voulez-vous extraire des frais des travailleurs? | Vous pouvez configurer les règles de traitement fiscal et activer l’entrée des taxes dans les notes de frais. Workday calcule ensuite les taxes sur les éléments de frais, ce qui vous permet de récupérer la totalité ou une partie des montants suivants :
|
Recommandations
- Configurer le texte d’instructions pour vos notes de frais afin d’aider les travailleurs à se conformer aux politiques en matière de frais.
- Communiquer avec les services professionnels de Workday ou votre consultant pour l’intégration avec les fournisseurs de cartes de crédit et les agences de voyages.
- Activer la comptabilité d’engagements pour les transactions d’autorisation de dépense afin d’éviter les dépassements de budget.
- Réviser et uniformiser les politiques en matière de frais de votre société avant de définir Workday Expenses, de manière à assurer la conformité.
- Utiliser une configuration qui rationalise le processus de remboursement de manière à rembourser rapidement les bénéficiaires. Exemple : vous pouvez permettre aux travailleurs de soumettre des frais express sur des appareils mobiles.
Exigences
Pour permettre aux travailleurs de soumettre des notes de frais, définissez au moins un élément de frais et un type de remboursement.
Limites
Vous pouvez uniquement :
- Activer le scan des reçus sur appareil mobile pour les travailleurs basés dans certains pays.
- Définir une règle de préférence pour le paiement des frais.
Nous ne prenons pas en charge le stockage de documents certifiés pour les reçus et les pièces jointes des notes de frais.
Configuration du locataire
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
pour configurer les options à l’échelle du locataire pour Workday Expenses.Vous pouvez configurer la section
Options liées aux frais
pour :- Facturer aux clients les lignes de note de frais dont le statut estApprouvé.
- Contrôler les valeurs par défaut de traitement fiscal pour les frais internationaux.
- Désactiver les taxes dans les notes de frais.
- Permettre aux travailleurs de demander des avances.
- Vous assurer que votre organisation ne facture pas à des clients les frais d’un travailleur.
- Permettre la passation en charges des enregistrements de réservation de voyage réservés avant la date de fin du voyage.
- Empêcher les travailleurs de sélectionner des worktags de projet précis.
- Indiquer le nombre d’années pendant lesquelles vous souhaitez conserver les données financières des travailleurs dont les données ont été purgées.
Vous pouvez également utiliser la tâche pour spécifier :
- Si vous souhaitez imputer les montants à la date de la note de frais ou de la ligne de frais, à des fins de budgétisation. Exemple : pour éviter que les lignes de frais ne couvrent plusieurs périodes comptables, vous pouvez imputer les montants à la date de la note de frais globale.
- Les identifiants de séquence pour les notes de frais et les autorisations de dépense.
Sécurité
Vous pouvez accéder au rapport
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
pour afficher tous les domaines de sécurité pour le domaine fonctionnel Expenses.Les domaines de sécurité que vous pouvez configurer incluent :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de définir les détails du traitement des options de paiement. |
Set Up: Expense Item dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de définir des éléments de frais que les travailleurs peuvent utiliser dans leurs transactions liées aux frais. |
Access Expense Item (Segmented) dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de configurer la sécurité fondée sur des segments afin de contrôler l’accès aux éléments de frais.
Exemple : vous souhaitez afficher un ensemble d’éléments de frais uniquement aux employés du service Ventes. |
Self-Service: Expense Report dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de remplir et de soumettre les notes de frais. |
Self-Service: Spend Authorization dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de soumettre des demandes d’autorisation de dépense avant d’engager des frais. |
Process: Expense Report Work Area dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de mettre à jour les notes de frais en attente d’une action dans le rapport Espace de travail - Note de frais . |
Set Up: Tenant Setup - Financials dans le domaine fonctionnel System. | Permet d’accéder au sous-domaine Set Up: Tenant Setup - Financials , que vous pouvez utiliser pour configurer les options à l’échelle du locataire pour Workday Expenses. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié à une note de frais
| Sert à :
|
Événement intersociétés lié à une note de frais
| Sert à :
|
Autorisation de dépense
| Sert à :
|
Événement de fermeture en masse d’autorisations de dépense
| Permet de fermer plusieurs autorisations de dépense inutilisées lorsque votre organisation n’a plus besoin de traiter les notes de frais associées. |
Production de rapports
Rapports et tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Espace de travail - Audit des frais . | Affichez les frais selon leurs catégories de paiement et de rapport, et utilisez des rapports et des graphiques pour analyser les dépenses. |
Rapport Espace de travail - Note de frais . | Affichez les notes de frais avec des actions en attente. Vous pouvez utiliser ce rapport pour réviser, renvoyer et approuver des notes de frais. |
Tableau de bord de gestion des frais. | Permet d’afficher des renseignements tels que :
Vous pouvez également :
|
Rapport Frais dépassant le montant maximum autorisé . | Affichez les lignes et les détails des notes de frais qui dépassent le montant maximum défini pour l’élément de frais, à l’exclusion des lignes et des détails des frais désignés comme frais personnels. |
Worklet Console centrale pour les frais . | Affichez les tâches et les rapports sur les frais à partir d’un seul emplacement et accédez-y. |
Rapport Aucune note de frais soumise . | Affichez les travailleurs qui n’ont pas soumis de note de frais :
|
Vous pouvez accéder au rapport
Rapports standard Workday
pour afficher tous les rapports de Workday Expenses.Vous pouvez également créer des rapports personnalisés à l’aide de sources de données de rapport, telles que :
- Expense Reports for Company, qui permet d’afficher les notes de frais d’une société ou d’une hiérarchie de sociétés.
- Tax Rate Application, qui vous permet d’afficher les notes de frais pour lesquelles l’entrée de taxes est cochée.
Intégrations
Vous pouvez utiliser des services Web pour importer des données à utiliser avec Workday Expenses. Exemples :
- Import Credit Cards
- Import Credit Card Transactions
- Import Expense Rate Tables
- Put Expense Item
- Put Expense Rate Table Rule
- Put Payment Election Option
Reportez-vous au répertoire des services Web sur Workday Community pour connaître les autres services Web.
Vous pouvez utiliser des intégrations pour importer les données sur les cartes de crédit des fournisseurs suivants, ce qui permet aux travailleurs d’inclure des données de carte de crédit dans leurs notes de frais :
- American Express (AMEX).
- MasterCard.
- Visa.
Vous pouvez importer les données des enregistrements de réservation de voyage dans Workday afin que les travailleurs les incluent dans leurs notes de frais, en utilisant :
- Le service WebImport Travel Booking Recordspour créer des intégrations personnalisées.
- Le connecteur Travel Booking Inbound.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Budgets | Vous pouvez utiliser les vérifications budgétaires pour :
|
Comités | Lorsque vous définissez des comités dans Workday, vous pouvez créer des notes de frais et des autorisations de dépense pour le compte de non-travailleurs afin de rembourser les frais. |
Rémunération | Vous pouvez créer des régimes d’indemnités remboursables et les associer à des éléments de frais afin que les employés puissent réclamer des frais, tels que l’adhésion à un gymnase et le remboursement des frais de scolarité. |
Comptabilité générale | Vous pouvez suivre :
|
Application mobile | Vous pouvez activer Workday Expenses sur un appareil mobile afin que les travailleurs puissent :
|
Gestion du capital humain (HCM) | Workday Expenses utilise les données de la société et des employés provenant de Workday HCM, notamment les données de :
Vous pouvez également créer des notes de frais au nom des candidats pour leur rembourser les frais engagés pendant le processus d’entrevue. |
Paie | Vous pouvez utiliser les choix de paiement de la société ou des travailleurs pour déterminer comment rembourser les frais. |
Projets | Vous pouvez utiliser le suivi de projet avec les frais pour permettre aux travailleurs :
|
Règlement | Vous pouvez régler les frais d’un bénéficiaire manuellement ou programmer Workday pour créer et exécuter des règlements automatiquement pour :
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Gestion étudiante | Vous pouvez autoriser les travailleurs à accéder aux données des étudiants pour leur permettre :
Vous pouvez également configurer la sécurité segmentée pour permettre aux travailleurs d’accéder uniquement aux données sur les frais des étudiants. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.