Étapes : définir les taxes pour les notes de frais
- Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des règles de traitement fiscal des taxes sur les transactions.
- Configurez les taxes pour les transactions. Si vous utilisez une configuration de taxe sur la valeur ajoutée, définissez les catégories de taxes, les taux de taxe, l’assujettissement aux taxes et les pourcentages de recouvrement des taxes.
Vous pouvez définir le code de taxe et l’assujettissement aux taxes à remplir dans les éléments des notes de frais. Vous pouvez également définir un recouvrement de taxes par défaut pour les taux de taxe dans un code de taxe. Workday utilise ces valeurs pour calculer le montant des taxes pour les lignes de frais. Les comptables peuvent ensuite réviser les notes de frais soumises pour assurer la saisie et la comptabilisation correctes des taxes, en particulier lorsque les taxes sont assujetties à divers niveaux de recouvrement. Vous pouvez également activer les notes de frais pour spécifier les taxes.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Cochez la caseMasquer la case à cocher Taxes dans les notes de fraispour ne pas autoriser l’entrée des taxes; décochez-la pour l’autoriser.Sécurité :domaine Set Up: Tenant Setup - Financialsdans le domaine fonctionnel System.
- Pour chaque catégorie de dépenses , précisez un assujettissement aux taxes par défaut et indiquez si vous souhaitez réattribuer les frais aux lignes.
- Définissez les éléments de frais pour les taxes.Dans la tâcheCréer un élément de frais:
Option Description Assujettissement aux taxes par défautWorkday utilise cette valeur par défaut lorsqu’il ne trouve aucune règle de traitement fiscal correspondante pour l’élément de frais.Attributs pour élément de fraisPour les éléments avec taxe recouvrable ou partiellement recouvrable, incluezPays de destinationlors de la création de lignes de note de frais avec cet élément. Cochez les casesNote de frais : visible par l’utilisateuretNote de frais : obligatoirelors de la définition des attributs des éléments de frais. Workday utilise le pays de destination et les règles de traitement fiscal pour déterminer le code fiscal par défaut et l’assujettissement aux taxes.Pour que le code de taxe puisse être chargé dans une note de frais, l’élément de frais doit comporter l’attributPays de destination.Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses. - Indiquez un pays de destination dans le profil de déplacement des travailleurs lorsque leur note de frais comprend des éléments pouvant faire l’objet d’un recouvrement.Dans la tâcheCréer un profil de déplacement:
Option Description Pays de destinationSélectionnez le pays le plus courant dans lequel le travailleur engage des frais pour que ce pays soit toujours chargé dans les lignes de note de frais. Cette configuration concerne les éléments de frais configurés pour inclure l’attributPays de destination.Sélectionnez plusieurs pays pour donner au travailleur une liste limitée tout en lui permettant de sélectionner n’importe quel pays.Sécurité : domaineProcess: Expense Report - Otherdans le domaine fonctionnel Expenses. - Ajoutez l’étape d’actionRéviser les taxesau processus de gestionÉvénement lié à une note de frais.Cette étape permet aux responsables de la révision de confirmer que les informations fiscales de toutes les lignes et de tous les détails de note de frais sont exactes. En comparant au reçu, les responsables de la révision peuvent mettre à jour les éléments suivants :
- Code de taxe/impôt.
- Montant de taxe/impôt.
- Assujettissement aux taxes.
- Recouvrement de taxes.
- Créez des règles pour charger les codes de taxe avec recouvrement et assujettissement pour les éléments de frais.Ces règles s’appliquent lorsque vous :
- Cochez la caseActiver le traitement fiscal par défaut pour les frais internationauxdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.
- Définissez une règle de traitement fiscal sur les transactions pour un pays.
Workday charge le code de taxe et l’assujettissement aux taxes dans la ligne de note de frais en fonction du pays de destination sélectionné par le travailleur.Workday facture automatiquement le pourcentage de taxe recouvrable dans la ligne de transaction en fonction de l’assujettissement aux taxes et du code de taxe/impôt. Vous pouvez remplacer cette sélection. Quand précisez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et la méthode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt inclus dans un code de taxe/impôt.Les responsables de la révision de notes de frais peuvent uniquement mettre à jour l’assujettissement aux taxes, les codes de taxe et le recouvrement des taxes à l’étape du processus de gestionRéviser la note de frais. - Créez des règles sur la façon de charger les codes de taxe avec le recouvrement et l’assujettissement à l’aide de worktags dans les lignes et les détails de frais.
- Les travailleurs peuvent créer des notes de frais avec taxes et sélectionner un élément de frais qui est configuré pour saisir le pays de destination. Workday affiche le pays de destination avec une valeur dans la ligne ou les détails de frais, le cas échéant.En fonction de l’élément et du pays de destination sélectionné, Workday utilise les règles de traitement fiscal pour déterminer le code de taxe par défaut et l’assujettissement aux taxes et pour calculer le montant des taxes. Les travailleurs peuvent modifier le code de taxe pour que le montant de la taxe corresponde à celui du reçu. Si le montant des taxes ne correspond toujours pas, les travailleurs ne peuvent pas modifier le montant des taxes et seuls les responsables de la révision peuvent le mettre à jour pendant la révision des notes de frais.
- Une fois que les travailleurs ont soumis leurs notes de frais, le processus de gestionÉvénement lié à une note de fraislance l’étapeRéviser les taxes. Les responsables de la révision peuvent ensuite garantir l’exactitude des informations fiscales avant l’approbation.
- À la fin de l’événement, vous pouvez voir les taxes recouvrables et non recouvrables des transactions de frais dans le rapportTaxe à payer sur des transactions.