Éléments à prendre en compte pour la définition : tables de taux pour les frais
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des tables de taux pour les frais. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les tables de taux pour les frais utilisent des règles, des critères et des fourchettes pour calculer automatiquement les montants des éléments de frais dans :
- Les notes de frais.
- Les autorisations de dépense.
Avantages pour l’entreprise
- Calculer le montant des remboursements automatiquement pour réduire l’effort manuel.
- Centraliser les règles de remboursement pour réduire le temps de révision et mettre à jour les données historiques pour l’audit.
- Empêcher les bénéficiaires d’entrer des données erronées sur les frais qui retardent l’approbation.
- Rester conforme aux exigences en matière d’indemnités journalières et à votre politique visant les déplacements et les frais.
Cas d’utilisation
- Appliquer des montants maximums pour empêcher les bénéficiaires de réclamer des frais excessifs.
- Calculer les indemnités journalières des bénéficiaires en déplacement.
- Contrôler l’indemnisation des frais liés à la distance, comme l’indemnité pour le carburant.
- Utiliser les destinations de voyage pour déterminer les taux de remboursement des frais.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous calculer les taux des différents frais? | Vous pouvez configurer des tables de taux pour calculer les taux de frais en fonction de pourcentages ou :
Selon le nombre de tables de taux que vous configurez et des types de tables de taux que vous utilisez, elles peuvent être des :
Lorsque vous configurez des tables de taux pour différents frais, tenez compte des éléments de frais existants qui nécessitent des tables de taux et de votre besoin de configurer ou non de nouveaux éléments de frais. Si vous n’avez pas configuré de tables de taux pour vos éléments de frais, Workday ne calculera pas automatiquement les montants des éléments de frais. |
Lesquels de vos éléments de frais utilisent les mêmes taux? | Vous pouvez utiliser une table de taux de base avec plusieurs éléments de frais lorsque ces éléments ont les mêmes taux de remboursement.
Lorsque vous n’utilisez pas la même table de base avec des éléments de frais utilisant les mêmes taux, vous devrez peut-être mettre à jour et créer d’autres tables de taux. |
Dans quels cas souhaitez-vous ajuster les taux de base? | Vous pouvez configurer des tables de taux d’ajustement pour augmenter et diminuer les taux de remboursement de base pour les bénéficiaires.
Exemples :
|
Quels sont les seuils de dépenses de votre société? | Vous pouvez définir des seuils de dépenses à l’aide du type de table de taux Maximum . Vous pouvez également permettre aux bénéficiaires de dépasser ces seuils afin qu’ils puissent soumettre des dépenses inattendues, tels que des réservations de vol de dernière minute. |
Comment gérez-vous les changements de taux? | Vous pouvez changer les dates d’effet dans vos tables de taux et calculer les taux à l’aide de règles et de critères révisés.
Lorsque vous changez des dates d’effet, Workday prend des instantanés de vos tables de taux afin que vous puissiez :
|
Recommandations
- Dans chaque table de taux, organisez vos lignes de l’élément le plus courant à l’élément le moins courant. Lorsque Workday évalue les lignes d’une table de taux, il applique les taux en utilisant la première ligne qui correspond.
- Pour réduire l’effort de configuration, définissez les attributs configurables pour éléments de frais et les règles propres aux tables de taux avant de créer des tables de taux.
Révisez vos tables de taux pour éviter des erreurs de configuration, telles que :
- L’omission des valeurs d’un ensemble de fourchettes.
- Le fractionnement de fourchettes associées sur différentes lignes d’une table de taux.
Lorsque vous importez des données sur les frais dans Workday, utilisez les services Web pertinents suivants dans l’ordre mentionné pour réduire le temps consacré à la configuration :
- Règles propres aux tables de taux.
- Tables de taux.
- Éléments de frais.
Exigences
- Définissez des éléments de frais pour vos tables de taux.
- Activez manuellement les tables de taux pour les autorisations de dépense.
- Définissez des fourchettes dans des table de taux par tranche en utilisant seulement soit des valeurs décimales, soit des valeurs entières.
Limites
Vous ne pouvez utiliser Workday que pour modifier les tables de taux comprenant 1 000 lignes ou moins. Pour modifier des tables de taux comprenant plus de 1 000 lignes, utilisez le service Web
Import Expense Rate Table
.Vous ne pouvez pas :
- Affecter des tables de taux d’ajustement à plusieurs éléments de frais.
- Désactiver les tables de taux pour les frais. Vous pouvez regrouper les tables de taux non obligatoires en ajoutant des préfixes à leurs noms, tels quez – ne pas utiliser.
- Utiliser des tables de taux multidevises avec des éléments de frais comportant des journaux de déplacement.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Expense Item
| Vous permet de définir :
|
View: Expense Item
| Vous permet d’afficher des éléments de frais, y compris leurs tables de taux associées. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher une table de taux pour les frais
| Sert à :
|
Afficher une règle propre aux tables de taux pour les frais
| Sert à afficher, à modifier et à créer des règles de conditions dans des tables de taux pour les frais. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules | Permet de récupérer des données pour les règles et les tables de taux pour les frais. |
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule | Permet de téléverser des données pour les règles et les tables de taux pour les frais. |
Connexions et interactions
Vous pouvez utiliser des tables de taux pour calculer automatiquement les montants des éléments de frais dans les journaux de déplacement que vous utilisez dans les notes de frais.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.