Éléments à prendre en compte pour la définition : éléments de frais

Les éléments de frais vous permettent de définir les transactions que les bénéficiaires effectuent sur :

Les autorisations de dépense, lors d’une demande d’approbation préalable de dépenses.
Les notes de frais, lors de la soumission des frais engagés.

Vous pouvez associer des tables de taux à des éléments de frais afin que Workday puisse calculer automatiquement les montants des transactions liées aux frais. Vous pouvez également lier des éléments de frais entre eux et les organiser dans une hiérarchie. Les bénéficiaires peuvent ensuite utiliser plusieurs éléments de frais pour obtenir des décompositions de frais détaillées sur les lignes de frais.

Vous pouvez également effectuer des configurations sur les éléments de frais pour des besoins de gestion précis, comme des configurations pour les frais fondés sur la distance et les indemnités journalières requises.

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles méthodes utilisez-vous pour calculer le montant des frais?	Vous pouvez éviter les dépenses excessives en limitant le montant que les bénéficiaires peuvent entrer pour les éléments de frais en utilisant : Régime d’indemnités. Différents types de montants, tels que des montants fixes ou maximums. Vous pouvez également permettre aux bénéficiaires de dépasser : Des montants maximums définis. Des limites de dépenses de régimes d’indemnités. Pour les frais variables, tels que les frais de taxis, vous pouvez permettre aux utilisateurs de préciser manuellement des montants sur les éléments de frais. Vous pouvez configurer des tables de taux et les associer à des éléments de frais afin que Workday puisse calculer automatiquement les montants des éléments de frais. Vous pouvez fonder vos calculs de table de taux sur : Des montants, tels que les montants maximums autorisés. Des pourcentages, qui vous permettent de calculer les montants qui changent par incréments au fil du temps pour les frais variables, tels que le kilométrage. Vous pouvez également définir des règles dans vos tables de taux pour valider les montants de remboursement en fonction de critères supplémentaires, tels que les lieux d’arrivée du déplacement.
Quelles données sur les frais exigez-vous des travailleurs?	Vous pouvez ajouter des attributs aux éléments de frais pour recueillir des données supplémentaires auprès des travailleurs : Vous pouvez utiliser ce qui suit : Des attributs configurables, qui vous permettent de recueillir de l’information sur les frais propres à la société. Des attributs prédéfinis par Workday, qui vous permettent de saisir plus de types d’informations standard sur les frais. Vous pouvez définir des attributs pour élément de frais facultatifs ou obligatoires dans les transactions de frais. Vous pouvez associer plusieurs éléments de frais pour créer une relation parent-enfant qui vous permet de saisir des décompositions détaillées des coûts : Au niveau des détails des frais. Au niveau des journaux de déplacement. Lorsque les travailleurs ne détaillent pas les éléments de frais ou n’utilisent pas de journaux de déplacement, vous pourriez disposer de moins de données sur les frais pour les rapports.
À qui souhaitez-vous donner accès aux éléments de frais?	Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour permettre uniquement à certains travailleurs d’utiliser des éléments de frais particuliers, ce qui empêche la soumission de demandes de frais inexactes et non autorisées.
Quels frais nécessitent une approbation supplémentaire?	Pour acheminer des transactions comportant des éléments de frais spécifiques à des réviseurs et à des approbateurs supplémentaires, vous pouvez configurer des approbations supplémentaires dans les processus de gestion suivants : Événement lié à une note de frais Autorisation de dépense Exemple : vous voulez une approbation supplémentaire de la part d’un membre de la haute direction lorsque les bénéficiaires réclament des frais pour des conférences internationales.
Quelles sont les exigences en matière d’indemnités journalières?	Vous pouvez répondre aux exigences en matière d’indemnités journalières en : Configurant des critères précis dans vos tables de taux et vos règles de table de taux. Activant la fonctionnalité du journal de déplacement dans les notes de frais. Vous pouvez également configurer des montants d’indemnités journalières qui dépassent le minimum requis par la loi. Exemple : vous pouvez rembourser un montant d’indemnités journalières plus élevé lorsque des employés se rendent dans des villes où le coût de la vie est plus élevé.
Quand effectuez-vous des remboursements partiels d’indemnités journalières?	Lorsque vous utilisez des tables de taux de base avec des éléments de frais de type indemnités journalières, vous pouvez ajouter des tables de taux d’ajustement (pour les frais) pour ajuster les montants de remboursement. Vous pouvez effectuer ces ajustements sous forme de montants fixes ou de pourcentages. Exemple : lorsque des employés reçoivent des repas gratuits lors de voyages d’affaires, vous pouvez déduire 20 % du montant de remboursement de l’indemnité journalière standard.
Quelles incohérences dans les données votre société constate-t-elle dans les transactions liées aux frais?	Vous pouvez configurer des attributs spécifiques pour permettre aux bénéficiaires d’entrer des valeurs une seule fois dans les notes de frais. Workday calcule ensuite les données associées et les charge dans les lignes du journal de déplacement afin de réduire les incohérences. Exemple : vous incluez l’attribut Nombre d’heures dans une table de taux, et les travailleurs entrent les heures de départ et d’arrivée sur la ligne de la note de frais. Workday calcule et charge ensuite le champ Nombre d’heures dans chaque ligne du journal de déplacement. Vous pouvez également empêcher les travailleurs de modifier les valeurs calculées par Workday dans le champ Nombre d’heures .

Pour les éléments de frais enfants, utilisez une convention de dénomination qui inclut

z - ne pas sélectionner

dans le nom de l’élément de frais. Exemple :

z - ne pas sélectionner - indemnité journalière - repas

. Cette convention de dénomination :

Regroupe les éléments de frais enfants au bas de la liste dans l’invite
Élément de frais
.
Permet aux travailleurs d’éviter de sélectionner par inadvertance des éléments de frais de l’indemnité journalière enfant.

Pour tous les éléments de frais :

Créez des catégories de dépenses avant de créer des éléments de frais.
Annulez la restriction des éléments de frais que vous configurez.

Pour les éléments de frais fondés sur la distance :

Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
Définissez des tables de taux d’un
montant
ou d’un
montant par tranches
qui incluent vos taux fondés sur la distance.

Vous ne pouvez pas :

Associer plus d’un élément de frais à chaque régime d’indemnités.
Définir des invites en tant qu’attributs configurables pour élément de frais.
Utiliser plus de cinq de chacun des types d’attributs configurables pour élément de frais fournis par Workday.

Pour les éléments de frais fondés sur la distance, Workday ne fait pas ce qui suit :

Tenir compte des données de circulation actuelles au moment de déterminer les itinéraires.
Afficher des images de carte qui incluent vos itinéraires et vos points d’origine et de destination.
Exclure les routes à péage lors de la détermination des itinéraires.
Fournir des itinéraires de rechange, mais les travailleurs peuvent entrer les valeurs de distance des déplacements manuellement.

Avec les éléments de frais de type indemnités journalières, vous ne pouvez pas :

Configurer des tables de taux multidevises.
Fractionner les montants taxables et non taxables.
Soumettre des lignes de note de frais qui affichent zéro.

Dans la section

Options liées aux frais

de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

, vous pouvez définir les taxes par défaut pour que les champs de code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes se remplissent dans les éléments de frais.

Lorsque vous définissez cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas la désactiver.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Access Expense Item (Segmented) dans le domaine fonctionnel Expenses.	Vous permet de contrôler qui peut accéder à des éléments de frais particuliers. Vous pouvez utiliser le groupe de sécurité Tous les utilisateurs pour autoriser tous les travailleurs à accéder aux éléments de frais que vous ne rattachez pas à des segments de sécurité. Exemple : éléments de frais pour le remboursement des frais inhérents à la condition physique que tous les travailleurs utilisent.
dans le domaine fonctionnel System.	Vous permet de restreindre les éléments de frais ou d’annuler les restrictions appliquées à ces éléments de frais.
Set Up: Expense Item Security Segments dans le domaine fonctionnel Expenses.	Vous permet de configurer : Des éléments de frais. Des politiques et groupes visant les éléments de frais. Des tables de taux pour les frais. Des règles propres aux tables de taux pour les frais.
View Expense Item dans le domaine fonctionnel Expenses.	Vous permet de voir un récapitulatif des éléments de frais.

Aucune incidence.

Rapports et tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport Groupe d’éléments de frais	Affiche les groupes d’éléments de frais existants afin que vous puissiez déterminer : Les groupes qui sont actuellement utilisés. Les éléments de frais qui composent chaque groupe.
Tableau de bord de gestion des frais	Affiche : Les tendances des éléments de frais par période comptable. Les éléments de frais les plus couramment utilisés. Cette information peut vous aider à budgétiser et à planifier les dépenses futures.
Rapport Afficher un élément de frais	Affiche les configurations des éléments de frais afin que vous puissiez repérer rapidement les mises à jour que vous souhaitez effectuer.
Rapport Afficher un segment de sécurité lié à des éléments de frais	Affiche les segments de sécurité pour les éléments de frais et les groupes de politiques visant les frais.
Rapport Afficher des groupes de politiques visant les frais	Affiche des groupes de politiques visant les frais afin que vous puissiez déterminer quelles politiques sont actuellement utilisées.

Vous pouvez utiliser la source de données de rapport

Éléments de frais

pour vérifier la configuration de vos éléments de frais, comme :

Les segments de sécurité.
Les catégories de dépenses.
Les types de remboursement.

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour téléverser et récupérer des données pour les éléments de frais :

Get Expense Items
Put Expense Item

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour téléverser et récupérer des données liées aux notes de frais et aux autorisations de dépense, y compris les données liées aux éléments de frais :

Get Expense Rate Tables
Get Expense Reports
Get Spend Authorizations
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table
Submit Expense Report
Submit Spend Authorization

Vous pouvez également utiliser une intégration qui permet à Workday d’appeler l’interface de programmation d’applications Google Maps pour remplir les distances estimatives sur les lignes de frais afin de calculer les montants de remboursement.

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Régimes d’indemnités	Vous pouvez associer des éléments de frais particuliers à des régimes d’indemnités pour éviter les dépenses excessives. Exemple : une indemnité trimestrielle aux employés pour couvrir leurs déplacements travail-domicile.
Projets	Vous pouvez associer des éléments de frais à des projets particuliers pour suivre : Les coûts globaux du projet. Les coûts particuliers des projets. Vous pouvez également utiliser les données des éléments de frais dans les projets pour réduire les dépenses.
Tables de taux	Vous pouvez configurer des tables de taux pour évaluer les éléments de frais et déterminer les montants des remboursements et l’admissibilité aux remboursements. Vous pouvez également appliquer des règles aux tables de taux pour valider les montants des remboursements à l’aide de critères particuliers, tels que les pays vers lesquels les bénéficiaires se déplacent.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.