Éléments à prendre en compte pour la définition : cartes centralisées pour déplacements
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation d’un programme de carte centralisée pour déplacements. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le programme de carte centralisée pour déplacements regroupe les dépenses liées au transport aérien sur une seule carte centralisée pour déplacements, également connue sous le nom de carte fantôme, pour des organisations individuelles plutôt que pour des travailleurs individuels. Lorsque vous importez des transactions par carte centralisée pour déplacements pour des dépenses liées aux déplacements aériens dans Workday, le système affecte automatiquement les transactions aux travailleurs afin qu’ils les incluent dans les notes de frais.
Avantages pour l’entreprise
Les cartes centralisées pour déplacements vous permettent :
- De consolider les dépenses liées aux déplacements aériens et aux frais de votre société.
- D’avoir une vue précise des dépenses liées aux déplacements aériens de votre société.
- De suivre et d’analyser efficacement les dépenses liées aux déplacements aériens de votre société.
- D’améliorer les décisions en matière de politique de déplacement et de négocier de meilleurs tarifs pour les déplacements, ce qui aura pour effet d’optimiser votre flux de trésorerie.
- De réduire le risque financier en masquant le numéro de carte centralisée aux employés.
- De réduire la création de frais et l’entrée manuelle lorsque vous importez des transactions par carte centralisée pour déplacements au moyen d’une intégration de carte de crédit.
- D’éviter aux travailleurs d’avoir à facturer des frais professionnels importants sur leurs cartes de crédit personnelles.
Cas d’utilisation
Lorsque vous configurez la fonctionnalité de carte centralisée pour déplacements :
- Les bénéficiaires liés aux notes de frais peuvent soumettre des frais à partir de cartes d’entreprise et de cartes centralisées pour déplacements dans une seule note de frais.
- Les gestionnaires de centres de coûts et de déplacements peuvent consulter toutes les dépenses liées aux déplacements en avion au même endroit, améliorant ainsi l’analyse des dépenses.
- Les organisations peuvent affecter un détenteur dédié pour gérer les transactions non affectées et les affecter au bénéficiaire approprié lié à la note de frais.
Questions à se poser
Comment allez-vous créer des cartes centralisées pour déplacements?
Pour minimiser les erreurs de données, vous pouvez créer manuellement des cartes centralisées pour déplacements avant le chargement du fichier de transaction pour :
- AMEX.
- MasterCard.
- Visa.
Recommandations
- Créez des cartes centralisées pour déplacements avant de charger les fichiers de transactions pour éviter les erreurs de chargement de données et éliminer les solutions de contournement manuelles.
- Créez un jeton sécurisé pour le numéro de carte centralisée pour déplacements non masqué afin de garantir que les cartes que vous créez manuellement ont un numéro de carte de crédit sécurisé.
- Configurez des alertes personnalisées pour les détenteurs afin de les aider à repérer et à affecter les transactions par carte centralisée pour déplacements non affectées afin que les travailleurs puissent les inclure dans les notes de frais.
Exigences
Pour importer les transactions par carte centralisée pour déplacements Visa et MasterCard, communiquez avec :
- Votre réseau de cartes de crédit et votre institution financière pour que les transactions par carte centralisée pour déplacements soient incluses dans votre fichier d’intégration VCF4 ou CDF3.
- Votre agence de voyages pour vous assurer qu’un identifiant unique pour les bénéficiaires liés aux notes de frais est inclus dans les fichiers d’intégration, tel que lenuméro d’employé. Workday utilise l’identifiant unique pour affecter des transactions par carte centralisée pour déplacements au bénéficiaire lié à la note de frais.
Pour importer des transactions par carte centralisée pour déplacements AMEX :
- Désignez l’entrée du fichier d’intégration à utiliser pour la carte centralisée pour déplacements en fonction de la région. Pour les États-Unis et le Canada, demandez un fichierWorkday AMEX Central Travel Data Filedans un fichier texte au format délimité par des tabulations. Pour la région EMEA, demandez un fichierGlobal TMKD FileAMEX dans un fichier texte au format de longueur fixe pour l’option D.
- Demandez à votre gestionnaire de compte AMEX d’effectuer une demande Technology Enablement Engagement afin d’obtenir le fichier de données centralisées sur les déplacements.
- Demandez à vos agences de voyages d’inclure un identifiant unique dans le fichier d’intégration. Exemple : le champREF_5dans leGlobal TMKD Fileet le champWorkday Employee IDdans leWorkday AMEX Central Travel Data File.
- Créez manuellement les cartes centralisées pour déplacements AMEX dans Workday.
Limites
Workday n’affecte automatiquement les transactions par carte centralisée pour déplacements aériens qu’aux employés. Pour les achats payés par carte centralisée pour déplacements, tels que les frais d’hôtel et de réservation, vous devez affecter les transactions manuellement. Actuellement, Workday ne prend pas en charge la réception d’identifiants uniques pour les transactions autres que les tarifs aériens.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Organization: Manage Central Travel Card Transactions dans le domaine fonctionnel Expenses. | Les utilisateurs, tels que les détenteurs, peuvent gérer les transactions réalisées par carte centralisée pour déplacements pour les organisations configurées dans le compte de facturation pour carte de crédit d’entreprise. |
Set Up: Credit Card dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des cartes de crédit pour leur société. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des fichiers de transactions par carte de crédit
| Utilisez ce rapport pour repérer les erreurs qui se produisent pendant le chargement des fichiers. |
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Affichez une liste des transactions par carte de crédit, y compris les transactions réalisées par carte centralisée pour déplacements pour analyser les dépenses des travailleurs. |
Rechercher des cartes de crédit
| Recherchez les cartes de crédit que vous créez manuellement ou au moyen de l’intégration. Affichez les détails des comptes de carte de crédit des employés, y compris les cartes centralisées pour déplacements. |
Rechercher des transactions par carte centralisée pour déplacements non affectées
| Affichez toutes les transactions par carte centralisée pour déplacements non affectées de votre organisation et affectez-les au bénéficiaire approprié lié à la note de frais pour qu’elles soient ajoutées à une note de frais. |
Intégrations
Vous pouvez configurer vos intégrations de manière à ce que les cartes centralisées pour déplacements soient importées et qu’elles soient affectées automatiquement aux travailleurs à des fins d’inclusion des frais.
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | Utilisez-les pour charger et récupérer les transactions par carte de crédit ou par carte centralisée pour déplacements. |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| Utilisez ce service pour affecter des transactions réalisées par carte centralisée pour déplacements aux bénéficiaires liés aux notes de frais. |
Modèles d’intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| Utilisez ces modèles pour importer des transactions par carte centralisée pour déplacements masquées d’AMEX. |
Import MasterCard CDF3File Masked
| Pour les cartes MasterCard, utilisez les modèles suivants pour importer les données suivantes, masquées :
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Pour les cartes Visa, utilisez les modèles suivants pour importer les données suivantes, masquées :
|
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.