Créer des éléments de frais de type indemnités journalières pour les journaux de déplacement
- Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des éléments de frais.
- Définissez les tables de taux de base et de taux d’ajustement pour votre élément de frais enfant.
- Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
Vous pouvez configurer les éléments de frais de manière particulière pour les désigner comme éléments de frais de type indemnités journalières et répondre aux exigences locales associées.
Pour utiliser des éléments de type indemnités journalières dans les notes de frais, vous devez créer 2 éléments de frais et les associer entre eux. Un élément de frais agit comme l’élément parent, que vous sélectionnez au niveau de la ligne de frais. L’autre élément de frais agit comme l’élément enfant, dont les attributs s’affichent dans la section d’un journal de déplacement sur la ligne de frais.
Les bénéficiaires peuvent utiliser les journaux de déplacement pour entrer la décomposition des coûts pour leurs frais de déplacement par jour. Workday utilise ensuite les données sur les frais que les bénéficiaires entrent ainsi que les tables de taux associées pour calculer automatiquement les remboursements d’indemnités journalières.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans l’inviteNom de l’article/l’élément, entrez un nom qui dissuade les bénéficiaires de sélectionner l’élément de frais enfant au niveau de la ligne de frais. Exemple :z – ne pas sélectionner – Élément du journal de déplacement – France.
- Dans la sectionTraitement, sélectionnez les options suivantes :
- Montant fixe
- Utiliser une table de taux pour les frais
- Ne cochez pas les cases suivantes :
- Indemnité journalière
- Activer le journal de déplacement
- Dans la grilleAttributs pour élément de frais, ajoutez les attributs que vous souhaitez afficher dans la sectionJournal de déplacementdes notes de frais.L’élément de frais enfant doit inclure tous les attributs que vous avez définis dans la table de taux associée. Assurez-vous d’avoir également défini ces attributs selon les besoins.Pour vous assurer que Workday peut calculer automatiquement les montants des indemnités journalières, ajoutez ces attributs aux éléments de frais parents si nécessaire, mais pas aux éléments enfants :
- Date d’arrivée
- Heure d’arrivée
- Date de départ
- Heure de départ
- Dans l’ongletTables de taux, sélectionnez la table de taux de base que vous souhaitez associer à votre élément de frais enfant. Vous pouvez également associer des tables de taux d’ajustement à votre table de base.
- Accédez de nouveau à la tâcheCréer un élément de frais.
- Lorsque vous configurez votre élément de frais parent, assurez-vous de sélectionner :
- La case à cocherActiver le journal de déplacement.
- Votre élément de frais enfant dans l’inviteÉlément du journal de déplacement.
- Un type de journal de déplacement dans l’inviteConfiguration du journal de déplacement.
- Une option d’arrondissement dans l’inviteOption d’arrondissement des heures.
- Dans la sectionTraitement, cochez la caseDésactiver l’entrée de la quantité et du montant par unitépour désactiver ces champs dans les notes de frais. Ces options ne s’appliquent pas aux éléments de frais parents.
- Dans la grilleAttributs pour élément de frais, ajoutez les attributsDate d’arrivéeetDate de départ.
Workday génère une section
Journal de déplacement
dans la ligne de note de frais lorsque les bénéficiaires :- Sélectionnent l’élément de frais parent.
- Entrent les dates de départ et d’arrivée.
Dans le journal de déplacement, nous affichons les attributs que vous configurez pour l’élément de frais enfant, mais pas l’élément enfant lui-même. Lorsque les bénéficiaires remplissent les champs correspondant à ces attributs, Workday calcule les montants des remboursements automatiquement.
Configurez la sécurité segmentée afin que seuls des bénéficiaires précis puissent accéder aux éléments de frais de type indemnités journalières.