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Última actualización: 2025-09-19
Consideraciones de definición: pagos manuales

Consideraciones de definición: pagos manuales

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de pagos manuales. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Los pagos manuales le permiten registrar los pagos realizados fuera de Workday Payroll. Los pagos manuales pueden sustituir el pago ordinario de un trabajador o añadirse a él. Nómina para Irlanda solo admite pagos adicionales manuales.

Beneficios para la empresa

Puede registrar pagos manuales a trabajadores en cualquier momento, incluso en periodos anteriores.
Workday calcula los impuestos preceptivos por ley del empleador para los pagos manuales y actualiza la contabilidad y el libro mayor.

Ejemplos de uso

Puede ejecutar pagos manuales para registrar pagos externos, como efectivo o cheques, para:
  • Registre los pagos que los trabajadores emiten por adelantado para cubrir las deducciones de una futura ausencia sin remuneración.
  • Corrija un error de nómina.
  • Registre los ajustes en el ejercicio actual o en el anterior para resolver las discrepancias fiscales (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
  • Registrar el ejercicio de las opciones sobre acciones.
  • En el caso de la nómina para EE. UU., registre la indemnización por enfermedad de un tercero cuando el tercero retenga los impuestos del empleado y le transfiera la obligación de pagar los impuestos del empleador.
  • Ajuste los periodos salariales gravables de los trabajadores después de una venta de acciones.
  • Reducir el saldo de atrasos de un trabajador en Workday cuando un trabajador paga una deducción mediante un cheque personal.
  • Reducir el saldo pendiente de la opción de deducción y pago flexible de un trabajador cuando el trabajador reembolsa todo o parte del saldo pendiente fuera de la nómina.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas
Consideraciones
¿Qué volumen de pagos manuales procesa su empresa?
Puede utilizar:
  • El servicio web
    Import Payroll Off-Cycle Payment
     para cargar pagos manuales de forma masiva.
  • Tarea específica para introducir pagos manuales en pequeños volúmenes.
¿Qué impuestos o componentes de pago desea calcular para los pagos manuales?
Puede configurar los componentes de pago que se procesarán en los pagos manuales en la ficha
Fuera de ciclo (Adicional bajo demanda, Manual)
 de la categoría de ejecución. Los componentes de pago se resuelven en función de la configuración de la categoría de ejecución, por lo que Workday calcula los importes cuando:
  • El pago manual tiene entradas para el cálculo que utiliza el componente de pago. Ejemplo: configura un componente de pago para calcular el 10 % de un cálculo relacionado de componente de pago (PCRC). Workday solo resuelve ese componente cuando el PCRC tiene una entrada de pago manual. El PCRC también puede proceder del componente de pago en la configuración de categoría de ejecución.
  • Todos los importes están incluidos en el componente de pago. Ejemplo: configura un componente de pago para calcular un importe fijo de 100.
¿Para qué periodos desea ejecutar pagos manuales?
Puede ejecutar un pago manual para:
  • Subperiodo que no es posterior al siguiente periodo para procesar. El estado del subperiodo es
    En curso
     o
    Todavía no iniciado
    .
  • Periodo anterior finalizado hasta 6 años antes del periodo actual.
Para registrar pagos anteriores a la fecha efectiva de sus primeras transacciones de Workday Payroll, cárguelos como historial de nómina. Ejemplos: bonus salariales pagados por una empresa que ha adquirido, percepciones que contribuyen a los informes acumulados anual o saldos de pago utilizados en los cálculos de nómina.
Nómina para Irlanda no admite correcciones ni reversiones.
¿Cómo quiere que afecten los pagos manuales a la nómina del trabajador?
Puede ejecutar un pago manual para:
  • Sustituir el pago ordinario de un trabajador y excluirlo de la nómina ordinaria en ciclo para ese periodo.
  • Añadir a la paga ordinaria de un trabajador para el periodo. Los trabajadores pueden tener varios pagos adicionales para un subperiodo.
Para afectar al pago ordinario de un trabajador y pagarle en Workday, utilice entradas de nómina o pagos bajo demanda. Ejemplo: puede utilizar entradas de nómina para procesar una devolución del pago de un trabajador.
¿Desea evitar que los administradores de nóminas y los partners ejecuten pagos manuales por sí mismos?
Las tareas de la interfaz de usuario de Workday impiden automáticamente que cualquier usuario añada o edite pagos para sí mismo. Los usuarios solo pueden ejecutar pagos manuales para sí mismos mediante un servicio web. Para evitar que lo hagan, seleccione la casilla
Payroll Web Services - Do Not Allow Add/Update for Worker as Self
 en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 .

Recomendaciones

Para Payroll for Australia, ejecute pagos manuales en lugar de pagos bajo demanda para ajustar los importes de impuestos, ya que Workday calcula los impuestos y la jubilación por edad de los empleados para los pagos bajo demanda.
Para Payroll para Canadá y EE. UU., ejecute pagos manuales en lugar de pagos bajo demanda para:
  • Ajuste los importes de impuestos, ya que Workday calcula los impuestos preceptivos por ley del empleador y del empleado para los pagos bajo demanda.
  • Lograr un importe específico en los formularios de cierre de ejercicio para la retención.
Para Payroll for Ireland, ejecute pagos adicionales manuales en lugar de pagos adicionales bajo demanda para ajustar los importes de impuestos, ya que Workday calcula los impuestos de los empleados para los pagos bajo demanda.
En el caso de la nómina para el Reino Unido:
  • Ejecute pagos bajo demanda en lugar de pagos manuales para ajustar los importes de pago, ya que Workday calcula los impuestos preceptivos por ley de empleador y empleado para los pagos bajo demanda y notifica los importes a HMRC.
  • Ejecute pagos manuales en lugar de pagos bajo demanda en situaciones en las que necesite ajustar importes de impuestos, ya que Workday no calcula los impuestos preceptivos por ley de empleador y empleado para los pagos manuales. Considere la posibilidad de ejecutar pagos manuales para periodos de pago anteriores al periodo de pago anterior, ya que es probable que tenga que corregir los importes de impuestos. Añada manualmente cálculos relacionados para impuestos preceptivos por ley.
En Payroll for the US, para evitar errores de cálculo al ejecutar pagos manuales para FLSA, indique fechas finales que correspondan al periodo FLSA correspondiente.
Para cambiar la fecha del periodo de pago que tiene como objetivo para el pago manual, cancele el pago manual y ejecute otro.
Para obtener el mejor rendimiento al cargar pagos manuales de forma masiva, utilice el servicio web
Import Payroll Off-Cycle Payment
 .

Requisitos

Verifique la información de la cuenta bancaria asegurándose de lo siguiente:
  • Hay al menos un
    método de pago
    manual
     configurado en la tarea
    Mantenimiento de tipos de pago
     .
  • La definición de cuenta bancaria para pagos de nómina tiene un
    Tipo de pago permitido
    manual
     .

Limitaciones

No se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
  • Sustituya los valores de pago manual por las entradas de nómina que introduzca en la tarea
    Introducción de entrada de nómina por trabajador
     . En su lugar, utilice pagos bajo demanda (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
  • Cancele los pagos manuales finalizados que ejecutó para periodos anteriores.
  • Calcular los impuestos de empleado o los impuestos suplementarios sobre pagos manuales en Workday. En su lugar, utilice pagos bajo demanda.
Puede hacer lo siguiente:
  • Ejecute pagos manuales para periodos con un devengo futuro, pero Workday no creará un devengo.
  • Liquide los pagos manuales positivos, pero no los negativos.

Definición de entorno de cliente

Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 para:
  • Defina la fecha contable de los pagos fuera de ciclo como fecha de pago o como fecha final de periodo.
  • Impedir que los usuarios utilicen un servicio web para crear pagos manuales para ellos mismos.

Security

Configure los siguientes dominios en el área funcional Core Payroll:
Dominios
Consideraciones
Proceso: fuera de ciclo
Permite a los usuarios ejecutar pagos manuales en lotes.
Proceso: fuera de ciclo (pago manual)
Permite a los usuarios ejecutar pagos manuales.
Informes: resultados de cálculo de pago para grupo de pago (Resultados)
Permite a los usuarios:
  • Ajuste las prioridades de los pagos manuales.
  • Mostrar pagos manuales por grupo de pago y periodo.

Procesos de gestión

Sin efectos.

Informes

Puede utilizar:
  • El informe
    Pay Calculation Off-cycle Inputs for Group of Workers
     para mostrar los pagos manuales por grupo de pago y periodo. Puede ejecutarlo para estados específicos, IDs de lote o ambos.
  • El origen de datos de informe
    Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
     para crear un informe personalizado que contenga información de pago manual.

Integraciones

Puede usar el servicio web
Import Payroll Off-Cycle Payment
 para cargar grandes volúmenes de pagos manuales y, a continuación, hacer lo siguiente:
  • Ajuste la prioridad de cada pago.
  • Procese el pago mediante la tarea
    Run Off-cycle Pay Calculation
     .
También puede utilizar el servicio web para ejecutar pagos manuales de forma masiva como reversiones de otros pagos fuera de ciclo.
La nómina de Irlanda no admite reversiones.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Proceso de nómina
Para un trabajador en un grupo de pago y un periodo determinados, puede ejecutar varios tipos de pago. Workday procesa los pagos en este orden para actualizar las acumulaciones de pago y los saldos de pago:
  1. Manual
  2. Reversión
  3. Bajo demanda
  4. En ciclo
Categoría de ejecución
Puede configurar los componentes de pago que se procesarán en los pagos manuales en la ficha
Fuera de ciclo (Adicional bajo demanda, Manual)
 de la categoría de ejecución.
Liquidación
Cuando ejecuta pagos manuales, Workday actualiza la contabilidad y el libro mayor, aunque el pago se procese externamente. Asegúrese de proporcionar información precisa sobre la cuenta bancaria.
Procesamiento a cierre de ejercicio
Puede ejecutar pagos manuales para corregir los salarios e impuestos de los trabajadores de un periodo anterior. Cuando estos pagos tengan efecto en los formularios de cierre de ejercicio, finalice todos los pagos manuales antes de finalizar los datos de cierre de ejercicio de sus trabajadores.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.