Consideraciones de definición: historial de nómina
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del historial de nómina. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
El historial de nómina es un registro de los pagos realizados a sus empleados antes de que empezara a utilizar Workday Payroll. Cargue estos datos en Workday para establecer los saldos iniciales de los empleados.
Beneficios para la empresa
El historial de nómina aumenta la precisión de los cálculos de nómina al permitirle incluir detalles de pago anteriores de sus empleados. Puede usar el historial de nómina para incorporar datos de orígenes externos, lo que proporciona más flexibilidad en los cálculos de nómina.
Ejemplos de uso
Para garantizar cálculos de nómina precisos, puede cargar datos históricos de nómina de sistemas externos o heredados. Ejemplo: comienza a utilizar Workday Payroll a mitad del ejercicio contable, por lo que es obligatorio el historial de nómina para conciliar el ejercicio fiscal actual.
Cargar los datos le permite incluir el historial de nómina en los cálculos acumulados anual. En el caso de Canadá, Estados Unidos y Reino Unido, Workday también le permite incluir cálculos trimestrales hasta la fecha.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuántas veces desea cargar el historial de nómina? | Workday recomienda cargar el historial al menos dos veces. Por ejemplo, en un área de prueba y luego en su área activa en Workday.
Asegúrese de que puede repetir la carga con los mismos parámetros y datos cada vez para evitar introducir errores. Cargue el historial en el último periodo de pago en su sistema de nómina heredado. |
Comenzaré a utilizar la nómina desde el comienzo de un nuevo ejercicio fiscal, ¿tengo que cargar algún historial? | Sí, si tiene ítems relacionados con el pago que no se incluyen en un solo ejercicio fiscal.
A continuación se muestran algunos ejemplos:
|
¿Tiene empleados con varios registros históricos en la misma empresa? | Workday recomienda sumar los datos de un empleado, a partir de su último periodo de empleo, para que se carguen correctamente. En lugar de totales para cada ejecución de nómina, proporcione valores sumados.
Solo en el caso de la nómina del Reino Unido, cuando un empleado tiene varios periodos de empleo, debe cargar el historial resumido de cada periodo de empleo. Ejemplo. Para un empleado contratado, dado de baja y recontratado, cargue dos periodos de historial. Cada periodo de empleo tiene su propio ID de nómina relacionado y su propio importe de nómina en lo que va de año. |
¿Para qué periodos de pago necesita cargar el historial? | Workday no le impide cargar varios periodos. Sin embargo, para evitar posibles interrupciones o sustituciones en los datos, es una buena práctica cargar y calcular el historial en orden de secuencia de periodos.
Solo para la nómina de EE. UU., Workday recomienda cargar el historial de nómina solo para el ejercicio fiscal actual. Para los trimestres finalizados, cargue el historial por trimestre. Cuando tenga trimestres parciales, cargue el historial por periodo de pago. En el caso de Payroll para Canadá, Francia y Reino Unido, debido al tiempo y esfuerzo que implica extraer, cargar y conciliar el historial de nómina, Workday recomienda cargar un registro de historial por periodo de empleo. Cada registro incluye valores de acumulado anual que cubren los periodos impositivos de ese periodo de empleo, en lugar de cargar registros de historial para cada periodo de pago del ejercicio fiscal. |
En Payroll for Australia, ¿procesa cálculos de nómina que requieren el historial de pago de un trabajador para calcularlos con precisión? | Cargar importes de acumulado anual de trabajadores para:
Si no va a cargar el historial de pago de acumulado anual completo, contemple la posibilidad de utilizar las percepciones de nota para cargar los importes acumulados con respecto a, para evitar el impacto en los informes de STP. |
En el caso de Payroll for Australia, ¿cómo se asegurará de que las cifras del acumulado anual transferido no den como resultado informes STP duplicados? | Debido al tiempo y esfuerzo que implica extraer, cargar y conciliar el historial de nómina y la asignación de los ítems de nómina heredados con la categoría en Workday, Workday recomienda cargar solo los ítems relacionados con el pago no notificables necesarios para respaldar los cálculos que se basan en el historial de nómina. .
Si decide cargar el historial de los ítems notificables de STP:
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Recomendaciones
Para mejorar el rendimiento y reducir la cantidad de comprobaciones que hay que realizar después de cargar los datos, Workday recomienda cargar únicamente los datos históricos necesarios para los cálculos y los informes de nómina actuales.
Para garantizar que todos los datos históricos que afecten al pago actual estén disponibles, Workday recomienda cargar los pagos de nómina históricos antes de ejecutar el primer cálculo de pago. Ejemplo: reembolsos de préstamos a empleados para préstamos que todavía tienen saldos pendientes.
Al cargar el historial como resultado de una adquisición:
- En Payroll para Australia, Canadá, Francia y EE. UU., cree un grupo de pago independiente para los empleados a los que paga la organización adquirida. Este grupo de pago le permite mantener a los empleados separados para la auditoría hasta que haya comprobado que todos sus datos de historial se han cargado correctamente en Workday. Después de cargar su historial de nómina, muévalos al grupo de pago al que pertenecerán en la nueva organización.
- Solo en el caso de la nómina para el Reino Unido, al cargar el historial como resultado de una adquisición, utilice la vista previa de su entorno de pruebas para probar y conciliar el historial de nómina. Después de confirmar que todos los datos se han cargado correctamente, replique las acciones en su entorno de cliente de producción de Workday.
Para evitar errores u omisiones en los informes de conciliación de grupos de pago, cargue el historial de nómina antes de registrar que los empleados son dados de baja o de ausencia.
Después de cargar los datos de historial, audite los registros de los empleados para asegurarse de que su fecha final de periodo sea posterior a la fecha de contratación de empleado.
Después de la carga, audite a los empleados para asegurarse de que estén en el entorno de cliente. Ejemplo: compare nombres/ID con su ID de empleado mediante un informe del entorno de cliente.
Requisitos
Antes de ejecutar su primer cálculo de pago en Workday:
- Solo en el caso de la nómina de EE. UU., si va a comenzar a mediados de trimestre o de año, cargue los pagos históricos de su sistema de nómina externo o heredado.
- En el caso de la nómina de Canadá, Francia y Reino Unido, si va a empezar a mediados de año, cargue los pagos históricos de su sistema de nómina externo o heredado.
Para cada ID de nómina externo o heredado que cargue, debe asignar un ID de Workday, como un ID de empleado, para poder ejecutar un pago de historial para el empleado.
Limitaciones
Puede añadir o corregir el historial de nómina en cualquier momento. Sin embargo, añadir o cambiar los resultados históricos de un empleado puede afectar a los cálculos y resultados que utilizan sus saldos históricos.
Para Payroll for Australia, cambiar los resultados históricos de un empleado puede provocar informes STP incorrectos.
Después de finalizar el historial de nómina, puede cambiar el historial finalizado manualmente empleado por empleado. Si necesita corregir los detalles de varios empleados después de cargar el historial, puede cargar un archivo de historial de correcciones. El archivo de corrección contiene las diferencias entre el archivo de historial de nómina original y finalizado y los valores correctos que deberían mantenerse en Workday.
Antes de modificar el historial de nómina de un empleado mediante la ejecución
de pago de historial para trabajador
:
- Para Payroll for Australia, asigne un grupo de pago AUS antes de cargar un ID de nómina y ejecutar el pago de historial.
- Para Payroll for the UK, asigne un grupo de pago de Reino Unido antes de cargar un ID de nómina y ejecutar el pago de historial.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions en el área funcional Core Payroll. | Le permite registrar o corregir el historial de nómina de un empleado. |
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History en el área funcional Core Payroll. | Le permite cargar de forma masiva el historial de nómina de los empleados. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK en el área funcional UK Payroll. | Solo para nómina del Reino Unido, le permite cargar el historial de:
|
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Ejecute el
informe de proceso de cálculo de pago
para procesar los pagos del historial. Puede usar las facetas de búsqueda para filtrar y aplicar estas acciones masivas para los resultados de pago de historial seleccionados en el informe:
- Cancelar
- Finalizado
- Volver a calcular
Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para cargar y recuperar de forma masiva el historial de pago de los empleados:
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Solo para Payroll para el Reino Unido, también puede utilizar los siguientes servicios web:
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Conexiones y puntos de contacto
Payroll se conecta a otras áreas de Workday. En función de las partes de Workday que utilice, compruebe o defina los detalles en distintas áreas al cargar el historial de nómina.
Punto de contacto | Consideración |
|---|---|
Absence | Revisar:
|
Planes de beneficios | Para permitir que Workday procese las contribuciones y los pagos a través de la nómina, asigne los planes de beneficios existentes a las percepciones y deducciones de nómina.
Compruebe las reglas de inscripción que controlan las fechas inicial y final de deducción para que se sincronicen con la nómina. |
compensación | Revise su lista de elementos de compensación para asegurarse de que estén asignados a las percepciones.
Asegúrese de que existan elementos y planes de compensación para todas las percepciones que nómina espera que se gestionen a través de la compensación en lugar de la entrada de nómina. |
Gestión del capital humano | Revise los procesos de gestión de HCM para determinar si los pasos de nómina deben ser:
|
Seguimiento de tiempo | Asocie etiquetas de cálculo de horas con percepciones o deducciones para utilizar los bloques de horas aprobados como entradas al pagar a los empleados. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.