Éléments à prendre en compte pour la définition : notes de frais des étudiants
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des notes de frais pour les étudiants. Elle explique :
- Pourquoi?
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez utiliser Workday pour créer et soumettre des notes de frais au nom des étudiants pour le remboursement des frais qu’ils ont engagés.
Avantages pour l’entreprise
- Analyser les frais des étudiants et produire des rapports connexes pour un meilleur contrôle des dépenses.
- Éliminer les solutions de contournement manuelles, telles que les paiements ad hoc et l’utilisation de types de bénéficiaires non étudiants.
- Accélérer le remboursement en acheminant uniquement les notes de frais des étudiants à des évaluateurs et à des approbateurs précis.
- Réduire la duplication des données en centralisant les frais des étudiants en un seul endroit.
Cas d’utilisation
- Traiter les notes de frais au nom des étudiants externes et inscrits.
- Réaffecter des transactions de cartes de crédit d’entreprise pour les inclure dans les notes de frais des étudiants.
- Limiter l’accès aux données sur les étudiants afin que les travailleurs puissent traiter et déclarer uniquement les frais des étudiants.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
De quel accès de sécurité les travailleurs ont-ils besoin? | Vous pouvez configurer la sécurité segmentée pour permettre aux travailleurs d’accéder uniquement aux données sur les frais des étudiants. Lorsque vous activez la sécurité segmentée, les travailleurs dont :
Lorsque vous n’activez pas la sécurité segmentée, les travailleurs avec et sans contrainte peuvent accéder aux données sur les frais de tous les types de bénéficiaires. |
De quels choix de paiement disposent les étudiants? | Vous pouvez uniquement soumettre des notes de frais au nom des étudiants qui ont une option de paiement des frais dans leurs choix de paiement.
Vous pouvez :
Lorsque les étudiants ont plusieurs profils Workday et que vous mettez à jour les choix de paiement dans un profil, Workday met automatiquement à jour les autres profils. |
Comment gérez-vous les frais engagés par les étudiants avec les cartes d’entreprise? | Vous pouvez réaffecter manuellement les transactions par carte de crédit aux étudiants lorsqu’ils engagent des frais avec des cartes de crédit d’entreprise.
Workday affiche ensuite les transactions réaffectées dans les notes de frais des étudiants afin que vous puissiez les sélectionner pour les inclure. |
Recommandations
- Ajoutez manuellement des worktags aux notes de frais des étudiants pour garantir l’exactitude des transactions financières.
- Réaffectez des transactions par carte de crédit aux étudiants pour vous assurer que les frais engagés avec des cartes de crédit d’entreprise s’affichent dans les notes de frais des étudiants.
- Lorsque plusieurs étudiants ont le même nom, entrez des identifiants d’étudiant uniques dans les notes de frais pour vous assurer de réclamer les frais pour le bon étudiant.
- Lorsque les étudiants ont également un profil d’employé dans Workday, assurez-vous d’utiliser leur profil d’étudiant pour les frais fondés sur les étudiants afin d’éviter les problèmes de comptabilité et d’approbation.
Exigences
Pour permettre aux travailleurs ayant une sécurité limitée d’accéder aux données sur les étudiants, affectez les travailleurs aux entités universitaires des étudiants pertinentes.
Vous pouvez soumettre des notes de frais au nom des étudiants uniquement si vous définissez des paiements de frais dans leurs choix de paiement.
Limites
Les étudiants n’ont pas la possibilité de créer leurs propres notes de frais dans Workday.
Nous ne prenons pas en charge les autorisations de dépense ni les avances pour les étudiants.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
External Student Data: Student ID dans le domaine fonctionnel Personal Data. |
Permet d’accéder aux identifiants des étudiants externes. |
External Student Data: Student Public Reports dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Permet d’accéder à l’information publique des étudiants externes.
Pour gérer les choix de paiement des étudiants externes, utilisez ce domaine et le domaine Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. |
Permet de gérer les choix de paiement au nom des étudiants externes.
Pour gérer les choix de paiement des étudiants externes, utilisez ce domaine et le domaine External Student Data: Student Public Reports .
Utilisez ce domaine lorsque vous n’utilisez pas Workday Student Financials. |
Manage: Student Payment Elections dans le domaine fonctionnel Student Financials. | Permet de gérer les choix de paiement au nom des étudiants inscrits.
Utilisez ce domaine lorsque vous utilisez Workday Student Financials. |
Process: Expense Reports dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de gérer les notes de frais et les rapports associés.
Vous pouvez configurer la sécurité segmentée sur ce domaine pour permettre aux travailleurs d’accéder uniquement aux données sur les étudiants dans les tâches et les rapports liés aux frais. |
Self-Service: Student Financials dans le domaine fonctionnel Student Financials. |
Permet aux étudiants de gérer leurs choix de paiement. |
Student Data: Student ID dans le domaine fonctionnel Student Core. |
Permet d’accéder aux identifiants d’étudiant dans Workday. |
Student Data: Student Profile dans le domaine fonctionnel Student Core. |
Permet d’accéder aux informations sur les étudiants dans Workday. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement lié à une note de frais
pour acheminer les notes de frais des étudiants aux fins de révision et d’approbation.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport
Expense Report Pay To is Student
pour acheminer uniquement les notes de frais des étudiants à des responsables de la révision et à des approbateurs précis.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Permet d’afficher les transactions par carte de crédit que vous réaffectez aux étudiants. |
Rechercher des notes de frais
| Permet d’afficher les notes de frais que vous créez au nom des étudiants. |
Rechercher des lignes de note de frais pour l’organisation
| Permet d’afficher les lignes de note de frais des étudiants par organisation. |
Find Negative Reimbursable Expense Reports
|
Permet d’afficher les notes de frais qui incluent des montants remboursables négatifs pour les étudiants qui engagent des frais personnels sur des cartes d’entreprise. |
Rechercher des paiements
| Permet d’afficher les paiements liés aux frais d’étudiants :
|
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés qui incluent uniquement les données sur les frais des étudiants :
- Expense Reports for Company
- Lignes et détails de la note de frais
- Expense Report Lines for Company
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Reports
| Permet de récupérer les données des notes de frais des étudiants.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service Web pour récupérer les données sur les frais uniquement pour les étudiants. |
Get Payments
| Permet de récupérer les données sur les paiements liés à des frais étudiants. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Permet de téléverser et de récupérer les données des filtres personnalisés que vous créez pour les lots de règlement des étudiants. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Permet de téléverser des données afin de soumettre les notes de frais des étudiants.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service Web pour téléverser les données sur les frais uniquement pour les étudiants. |
Submit Settlement Run
| Permet de téléverser des données afin de régler et de rembourser les frais des étudiants. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité | Workday génère automatiquement un worktag Étudiant dans les écritures comptables associées aux notes de frais approuvées. |
Choix de paiement | Pour soumettre des notes de frais au nom des étudiants, ajoutez des paiements liés à des frais comme option dans leurs choix de paiement. |
Règlement | Vous pouvez créer :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.