Éléments à prendre en compte pour la définition : coûts indirects
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des coûts indirects liés aux attributions par concours ayant des lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts et à montant fixe. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les coûts indirects sont les coûts liés aux opérations administratives d’une attribution.
Avantages pour l’entreprise
- Workday calcule automatiquement les coûts indirects en fonction de vos modalités et de vos taux, ce qui vous dispense de calculer les coûts manuellement.
- Vous pouvez facturer et comptabiliser les produits relatifs aux coûts indirects avec les dépenses initiales de votre attribution.
- Vous avez la possibilité d’exclure le taux institutionnel des coûts indirects ou de le remplacer par un nouveau taux.
- Vous pouvez définir une limite sur le montant des dépenses directes que Workday est susceptible d’utiliser pour établir les coûts indirects sur une ligne d’attribution.
Cas d’utilisation
- Vous souhaitez calculer les coûts indirects de toutes les dépenses liées à une attribution, à l’exception de l’équipement de laboratoire.
- Vous souhaitez appliquer des taux de coûts indirects distincts pour la recherche effectuée sur le campus et celle effectuée hors du campus.
- Vous avez modifié la date du budget de la transaction de dépense initiale et devez recalculer les coûts indirects en utilisant un taux de coût différent.
- Vous souhaitez enregistrer et facturer séparément à l’organisme subventionnaire les coûts indirects et les dépenses initiales.
- Vous souhaitez exclure les coûts indirects pour l’organisme subventionnaire et payer les frais avec des fonds provenant de vos propres organisations.
- Vous souhaitez limiter les coûts indirects dont les sous-bénéficiaires d’attribution peuvent demander le remboursement.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelles sont les catégories de dépenses qui partagent les mêmes taux de coûts indirects? | Vous pouvez mapper les catégories de dépenses qui partagent le même taux de coûts indirects à la même classe d’objets.
Workday applique le même taux de coûts indirects à toutes les dépenses d’une même classe d’objets. |
Comment déterminer le taux de coûts indirects? | Vous pouvez configurer les modalités suivantes sur votre ligne d’attribution pour déterminer le taux utilisé par Workday lors du calcul des coûts indirects :
|
Comment appliquer plusieurs taux de coûts indirects pour la même attribution? | Lorsque vous souhaitez appliquer des taux de coûts distincts pour des périodes différentes sur une même attribution, vous pouvez utiliser une exception liée aux coûts indirects afin de remplacer le taux principal initial. Vous pouvez également préciser les taux de coûts par classes d’objets.
Vous pouvez exclure le taux de coût initial en adoptant un nouveau taux destiné à l’organisme subventionnaire et en imputant la différence à vos propres organisations. |
Dans quels comptes de grand livre faut-il inscrire les transactions relatives aux coûts indirects? | Vous pouvez créer un ensemble de règles d’inscription comptable pour préciser dans quels comptes de grand livre inscrire les coûts indirects et les transactions de comptabilisation de produits. |
Comment limiter les coûts indirects dans votre attribution? | Vous pouvez définir une limite de la base sur la ligne d’attribution afin de limiter le maximum de coûts directs que Workday peut utiliser pour calculer les coûts indirects.
Pour limiter le montant que les sous-bénéficiaires peuvent imputer à votre attribution, vous pouvez préciser une limite de base dans les lignes de sous-attribution. |
Quelles sont les organisations qui devraient payer les coûts indirects non couverts par votre organisme subventionnaire? | Vous pouvez répartir les coûts indirects non couverts par votre organisme subventionnaire entre une ou plusieurs organisations ou sources de financement en définissant le profil d’affectation des charges exclues liées aux coûts indirects. |
Comment déclarer et facturer les coûts indirects? | Par défaut, Workday enregistre tous les coûts indirects avec les dépenses initiales, ce qui vous permet de facturer les deux en même temps. Pour déclarer et facturer les coûts indirects séparément des dépenses initiales, vous pouvez configurer la règle de traitement des coûts liés à une attribution de votre société pour remplacer la catégorie de dépenses ou la classe d’objets pour les coûts indirects. |
Quelles sont les organisations concernées par l’affectation des produits liés aux coûts indirects? | Vous pouvez répartir les produits relatifs aux coûts indirects entre une ou plusieurs organisations en définissant un profil d’affectation des produits provenant du remboursement des coûts indirects.
Il est possible d’affecter des produits provenant des organismes subventionnaires ou des fonds de partage des coûts. |
Recommandations
Configurez les règles de traitement des coûts liés à une attribution de votre société pour :
- Générer les coûts liés à l’attribution à la fin du processus de gestion plutôt qu’au moment du règlement, afin de faciliter la comptabilisation des produits de votre attribution.
- Remplacer les classes d’objets et les catégories de dépenses pour les coûts indirects, afin de pouvoir distinguer les coûts indirects des coûts directs sur les factures de votre organisme subventionnaire.
Exigences
- Mappez des catégories de dépenses internes aux classes d’objets de l’organisme subventionnaire avant de créer un type de base pour le remboursement des coûts. Workday calcule uniquement les coûts indirects liés aux transactions de dépenses dans les classes d’objets des types de base pour le remboursement des coûts.
- Intégrez des worktags de subvention dans les lignes de dépenses pour lesquelles vous souhaitez générer des coûts indirects. Workday utilise les worktags de subvention dans les transactions de dépenses pour déterminer la ligne d’attribution et le taux de coûts indirects à utiliser.
Limites
Vous ne pouvez pas utiliser la même exception liée aux coûts indirects dans plus d’une attribution.
Configuration du locataire
Lorsque vous traitez à nouveau les coûts liés à une attribution, Workday annule les lignes d’écriture relatives aux coûts indirects précédentes et en crée de nouvelles pour les remplacer. Pour annuler les lignes d’écriture relatives aux coûts indirects précédentes, accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
et activez la contrepassation des écritures comptables dans la section Options liées aux écritures
.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Grant Proposals
Process: Award - Core | Vous permet de configurer et d’afficher les éléments suivants :
|
Set Up: Grants Management
| Vous permet de configurer et d’afficher les paramètres relatifs aux coûts indirects :
|
Processus de gestion
Lorsque vous traitez à nouveau les coûts liés à une attribution en raison d’une modification apportée à la configuration des coûts indirects ou à une transaction de dépense, Workday annule et remplace les lignes de coûts indirects qui ont déjà été calculées, et achemine ce processus à un responsable de la révision aux fins de vérification et d’approbation. Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement de nouveau traitement des coûts liés à une attribution
pour préciser à qui transmettre les révisions et les approbations.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
View Accounting for Facilities and Administration
| Ce rapport vous permet d’afficher la comptabilité des coûts indirects liés à une dépense, y compris les éléments suivants :
Vous pouvez accéder à ce rapport à partir du menu des actions connexes des factures de fournisseurs approuvées pour la dépense initiale. |
Afficher des types de bases pour le remboursement des coûts indirects
| Ce rapport vous permet d’afficher les types de bases pour le remboursement des coûts et les classes d’objets dans un ensemble de classes d’objets.
À l’aide de ce rapport et du mappage de classes d’objets, vous pouvez déterminer le type de base pour le remboursement des coûts qui correspond à une catégorie de dépenses. |
Afficher une exception liée aux coûts indirects
| Ce rapport vous permet d’afficher les détails d’une exception relative à un accord sur les taux de remboursement des coûts indirects. |
Afficher un accord sur les taux de remboursement des coûts indirects
| Ce rapport vous permet d’afficher le taux lié aux coûts indirects pour un emplacement, un type de taux et une date de début de budget. |
Afficher un profil d’affectation des produits provenant du remboursement des coûts indirects
| Ce rapport vous permet d’afficher l’affectation des produits liés aux coûts indirects et de déterminer s’il existe un partage des coûts dans votre propre organisation. |
Afficher un profil d’affectation des charges exclues liées aux coûts indirects
| Ce rapport vous permet d’afficher l’affectation des coûts exclus et non couverts par votre organisme subventionnaire. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Facilities and Admin Basis Types
Put Facilities and Admin Basis Type | Récupérez, mettez à jour ou créez des types de bases pour le remboursement des coûts. |
Get Facilities and Admin Cost Rate Type Types
Put Facilities and Admin Cost Rate Type Type | Récupérez, mettez à jour ou créez différents types de taux de remboursement des coûts indirects. |
Get Facilities and Admin Exceptions
Put Facilities and Admin Exception | Récupérez, mettez à jour ou créez des exceptions relatives aux accords sur les taux de remboursement des coûts indirects. |
Get Facilities and Admin Object Class Mappings
Put Facilities and Admin Object Class Mapping | Récupérez, mettez à jour ou créez les mappages entre les catégories de dépenses internes et les classes d’objets de l’organisme subventionnaire. |
Get Facilities and Admin Rate Agreements
Put Facilities and Admin Rate Agreement | Récupérez, mettez à jour ou créez des accords sur les taux de remboursement des coûts indirects. |
Get Facilities and Admin Revenue Allocation Profiles
Put Facilities and Admin Revenue Allocation Profile | Récupérez, mettez à jour ou créez des profils pour répartir les produits provenant de l’organisme subventionnaire. |
Get Facilities and Admin Waived Expense Allocation Profiles
Put Facilities and Admin Waived Expense Allocation Profile | Récupérez, mettez à jour ou créez des profils pour affecter aux fonds les coûts indirects non remboursables par votre organisme subventionnaire. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptes de clients | Vous avez la possibilité de créer des factures de clients afin de facturer à l’organisme subventionnaire les coûts directs et indirects liés à une attribution. |
Frais | Vous pouvez calculer les coûts indirects dans les frais liés à une attribution. |
Comptabilité générale | Vous pouvez configurer des règles d’inscription comptable pour définir les comptes de grand livre dans lesquels seront inscrites les lignes d’écriture des coûts indirects. |
Gestion de la paie | Vous pouvez calculer les coûts indirects sur la rémunération des employés dans le cadre d’une attribution. |
Comptes de fournisseurs | Vous pouvez calculer les coûts indirects sur les lignes de facture de fournisseur qui contiennent des worktags de subvention.
Vous pouvez afficher la comptabilité relative aux coûts indirects à partir des factures de fournisseurs initiales. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.