Consideraciones de definición: informes de impuestos a cierre de ejercicio (EE. UU.)
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los informes de impuestos de cierre de ejercicio de EE. UU. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Workday le permite crear y enviar datos de cierre de ejercicio a proveedores de servicios de declaración de impuestos o agencias gubernamentales mediante una serie de informes, tareas e integraciones. Workday admite los siguientes formularios fiscales de cierre de ejercicio de EE. UU.:
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Beneficios para la empresa
Los informes de impuestos de cierre de ejercicio de Workday USA facilitan el cumplimiento de los requisitos de nómina de cierre de ejercicio al:
- Mantenimiento de datos de nómina en un sistema.
- Validar los datos de cierre de ejercicio con respecto a las pautas gubernamentales.
- Simplificar la creación de formularios fiscales de cierre de ejercicio W-2 proporcionando un proceso de gestión.
- Simplificar la creación de formularios fiscales W-2C, W-2PR, W-2GU y W-2VI con tareas
- Permitiéndole auditar datos W-2, W-2C, W-2PR, W-2GU y W-2VI mediante informes.
- Producir copias electrónicas de los formularios fiscales de cierre de ejercicio para que los empleados puedan acceder en el autoservicio para empleados (ESS).
- Permitiéndole enviar datos fiscales de cierre de ejercicio a ADP, MasterTax o Ceridian.
- Permitiéndole crear una integración personalizada para enviar datos fiscales a proveedores distintos de ADP, MasterTax o Ceridian.
Ejemplos de uso
- Obtenga una vista previa de los formularios de impuestos de cierre de ejercicio antes del proceso de cierre de ejercicio.
- Auditar los datos de cierre de ejercicio para identificar y abordar las discrepancias entre empresa y empleado.
- Ofrezca a los empleados la posibilidad de descartar una copia impresa de sus formularios fiscales de cierre de ejercicio.
- Corrija los datos de impuestos a cierre de ejercicio en Workday.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué formularios de cierre de ejercicio se aplican a su organización? | Asigne y pruebe cada formulario de cierre de ejercicio que tenga previsto utilizar para ese ejercicio fiscal. Probar los sistemas de integración. |
¿Qué ajustes de cierre de ejercicio procesará fuera de la nómina ordinaria? | Recopile la información pertinente e introduzca los ajustes como un pago manual. Ejemplo: pago por enfermedad de tercero. |
¿Qué datos desea utilizar para cuadrar los datos del formulario de cierre de ejercicio? | Planifique la creación de informes personalizados si es necesario. |
¿Ha verificado que todos los componentes de pago tengan configurados los grupos de componentes de pago correctos? | Los grupos de componentes de pago controlan cómo Workday notifica algunos importes en las notas de cierre de ejercicio. Los grupos de componentes de pago también pueden controlar los salarios gravables en los formularios de cierre de ejercicio. |
¿Ha cambiado los grupos de componentes de pago después de finalizar la nómina? | Puede crear pagos manuales si necesita ajustar los saldos. |
¿Tiene que realizar ajustes de impuestos? | Utilice pagos manuales para ajustes en los que necesite un resultado específico en el W-2 para la retención. Ejemplo: sobrepago de una deducción antes de impuestos que ha alcanzado su límite.
Utilice pagos a petición para ajustes en los que no necesite un resultado específico en el W-2 para la retención de impuestos. Ejemplo: reversiones de cheques. |
¿Desea que los empleados puedan descartar las copias impresas de sus formularios de cierre de ejercicio? | Puede definir opciones para la impresión de formularios de cierre de ejercicio para los empleados que desean cambiar sus elecciones de impresión. |
¿Imprimirá y enviará por correo los formularios W-2 de cierre de ejercicio o recurrirá a un proveedor de servicios de declaración de impuestos? | Si va a imprimir y enviar por correo formularios de cierre de ejercicio, solicite los formularios y los sobres en función de los recuentos estimados de W-2. Workday le recomienda:
|
¿Cómo notificará los datos de declaración de impuestos a las agencias gubernamentales? | Si utiliza los proveedores de servicios de declaración de impuestos ADP, MasterTax o Ceridian:
Si no utiliza esos proveedores de servicios de declaración de impuestos, planifique los recursos para determinar cómo notificará los datos de su declaración de impuestos a las agencias gubernamentales. |
¿Desea ocultar el número de control a los empleados? | Es posible que desee ocultar los números de control a los empleados en algunos casos. Ejemplo: un proveedor de servicios de declaración de impuestos asignará números de control para los formularios de cierre de ejercicio. |
¿Desea incluir el pago por enfermedad de terceros en los formularios W-2? | Puede editar los informes de impuestos federales de la empresa para indicar que un tercero proporcionará el W-2 para la compensación por enfermedad. |
¿Cómo notificará los datos de cierre de ejercicio a la Social Security Agency (SSA)? | Para notificar los datos de cierre de ejercicio directamente a la Agencia de la Seguridad Social, cree una integración personalizada. |
Recomendaciones
Para preparar el proceso de cierre de ejercicio, Workday recomienda lo siguiente:
- Ejecute la vista previa de W-2 y territorio de EE. UU. y los informes de auditoría de los formularios fiscales de cierre de ejercicio cada trimestre.
- Cree archivos de integración de prueba de datos de cierre de ejercicio cada trimestre.
Requisitos
Para generar informes de cierre de ejercicio precisos, debe mantener sus datos fiscales y de nómina a lo largo del año.
Al comienzo del ejercicio fiscal:
- Defina ejercicios contables para admitir todo el ejercicio fiscal.
- Defina el calendario de periodos para la nómina y las ausencias. Valide las fechas de pago del próximo año con respecto a los festivos bancarios.
- Cree calendarios FLSA.
- Verifique que los nuevos periodos y ejercicios de libro mayor tengan el estado abierto.
- Actualice o añada los tipos impositivos de empleado y empleador. Ejemplo: tasa estatal de seguro de desempleo.
- Revise el informeElecciones de impuestos exentos que vencenpara comunicarlas a los trabajadores afectados.
- Acceda al informeIntroducción de elección de impuesto de EE. UU. de trabajadores para exención con vencimientopara crear nuevas elecciones de impuesto por defecto para los trabajadores.
Según sea necesario, a lo largo del ejercicio fiscal:
- Revise los requisitos de informes gubernamentales para el ejercicio fiscal actual.
- Ejecutar informes de auditoría y vista previa de cierre de ejercicio.
- Actualice la definición de impuestos federales, estatales y locales de su empresa.
- Actualice las ubicaciones de trabajo alternativas y de proceso de los trabajadores.
Cerca del final del ejercicio fiscal:
- Asegúrese de haber asignado correctamente los componentes de pago, ya que esto determina los informes de impuestos W-2 en Workday. Utilice los informesView W-2 Box ConfigurationyView US Territory Year End Form Box Configuration.
- Finalice todas las nóminas del año de informe, incluidos todos los ajustes manuales y fuera de ciclo.
- Verifique las direcciones, los IDs fiscales y el nombre de la empresa.
- Revise las percepciones y deducciones con límites anuales.
- Probar los datos y la impresión del formulario W-2 antes de fin de año.
- Probar las integraciones de ADP, Ceridian y MasterTax.
Limitaciones
Workday no admite el envío de datos de cierre de ejercicio directamente a organismos gubernamentales. Enviar datos de cierre de ejercicio a proveedores de servicios de declaración de impuestos mediante integraciones, crear una integración personalizada o imprimir formularios de cierre de ejercicio para enviarlos a agencias gubernamentales.
Workday crea datos de cierre de ejercicio para todos los trabajadores, no para trabajadores individuales. Para proporcionar datos de cierre de ejercicio de un trabajador individual:
- Ejecute el informeW-2 / Vista previa de formulario de cierre de ejercicio de territorio de EE. UU.
- Utilice el informe para crear el formulario manualmente con los archivos PDF proporcionados por el gobierno.
En el caso de los trabajadores que tienen una posición de asignación internacional en EE. UU., Workday no permite cambiar las elecciones de impresión de documentos fiscales a través de la tarea ESS (autoservicio de empleado)
Mis documentos fiscales
.Definición de entorno de cliente
Workday utiliza el texto de firma electrónica para los empleados que cambian las elecciones de impresión de los formularios fiscales de cierre de ejercicio. Puede configurar las opciones de texto de la firma electrónica en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
. Security
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Business Process Administration and Manage: Business Process Definitions en el área funcional System. | Le permite definir el proceso de gestión para los formularios fiscales de cierre de ejercicio W-2. |
Management Dashboard: Payroll Year End en el área funcional USA Payroll. | Le permite utilizar y configurar el tablero de control de cierre de ejercicio de nómina . |
Integration Build , Integration Event y Integration Debug en el área funcional Integration. | Le permite configurar los sistemas de integración para enviar datos fiscales a ADP, Ceridian y MasterTax. |
Estos dominios en el área funcional USA Payroll:
| Los usuarios con acceso a estos dominios pueden:
Este acceso es para formularios originales, corregidos y modificados. |
Process: W-2 Bulk Print en el área funcional USA Payroll. | Le permite generar archivos PDF de formularios fiscales de cierre de ejercicio para una empresa. |
Procesos de gestión
Puede utilizar el proceso de gestión
Proceso de cierre de ejercicio W-2 (por defecto)
para crear formularios fiscales de cierre de ejercicio W-2. Puede acceder al proceso de gestión desde el tablero de control Cierre de ejercicio de nómina
. Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Informes personalizados | Puede crear informes personalizados a partir de orígenes de datos de informe con seguridad en los siguientes objetos de gestión:
Utilice el campo de informe Social Security Number-Truncated para verificar a un trabajador en un informe sin revelar su información privada. |
Cumplimiento de nómina - Tablero de control | Revise las actualizaciones que Workday ofrece para cumplir con los requisitos gubernamentales. |
Tablero de control de nómina a cierre de ejercicio | Utilice el tablero de control para acceder a los siguientes informes W-2 como worklets:
Esta función no admite territorios de EE. UU., formularios W-2C ni relaciones entre empresas. |
Perfil de analizador de entorno de cliente
| Verifique que los componentes de pago estén en el grupo de componentes de pago adecuado. Puede utilizar el informe PCGs for Payroll Calculations en el grupo de perfil Payroll . |
| Utilice estos informes para auditar los datos de cierre de ejercicio. |
Datos trimestrales de declaración de impuestos por empresa
Datos trimestrales de declaración de impuestos por trabajador | Puede utilizar estos informes para crear los siguientes formularios manualmente:
|
Integraciones
Integraciones | Consideraciones |
|---|---|
ADP Tax Filing Service - Trimestral
MasterTax Tax Filing Service - Trimestral Ceridian Tax Filing Service - Anual | Inicia una integración de declaración de impuestos preconfigurada para enviar datos de cierre de ejercicio desde Workday Payroll a su proveedor de servicios de declaración de impuestos. |
Integración de TurboTax
| A partir del 01-12-2023, Intuit® ya no admite la recepción de formularios W-2 en TurboTax® mediante esta integración. Sus empleados pueden importar o cargar manualmente su formulario fiscal W-2 en TurboTax®. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su representante de Workday. |
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Obtención de datos de presentación de trabajador de cierre de ejercicio EFW2
Obtención de datos de presentación de empleador de cierre de ejercicio EFW2 | Le permite crear integraciones con la Administración del Seguro Social (SSA) u otros proveedores de servicios de declaración de impuestos. Al crear una integración de Studio, utilice ambos servicios web.
El servicio web Get EFW2 Year End Worker Filing Data le permite combinar los impuestos locales y estatales devengados de los trabajadores por ID para empresas con relaciones de pagador comunes. |
Obtención de entregas de documentos fiscales
Carga de entrega de documento fiscal Put W-2 W-2C - Elección de impresión | Le permite cargar elecciones de impresión de cierre de ejercicio para trabajadores. |
Transferencia de pago fuera de ciclo de nómina
| Le permite cargar pagos fuera de ciclo para trabajadores. |
Obtención de números de control W-2PR (servicio web)
Introducción de números de control W-2PR (servicio web) | Le permite cargar números de control de Puerto Rico en los formularios W-2PR y W-2CPR. |
Conexiones y puntos de contacto
Asegúrese de proporcionar todos los datos de trabajador a cierre de ejercicio obligatorios, incluidos los siguientes:
- Información de contacto, como domicilios, códigos postales y números de seguridad social.
- Ubicación de trabajo o ubicación de puesto de posición alternativa y principalWorkday determina el estado de trabajo del empleado a partir de esta información.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.