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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Détailler des frais d’hôtel

Détailler des frais d’hôtel

  • Créez les éléments de frais que vous prévoyez d’utiliser pour votre mappage de frais d’hôtel détaillés.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Item
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
(Pour MasterCard et Visa) Si vous souhaitez utiliser des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3:
(Facultatif, mais recommandé) Définissez les valeurs par défaut des éléments de frais. Voir Étapes : définir des recommandations et définir des valeurs par défaut pour les éléments de frais dans les transactions par carte de crédit.
Vous pouvez configurer les éléments de frais de manière particulière afin que Workday détaille automatiquement les frais d’hôtel dans les lignes de note de frais. Exemples : frais Internet, tarifs des salles et taxe sur les salles.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais
     ou
    Modifier un élément de frais
    .
  2. Dans la grille
    Attributs pour élément de frais
    , ajoutez les attributs
    Date d’arrivée
     et
    Date de départ
    . Lorsque les données des transactions par carte de crédit de niveau 3 ne sont pas disponibles, Workday utilise ces attributs pour calculer le nombre de nuits pour les séjours à l’hôtel.
  3. Cochez les cases suivantes :
    • Note de frais : visible par l’utilisateur
    • Note de frais : obligatoire
  4. Mappez vos éléments de frais à l’aide de l’onglet
    Mappage de détails
      :
    Option Description
    Frais d'hôtel
    Sélectionnez cette option pour désigner l’élément de frais comme élément de frais d’hôtel. La sélection de cette case à cocher permet également à Workday de détailler automatiquement les données des transactions par carte de crédit dans les lignes de note de frais.
    Si vous ne cochez pas cette case, Workday ne détaille pas automatiquement les lignes de note de frais avec les données de transaction par carte de crédit pour les séjours à l’hôtel. Vous ne pourrez pas non plus cocher les cases suivantes :
    • Charger automatiquement les détails pour les données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3
    • Tarif de la chambre
    Charger automatiquement les détails pour les données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3
    Cochez cette case pour charger automatiquement les données des transactions par carte de crédit de niveau 3 dans les lignes détaillées des frais d’hôtel.
    Si vous ne cochez pas cette case, vous ne pourrez pas mapper les codes de produit à vos éléments de frais.
    Vous devez avoir au moins une ligne de mappage de détails pour que le détail automatique fonctionne.
    Élément de frais
    Sélectionnez les éléments de frais que vous souhaitez mapper pour les frais d’hôtel détaillés.
    Détailler les frais par
    Décomposition des frais
     : sélectionnez cette option pour charger le montant exact des frais dans la ligne de détail. Exemple : vous souhaitez que les bénéficiaires liés aux notes de frais fournissent une décomposition des frais pour leurs frais non récurrents, tels que le la : la Valeur du quotidien et les repas.
    Frais quotidiens récurrents
     : sélectionnez cette option pour charger le montant moyen des frais dans la ligne détaillée. Exemple : un bénéficiaire lié à une note de frais reste deux nuits à l’hôtel. Les frais de la première nuit sont de 200 USD. Les frais de la deuxième nuit sont de 100 USD. Workday affiche une moyenne quotidienne de 150 USD sur chacune des deux lignes de détail.
    Tarif de la chambre
    Sélectionnez cette option pour permettre à Workday de générer un détail qui inclut le taux quotidien à partir des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 2. Pour calculer le tarif de la chambre, Workday multiplie le nombre total de jours, en fonction de la
    date d'arrivée
     et
    de la date de départ
    , par le
    taux quotidien
    .
    Si vous activez l’utilisation des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3 améliorées, Workday utilise ces données plutôt que celles qui existent. Lorsque Workday génère automatiquement des détails et qu’un utilisateur modifie la
    date d’arrivée
    ,
    la date de départ
    ou
    le taux quotidien
     , Workday recalcule le tarif de la chambre.
    Toujours générer ligne détaillée
    Workday coche cette case automatiquement si vous :
    • Cochez la case
      Charger automatiquement les détails pour les données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3
       , et
    • Définissez l’élément de frais comme obligatoire.
    Lorsque cette option est sélectionnée, Workday génère une ligne détaillée, que des données proviennent ou non d’une transaction par carte de crédit.
    Si vous ne cochez pas cette case et qu’il n’y a pas de données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3 correspondantes, Workday ne génère pas de ligne détaillée.
    Code de produit
    Sélectionnez les codes de produit que vous souhaitez mapper à l’élément de frais, ce qui permet à Workday de charger automatiquement les éléments de frais dans les lignes de détail.
    S’il n’existe aucun code de produit et aucune transaction par carte de crédit, Workday génère des lignes détaillées, mais ne les remplit pas automatiquement avec des éléments de frais.
Si votre organisation autorise l’utilisation des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3, Workday affiche une icône de coche verte sur la ligne de détail et remplit automatiquement les lignes de détail avec les données des séjours à l’hôtel. Si vous n’activez pas l’utilisation des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3, Workday génère automatiquement des lignes détaillées, mais ne contient aucune donnée dans les lignes.
Workday ne détaille pas automatiquement une transaction d’hôtel lorsqu’un utilisateur modifie manuellement les détails de l’élément de frais de frais d’hôtel détaillés automatiquement. Pour lancer de nouveau les détails pour les frais d’hôtel, supprimez la ligne de note de frais existante et ajoutez de nouveau la transaction par carte de crédit à la note de frais.
Workday ne détaille pas automatiquement les frais d’hôtel lorsque vous ajoutez un élément de frais manuellement. Nous vous recommandons de définir les valeurs par défaut des éléments de frais ou le mappage de codes de catégorie de commerçants.
Lorsque les bénéficiaires sélectionnent vos éléments de frais d’hôtel dans les notes de frais, Workday affiche une section
Détails
 qui inclut une sous-section
Frais quotidiens
 pour les frais quotidiens récurrents. Nous affichons également les décompositions des frais dans une sous-section distincte sous la section
Détails
 .