Définir des tables de taux pour les frais

Définissez les règles de la table de taux que vous souhaitez utiliser pour évaluer les éléments de frais.

Sécurité : domaine Set Up: Expense Item
dans le domaine fonctionnel Expenses.

Vous pouvez utiliser les tables de taux pour frais pour déterminer l’admissibilité et les montants de remboursement des éléments de frais dans les notes de frais.

Exemples :

Calculer les montants maximums autorisés pour les éléments de frais en fonction de critères spécifiques à l’emplacement.

Définir les critères pour les montants de remboursement du kilométrage et du carburant.

Définir l’admissibilité aux indemnités journalières et spécifier les déductions.

Accédez à la tâche

Créer une table de taux pour les frais

Sélectionnez l’une des options suivantes dans l’invite

Type de table de taux pour les frais

Option	Description
Montant	À utiliser avec des éléments de frais dont les montants de remboursement peuvent varier. Exemple : pour le remboursement des repas , indiquez un montant différent pour chaque pays que vous incluez dans les règles ou critères de la table de taux pour les frais.
Montant par tranches	À utiliser pour les taux de remboursement fondés sur des fourchettes qui appliquent des montants différents. Exemple : spécifiez, par fourchette, un montant pour le remboursement des kilomètres cumulés depuis le début de l’année : Entre 1 et 50 000 kilomètres, les bénéficiaires reçoivent 0,43 $ pour chaque kilomètre parcouru. Entre 50 001 et 75 000 kilomètres, les bénéficiaires reçoivent 0,25 $ pour chaque kilomètre parcouru.
Pourcentage par tranches	À utiliser pour les taux de remboursement fondés sur différents pourcentages d’un montant admissible pour les fourchettes que vous définissez. Exemple : pour le remboursement d’une indemnité journalière en fonction des heures, spécifiez : 25 % du montant total de l’indemnité journalière pour 1 à 4 heures 50 % pour 5 à 6 heures 100 % du montant de l’indemnité journalière pour 7 à 24 heures
Maximum	À utiliser pour préciser le montant maximum que les travailleurs peuvent dépenser en fonction de critères que vous définissez dans les règles ou les critères de la table de taux pour les frais. Exemple : pour les remboursements d’hébergement fondés sur l’emplacement, indiquez un montant maximum autorisé différent pour chaque site d’hébergement que vous définissez.

Indiquez une

Date d’effet

lorsque vous pouvez appliquer la table de taux à une note de frais ou à une autorisation de dépense.

Workday renvoie une valeur de

Date d’effet

en blanc si ces dates ne sont pas comprises dans l’intervalle de dates d’effet utilisé par une table de taux pour les frais :

Date de la transaction dans la ligne de frais.

Date de début dans l’autorisation de dépense.

Sélectionnez une valeur dans l’invite

Attribut à évaluer

Workday multiplie la valeur d’une note de frais pour calculer le montant et vérifier ce dernier par rapport au montant maximum.

Exemple : indiquez le montant maximum de 125 $ pour un élément de frais Hôtel
et sélectionnez Nombre de jours
comme attribut à évaluer.

Dans la grille

Table de taux pour les frais

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Règle de conditions ou critères	Sélectionnez une Règle de conditions ou critères pour évaluer l’élément de frais. La règle de conditions ou les critères que vous spécifiez déterminent la valeur renvoyée par Workday.
Fourchettes	(Montant par tranches et Pourcentage par tranches uniquement) Pour cette Ligne de table de taux pour les frais , définissez les fourchettes valides de l’attribut pour élément de frais.
Montant maximum	Indiquez un montant maximum pour évaluer un élément de frais. Utilisez une table de taux s’il existe des règles de conditions ou des critères pour le montant maximum. S’il n’y a aucun autre attribut à évaluer, ajoutez le montant maximum à la tâche Créer un élément de frais .

Lorsque vous configurez une table de taux, elle est disponible pour la création ou la mise à jour d’éléments de frais. Vous pouvez utiliser la table de taux de base et toute table de taux d’ajustement pour :

Calculer les taux de remboursement.

Vérifier les montants maximums autorisés pour les frais.

Votre société doit disposer de plusieurs taux de remboursement des indemnités journalières pour les repas dans différents pays et diverses devises. Définissez un élément de frais et une table de taux pour les repas - indemnités journalières internationales
à l’aide du type de table Montant
:

Règle de conditions ou critères	Pays	Montant	Devise
Critères	Royaume-Uni	50	GBP
Critères	Allemagne	60	EUR
Critères	Tchéquie	1 360	CZK
Critères	États-Unis	75	USD
Condition	Autres pays	70	USD

Pour créer des ajustements pour une table de taux de base, définissez des tables de taux d’ajustement dans la tâche

Créer

Modifier un élément de frais

Pour créer une nouvelle table de taux pour un élément de frais différent nécessitant des règles similaires, sélectionnez

Copier

dans le menu des actions connexes d’une table de taux pour frais.

Exemple : vous avez une table de taux complexe pour l’hébergement selon l’emplacement et votre société ouvre un nouveau bureau international. Copiez la table de taux Hébergement
, indiquez un nom tel que Hébergement - Emplacement international
et sélectionnez EUR
comme

Devise par défaut

. Vous pouvez ensuite modifier les conditions de la règle pour calculer cet élément de frais.

Vous pouvez utiliser chaque table de taux pour un seul élément de frais. Cette règle s’applique aux tables de taux d’ajustement et de base.

Concept : dates d’effet pour les tables de taux pour les frais

Étapes : définir des éléments de frais