Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement des coûts liés à une attribution
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du traitement des coûts liés à une attribution. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le traitement des coûts liés à une attribution dans Workday calcule les coûts indirects ainsi que la comptabilisation des produits liés aux dépenses d’attribution. Workday lance le traitement des coûts liés à une attribution uniquement pour les dépenses associées aux lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts et à montant fixe.
Avantages pour l’entreprise
Le traitement des coûts liés à une attribution :
- Calcule automatiquement les coûts indirects lorsque vous effectuez des dépenses liées à vos attributions.
- Crée des lignes de dépenses admissibles au remboursement des coûts à partir de vos dépenses directes à facturer à vos organismes subventionnaires.
- Crée la comptabilisation des coûts indirects ainsi que la comptabilisation des produits pour vos dépenses liées à une attribution.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer des règles de traitement des coûts liés à une attribution pour :
- Générer des écritures de coûts indirects et de comptabilisation des produits des attributions.
- Créer la comptabilisation des coûts qui ne correspondent pas aux dates de la ligne d’attribution.
- Remplacer la catégorie de dépenses et la classe d’objets pour les coûts indirects afin de séparer les coûts indirects des dépenses directes dans votre attribution.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel est le type de ligne sur votre ligne d’attribution? | Si votre ligne d’attribution est du type :
|
Quand souhaitez-vous calculer les coûts indirects pour vos dépenses liées à une attribution? | Vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts liés à une attribution pour que Workday calcule les coûts liés à une attribution et génère des écritures opérationnelles à l’un des moments suivants :
Workday vous recommande de configurer le traitement des coûts liés à une attribution pour qu’il soit effectué à la fin du processus de gestion. |
Comment calculez-vous les coûts liés à une attribution pour les transactions de dépenses qui ont lieu en dehors des dates de la ligne d’attribution? | Les dates de la ligne d’attribution représentent les dates de budget comprises entre la date de début et la date de fin de la ligne d’attribution. Par défaut, Workday traite uniquement les coûts liés à une attribution pour les transactions de dépenses qui ont lieu au cours des dates de la ligne d’attribution.
Pour traiter les coûts liés à une attribution pour des transactions de dépenses en dehors des dates de la ligne d’attribution, vous pouvez configurer vos règles de traitement des coûts d’attribution de manière à ce que les dates des lignes d’attribution ne soient pas prises en compte. Lorsque vous engagez des dépenses en dehors des dates de vos lignes d’attribution, Workday calcule les coûts liés à l’attribution et génère les lignes d’écriture des coûts indirects pour les dépenses. Vous pouvez ensuite utiliser ces lignes d’écriture pour équilibrer la comptabilisation des produits des attributions. |
Comment traitez-vous les coûts liés à une attribution dans le cas d’attributions multisociétés? | Dans une attribution multisociétés, si la société figurant dans l’en-tête de l’attribution est différente de la société qui figure dans la ligne d’attribution, Workday utilise la société dans la ligne d’attribution associée aux dépenses pour déterminer la règle de traitement des coûts liés à une attribution pour le traitement des coûts liés à une attribution.
Vous pouvez définir des dates de lignes d’attribution et des règles de mappage de classe d’objets pour chaque société affiliée. |
Recommandations
- Workday vous recommande de générer les coûts liés à une attribution à la fin du processus de gestion des transactions de dépenses. Vous pouvez ainsi comptabiliser les coûts indirects et effectuer la comptabilisation des produits des attributions au fur et à mesure que vous les engagez, ce qui simplifie le processus de rapprochement.
- Pour vous assurer que Workday ne calcule pas les coûts indirects sur ceux déjà calculés, vous devez exclure la classe d’objets liés aux coûts indirects du type de base de calcul correspondante.
Exigences
- Lorsque vous changez le moment du traitement des coûts liés à une attribution pour qu’il passe du règlement à l’achèvement d’un processus de gestion,indiquez une date d’effet future. Workday continue de générer les coûts liés à une attribution au moment du règlement pour toutes vos transactions de dépense antérieures à cette date.
- Incluez les subventions associées à une ligne d’attribution en vigueur en tant que worktags dans les lignes de dépenses pour lesquelles vous souhaitez que Workday génère des coûts liés à une attribution.
Limites
- Vous ne pouvez pas modifier la date d’effet des règles de traitement des coûts liés à une attribution qui sont en cours d’utilisation.
- Vous ne pouvez remplacer qu’une seule catégorie de dépenses liées aux coûts indirects et une seule classe d’objets de coûts indirects dans la règle de traitement des coûts liés à une attribution.
Configuration du locataire
Mettez à jour vos règles d’inscription comptable et définissez les comptes de grand livre afin que Workday inscrive les lignes d’écriture des coûts indirects et de la comptabilisation des produits dans les règles d’inscription suivantes :
- Charges au titre de coûts indirects
- Produits au titre de coûts indirects
Activez le traitement des coûts liés à une attribution pour les sources d’écritures non prédéfinies par Workday en accédant à la tâche
Mettre à jour les sources d’écritures
et en cochant la case Traiter les coûts liés à une attribution
pour les sources d’écritures.Vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts liés à une attribution en sélectionnant dans le menu des actions connexes de la société.
Sécurité
Pour créer des règles de traitement des coûts liés à une attribution, vous devez disposer des droits d’accès au domaine
Set Up: Grants Management
dans le domaine fonctionnel Grants Management.Processus de gestion
Pour traiter à nouveau les coûts liés à une attribution après une modification qui affecte les calculs des coûts indirects, vous devez configurer le processus de gestion
Événement de nouveau traitement des coûts liés à une attribution
et la politique de sécurité qui y est rattachée.Production de rapports
Pour afficher les lignes de dépenses admissibles au remboursement des coûts générés par Workday, vous devez utiliser la source de données de rapport
Cost Reimbursable Transaction Lines
dans votre rapport personnalisé.Pour afficher la comptabilisation des coûts indirects et des produits, accédez au menu des actions connexes de la transaction de dépense initiale et sélectionnez . Vous trouverez la comptabilisation des coûts indirects et des produits des attributions dans les onglets suivants :
- Coûts indirects
- Comptabilisation des produits des attributions
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Écritures des coûts indirects | Le traitement des coûts liés à une attribution interagit avec les fonctions suivantes pour calculer les coûts indirects :
|
Écritures de comptabilisation des produits des attributions | Le traitement des coûts liés à une attribution interagit avec les fonctionnalités suivantes pour calculer la comptabilisation des produits d’une attribution :
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Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.