Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement des notes de frais intersociétés
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du traitement intersociétés pour les notes de frais. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Avec la prise en charge du traitement intersociétés dans les notes de frais, dans Workday, vous pouvez :
- Passer en charges ou détailler les lignes individuelles pour des sociétés différentes de la société d’en-tête sur les notes de frais.
- Régler les notes de frais de plusieurs sociétés.
Avantages pour l’entreprise
- Rationalise la façon dont vous créez, soumettez et réglez les notes de frais.
- Élimine le besoin de créer des notes de frais individuelles pour chaque société.
Cas d’utilisation
Lorsque vous configurez le traitement intersociétés pour les notes de frais :
- Les employés peuvent inclure les frais imputés à plusieurs sociétés différentes dans une seule note de frais.
- Les responsables des ventes peuvent répartir leurs frais entre plusieurs sociétés qu’ils visitent en un seul déplacement sur une seule note de frais.
- Les médecins des hôpitaux et des universités peuvent facturer leurs frais pour leurs deux sociétés sur une seule note de frais.
- Les employés d’une université à plusieurs campus, où chaque campus est une société individuelle, peuvent imputer les transactions à chaque société.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous générer une comptabilité entre sociétés au niveau des transactions ou des contrats?
Votre société a-t-elle configuré des contrats intersociétés directs? | Si votre société a défini des contrats intersociétés directs, vous pouvez continuer à utiliser votre configuration pour générer la comptabilité par rapport aux contrats. Toutefois, si vous souhaitez générer une comptabilité entre sociétés au niveau des transactions avec des frais, vous pouvez configurer le traitement intersociétés pour les notes de frais. |
Est-il nécessaire de déclarer les frais liés à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) entre les sociétés au sein du même groupement TVA? | Vous pouvez configurer vos groupes de taxes/impôts en fonction de vos exigences en matière de déclaration fiscale afin que les sociétés d’un groupe puissent avoir une relation intersociétés. Workday permet ensuite aux travailleurs de choisir entre des sociétés au sein du même groupement TVA.
Si les sociétés n’exigent pas de déclaration de TVA sur les frais, les travailleurs peuvent choisir parmi les sociétés qui ont un accord intersociétés. |
Recommandations
- Pour éviter les erreurs comptables, ne supprimez pas et ne modifiez pas les profils intersociétés lorsque la note de frais est en cours d’approbation ou de règlement.
- Pour permettre aux travailleurs de sélectionner des sociétés appartenant au même groupement TVA, configurez les groupements TVA et les dates d’effet.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Si votre société utilise :
- Des autorisations de dépense, Workday ne prend pas en charge le traitement intersociétés dans les notes de frais lorsque vous associez les autorisations de dépense aux lignes et aux détails de frais.
- Des cartes de crédit, Workday vous permet uniquement de choisir entre la société d’en-tête de la note de frais et la société émettrice de la carte de crédit pour les lignes et les détails de frais.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez le domaine
Set Up: Company General
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les travailleurs qui doivent :
- Configurer les options de frais pour des sociétés individuelles.
- Afficher les rapports de chaque société.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definition dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent configurer la définition du processus de gestion Événement lié à une note de frais afin d’inclure le processus de révision intersociétés. |
Set Up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Les utilisateurs peuvent :
|
Processus de gestion
Ajoutez l’étape d’action
Lancer un événement intersociétés lié à une note de frais
au processus de gestion Événement lié à une note de frais
pour :
- Tenir la société affiliée responsable des lignes et des détails de frais pour les dépenses liées aux travailleurs.
- Lancer le processus d’approbation pour la société dans les lignes ou les détails de note de frais pour l’informer de la dépense.
Si l’approbateur intersociétés refuse les lignes intersociétés, il refuse l’ensemble de la note de frais.
Production de rapports
Aucune incidence.
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Company
| Permet d’activer ou de désactiver le traitement des notes de frais intersociétés dans les options de votre société de frais. |
Submit Expense Report
| Sert à soumettre des notes de frais pour des notes de frais intersociétés. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité générale | Workday traite et génère la comptabilité de la note de frais intersociétés, y compris les sociétés avec des worktags de mise en équilibre configurés.
Workday utilise votre configuration de worktag de mise en équilibre pour garantir les soldes comptables générés par worktag pour les transactions liées aux frais applicables. |
Taxes sur les transactions financières | Vous pouvez facturer des frais entre des sociétés appartenant au même groupement TVA sur les notes de frais intersociétés. |
Projets | Vous pouvez :
|
Règlement | Vous pouvez régler et traiter les notes de frais intersociétés. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.