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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Éléments à prendre en compte pour la définition : autorisations de dépense

Éléments à prendre en compte pour la définition : autorisations de dépense

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des autorisations de dépense. Elle explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Comment cette définition s’intègre dans Workday.
  • Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
  • Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les autorisations de dépense sont des transactions de frais que les bénéficiaires peuvent effectuer pour demander une approbation préalable des dépenses estimatives. En fonction des éléments de frais sélectionnés par les bénéficiaires, ces derniers peuvent entrer :
  • Des dates de dépenses prévues.
  • Des descriptions.
  • Des montants estimatifs.
  • Des lignes de l’autorisation de dépense.

Avantages pour l’entreprise

  • Éliminer le besoin de recueillir des informations sur les frais en dehors de Workday en ajoutant des questionnaires sur les autorisations de dépense.
  • Prévoir les frais à venir à l’aide de la comptabilité d’engagements pour les autorisations de dépense approuvées.
  • Augmenter le contrôle des dépenses et améliorer la conformité aux politiques en matière de frais au moyen de l’approbation préalable.
  • Offrir aux bénéficiaires une plus grande flexibilité pour gérer leurs frais de déplacement.
  • Afficher les soldes budgétaires exacts en suivant les montants des engagements et les montants d’avances restant dus.

Cas d’utilisation

  • Créer des autorisations de dépense au nom d’autres travailleurs et membres de comités externes, tels que des conférenciers invités.
  • Créer des remboursements d’avances à partir de paiements que les travailleurs soumettent pour rembourser les soldes restant dus.
  • Créer de nouvelles notes de frais à partir d’autorisations de dépense approuvées pour déduire des montants et des avances approuvés.
  • Associer aux notes de frais les autorisations de dépense comportant des avances.
  • Demander une approbation pour les frais de déplacement estimatifs avant que les déplacements n’aient lieu.
  • Utiliser une autorisation de dépense pour plusieurs notes de frais jusqu’à ce que le solde de l’autorisation de dépense soit égal à zéro.

Questions à se poser

Questions
Quelles informations sur les frais souhaitez-vous suivre?
Vous pouvez exiger que les travailleurs ajoutent des lignes à leurs autorisations de dépense pour recueillir des détails supplémentaires sur les frais à des fins d’audit. À moins d’une configuration particulière, Workday n’exige pas de lignes de l’autorisation de dépense.
Vous pouvez également configurer :
  • Des attributs pour élément de frais pour garantir que les bénéficiaires fournissent des informations supplémentaires sur leurs autorisations de dépense.
  • Des éléments de frais fondés sur une table de taux pour garantir que les bénéficiaires fournissent des informations que Workday utilise pour calculer les totaux des dépenses engagées.
  • Des questionnaires pour recueillir des données d’enquête personnalisées auprès des bénéficiaires.
Comment voulez-vous contrôler les montants des autorisations de dépense et en faire le suivi?
Pour éviter les dépenses excessives et contrôler la liquidation des montants des autorisations de dépense, vous pouvez configurer :
  • La vérification budgétaire pour contrôler les options budgétaires des transactions d’autorisations de dépense et afficher les résultats budgétaires. Exemple : vous pouvez empêcher les transactions dépassant le budget.
  • La comptabilité d’engagements pour suivre les montants des engagements des autorisations de dépense. Vous pouvez contrôler les dépenses depuis la transaction d’origine jusqu’à l’autorisation de dépense. Vous pouvez également créer des engagements dans leur grand livre respectif.

Recommandations

  • Ajoutez un texte d’instructions sur les éléments de frais pour fournir des informations supplémentaires aux bénéficiaires des notes de frais afin de les aider à finaliser leurs autorisations de dépense.
  • Pour calculer automatiquement les retenues ou les montants maximums, configurez des tables de taux pour les éléments de frais que vous souhaitez utiliser dans les autorisations de dépense.
  • Configurez la comptabilité d’engagements pour permettre aux travailleurs de demander des avances sur les autorisations de dépense.
  • Configurez la comptabilité d’engagements et la date de budget à afficher dans votre grand livre de montants réels pour permettre aux travailleurs de sélectionner une date de budget sur les lignes de l’autorisation de dépense.
  • Affichez ou exigez des attributs pour élément de frais dans les autorisations de dépense pour encourager les travailleurs à inclure des détails supplémentaires au niveau des lignes.

Exigences

  • Configurez les règles du choix de paiement pour les sociétés et les bénéficiaires afin de déterminer comment payer les avances aux travailleurs.
  • Configurez la comptabilité d’engagements pour générer des données comptables lorsque les travailleurs associent les autorisations de dépense aux lignes de frais et pour liquider des lignes d’autorisation de dépense spécifiques.
  • Réglez les avances pour permettre aux travailleurs de sélectionner les autorisations de dépense dans les notes de frais.

Limites

  • Les bénéficiaires ne peuvent pas demander des avances ni des autorisations de dépense dans des devises autres que leur devise de remboursement.
  • Pour éviter les inexactitudes comptables, vous pouvez annuler et fermer les autorisations de dépense uniquement dans certaines conditions. Exemple : vous ne pouvez pas annuler une autorisation de dépense si elle est associée à un lot de règlement
    En cours
     ou
    Terminé
    .
  • Workday ne génère pas de données comptables lorsque vous recevez des remboursements d’avances de travailleurs. Vous devez créer des écritures distinctes à l’aide de dépôts bancaires ou de retenues sur la paie.
  • Workday ne prend pas en charge les autorisations de dépense liées aux journaux de déplacement. Lorsque vous utilisez des éléments de frais de type indemnités journalières dans les autorisations de dépense, Workday ne peut pas calculer les montants avec précision.
  • Vous pouvez associer des lignes d’autorisation de dépense à des lignes de note de frais uniquement lorsque vous activez la comptabilité d’engagements.
  • Vous ne pouvez pas copier les autorisations de dépense pour générer de nouvelles autorisations de dépense. Workday copie uniquement les détails de l’en-tête de l’autorisation de dépense.

Configuration du locataire

Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
 pour :
  • Configurer des numéros de séquence pour les autorisations de dépense.
  • Permettre aux travailleurs de soumettre des demandes d’avances dans leurs demandes d’autorisation de dépense.
  • Masquer la case à cocher
    Facturable
     dans les autorisations de dépense si votre organisation ne facture pas les frais des travailleurs aux clients.
  • Masquer les options de l’autorisation de dépense dans les notes de frais lorsque les bénéficiaires n’ont pas d’autorisation de dépense.

Sécurité

Ces domaines dans le domaine fonctionnel Expenses :
Domaine
Éléments à prendre en compte
Manage: Expense Advance Repayment
Vous permet de :
  • Créer des remboursements d’avances.
  • Accéder aux enregistrements de réception d’un remboursement d’avance de frais.
Process: Expense Report Payment/Settlement
Vous permet de :
  • Accéder aux paiements liés à des frais et les régler.
  • Afficher les rapports de règlement associés.
Process: Spend Authorization
Permet aux utilisateurs ayant des rôles fondés sur la société ou sans contrainte de gérer les autorisations de dépense et les rapports associés.
Vous pouvez également configurer des sous-domaines pour donner aux utilisateurs plus de contrôle sur les actions de l’autorisation de dépense.
Process: Spend Authorization Mass Close
Vous permet de :
  • Clôturer plusieurs autorisations de dépense à la fois.
  • Clôturer les autorisations de dépense pour empêcher toute action ultérieure à leur encontre, comme l’association à des lignes de note de frais et la liquidation des soldes restants.
  • Afficher les rapports connexes pour les demandes de clôture en masse.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
Permet aux utilisateurs ayant des rôles fondés sur l’organisation d’afficher les rapports sur les autorisations de dépense et leurs lignes.
Self-Service: Spend Authorization
Vous permet :
  • D’accéder aux demandes d’autorisations de dépense, de les modifier ou de les clôturer.
  • D’afficher des rapports connexes pour les autorisations de dépense.

Processus de gestion

Processus de gestion
Éléments à prendre en compte
Exécuter une vérification budgétaire (financier)
Configurez pour réviser et approuver les résultats de la vérification budgétaire pour les transactions d’autorisation de dépense telles que les dépassements ou les échecs de vérification budgétaire.
Événement lié à une note de frais
Configurez pour inclure des règles pour les autorisations de dépense lorsque vous avez besoin d’approbations supplémentaires pour les montants des dépenses.
Exemple : lorsque l’autorisation de dépense estimative est supérieure au montant total indiqué dans la note de frais, vous pouvez exiger une approbation supplémentaire du gestionnaire.
Autorisation de dépense
Configurez pour permettre aux employés, aux spécialistes de saisie des données et aux partenaires réalisant des dépenses de demander des autorisations de dépense.
Vous pouvez configurer les étapes d’action supplémentaires suivantes :
  • Vérification budgétaire
     pour comparer les demandes d’autorisation de dépense à votre budget.
  • Remplir le questionnaire
     pour recueillir des renseignements supplémentaires auprès des employés avant l’approbation.
  • Proposer l’affectation d’un régime d’indemnités remboursables
     pour proposer un régime d’indemnités pour les employés qui demandent des autorisations de dépense.
Événement de fermeture en masse d’autorisations de dépense
Configurez ce processus pour :
  • Permettre aux partenaires de traitement des frais de fermer en masse les autorisations de dépense.
  • Exiger des révisions avant d’approuver la demande de fermeture en masse d’autorisations de dépense.
  • Envoyer des notifications personnalisées et alerter les bénéficiaires des notes de frais que leurs autorisations de dépense sont clôturées.

Production de rapports

Rapports
Éléments à prendre en compte
Rapport sur le solde budgétaire
Affichez les engagements et les chiffres réels des autorisations de dépense pour les notes de frais dans vos écritures comptables.
Rechercher des avances
Affichez les détails des avances, notamment :
  • Solde à rembourser et solde disponible.
  • Rapports de frais connexes.
  • Montants et dates de remboursement.
Rechercher des autorisations de dépense
En fonction des dates de début et de fin des dépenses, affichez les informations connexes de l’autorisation de dépense :
  • Soldes restants.
  • Données comptables, liquidations et engagements sur les notes de frais associées.
Rechercher des demandes de fermeture en masse d’autorisations de dépense
Affichez toutes les autorisations de dépense et leurs détails dans chaque demande de fermeture en masse.
Vous pouvez utiliser ces sources de données de rapport pour agréger et filtrer de gros volumes de données :
  • Cash Advance Payments
  • Cash Advance Repayments
  • Spend Authorizations
  • Spend Authorization Lines
  • Spend Authorization Mass Close Requests

Intégrations

Services Web
Éléments à prendre en compte
Cancel Spend Authorization
Permet d’annuler les autorisations de dépense lorsque vous fournissez un identifiant d’autorisation de dépense.
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
Sert à :
  • Ajouter, mettre à jour ou soumettre des remboursements d’avances.
  • Rassembler les remboursements d’avances soumis.
Get Expense Items
Put Expense Item
Sert à configurer et à regrouper les éléments de frais à utiliser dans les autorisations de dépense.
Get Spend Authorizations
Sert à recueillir les autorisations de dépense soumises.
Submit Spend Authorization
Sert à ajouter, à mettre à jour et à soumettre des autorisations de dépense.

Connexions et interactions

Fonctions
Éléments à prendre en compte
Budgets
Vous pouvez définir :
  • La vérification budgétaire pour contrôler les montants des autorisations de dépense.
  • Les engagements pour les autorisations de dépense.
Lorsque vous utilisez des budgets pour les autorisations de dépense, vous pouvez afficher des détails de la comptabilité et des écritures générés, tels que :
  • Dates du budget.
  • Engagements et chiffres réels.
  • Montants du budget réservés.
Comptabilité générale
Vous pouvez configurer :
  • Les règles d’inscription comptable pour déterminer les comptes utilisés par défaut pour les transactions d’avances.
  • Les règles de worktag de mise en équilibre pour faire le suivi des dépenses de plusieurs centres de coûts ou fonds.
  • Les sources d’écritures des autorisations de dépense et les mapper aux transactions opérationnelles des autorisations de dépense.
  • La comptabilité d’engagements dans les grands livres pour les transactions d’autorisation de dépense.
Données bancaires et règlement
Vous pouvez :
  • Configurer la catégorie de paiement pour déterminer le compte à utiliser pour les paiements d’avances.
  • Générer des paiements pour des avances.
Profils de déplacement
Lorsque les utilisateurs configurent un hôtel ou un pays de destination dans leurs profils de déplacement, Workday :
  • Charge les lignes d’autorisation de dépense pour les éléments de frais nécessitant un hôtel ou un pays de destination.
  • Fournit un dossier
    Privilégié
     pour l’élément de frais lorsque vous sélectionnez l’élément de frais pour l’hôtel ou le pays de destination.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.