Éléments à prendre en compte pour la définition : gestion des frais

Expense Management propose une interface repensée et des flux des travaux automatisés qui utilisent des données en temps réel pour simplifier la manière dont vous créez et soumettez les frais. Cela inclut la création automatique de notes de frais, la mise en correspondance en temps réel des reçus et des transactions par vignette de crédit, et des fonctionnalités améliorées de production de rapports en temps réel.

La gestion des frais

vous permet de :

Rationaliser l’ensemble du processus de création et de soumission des frais du début à la fin.
Gagner du temps et réduire les efforts nécessaires en créant automatiquement des notes de frais et en associant des reçus aux frais payés par vignette de crédit.
Accéder à des informations instantanées sur les dépenses à l’aide de données de vignette de crédit en temps réel, plutôt que d’attendre que les transactions s’effacent.
Minimiser le risque d’erreurs et de fraude en utilisant la correspondance automatique pour éviter les paiements en double et les alertes en temps réel.
Améliorer la précision des données en utilisant l’apprentissage automatique pour classer automatiquement les frais en fonction d’un comportement antérieur.
Simplifiez le suivi de vos déplacements en regroupant automatiquement les frais connexes en déplacements précis, ce qui facilite l’organisation des déplacements.
Tenez les employés au courant de leurs rapports en envoyant des notifications instantanées sur leur appareil mobile dès qu’ils utilisent leur vignette.

Question	Éléments à prendre en compte
Voulez-vous que tous les employés puissent accéder aux fonctionnalités de gestion des frais?	Vous pouvez toujours déployer Expense Management et gérer les complexités indiquées à la section Limites. Vous pouvez adopter une approche d’interface hybride afin que les utilisateurs puissent toujours accéder à l’interface et aux fonctions initiales des notes de frais pour terminer des tâches complexes ou des exigences qui ne sont pas encore prises en charge par la gestion des frais. Vous pouvez également utiliser les configurations de groupe de sécurité pour limiter l’interface de gestion des frais à des sous-charges précises, telles que les employés basés aux États-Unis.
Quels mappages de codes de catégorie de commerçant sont les plus essentiels dans votre stratégie d’affectation par défaut?	Workday utilise des mappages de codes de catégorie de commerçant comme secours lorsque le modèle d'apprentissage automatique ne peut pas charger un élément de frais. Un mappage précis garantit une expérience fluide, même lorsque les données historiques sur les transactions sont limitées. Des mappages mal mis à jour entraîneront des champs en blanc , ce qui augmente le travail manuel des utilisateurs.
Quand les titulaires de carte doivent-ils réceptionner des notifications poussées sur appareil mobile?	Vous pouvez configurer Workday de manière à ce qu’il envoie des notifications immédiatement lors de l’utilisation de la vignette . Des alertes immédiates invitent les utilisateurs à saisir des reçus au point de vente, ce qui améliore l’exactitude des données et réduit les délais de soumission. La désactivation de ces paramètres pourrait entraîner un volume plus élevé de reçus perdus et de transactions dissociées.

Workday recommande aux bénéficiaires d’effacer les transactions par vignette de crédit obsolètes et les frais express avant de s’abonner à

Expense Management

. Lors de l’activation, Workday tente automatiquement de mettre en correspondance et de créer des lignes de rapport pour tous les éléments de la liste d’attente. La gestion de cette approche empêche la génération de brouillons de rapports contenant des données non pertinentes ou historiques.

Nous vous recommandons aussi de mettre à jour toutes les notifications existantes qui déclencheur en fonction de transactions par vignette de crédit en attente plutôt que de nouvelles transactions, car Workday traite automatiquement les transactions par vignette de crédit pour que les transactions ne soient plus longues.

er un statut

de nouveau

.

Tenez à jour vos mappages de codes de catégorie de commerçant pour qu’ils puissent vous servir de secours fiable. Workday utilise ces mappages pour définir les éléments de frais par défaut lorsque le modèle d’apprentissage automatique ne peut pas fournir de recommandation à confiance élevée.

Vous devez acheter l’abonnement

Gestion des frais

.

Avant de mettre en œuvre, assurez-vous que les fonctions Workday suivantes sont activées :

Mappage de codes de catégorie de commerçants pour les transactions par vignette de crédit.
Payé avec la fonctionnalité de carte de crédit d’entreprise.
Scan des reçus.
Valeurs par défaut des éléments de frais pour les réceptions.
Valeurs par défaut des éléments de frais pour les transactions par carte de crédit.
Expenses Hub.

Lorsque vous achetez l’abonnement

à Gestion des frais

, vous avez un accès complet à nos fonctions

de gestion des frais

et à nos fonctions initiales de gestion

des frais

.

Vous profiterez de la fonctionnalité initiale

Expenses

lorsque le cas d’utilisation implique :

Frais avec tables de taux ou journaux de déplacement.
Plus d’une pièce jointe pour chaque frais.
Régimes indemnité fondés sur des unités.
Données du profil de déplacement par défaut.
Participants par défaut lors de la création d’une note de frais.
Déléguer des expériences.
Fonctionnalité fiscale.
Indemnités journalières.
Association aux autorisations de dépense.
Détails automatiques pour les frais manuels.
Chargement automatique des données des participant .
Ajoutez un enregistrement de réservation de voyage à la ligne de note de frais .
Indiquer des codes objet de la dépense dans des frais.
Imputer les frais à une autre société.
Imputer les frais au poste secondaire .
Affichant les validations de sortie.

Si une partie de votre population employé subit l’une des limites énumérées, vous pouvez toujours déployer

Expense Management

et gérer les limites grâce à un accès à l’interface hybride, où les utilisateurs peuvent toujours accéder à la vue initiale de la note de frais pour exécuter des tâches complexes ou des exigences qui ne sont pas encore prises en charge par

Expenses. Gestion des frais

ou utilisez des configurations de groupe de sécurité pour limiter la gestion des frais à des sous-charges précises.

Vous devez acheter l’abonnement

Gestion des frais

.

Domaine	Éléments à prendre en compte
Self Service: Automated Expenses	Ce domaine dans le domaine fonctionnel Expenses fournit un accès sécurisé à l'interface de création automatisée de frais, de suivi des déplacements et de création manuelle de frais.
Configuration de tierce partie pour les frais	Ce domaine fournit la aptitude de configurer et de gérer des webhooks avec des sous-processeurs Workday, tels que Astrada. Ceci est obligatoire pour les autorisations de vignette de crédit en temps réel.

Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport et les champs suivants pour analyser l’activité liée aux frais : La source de données de rapport Credit Card Authorizations permet d’effectuer le suivi des dépenses en temps réel à partir des autorisations. Le champ de rapport Statut des lignes de note de frais indique le statut actuel des lignes de la page Activité touchant les frais, par exemple Vérifier la correspondance, Information requise et Prêt à soumettre. Le champ de rapport Élément de frais par défaut pour l’apprentissage apprentissage automatique indique les lignes pour lesquelles l’apprentissage automatique a défini par défaut l’ élément de frais.

Intégration	Éléments à prendre en compte
Autorisation de paiement par carte de crédit	Vous devez terminer le processus d’enregistrement au réseau pour réceptionner des données d’autorisation de vignette de crédit en temps réel pour les transactions Mastercard et Visa.

Expense Management interagit avec le sous-processeur Astrada afin d’importer dans Workday les données d’autorisation de vignette de crédit en temps réel pour les transactions Mastercard et Visa.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.