Éléments à prendre en compte pour la configuration : notes de frais des candidats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des notes de frais des candidats. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez permettre aux travailleurs de créer des notes de frais au nom des candidats pour le remboursement des frais engagés.
Avantages pour l’entreprise
- Analyser les données sur les frais des candidats pour prendre des décisions plus éclairées concernant les initiatives de RH.
- Éliminer les solutions de contournement manuelles, telles que les paiements ad hoc et l’utilisation de types de bénéficiaires autres que des candidats.
- Accélérer le remboursement en acheminant les notes de frais des candidats à des responsables de la révision et à des approbateurs précis.
- Réduire la duplication des données en centralisant les données sur les frais des candidats dans Workday.
- Effectuer le suivi des coûts de recrutement et créer des rapports connexes, pour un meilleur contrôle des dépenses.
Cas d’utilisation
- Rembourser les candidats qui engagent des coûts liés au recrutement, tels que les vols pour se rendre sur les lieux des entrevues et les séjours à l’hôtel.
- Générer des rapports sur les totaux des demandes de postes, tels que les coûts totaux des factures de fournisseurs et les frais des candidats.
- Soumettre des notes de frais qui incluent plusieurs types de bénéficiaires, tels que des candidats et des employés qui assistent au même déjeuner d’équipe.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelles données sur les frais les travailleurs gèrent-ils? | Vous pouvez configurer la sécurité segmentée pour permettre aux travailleurs d’accéder uniquement aux données sur les frais des candidats. Lorsque vous activez la sécurité segmentée, les travailleurs dont :
Lorsque vous n’activez pas la sécurité segmentée, les travailleurs avec et sans contraintes peuvent sélectionner tous les types de bénéficiaires non-travailleurs, y compris les candidats, dans la tâche Créer une note de frais pour le compte d’un non-travailleur . Toutefois, sans les autorisations de sécurité adéquates, les travailleurs n’auront pas la possibilité de sélectionner des non-travailleurs précis dans l’invite Bénéficiaire(s) . |
Comment gérez-vous les transactions par carte de crédit pour les candidats? | Bien que les candidats n’utilisent pas de cartes de crédit d’entreprise pour frais professionnels, vous pouvez leur réaffecter des transactions par carte de crédit pour passer en charges les coûts engagés en leur nom.
Lorsque vous réaffectez des transactions par carte de crédit à des candidats, Workday affiche les transactions dans leurs notes de frais afin que vous puissiez les sélectionner pour les inclure. Lorsque vous ne réaffectez pas de transactions par carte de crédit aux candidats, vos rapports personnalisés et standard peuvent contenir des données sur les frais incomplètes, ce qui peut nuire à votre capacité à analyser les dépenses totales. |
Quelles données des notes de frais pouvez-vous purger pour les candidats? | Lorsque vous sélectionnez le type de données purgeable Gestion financière - Notes de frais dans la tâche Purger les données d’une personne , Workday purge les éléments suivants :
|
Recommandations
- Pour des rapports précis, activez le type de worktag Demande de poste dans les notes de frais pour effectuer le suivi des coûts totaux associés aux demandes de postes.
- Lorsque les demandes de postes permanentes ne sont pas associées à un gestionnaire ou à une organisation de supervision, configurez des champs calculés pour acheminer les notes de frais vers d’autres évaluateurs et approbateurs.
Exigences
- Affectez des travailleurs ayant un accès de sécurité contrainte aux sociétés requises afin qu’ils puissent accéder aux données des candidats et aux candidatures associées.
- Pour soumettre des notes de frais au nom des candidats, ajoutez des paiements liés à des frais comme option dans leurs choix de paiement.
Limites
Les candidats n’ont pas la possibilité de créer leurs propres notes de frais dans Workday.
Nous ne fournissons pas de worktag
Candidat
à utiliser dans les notes de frais. À la place, vous pouvez utiliser les champs de rapport suivants pour déclarer les frais des candidats :
- Type de bénéficiaire lié à la note de frais
- Bénéficiaire lié à la note de frais
Workday ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Demandes de poste confidentielles dans les notes de frais des candidats.
- Autorisations de dépense et avances pour les candidats.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses dans le domaine fonctionnel Recruiting. | Permet de créer des notes de frais pour les candidats et d’associer les candidatures aux frais des candidats. |
Process: Credit Card dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Permet de réaffecter des transactions par carte de crédit aux candidats. |
Process: Expense Reports dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de gérer les notes de frais et les rapports associés.
Vous pouvez configurer la sécurité segmentée sur ce domaine pour permettre aux travailleurs d’accéder uniquement aux données sur les candidats dans les tâches et les rapports liés aux frais. |
Manage: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. | Vous permet de gérer les choix de paiement au nom des candidats. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement lié à une note de frais
pour acheminer les notes de frais des candidats aux fins d’évaluation et d’approbation. Vous pouvez également acheminer les notes de frais des candidats à des responsables de la révision et à des approbateurs précis.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Permet d’afficher les transactions par carte de crédit que vous réaffectez aux candidats. |
Rechercher des lignes de note de frais pour l’organisation
| Permet d’afficher les lignes de note de frais des candidats par organisation. |
Rechercher des notes de frais
| Permet d’afficher les notes de frais que vous créez pour les candidats. |
Rechercher des paiements
| Permet d’afficher les paiements liés à des frais des candidats :
|
Mettre à jour l’utilisation de worktags
| Permet d’activer le type de worktag Demande de poste sur les notes de frais et les factures de fournisseurs.
Pour apporter des corrections manuelles aux écritures liées aux notes de frais et aux factures de fournisseurs, vous pouvez également activer le type de worktag Demande de poste sur :
|
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser les sources de données de rapports ci-dessous et leurs filtres pour créer des rapports personnalisés avec les données sur les frais des candidats uniquement :
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
Vous pouvez configurer plusieurs segments de sécurité pour permettre aux travailleurs d’accéder aux données sur les frais de plusieurs types de bénéficiaires dans des rapports personnalisés. Exemple : créez un rapport personnalisé qui inclut les données sur les frais des candidats et des étudiants, mais pas les données sur les frais des membres de comités externes.
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Reports
| Permet de récupérer les données des notes de frais des candidats.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service Web pour récupérer les données sur les frais uniquement pour les candidats. |
Get Payments
| Permet de récupérer les données des paiements liés à des frais des candidats. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Permet de téléverser et de récupérer les données des filtres personnalisés que vous créez pour les lots de règlement des candidats. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | Permet de téléverser et de récupérer les options liées au choix de paiement pour les frais des candidats. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Permet de téléverser des données afin de soumettre les notes de frais des candidats.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service Web pour téléverser les données sur les frais uniquement pour les candidats. |
Submit Settlement Run
| Permet de téléverser des données afin de régler et de rembourser les frais des candidats. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité | Workday génère automatiquement un worktag Demande de poste sur les lignes d’écriture comptable associées aux notes de frais des candidats et à leurs candidatures. Nous générons ce worktag uniquement sur les écritures de dépenses, et non sur les écritures liées aux éléments suivants :
|
Règlement | Vous pouvez créer :
|
Comptes de fournisseurs | Vous pouvez activer le type de worktag Demande de poste sur les factures de fournisseurs pour obtenir des coûts totaux plus détaillés pour les demandes de postes. |