Consideraciones de definición: informes de impuestos a cierre de ejercicio (CAN)
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los informes de impuestos de cierre de ejercicio de Canadá. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Workday le permite crear y enviar datos fiscales de cierre de ejercicio a organismos gubernamentales mediante una serie de informes, tareas e integraciones. Workday admite los siguientes formularios fiscales de cierre de ejercicio de Canadá:
- T4
- T4A
- T4A-RCA
- RL-1
- RL-2
- NR4
Beneficios para la empresa
Los informes de impuestos de cierre de ejercicio de Workday Canada facilitan el cumplimiento de los requisitos de nómina de cierre de ejercicio al:
- Mantenimiento de datos de nómina en un sistema.
- Validar los datos de cierre de ejercicio con respecto a las pautas gubernamentales.
- Simplificar la creación de formularios fiscales de cierre de ejercicio T4 y RL-1 proporcionando procesos de gestión.
- Simplificar la creación de formularios fiscales T4A, T4A-RCA, RL-2 y NR4 con tareas.
- Permitiéndole auditar datos T4, RL-1, T4A, T4A-RCA, RL-2 y NR4 mediante informes.
- Producir copias electrónicas de los formularios fiscales de cierre de ejercicio para que los empleados puedan acceder en el autoservicio para empleados (ESS).
- Permitiéndole corregir los formularios de impuestos de cierre de ejercicio en Workday.
Ejemplos de uso
- Obtenga una vista previa de los formularios de impuestos de cierre de ejercicio antes del proceso de cierre de ejercicio.
- Identificar excepciones de empresa, empleado o revisión de percepciones asegurables y pensionables (PIER).
- Ofrezca a los empleados la posibilidad de aceptar o rechazar una copia en papel de sus formularios fiscales de cierre de ejercicio.
- Conceda a los empleados acceso para imprimir y consultar sus formularios fiscales electrónicos de cierre de ejercicio en ESS.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué formularios de cierre de ejercicio tendrá que crear para su organización? | Asigne y pruebe cada formulario de cierre de ejercicio que vaya a utilizar. Probar los sistemas de integración. |
¿Qué ajustes de cierre de ejercicio procesará fuera de la nómina ordinaria? | Identifique los ajustes de cierre de ejercicio. Introduzca los ajustes como un pago manual. Ejemplo: uso personal de un vehículo de empresa. |
¿Qué datos desea utilizar para cuadrar el cierre de ejercicio? | Planifique la creación de informes personalizados si es necesario. |
¿Ha verificado que todos los componentes de pago tengan configurados los grupos de componentes de pago correctos? | Los grupos de componentes de pago controlan cómo Workday notifica algunos importes en los formularios de cierre de ejercicio. Ejemplo: los importes procesados para un componente de pago en el grupo de componentes de pago Ingresos gravables se notifican en la casilla 14 del T4. |
¿Ha cambiado los grupos de componentes de pago después de finalizar la nómina? | Puede crear pagos manuales si necesita ajustar los saldos. |
¿Tiene que realizar ajustes de impuestos? | Utilice pagos manuales para ajustes cuando necesite un resultado específico en el T4 para la retención. Ejemplo: registro de pagos de terceros.
Utilice pagos bajo demanda para ajustes cuando no necesite un resultado específico en el T4 para la retención. Ejemplo: reversiones de cheques. |
¿Desea permitir que los empleados reciban copias impresas de sus formularios de cierre de ejercicio T4, T4A y RL-1?
| Puede definir las opciones de impresión de documentos para los empleados que deseen cambiar sus elecciones de impresión. Ejemplo: los empleados dados de baja pueden querer una copia en papel de sus formularios de cierre de ejercicio. |
¿Desea que los empleados puedan descartar las copias impresas de sus formularios de cierre de ejercicio T4A-RCA, RL-2 y NR4?
| Puede definir las opciones de impresión de documentos para los empleados que deseen cambiar sus elecciones de impresión. |
Recomendaciones
Como preparación para el proceso de cierre de ejercicio, Workday recomienda ejecutar informes de auditoría y vista previa para los formularios fiscales de cierre de ejercicio cada trimestre.
Requisitos
Para generar informes de cierre de ejercicio precisos, mantenga los datos fiscales y de nómina a lo largo del año.
Al comienzo del ejercicio fiscal:
- Defina ejercicios contables para admitir todo el ejercicio fiscal.
- Defina el calendario de periodos para la nómina y las ausencias. Valide las fechas de pago del año con respecto a los festivos bancarios.
- Verifique que los nuevos periodos de libro mayor tengan el estado abierto.
- Actualice o añada tipos impositivos.
- Asegúrese de que los componentes de pago adecuados se asignan correctamente mediante el informeConsulta de configuración de cuadro de formulario de cierre de ejercicio de Canadá. Esto impulsa la generación de informes de impuestos en Workday.
Según sea necesario, a lo largo del ejercicio fiscal:
- Revise los requisitos de informes de la Agencia Tributaria de Canadá y de Revenue Québec para el ejercicio fiscal actual.
- Ejecutar informes de auditoría y vista previa de cierre de ejercicio.
- Ejecute informes PIER.
- Actualice la definición de impuestos federales y provinciales de su empresa.
- Actualice las ubicaciones de trabajo alternativas y de procesamiento de nómina de los trabajadores.
Hacia el final del ejercicio fiscal:
- Complete todas las nóminas del año de informe, incluidos los ajustes manuales y fuera de ciclo.
Limitaciones
Workday crea datos de cierre de ejercicio para todos los trabajadores, no para trabajadores individuales. Para proporcionar datos de cierre de ejercicio de un trabajador individual:
- Ejecute el informeVista previa T4 / T4A / T4A-RCA / RL-1 / RL-2 / NR4.
- Utilice el informe para crear el formulario manualmente mediante archivos PDF de la Agencia Tributaria de Canadá o de Revenu Québec.
Definición de entorno de cliente
Workday utiliza el texto de firma electrónica para los empleados que cambian las elecciones de impresión de los formularios fiscales de cierre de ejercicio. Puede configurar las opciones de texto de la firma electrónica en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
.Security
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Business Process Administration and Manage: Business Process Definitions en el área funcional System. | Le permite definir los procesos de gestión para los formularios fiscales de cierre de ejercicio T4 y RL-1. |
Management Dashboard: Payroll Year End en el área funcional CAN Payroll. | Le permite utilizar y configurar el tablero de control de cierre de ejercicio de nómina . |
Integration Build e Integration Configure en el área funcional Integration. | Le permite configurar los sistemas de integración para enviar formularios fiscales de cierre de ejercicio a la Agencia Tributaria de Canadá y a Revenu Québec. |
Process: Year End (Reports) - CAN en el área funcional CAN Payroll. | Le permite obtener una vista previa de los datos de empleado y de formulario y generar archivos PDF de los formularios. |
Process: Year End (Run) - CAN en el área funcional CAN Payroll. | Los usuarios que tengan acceso a este dominio pueden llevar a cabo las siguientes tareas:
|
Procesos de gestión
Puede utilizar los procesos de gestión
T4 Proceso de cierre de ejercicio (por defecto)
y RL-1 Proceso de cierre de ejercicio (por defecto)
. Puede acceder a ambos procesos de gestión desde el tablero de control Cierre de ejercicio de nómina
. Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Tablero de control Cumplimiento de nómina
| Puede revisar las actualizaciones de cumplimiento distribuidas por Workday. |
Tablero de control de nómina a cierre de ejercicio
| Inicie procesos de gestión para crear sus formularios fiscales de cierre de ejercicio T4 y RL-1. Consulte las estadísticas de formularios de cierre de ejercicio anteriores y actuales para formularios T4 y RL-1. Acceda a estos informes T4 y RL-1 como worklets:
|
Perfil de analizador de entorno de cliente
| Verifique que los componentes de pago estén en el grupo de componentes de pago adecuado mediante el informe PCGs for Payroll Calculations en el grupo de perfil Payroll . |
| Utilice estos informes para auditar los datos de empresa y empleado.
Workday recomienda resolver las excepciones antes de crear los datos de cierre de ejercicio, ya que podrían provocar errores en el archivo de integración. |
Informes personalizados | Puede crear informes personalizados a partir de orígenes de datos de informe con seguridad en objetos de gestión de informes fiscales de cierre de ejercicio de Canadá. |
Integraciones
Puede crear estas integraciones para enviar formularios de cierre de ejercicio a agencias gubernamentales:
Integraciones | Consideraciones |
|---|---|
Declaración de impuestos anual - CRA (T4)
| Genera un archivo T4 de declaración de remuneración pagada de cierre de ejercicio para enviarlo a la Agencia Tributaria de Canadá (CRA). |
Declaración de impuestos anual - CRA (T4A)
| Genera un archivo T4A de cierre de ejercicio para enviarlo a la agencia de calificación crediticia. |
Declaración de impuestos anual - CRA (NR4)
| Genera un archivo NR4 de cierre de ejercicio para enviarlo a la agencia de calificación crediticia. |
Declaración de impuestos anual - RQA (RL-1)
| Genera una declaración RL-1 de cierre de ejercicio del archivo de impuestos de empleado para enviarla a Revenu Québec. |
Declaración de impuestos anual - RQA (RL-2)
| Genera una declaración RL-2 de cierre de ejercicio del archivo de impuestos de empleado para enviarla a Revenu Québec. |
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Transferencia de pago fuera de ciclo de nómina
| Le permite cargar pagos fuera de ciclo para trabajadores. |
Carga de entrega de documento fiscal
| Le permite cargar las opciones de impresión de cierre de ejercicio para los trabajadores. |
Introducción de configuración de número de registro RPP o DPSP de empleador de nómina
| Le permite cargar números RPP y DPSP de forma masiva. |
Obtención de formularios de cierre de ejercicio de CAN de nómina
| Le permite recuperar datos de formulario de cierre de ejercicio de empleados de Canadá para usarlos con proveedores externos. |
Conexiones y puntos de contacto
Asegúrese de proporcionar todos los datos de trabajador a cierre de ejercicio obligatorios, incluidos los siguientes:
- Información de contacto, como domicilio y números de seguro social.
- Ubicaciones de trabajo alternativas y de proceso de nómina o ubicaciones de puesto de posición, que Workday utiliza para determinar la provincia de empleo.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.