Éléments à prendre en compte pour la définition : choix de paiement

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des choix de paiement. Elle explique :

Pourquoi la définir.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Répercussions en aval et interactions multiproduits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les choix de paiement Workday vous permettent de définir les préférences de paiement des utilisateurs. Vous pouvez déterminer comment ils peuvent définir leurs choix de paiement par l’entremise du libre-service et modifier leurs choix de paiement.

Avantages pour l’entreprise

Grâce aux choix de paiement Workday, vous pouvez plus facilement :

Auditer les modifications des choix de paiement.

Contrôler les révisions et les approbations des modifications des choix de paiement.

Personnaliser les modes de paiement d’une personne.

Permettre aux utilisateurs internationaux de sélectionner leur devise préférée.

Cas d'utilisation

Vous pouvez gérer les choix de paiement pour :

Les utilisateurs internationaux qui souhaitent recevoir différents types de devises.

Les postulants qui doivent définir des comptes bancaires pendant le processus d’accueil et d’intégration.

Travailleurs dont l’emploi a pris fin.

Les utilisateurs qui souhaitent répartir leur paiement sur plusieurs comptes.

Les configurations des choix de paiement postuler aux factures de fournisseurs, aux frais, aux paiements d’étudiants et aux remboursements d’étudiants.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Comment empêchez-vous les retours bancaires?	Vous pouvez utiliser la tâche Créer un lot d’autorisations préalables pour valider les informations bancaires électroniques des banques américaines uniquement.
Quels types de paiements souhaitez-vous utiliser?	Vous pouvez donner aux employés le choix de recevoir un chèque ou un dépôt direct. Si les employés sélectionnent un chèque, Workday imprime l’adresse de leur domicile sur le chèque. Lorsque vous ne voulez pas imprimer de chèques, vous pouvez limiter l’option au dépôt direct. Exemple : lorsqu’un travailleur reçoit une prime, vous pouvez configurer des types de paiements tels que chèque ou dépôt. Les travailleurs peuvent ensuite sélectionner leur méthode préférée.
Voulez-vous attribuer des règles précises à la définition des choix de paiement?	Vous pouvez définir des règles dans la tâche Mettre à jour les règles de choix de paiement pour offrir aux utilisateurs des choix quant à la façon de recevoir leur paiement.
Voulez-vous définir des critères pour contrôler les personnes autorisées à consulter un type de paiement particulier?	Vous pouvez définir des critères pour contrôler les personnes autorisées à afficher des types de paiements précis dans la tâche Mettre à jour les règles de choix de paiement . Exemple : vous pouvez empêcher les travailleurs temporaires de voir les types de choix de paiement de prime, car ils ne sont pas admissibles à ce type de paiement.
Quels attributs et validations de comptes bancaires voulez-vous mettre en place lorsqu’une personne entre ses coordonnées bancaires?	Vous pouvez utiliser la tâche Créer un remplacement de validation de compte bancaire de bénéficiaire pour : Déterminer quels attributs de comptes bancaires sont obligatoires ou lesquels sont facultatifs. Personnaliser les étiquettes d’affichage et les validations de format pour différents pays.
Voulez-vous vérifier les personnes avant qu’elles modifient les choix de paiement et les informations bancaires?	Vous pouvez exiger des travailleurs qu’ils vérifient leur identité avant de pouvoir modifier leurs choix de paiement et leurs informations bancaires. Vous pouvez spécifier un nombre maximum de tentatives de vérification ayant échoué avant que Workday ne verrouille pas la modification des renseignements du travailleur. Pour donner à un utilisateur la possibilité de déverrouiller un travailleur verrouillé, vous devez également configurer le domaine Manage: Unlock Payment Elections Access .
Comment déterminer le compte à vérifier lorsque vous avez plusieurs comptes avec des détails de masquage identiques?	Les étiquettes de vérification de compte bancaire dans l’ présélection Vérification des choix de paiement incluent le nom de la banque ou le pseudonyme du compte. Pour les travailleurs ayant des pseudonymes de compte, Workday affiche le pseudonyme, le type de compte et les quatre derniers chiffres masqués du numéro de compte. Pour les travailleurs sans pseudonyme, Workday affiche le nom de la banque, le type de compte et les quatre derniers chiffres masqués du numéro de compte.
Comment vérifiez-vous les personnes avant qu’elles modifient les choix de paiement et les informations bancaires?	Configurez le domaine Edit Tenant Setup - Financials pour activer la fonctionnalité de vérification. Cela permet aux travailleurs de vérifier leur identité avant de pouvoir modifier leurs choix de paiement et leurs informations bancaires. Pour donner à un utilisateur la possibilité de déverrouiller un travailleur verrouillé, vous devez également configurer le domaine Manage: Unlock Payment Elections Access .
Quelles instructions voulez-vous donner aux utilisateurs pour l’entrée des renseignements sur les choix de paiement?	Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour le texte d’aide pour les choix de paiement pour configurer un texte d’aide personnalisé pour les tâches et les rapports de choix de paiement en libre-service des administrateurs et des employé(e) . Voir Définir un texte d’aide personnalisé pour les choix de paiement .
Comment gérez-vous les mutations de travailleurs dans un autre pays?	Vous pouvez ajouter une règle à la tâche Mettre à jour les options liées au choix de paiement pour donner aux travailleurs la possibilité de changer leur pays et leur devise. Vous pouvez ajouter l’ étape à faire Ajouter des choix de paiement au processus de gestion Démarrer une affectation à l’étranger pour vous assurer que les travailleurs définissent leurs préférences de paiement lors du déménagement.
Comment Workday valide-t-il un numéro de compte bancaire international (IBAN)?	Workday suit la norme internationale. Bien que la longueur du numéro IBAN puisse varier pour chaque pays, Workday fournit un paramètre par défaut qui vous permet de modifier sa longueur à l’aide de la tâche Remplacement de validation de compte bancaire de bénéficiaire. Lorsque vous activez et fournissez le numéro IBAN lors de la création du compte bancaire, nous le vérifions automatiquement.
Voulez-vous empêcher les utilisateurs de créer de nouveaux choix de paiement ou de modifier des choix existants?	Vous pouvez créer une restriction d’accès aux choix de paiement pour empêcher les utilisateurs de modifier leurs choix de paiement en libre-service ou de créer un nouveau choix de paiement s’il existe déjà. Voir :Créer des restrictions d’accès .

Recommandations

Workday vous recommande ce qui suit :

Ajoutez Gérer les choix de paiement
comme étape du processus de gestion Accueil et intégration. Cela garantit que les utilisateurs ont terminé la définition de leurs informations bancaires.

Définissez les attributs et les validations de vos comptes bancaires dans la tâche

Create Payee Bank Account Validation Override

. Cela garantit que tous les identifiants de banques entrés manuellement sont conformes aux exigences du pays.

Exigences

Pour ajouter des choix de paiement ou traiter la paie d’un travailleur, vous devez l’ajouter à un groupe de paie.

Limitations

Lors de la définition des options liées aux choix de paiement :

Vous ne pouvez définir qu’une seule règle pour les préférences de paiement pour les frais, les factures de fournisseurs, les remboursements d’étudiants et les paiements d’étudiants.

Vous ne pouvez définir qu’une seule règle de choix de paiement par combinaison unique de groupe de paie et de catégorie d’exécution.

Vous pouvez fractionner un paiement en un maximum de huit choix lorsque vous utilisez l’intégration d’impression de chèques ADP.

Vous ne pouvez pas limiter le nombre de comptes bancaires que les utilisateurs peuvent entrer dans Workday.

Configuration du locataire

Vous pouvez utiliser la tâche

Modifier la configuration du locataire - Internationalisation

pour activer l’option de sélection de différents pays et devises pour les choix de paiement.

Vous pouvez utiliser la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour :

Activez un présélection bancaire pour les changements de compte bancaire et de choix de paiement.

Précisez le nombre maximum de tentatives de vérification que les travailleurs peuvent effectuer avant que Workday ne verrouille leur verrouillage.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. Set Up: Payroll (Payment Election Rules) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Set Up: Payroll Interface dans le domaine fonctionnel Payroll Interface.	Les utilisateurs ayant accès à ces domaines peuvent définir leurs préférences de paiement.
Manage: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. Worker Data: Payroll (Payment Elections) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Worker Data: Payroll Interface (Payment Elections) dans le domaine fonctionnel Payroll Interface.	Permet de définir de nouveaux pays et devises pour les choix de paiement.
Person Data: Bank Account Masking dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet d’afficher toutes les informations bancaires non masquées.
Manage: Payment Election Election	Permet de déverrouiller un utilisateur après plusieurs tentatives incorrectes d’entrée des informations bancaires.
Self-Service: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. Self-Service: Payroll (My Payment Elections) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Self-Service: Payroll Interface (Payment Elections) dans le domaine fonctionnel Payroll Interface. Self-Service: Student Financials dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Les utilisateurs ayant accès à ces domaines peuvent accéder aux tâches de choix de paiement du libre-service de l’ employé(e) (ESS).
Manage: Student Payment Election dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Vous permet d’accéder aux comptes bancaires pour étudiants et aux choix de paiement pour étudiants.
Worker Data: Payment Elections by Organization dans les domaines fonctionnels Core Payroll, Expenses et Payroll Interface.	Vous permet de définir les détails du traitement pour les choix de paiement et d’afficher les champs de rapport connexes suivants : Nº de compte IBAN Numéro de rôle

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Embauche	Vous pouvez ajouter Gérer les choix de paiement comme étape d’action lorsque vous configurez Événement d’inscription aux choix de paiement en tant que sous-processus de : Le processus de gestion Embauche . Un modèle consolidé pour Embauche .
Accueil et intégration	Pour recueillir des informations bancaires auprès des nouveaux utilisateurs, vous pouvez ajouter Gérer les choix de paiement comme étape d'action .
Événement d'inscription aux choix de paiement	Workday vous recommande d’ajouter une étape d’approbation pour vérifier les informations bancaires et rechercher d’éventuelles inexactitudes et tentatives d’hameçonnage. Vous pouvez ajouter l’ étape de service Autorisation préalable de comptes bancaires de travailleurs si Nouveau ou Changé pour réduire les risques de retours bancaires, pour les banques américaines uniquement.
Démarrer une affectation à l'étranger	Vous pouvez ajouter l’ étape à faire Ajouter des choix de paiement pour vous assurer que les travailleurs définissent leurs préférences de paiement lorsqu’ils déménagent.

Lien de subordination

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Audit des choix de paiement manquants	Désigne une personne pour laquelle un type de choix de paiement admissible est manquant.
Choix de paiement	Répertorie le groupe de paie d’une personne et les choix de paiement actuels, y compris le type de paiement et la méthode de paiement.
Choix de paiement en cours qui doivent être soumis	Répertorie tous les choix de paiement nécessitant une approbation administrative.

Vous pouvez utiliser l’objet de gestion Choix de paiement actuels
pour créer des rapports filtrés pour :

Recherchez les modifications apportées aux choix de paiement.

Trier les données bancaires privilégiées.

Vous pouvez utiliser la source de données de rapport

Historique des choix de paiement

pour afficher l’historique et suivre les modifications apportées à tous les choix de paiement pour un groupe de paie particulier.

Intégrations

Si vous externalisez l’impression des chèques ou vos paiements, vous pouvez utiliser les intégrations d’impression de chèques suivantes :

Impression de chèques ADP ( performance améliorée )

Connecteur principal - Impression de chèques de paie (Performance améliorée)

WPN - Impression de chèques ceridian

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour garantir la sécurité des choix de paiement et les configurations de texte d’aide :

Services Web	Éléments à prendre en compte
Obtenir la configuration du locataire - Gestion financière Charger la configuration du locataire - Gestion financière	Utilisez ces services Web pour gérer les paramètres de masquage, de vérification et de tentative de verrouillage des comptes bancaires.
Configurations de texte d'aide pour obtenir les choix de paiement Configuration de texte d'aide pour la chargement de choix de paiement	Utilisez ces services Web pour gérer le champ Texte d’aide pour le verrouillage du compte bancaire .

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Frais	Les choix de paiement déterminent les options qu’une personne peut sélectionner pour percevoir ses frais.
Mobile	Les travailleurs peuvent utiliser Workday pour Android ou iOS pour ajouter, supprimer ou modifier leurs choix de paiement et les définir dans le cadre du processus de gestion Accueil et intégration .
Paie	Les choix de paiement déterminent les options qu’une personne peut sélectionner pour recevoir ses paiements.
Gestion financière étudiante	Les choix de paiement déterminent les options que les étudiants peuvent sélectionner pour recevoir leurs remboursements et effectuer des paiements.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Étapes : utiliser les autorisations préalables

Définir les remplacements de validation des comptes bancaires des bénéficiaires

Référence : modifier la configuration du locataire - Internationalisation

Référence : modifier la configuration du locataire - Gestion financière

2023R2 What’s New Post: Mobile Payment Elections