Concept : attributs pour élément de frais

Vous pouvez ajouter des attributs aux éléments de frais afin que les bénéficiaires fournissent dans les notes de frais et les autorisations de dépense de l’information supplémentaire.

Vous pouvez utiliser des attributs configurables pour recueillir de l’information propre à la société. Vous pouvez également utiliser des attributs prédéfinis par Workday, dont certains contiennent des valeurs spécifiques que vous avez créées. Exemple : vous créez une liste de compagnies aériennes pour l’attribut Compagnie aérienne
. Voir Référence : valeurs d’attributs pour élément de frais.

Vous pouvez également ajouter des attributs aux tables de taux et mettre ces attributs à la disposition des bénéficiaires. Workday utilise l’information de l’attribut fournie par les bénéficiaires pour calculer le remboursement. Exemple : vous ajoutez l’attribut Destination
à votre élément de frais Hôtel
. Lorsque les bénéficiaires sélectionnent une destination, Workday calcule le remboursement à l’aide de taux fondés sur la destination dans la table de taux associée.

Attributs configurables

Vous pouvez utiliser la tâche

Activer des attributs configurables pour élément de frais

pour personnaliser jusqu’à 5 types d’attributs pour élément de frais, tels que :

Type d’attribut	Exemple
Booléen	Vous renommez Booléen configurable 1 en Reçu manquant afin que les bénéficiaires puissent préciser quand les notes de frais n’incluent pas de reçus. Ne définissez pas les attributs de type booléens configurables comme obligatoires dans les transactions liées aux frais.
Date	Vous renommez Date configurable 1 en Date de paiement afin que les bénéficiaires puissent préciser la date à laquelle ils paient à l’avance pour les événements d’équipe. Les attributs configurables de type date n’activent pas la fonctionnalité du journal de déplacement dans les éléments de frais de type indemnités journalières. Pour générer des journaux de déplacement, utilisez les attributs Date d’arrivée et Date de départ prédéfinis par Workday.
Numérique	Vous renommez Valeur numérique configurable 1 en Number of Guests afin que les bénéficiaires puissent préciser le nombre de non-travailleurs qui participent à un événement d’équipe.
Texte	Vous renommez Texte configurable 1 en Nº d’identification fiscale afin que les bénéficiaires puissent fournir des renseignements fiscaux supplémentaires.

Mapper les attributs

Pour charger automatiquement les données sur les transactions liées aux frais, vous pouvez mapper certains attributs à des noms de code de commerçant et à des villes de destination qui proviennent de :

Transactions par carte de crédit.

Enregistrements de réservation de voyage.

Attributs de groupe

Vous pouvez utiliser la tâche

Mettre à jour des groupes d’attributs pour élément de frais

pour regrouper les valeurs de certains attributs pour élément de frais. Workday affiche ensuite les valeurs regroupées dans les invites d’attributs des transactions liées aux frais.

Exemples :

Vous créez un groupe d’attributs French Travel
pour les attributs que les bénéficiaires doivent sélectionner lorsqu’ils se déplacent en France.

Votre société négocie les tarifs des chambres avec plusieurs chaînes hôtelières. Vous créez un groupe d’attributs Preferred Company Hotels
que les bénéficiaires peuvent sélectionner dans leurs notes de frais.

Supprimer des attributs

Vous pouvez utiliser la tâche

Modifier un élément de frais

pour supprimer des attributs des éléments de frais existants. Dans la tâche, décochez les cases

Note de frais : visible par l’utilisateur

Autorisation de dépense : visible par l’utilisateur

, qui retirent des attributs des transactions liées aux frais futures. Lorsque vous supprimez des attributs, Workday ne retire pas les valeurs d’attributs des transactions liées aux frais existantes.