Éléments à prendre en compte pour la définition : facturation des attributions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la facturation d’attributions. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La facturation des attributions vous permet de gérer les comptes débiteurs et de facturer les coûts liés aux attributions en fonction des exigences de l’organisme subventionnaire. Vous pouvez créer des calendriers de facturation distincts pour chaque ligne d’attribution afin d’indiquer les détails de la facturation, de la facture et du versement. Workday utilise le calendrier de facturation pour déterminer comment facturer les organismes subventionnaires pour les coûts figurant sur vos lignes d’attribution.
Avantages pour l’entreprise
La facturation d’une attribution vous permet d’effectuer le suivi des produits et des dépenses associés à une attribution et de facturer vos organismes subventionnaires en fonction des calendriers de facturation uniques et des exigences de chaque organisme subventionnaire.
Cas d’utilisation
Vous pouvez :
- Générer des factures d’organismes subventionnaires pour les coûts liés à des attributions en utilisant les types de facturation par versements et par transaction.
- Utiliser les soldes prépayés et préciser une fréquence de facturation pour les versements.
- Bloquer le calendrier de facturation ou le statut de facturation de l’organisme subventionnaire pour empêcher la facturation des attributions actives.
- Définir des limites de facturation pour contrôler le montant des dépenses que vous pouvez facturer à l’organisme subventionnaire.
- Effectuer le suivi du statut des factures facturées et non facturées à l’aide de rapports.
- Facturer les organismes subventionnaires de façon récurrente.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quand devez-vous facturer l’organisme subventionnaire? | Vous pouvez facturer l’organisme subventionnaire selon un calendrier prédéfini ou à mesure que vous engagez des dépenses.
Vous pouvez également facturer des versements pour les paiements anticipés, puis imputer les dépenses admissibles au remboursement des coûts par rapport aux soldes prépayés à mesure que vous les engagez. |
Comment voulez-vous facturer les dépenses que vous avez engagées aux organismes subventionnaires? | Lorsque vous voulez :
|
Facturez-vous les organismes subventionnaires dans des devises différentes de celle de la société? | Si vous facturez dans plusieurs devises, vous pouvez créer un contrat lié à une attribution et un calendrier de facturation dans la devise de l’organisme subventionnaire à facturer. Lorsque vous créez :
|
À quel niveau voulez-vous contrôler les dépenses facturables pour vos attributions? | Vous pouvez définir des limites de facturation pour les éléments suivants :
|
Voulez-vous séparer les coûts directs des coûts indirects sur la facture d’un organisme subventionnaire? | Workday affiche des lignes séparées de facture d’organisme subventionnaire pour les coûts directs et les coûts indirects lorsque vous remplacez une classe d’objets. Vous pouvez préciser une classe d’objets pour remplacer les transactions liées aux coûts indirects dans vos règles de traitement des coûts liés à une attribution. |
Quand avez-vous besoin de comptabiliser les produits pour votre attribution? | Vous pouvez comptabiliser les produits d’une attribution pour les éléments suivants :
|
Les organismes subventionnaires vous envoient-ils des paiements sans factures? | Vous pouvez enregistrer les produits sans facture sur les lignes d’attribution à montant fixe sans produits différés. Voir Enregistrer des ventes au comptant. |
Recommandations
Utilisez un type de ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts avec un type de facturation par versements au lieu d’un type de ligne d’attribution prépayée lorsque vous créez un calendrier de facturation prépayée. Cela vous permet :
- De recevoir des paiements d’une avance de votre organisme subventionnaire avant d’engager des coûts directs et des coûts indirects.
- D’automatiser le suivi de votre solde prépayé.
Exigences
Avant de générer la facture à facturer à vos organismes subventionnaires, vous devez :
- Créer et approuver une attribution.
- Créer ou affecter un calendrier de facturation à chaque ligne d’attribution.
- Générer les versements admissibles pour la facturation par versements.
Limites
- Vous pouvez uniquement activer les produits différés pour les types de ligne d’attribution à montant fixe lors de la création d’une attribution.
- Vous ne pouvez afficher les transactions sur une facture d’organisme subventionnaire qu’après la génération de la facture. Workday ne prend pas en charge les aperçus de factures.
- Vous ne pouvez pas modifier les montants des factures admissibles au remboursement des coûts.
Configuration du locataire
Pour définir la facturation des coûts indirects, vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts liés à une attribution pour votre société. Sélectionnez Unité légale dans le menu des actions associées de l'unité légale et utilisez cette tâche pour déterminer si Workday :
- Génère les coûts liés à une attribution à la fin du règlement ou de la finalisation du processus de gestion.
- Ignore les dates de la ligne d’attribution pour les coûts liés à l’attribution.
- Remplace le worktag de classe d’objets dans les transactions liées aux coûts indirects.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Award Billing dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Process: Billing dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. |
|
Set Up: Customer Contracts dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing | Créer des types de calendriers à afficher comme options dans les calendriers de facturation. |
Set Up: Grants Management dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié à une attribution
| Créer et approuver une attribution avant la facturation. |
Événement lié au calendrier de facturation
| Créer et approuver un calendrier de facturation. |
Événement de création de calendrier de facturation pour une attribution
| Créer et approuver un calendrier de facturation pendant la création de l’attribution. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Statut des lignes admissibles au remboursement des coûts
| Afficher le statut de facturation des lignes de transaction admissibles au remboursement des coûts. |
Rechercher des lignes admissibles au remboursement des coûts
| Afficher les lignes de transaction admissibles au remboursement des coûts pour une attribution à l’aide d’une recherche à facettes. |
Rechercher des factures d’organismes subventionnaires pour une société
| Afficher des factures des organismes subventionnaires pour une société en utilisant une recherche à facettes. |
Soldes prépayés pour des attributions
| Afficher les soldes prépayés pour vos attributions. |
Afficher les factures d’organismes subventionnaires pour une attribution
| Afficher les factures d’organismes subventionnaires pour une attribution.
Vous pouvez ajouter ce rapport à la vue composite du contrat lié à une attribution. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes dans des rapports personnalisés :
- Lignes de transaction admissibles au remboursement des coûtsaffiche les lignes de transaction admissibles au remboursement des coûts et les informations de facturation des attributions.
- Factures de clientsaffiche les factures des organismes subventionnaires des sociétés et des attributions.
- Journal Lines for Financial Reportingaffiche toutes les lignes d’écriture créées pour les attributions.
Intégrations
Vous pouvez utiliser le service Web
Submit Billing Schedule
pour soumettre les calendriers de facturation pour les attributions.Connexions et interactions
La facturation des attributions interagit avec la comptabilité générale en utilisant les éléments suivants :
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Écritures de coûts indirects | Vous pouvez remplacer un worktag de classe d’objets pour les transactions liées aux coûts indirects afin d’afficher des lignes de facture distinctes pour les coûts directs et les coûts indirects. |
Écritures de comptabilisation des produits des attributions | Workday génère des écritures de comptabilisation des produits pour les types de ligne d’attribution admissible au remboursement des coûts au moment des dépenses. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.