Consideraciones de definición: ajustes para periodos anteriores
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de ajustes para periodos anteriores para Payroll para Canadá, Irlanda, Reino Unido y EE. UU. Explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los ajustes de periodo anterior le permiten ejecutar pagos antes del periodo en curso actual.
Beneficios para la empresa
Los ajustes de periodos anteriores le ofrecen flexibilidad para corregir pagos anteriores y ayudan a reducir el procesamiento manual al:
- Cálculo de los impuestos preceptivos por ley del empleador y del empleado para los pagos bajo demanda.
- Cálculo de los impuestos preceptivos por ley del empleador para pagos manuales.
- Actualización de contabilidad y libro mayor de nómina
Ejemplos de uso
Puede ajustar periodos de nómina anteriores para:
- Corrija un importe de salario bruto inexacto.
- Registre un cheque personal que los trabajadores expidan para pagar las deducciones por adelantado.
- Revertir pagos finales incorrectos a trabajadores dados de baja.
- Pagar a un trabajador por las horas que notifica después de que el periodo de pago ya haya finalizado.
- Corregir la nómina de los trabajadores que introducen un cambio de dirección después de haber calculado sus impuestos para la nómina para el Reino Unido y los EE. UU.
También puede ajustar periodos anteriores para correcciones de formulario de cierre de ejercicio, como cuando:
- Los trabajadores introducen elecciones de impuestos incorrectas (EE. UU.).
- Los trabajadores no actualizan sus elecciones de impuestos cuando se cambian a un nuevo estado o localidad y es necesario ajustar los acumuladores de salario (EE. UU.).
- Los proveedores de acciones de terceros notifican una transacción para un trabajador después de que su formulario ya esté cumplimentado (Reino Unido, EE. UU.).
- Los trabajadores notifican una tarjeta regalo después de que su formulario ya esté cumplimentado (Reino Unido, EE. UU.).
En el caso de Nómina para Irlanda, ajuste solo los periodos anteriores para el cierre de ejercicio cuando la fecha de pago se encuentre dentro del rango de fechas del periodo.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo desea procesar los ajustes? | Puede procesar un ajuste:
También puede introducir ajustes para pagos realizados fuera de Workday ejecutando pagos manuales. Ejemplo: desea registrar un cheque personal emitido por un trabajador para liquidar atrasos. |
¿Cuál es su calendario para introducir ajustes? | Puede utilizar pagos fuera de ciclo para ajustar periodos anteriores que procese en Workday hasta 6 años antes del periodo en curso actual. En el caso de los periodos que aún no ha conciliado con un extracto bancario, puede ejecutar reversiones de pago.
Payroll para Irlanda no admite reversiones de pago. También puede considerar la posibilidad de utilizar el proceso de pago retroactivo para periodos anteriores que sean posteriores a la fecha Sin proceso retroactivo anterior a de los trabajadores. Retro no vuelve a calcular los impuestos:
|
¿Cuál es el volumen y la frecuencia de los ajustes? | Para grandes volúmenes de ajustes, en lugar de ejecutar varios pagos fuera de ciclo, puede hacer lo siguiente:
|
¿Qué tablas de impuestos desea aplicar (Reino Unido, EE. UU.)? | Workday utiliza la fecha de pago para determinar qué tablas de impuestos se aplicarán en el proceso fuera de ciclo. Las fechas finales de periodo de pago controlan el periodo para la contabilización de transacciones contables y de informes. Para realizar ajustes de impuestos de periodos anteriores, puede ejecutar pagos fuera de ciclo para:
Ejemplo: para corregir los impuestos en el primer trimestre, puede ejecutar un pago en el periodo de nómina actual utilizando una fecha de cheque del 1 de enero al 31 de marzo. A continuación, Workday contabiliza todas las transacciones contables del periodo actual, lo que puede ayudar a generar informes de transacciones de periodos anteriores en sistemas contables externos. Puede ejecutar pagos manuales para introducir importes de impuestos manualmente. |
¿Cuál es la fecha efectiva de sus primeras transacciones de Workday Payroll? | Para registrar pagos anteriores a la fecha efectiva de sus primeras transacciones de Workday Payroll, cárguelos como historial de nómina. Ejemplos: cargue el historial de nómina para los salarios de bonus pagados por una empresa que haya adquirido o las percepciones que contribuyan a los informes de lo que va de año.
Puede cambiar estos pagos de historial, pero estas correcciones no afectan a los resultados de nómina de producción que ya están finalizados. Para la nómina de Reino Unido y EE. UU., Workday ajusta los impuestos porcentuales autocorregibles en la siguiente nómina. Añadir o cambiar los resultados históricos de un trabajador puede afectar a los cálculos y resultados que utilizan saldos históricos. Por lo tanto, cuando lo haga para trabajadores con resultados de nómina existentes en Workday, verifique todos sus resultados de cálculo actuales. Para Payroll for the US, Workday no calcula los importes FLSA en función de los importes históricos. Puede ajustar este tipo de importes FLSA manualmente de una de las siguientes maneras:
|
Recomendaciones
Para ajustar los importes de impuestos, utilice pagos manuales en lugar de pagos bajo demanda porque:
- Workday calcula los impuestos preceptivos por ley del empleador y del empleado para los pagos bajo demanda.
- Los pagos manuales le ofrecen la flexibilidad de registrar un pago sin todos los requisitos de proceso de pago, como la cuenta bancaria de nómina o la información de liquidación.
En el caso de Payroll para EE. UU., no traspase a los trabajadores de un calendario FLSA a otro porque puede provocar resultados inesperados al procesar ajustes de periodos anteriores.
La nómina continúa procesándose correctamente aunque los asientos de contabilidad asociados tengan errores. Workday solo marca esos errores cuando intenta revertir o cancelar los resultados finalizados. Para evitar problemas con sistemas de terceros, ejecute el informe
Corrección de asientos de operaciones con errores
como parte del proceso de nómina para auditar y corregir esos errores.Requisitos
Para garantizar un proceso adecuado, especifique los componentes de pago que desea calcular para los pagos bajo demanda en las categorías de ejecución.
Limitaciones
Puede abrir el siguiente periodo para pagos bajo demanda solo después de que los resultados del periodo anterior o actual de los trabajadores estén completos. Después de crear un pago en el siguiente periodo para un trabajador, no puede crear nuevos resultados para él en el periodo actual o en el anterior.
Para algunos eventos retroactivos, como la contratación retroactiva, el cálculo de pago retroactivo crea un resultado de pago cero para el periodo anterior procesado. Por lo tanto, no puede ejecutar pagos de sustitución bajo demanda para el mismo subperiodo.
Tampoco podrá:
- Cancele los pagos fuera de ciclo finalizados que ejecute para periodos anteriores.
- Emitir pagos finales de periodos anteriores.
- Incluir diferencias retroactivas en pagos de periodos anteriores
En el caso de Payroll para Reino Unido, al ajustar ejercicios fiscales anteriores, Workday no siempre actualiza automáticamente HMRC mediante información en tiempo real (RTI). Asegúrese de conciliar los resultados y ejecutar pagos adicionales bajo demanda según sea necesario mediante:
- Proceso de actualización de ejercicio anterior para los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020.
- Resumen de pago de empleador (EPS) y envío de pago completo (FPS) de RTI, a partir del ejercicio fiscal 2020-2021 en adelante.
Definición de entorno de cliente
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
para:
- Impedir que los administradores de nómina y los partners ejecuten pagos bajo demanda para sí mismos mediante servicios web.
- Utilice la fecha de pago en lugar de la fecha final de periodo que contiene el ajuste como fecha contable.
Security
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Process: Off-Cycle en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios ejecutar pagos manuales en lotes. |
Process: Off Cycle (Manual Payment) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios ejecutar pagos manuales. |
Process: Off Cycle (On Demand) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios crear pagos bajo demanda. |
Process: Period End en el área funcional Common Financial Management. | Permite a los usuarios acceder a informes para comprobar el estado de los periodos contables. |
Process: Run Batch Cancel Complete en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios cancelar una nómina en ciclo finalizada. |
Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA en el área funcional USA Payroll (USA). | Permite a los usuarios consultar informes relacionados con la declaración de impuestos y los formularios W-2. |
Process: Tax Filing (Reports) - CAN en el área funcional CAN Payroll (CAN). | Permite a los usuarios consultar informes relacionados con las remesas de impuestos. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios:
|
Worker Data: Payroll (Payroll Input) en el área funcional Core Payroll. | Permite a los usuarios consultar e introducir entradas de nómina para los trabajadores. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Estado de asiento de periodo de libro mayor
| Le permite comprobar si un periodo contable está abierto o cerrado. |
Para Payroll para Canadá:
| Le permite identificar las diferencias provocadas por los ajustes de periodos anteriores, que requieren una conciliación con sus obligaciones tributarias. |
Para la nómina de EE. UU.:
| Le permite identificar las diferencias causadas por ajustes de periodos anteriores que requieren conciliación con sus pasivos fiscales. |
Entradas fuera de ciclo de cálculo de pago para grupo de trabajadores
| Le permite consultar los pagos bajo demanda por grupo de pago y periodo o subperiodo. |
Consulta de entrada de nómina por trabajador(es)
| Le permite verificar si Workday ya ha procesado las entradas de pago existentes de un trabajador en cálculos de pago o cálculos de pago retroactivo. |
Consulta de datos de FPS de RTI de Reino Unido (Reino Unido) | Le permite revisar los valores de FPS generados para los resultados de nómina seleccionados y verificar su exactitud. |
Consulta de detalles de RTI EYU de trabajador en Reino Unido (Reino Unido) | Le permite revisar los datos de RTI de un trabajador para el ejercicio fiscal anterior. |
Para la nómina de Irlanda: Consulta de envío de nómina de ingresos de vida real
| Le permite verificar los resultados de nómina para su envío de Ingresos e identificar cualquier error de validación que pueda hacer que Ingresos rechace el envío. |
Puede crear informes personalizados para ajustes de periodos anteriores mediante:
- Origen de datos de informeLíneas de asiento
- Filtro de origen de datosPayroll Accounting Filter (by Payment Date).
Ejemplo: gestiona su contabilidad externamente y desea identificar los ajustes que se deben notificar desde la última ejecución de integración.
También puede utilizar el origen de datos de informe
Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
para crear informes personalizados sobre pagos fuera de ciclo.Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para cargar datos de forma masiva:
- Importar entrada de nóminapara entradas de nómina
- Importar pago de nómina fuera de ciclopara pagos bajo demanda
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Atrasos | Cuando los trabajadores tienen un saldo de atrasos pendiente y desea ajustarlo o compensarlo, puede utilizar lo siguiente:
Ejemplo: un trabajador paga una deducción por adelantado mediante un cheque personal. |
Contabilidad de nómina | Cuando ejecuta ajustes de periodo anterior en un periodo de libro mayor abierto, Workday contabiliza la transacción en ese periodo. Por defecto, Workday selecciona el periodo de libro mayor abierto en función de la fecha final del periodo. Puede configurar su entorno de cliente para que utilice la fecha de pago en su lugar.
Cuando cierra el periodo, Workday contabiliza el pago en el siguiente periodo abierto disponible. Si no hay ninguno, el asiento de contabilidad pasa al estado de error. |
Informes de registro de empleo (ROE) (CAN) | Cuando ejecute ajustes de periodo anterior para trabajadores dados de baja o de ausencia, tenga en cuenta cómo afectan a las percepciones notificadas en su ROE. Algunos cambios de percepción pueden requerir la emisión de un certificado de empleo modificado. |
Seguimiento de tiempo | Los calendarios de periodos de Time Tracking controlan las fechas inicial y final en las que un periodo de seguimiento de tiempo está disponible para ajustes de periodos anteriores en las entradas de horas. |
Procesamiento a cierre de ejercicio (Canadá, EE. UU.) | Antes de cumplimentar los formularios de cierre de ejercicio, complete todas las correcciones o ajustes pendientes fuera de ciclo del periodo anterior que puedan afectar a los importes de salario e impuestos.
Puede ejecutar ajustes para ejercicios fiscales para los que ya ha creado y emitido formularios de cierre de ejercicio. Algunos cambios pueden requerir la generación de formularios corregidos para informar de esos cambios. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.