Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-09-20
Créer des éléments de frais

Créer des éléments de frais

  • Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des éléments de frais.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Item
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
Les éléments de frais permettent aux bénéficiaires de fournir des renseignements précis dans les notes de frais et les autorisations de dépense, comme les repas, les fournitures de bureau et les événements d’équipe.
Vous pouvez configurer des attributs à ajouter à vos éléments de frais, ce qui vous permet de recueillir des renseignements supplémentaires auprès des bénéficiaires.
Vous pouvez créer et associer des tables de taux à des éléments de frais afin que Workday puisse calculer automatiquement le montant des remboursements, ce qui permet d’exercer un meilleur contrôle sur les dépenses.
Pour répondre à des besoins précis de l’entreprise, vous pouvez configurer des éléments de frais tels que :
  • Des éléments de frais fondés sur la distance, qui calculent automatiquement le montant des remboursements pour les distances parcourues par les bénéficiaires.
  • Des éléments de frais de type indemnités journalières, qui permettent aux bénéficiaires de fournir une ventilation détaillée des coûts quotidiens des déplacements professionnels.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais
     ou
    Modifier un élément de frais
    .
  2. Pour la section
    Récapitulatif
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Mots clés de recherche
    Entrez d’autres mots que les bénéficiaires peuvent utiliser pour rechercher les éléments de frais en question. Assurez-vous de séparer chaque mot par une virgule.
    Groupe de politiques visant les frais
    Faites une sélection parmi les groupes de politiques visant les frais que vous créez dans la tâche
    Mettre à jour des groupes de politiques visant les frais
     pour associer les éléments de frais à des politiques précises sur les déplacements et les frais. Vous pouvez ensuite affecter des groupes de politiques et leurs éléments à des segments de sécurité pour limiter la disponibilité des éléments de frais à des bénéficiaires précis.
    Groupe d’éléments de frais
    Faites une sélection parmi les groupes d’éléments de frais que vous créez dans la tâche
    Mettre à jour des groupes d’éléments de frais
     pour faire afficher des sous-catégories dans l’invite
    Élément de frais
     dans :
    • Notes de frais.
    • Les autorisations de dépense.
    Vous pouvez également utiliser des groupes d’éléments de frais pour :
    • Reporter les lignes de frais dans des comptes de grand livre précis.
    • Produire des rapports sur les groupes d’éléments de frais similaires.
    Assujettissement aux taxes par défaut
    Sélectionnez la valeur d’assujettissement aux taxes par défaut à associer à l’élément de frais lorsque Workday ne trouve aucune règle de traitement fiscal correspondant à celui-ci. Voir Étapes : définir les taxes pour les notes de frais.
    Masquer les détails
    Sélectionnez cette option pour exclure les détails pour un élément de frais. Cette option masque la section détaillée dans la ligne de note de frais pour l'élément de frais associé. Workday recommande de ne pas sélectionner
    Masquer les détails
     dans :
    • Éléments de frais avec détails mappés ou configurés
    • Élément de frais d'hôtel
    • Journaux de déplacement
    Inactif
    Cochez cette case pour empêcher les bénéficiaires de sélectionner l’élément de frais dans les futures notes de frais et autorisations de dépense. Lorsque vous désactivez des éléments de frais, Workday ne les retire pas des notes de frais et des autorisations de dépense existantes. Exemple : désactivez l’élément de frais
    Mileage
     de l’année précédente afin que les bénéficiaires ne puissent pas l’utiliser à l’avenir pour des transactions liées aux frais.
    Si vous configurez des éléments de frais de type indemnités journalières, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Indemnité journalière
    Sélectionnez cette option pour indiquer dans vos rapports personnalisés qu’il s’agit d’éléments de frais pour des indemnités journalières. Lorsque vous cochez cette case, vous pouvez utiliser des validations personnalisées pour informer les bénéficiaires qu’ils ont utilisé la même date plusieurs fois pour un élément de frais de type indemnité journalière.
    Workday coche cette case automatiquement lorsque vous activez la fonctionnalité du journal de déplacement; vous ne pouvez pas alors la décocher.
    Activer le journal de déplacement
    Sélectionnez cette option pour activer la fonctionnalité du journal de déplacement lorsque les bénéficiaires sélectionnent l’élément de frais dans des notes de frais.
    Lorsque vous activez cette fonctionnalité, l’élément de frais que vous créez devient un élément de frais parent. Voir Concept : relations parent-enfant entre les éléments de frais.
    Lorsque les bénéficiaires sélectionnent l’élément parent et entrent les dates de départ et d’arrivée, Workday affiche un journal de déplacement au niveau de la ligne de frais. Les bénéficiaires peuvent entrer les frais d’indemnités journalières dans leur journal de déplacement, que Workday utilise pour calculer le montant des remboursements quotidiens.
    Élément du journal de déplacement
    Sélectionnez l’élément de frais enfant à associer à l’élément de frais parent. Workday affichera tous les attributs de l’élément de frais enfant dans le journal de déplacement, mais pas l’élément enfant lui-même.
    Configuration du journal de déplacement
    Périodes de 24 heures
     : calcule les remboursements d’indemnités journalières sur une période de 24 heures, à compter de l’heure de début du déplacement. Exemple : un déplacement commençant à 11:00 charge la première ligne du journal de déplacement et prend fin à 10:59 le jour suivant.
    Jours civils
     : calcule les remboursements d’indemnités journalières à compter de minuit, à la date que vous sélectionnez, et jusqu’à minuit, à la date suivante.
    Option d’arrondissement des heures
    Précisez si vous souhaitez arrondir les minutes à la hausse ou à la baisse à l’heure ou à la demi-heure la plus proche afin que Workday puisse calculer le montant des remboursements des indemnités journalières.
    Nombre d’heures non modifiable
    Sélectionnez cette option pour empêcher les bénéficiaires de modifier le champ
    Nombre d’heures
     dans les lignes du journal de déplacement.
    Ne cochez pas cette case si vous souhaitez permettre aux bénéficiaires de modifier le nombre d’heures de leur déplacement. Exemple : les bénéficiaires qui prennent une demi-journée de congé au milieu de leur déplacement professionnel.
  3. Pour la section
    Traitement
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de montant de l’élément de frais
    Montant réel
     : permet aux bénéficiaires d’entrer manuellement des montants dans les lignes de frais.
    En fonction du régime d’indemnités
     : vous permet d’associer des éléments de frais à un régime d’indemnités d’employé. Voir Étapes : gérer les comptes remboursables.
    Montant maximum de la ligne
     et
    Montant maximum par jour
     : définissez un montant maximum autorisé pour l’élément de frais dans chaque ligne de frais ou un montant maximum autorisé pour un jour civil complet. Lorsque vous sélectionnez ces options avec :
    • L’option
      Utiliser un montant fixe/maximum de frais
      , le montant maximum de la ligne ou le montant maximum par jour s’applique à tous les bénéficiaires dans tous les scénarios.
    • L’option
      Utiliser une table de taux pour les frais
      , Workday utilise les règles et les critères de la table de taux associée pour calculer les montants. Exemple : vous entrez 100 EUR pour un élément de frais lié à un voyage et sélectionnez l’Italie comme destination. Toutefois, la table de taux associée autorise un maximum de 80 EUR pour les bénéficiaires qui se rendent en Italie.
    Montant fixe
     : définit un montant fixe et non modifiable pour l’élément de frais lorsque les bénéficiaires sélectionnent l’élément dans les lignes de frais. Lorsque vous utilisez cette option avec :
    • L’option
      Utiliser un montant fixe/maximum de frais
      , le montant fixe de la ligne reste toujours le même.
    • L’option
      Utiliser une table de taux pour les frais
      , Workday utilise les règles de la table de taux associée pour calculer le montant non modifiable.
    Calcul de l’élément de frais
    Sélectionnez une méthode de calcul des types de montants que vous sélectionnez dans la section
    Type de montant de l’élément de frais
    .
    Vous pouvez utiliser les options
    Utiliser une table de taux pour les frais
     et
    Utiliser un montant fixe/maximum de frais
     uniquement avec les options suivantes :
    • Montant fixe
    • Montant maximum par jour
    • Montant maximum de la ligne
    Vous pouvez utiliser l’option
    Aucune de ces options
     uniquement avec les options suivantes :
    • Montant réel
    • En fonction du régime d’indemnités
    Activer les tables de taux pour les autorisations de dépense
    Sélectionnez cette option pour activer la table de taux associée à l’élément de frais lorsque les bénéficiaires sélectionnent l’élément dans des autorisations de dépense.
    Lorsque vous cochez cette case, vous pouvez limiter le montant que les bénéficiaires peuvent indiquer dans leurs autorisations de dépense. Exemple : vous avez défini un maximum de 800 USD dans votre table de taux, mais le bénéficiaire évalue à 1 000 USD le montant d’une dépense dans son autorisation de dépense.
    Cochez la case
    Autoriser les dépassements
     pour permettre aux bénéficiaires de soumettre des montants d’autorisations de dépense qui dépassent les montants maximums que vous définissez.
    Multiplier l’indemnité journalière par le nombre de jours figurant dans l’autorisation de dépense
    Cochez cette case uniquement lorsque les services professionnels vous y invitent.
    Désactiver l’entrée de la quantité et du montant par unité
    Sélectionnez cette option pour désactiver les champs
    Quantité
     et
    Montant par unité
     de l’élément de frais, ce qui peut aider à garantir l’exactitude des données sur les frais.
    Exemple : cochez cette case dans votre élément de frais
    Conference
     pour empêcher les bénéficiaires d’entrer les coûts de plusieurs conférences sur une seule ligne de frais.
    Autoriser les dépassements
    Sélectionnez cette option pour permettre aux bénéficiaires de soumettre des montants qui dépassent le montant maximum que vous avez défini pour l’élément de frais.
  4. Pour la section
    Attributs pour élément de frais
     , voir Concept : attributs pour élément de frais, et tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Afficher la date d’arrivée avant la date de départ
    Sélectionnez cette option pour vous assurer que les bénéficiaires entrent la date de début de leur déplacement dans le champ
    Date d’arrivée
     et la date de fin de leur déplacement dans le champ
    Date de départ
    .
    Nombre de jours non modifiable
    Sélectionnez cette option pour empêcher les bénéficiaires de modifier le champ
    Nombre de jours
     dans les lignes du journal de déplacement.
    Ne cochez pas cette case si vous souhaitez permettre aux bénéficiaires de modifier le nombre de jours de leur déplacement. Exemple : les bénéficiaires qui prennent des congés au milieu d’un déplacement professionnel de plusieurs jours.
    Note de frais : obligatoire
    Autorisation de dépense : obligatoire
    Cochez ces cases pour vous assurer que les bénéficiaires fournissent des renseignements pour un attribut donné pour votre élément de frais.
    Ne cochez pas ces cases pour les attributs booléens configurables.
  5. Dans l’onglet
    Worktags connexes
    , vous pouvez ajouter des worktags aux éléments de frais pour saisir des données supplémentaires au niveau de la ligne de frais.
  6. Dans l’onglet
    Tables de taux
    , vous pouvez ajouter des tables de taux et des accumulateurs aux éléments de frais pour calculer le montant des remboursements à l’aide de taux.
    Nous réinitialisons le montant accumulé d’un élément de frais lorsque vous modifiez l’attribut à évaluer dans la table de taux associée. Lorsque vous souhaitez modifier l’attribut à évaluer, nous vous recommandons de créer un autre élément de frais plutôt que de modifier un élément existant qui utilise un accumulateur.
  7. Dans l’onglet
    Mappage de détails
     , vous pouvez configurer les détails des éléments de frais pour obtenir des décompositions de coûts plus détaillées.
  8. Pour l’onglet
    Calcul de la distance
    , tenez compte des éléments suivants :
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Option Description
    Adresse du lieu de départ
    Adresse du lieu de destination
    Estimation de la distance du trajet en voiture
    Sélectionnez ces options pour permettre aux bénéficiaires d’entrer les adresses du lieu de départ et du lieu de destination de leurs trajets en voiture dans les notes de frais et les autorisations de dépense. Pour vous assurer que les données sur les frais fondées sur la distance sont complètes et exactes, vous pouvez activer ces attributs uniquement en tant qu’ensemble.
    Lorsque les bénéficiaires entrent des adresses, Workday utilise Google Maps, qui fournit une estimation de la distance dans la ligne de frais. Workday utilise ensuite l’estimation de la distance et les taux de la table de taux associée pour calculer le montant des remboursements.
    Vous pouvez utiliser uniquement des tables de taux de types
    Montant
     et
    Montant par tranches
     avec des éléments de frais fondés sur la distance.
    Distance du déplacement avec les déviations
    Sélectionnez cette option pour permettre aux bénéficiaires d’entrer des distances différentes des estimations fournies par Google Maps. Exemples : lorsque les bénéficiaires empruntent d’autres itinéraires en raison de déviations de la circulation ou pour éviter les routes à péage.
    Lorsque vous activez cet attribut en complément d’autres attributs fondés sur la distance, Workday le renseigne automatiquement avec la distance estimée des lignes de dépenses, mais les bénéficiaires peuvent modifier la valeur de ce champ.
    Si vous ne choisissez pas d’utiliser les éléments de frais fondés sur la distance, vous pouvez quand même activer le champ
    Distance du déplacement avec les déviations
     comme attribut autonome afin que les bénéficiaires puissent entrer manuellement les distances de leurs déplacements.
    Distance du trajet quotidien (dans un sens)
    Sélectionnez cette option pour soustraire les distances de du trajet quotidien des distances de déplacement ou des distances estimatives.
    Vous pouvez utiliser cet attribut uniquement lorsque vous activez l’un des attributs suivants, ou les deux :
    • Estimation de la distance du trajet en voiture
    • Distance du déplacement avec les déviations
    Aller-retour
    Sélectionnez cette option pour désigner les déplacements comme des allers-retours sur une seule ligne de frais, ce qui double la distance à ajouter à une note de frais.
    Vous pouvez utiliser cet attribut uniquement lorsque vous activez l’un des attributs suivants, ou les deux :
    • Estimation de la distance du trajet en voiture
    • Distance du déplacement avec les déviations
    Distance à ajouter à une note de frais
    Calcule la distance à parcourir à ajouter à une note de frais après soustraction de la distance du trajet quotidien. Lorsque vous désignez un déplacement comme aller-retour, Workday double automatiquement la distance à ajouter à la note de frais.
    Vous ne pouvez pas activer cet attribut manuellement. Workday ajoute l’attribut à votre élément de frais lorsque vous sélectionnez l’un des attributs suivants ou les deux :
    • Distance du trajet quotidien (dans un sens)
    • Aller-retour
Configurez les autorisations de sécurité pour vos éléments de frais.