Consideraciones de definición: proceso de nómina a cierre de ejercicio (Reino Unido)
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del proceso de nómina de cierre de ejercicio del Reino Unido. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
El proceso de cierre de ejercicio del Reino Unido es una serie de tareas, informes e integraciones de Workday que le ayudan a finalizar el ejercicio fiscal actual y prepararse para el siguiente.
Workday admite el formulario de impuestos de cierre de ejercicio P60 y los siguientes procesos:
- Actualización de ejercicio anterior para los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020.
- Envío de pago completo (FPS) con información en tiempo real
- Resumen de pagos de empleador (EPS) de RTI
- Incremento de código de impuesto al inicio de un nuevo ejercicio fiscal.
Beneficios para la empresa
Workday facilita la gestión de los requisitos de nómina a cierre de ejercicio:
- Mantener los datos de nómina en una sola ubicación para validar los pagos a HMRC.
- Permitiéndole proporcionar a los trabajadores versiones electrónicas e impresas de los formularios fiscales de cierre de ejercicio. Los trabajadores pueden acceder a formularios electrónicos en equipos de escritorio y dispositivos móviles mediante el autoservicio para empleados (ESS).
Ejemplos de uso
El proceso de nómina a cierre de ejercicio le permite:
- Permitir que los trabajadores acepten o descarten una copia en papel de sus formularios fiscales de cierre de ejercicio.
- Permita que los trabajadores consulten e impriman sus formularios fiscales electrónicos de cierre de ejercicio en ESS.
- Generar datos P60 para trabajadores elegibles.
- Revise las actualizaciones de formulario de cierre de ejercicio.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo desea generar formularios de cierre de ejercicio P60? | Puede imprimir formularios P60 o activar formularios en línea para ESS. Debe definir las opciones de impresión para que su empresa imprima los P60 en papel. |
¿Ha cambiado algún grupo de componentes de pago después de finalizar la nómina y luego necesita ajustar un saldo? | Puede crear pagos manuales si necesita ajustar los saldos. Ejemplo: para actualizar los saldos acumulados de año para los P60 de un trabajador, procese un pago adicional bajo demanda. |
Recomendaciones
Para prepararse para el proceso de cierre de ejercicio, Workday le recomienda lo siguiente:
- Asegúrese de que su cuenta PAYE de HMRC coincida con sus resultados PAYE en Workday e investigue y corrija las diferencias.
- Cree versiones de prueba de sus formularios PDF y de cierre de ejercicio de integración y, si es necesario, modifíquelos para el nuevo ejercicio.
- Verifique que todos los componentes de pago tengan grupos de componentes de pago configurados correctamente. Los grupos de componentes de pago controlan cómo Workday notifica algunos importes en los recibos de nómina. Los grupos de componentes de pago también pueden controlar los salarios gravables en los formularios P60.
Cuando finaliza la nómina del último periodo de un ejercicio fiscal, Workday recomienda procesar los ítems en este orden:
- Consulte y corrija las excepciones de RTI FPS.
- Enviar datos de FPS a HMRC.
- Enviar datos de EPS a HMRC.
- Si es necesario, ejecute una Actualización de ejercicio anterior.
- Cree y distribuya los formularios P60 de los trabajadores.
Al comienzo de un nuevo ejercicio fiscal, Workday recomienda procesar los ítems en este orden:
- Revise los cambios de HMRC en los procesos o formularios de cierre de ejercicio.
- Procese las notificaciones de HMRC.
- Ejecute un incremento y una reducción del código de impuesto.
- Defina el calendario de periodos para la nómina y las ausencias.
- Actualice los calendarios de festivos.
- Aplicar los cambios contractuales o preceptivos por ley para el nuevo ejercicio fiscal. Ejemplo: cambios de presupuesto. Workday proporciona esta información en el tablero de control Actualizaciones de cumplimiento de nómina.
Requisitos
Al comienzo del ejercicio fiscal:
- Defina calendarios de periodos y calendarios de festivos para admitir todo el año.
- Valide las fechas de pago del año con respecto a los fines de semana y festivos. Ejemplo: reprogramación de festivo para celebrar una ocasión histórica específica.
- Verifique que los nuevos periodos de libro mayor tengan el estadoAbierto.
- En el caso de los trabajadores que han tenido comprobantes de cuidado de hijos desde abril de 2011, evalúe manualmente su tramo impositivo y ajuste sus registros para que coincidan.
- Regístrese en HMRC antes de que introduzca cambios de beneficios en especie el 6 de abril. Workday recomienda notificar a los trabajadores los cambios en las prestaciones en especie de manera oportuna.
Cerca del final del ejercicio fiscal:
- Finalice todas las nóminas del ejercicio fiscal, incluidos los ajustes manuales y fuera de ciclo.
- Verifique que el nombre, la dirección y las referencias fiscales de su empresa sean correctos.
- Para los formularios P60, asegúrese de que la asignación de elementos de datos siga las pautas de HMRC. Workday recomienda generar una versión de prueba para comprobar su formato.
- Identificar los ítems de datos utilizados para la brecha salarial de género y los informes de pensiones.
Limitaciones
Workday solo admite EYU para los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020.
Workday crea un P60 para todos los trabajadores activos a partir del 5 de abril de cada año y para los trabajadores que se marcharon entre el 1 y el 5 de abril. En el caso de los trabajadores que se marcharon antes del 1 de abril, debe generar un P45 en el que se detalle su información fiscal, junto con los detalles de cualquier préstamo de estudios o de posgrado.
Workday no admite:
- La declaración de la Encuesta anual de horas y percepciones (ASHE) de la Oficina Nacional de Estadísticas.
- Formulario P11D
- Acuerdo de liquidación PAYE (PSA)
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Security
Configure estos dominios en el área funcional UK Payroll.
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Proceso: notificaciones de HMRC - Reino Unido
Proceso: notificaciones de HMRC (ejecución) - Reino Unido | Le permite recuperar y aplicar cambios en los detalles de código de impuesto de los trabajadores de HMRC. |
Proceso: detalles de impuestos de nuevas contrataciones
| Le permite procesar los detalles fiscales y de P45 que proporcionan las nuevas contrataciones durante su proceso de incorporación. |
Proceso: P60 - Reino Unido
| Le permite configurar y gestionar la generación P60. |
Proceso: P60 (Informes) - Reino Unido
| Le permite:
|
Proceso: P60 (Ejecución) - Reino Unido
| Le permite identificar a los trabajadores que requieren un P60. |
Proceso: RTI - Reino Unido
| Le permite generar envíos de RTI para HMRC. |
Proceso: RTI (informes) - Reino Unido
| Le permite generar informes sobre envíos de RTI. |
Proceso: RTI (ejecución) - Reino Unido
| Le permite procesar datos de RTI. |
Proceso: incremento y compensación de código de impuesto - Reino Unido
Proceso: incremento y compensación de código de impuesto (ejecución) - Reino Unido | Le permite actualizar los detalles fiscales de los trabajadores con información de HMRC. |
Definición de nómina (vehículo de empresa) - Reino Unido
| Le permite registrar datos de vehículos de empresa. |
Definición de nómina (RTI) - Reino Unido
| Le permite generar sus datos RTI FPS para HMRC. |
Definición: Payroll UK
| Le permite definir y consultar datos específicos de nómina que no se basan en el grupo de pago o la empresa. Ejemplo: detalles de Referencia de empleador. |
Datos de trabajador: nómina (específico de empresa) - Reino Unido
| Le permite mantener datos no específicos de la empresa para los trabajadores. Ejemplo: detalles de impuestos individuales. |
Datos de trabajador: nómina (vehículo de empresa) - Reino Unido
| Le permite registrar los datos de los vehículos de empresa de los trabajadores. |
Procesos de gestión
Configure el proceso de gestión
Evento de mejora de código de impuesto
y la política de seguridad en el área funcional UK Payroll. Este proceso de gestión le permite actualizar los detalles fiscales de los trabajadores para el nuevo ejercicio fiscal con información de HMRC.Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
El tablero de control Actualizaciones de cumplimiento de nómina | Utilice el tablero de control para revisar las actualizaciones de cumplimiento distribuidas por Workday. |
Informe PCG para cálculos de nómina
| Utilice este informe en el grupo de perfil Payroll para verificar que los componentes de pago estén en los grupos de componentes de pago adecuados.
Utilice el analizador de entorno de cliente para comprobar que ha optimizado la información en su entorno de cliente. |
Los informes Consulta de datos avanzados de RTI FPS de Reino Unido y Consulta de datos de RTI FPS de Reino Unido . | Utilice estos informes para mostrar los valores de FPS generados para los resultados de nómina seleccionados y obtener una vista previa de los detalles de envío. |
Los informes Consulta de excepciones avanzadas de FPS de RTI de Reino Unido y Consulta de excepciones de FPS de RTI de Reino Unido . | Utilice estos informes para mostrar errores o avisos en los resultados de nómina del periodo de pago final.
El informe Consulta de excepciones de FPS de RTI de Reino Unido muestra un máximo de 1000 filas. |
Consulta de nuevas respuestas de lista de control de inicio
| Utilice este informe para consultar las respuestas de las nuevas contrataciones a la lista de control de nuevo empleado en la tarea Proporcionar detalles de impuestos de nueva contratación . |
Consulte el informe UK Apprenticeship Levy . | Utilice este informe, al conciliar sus pagos, para verificar los importes mensuales y anuales de la tasa de aprendizaje. |
Consulta de importes de FPS de Reino Unido notificados a HMRC
| Utilice este informe cuando concilie sus pagos con su cuenta PAYE. |
Consultar informe de brecha de género en bonus de Reino Unido
| Utilice este informe para proporcionar datos de pago de bonus para su informe anual de brecha salarial de género a HMRC. |
Consulta de informe Tarifa salarial por horas de brecha salarial de género en Reino Unido . | Utilice este informe para proporcionar datos salariales para su informe anual de brecha salarial de género a HMRC. |
Consulte el informe UK P60 . | Utilice este informe para revisar los P60 en cola para una empresa y grupos de trabajadores específicos. |
Informe Consulta de datos de RTI de RTI de Reino Unido . | Utilice este informe para verificar los datos calculados en su envío de EPS. |
Consulta de datos de vehículo de empresa de trabajador de RTI FPS de Reino Unido . | Cuando su empresa tenga un acuerdo con HMRC para incluir los vehículos de empresa como beneficios en la nómina, utilice este informe para verificar el vehículo de un trabajador y sus costos anuales. |
Informe Detalles de impuestos de trabajador en Reino Unido
| Utilice este informe para revisar el nuevo código de impuesto de un trabajador después de ejecutar una mejora de código de impuesto. |
Integraciones
Integraciones | Consideraciones |
|---|---|
Notificaciones de entrada de HMRC
| Envía solicitudes de servicio de aprovisionamiento de datos (DPS) para los siguientes tipos de notificación: P6, P6B, P9, SL1, SL2, PGL1 y PGL2. |
Información en tiempo real de HMRC
| Envía archivos FPS a HMRC RTI. |
Actualización de año anterior de información en tiempo real de HMRC
| Envía actualizaciones de RTI de ejercicio anterior. |
Resumen de pago de empleador de información en tiempo real de HMRC
| Envía archivos EPS a HMRC RTI. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday utiliza los datos de los trabajadores para generar datos y formularios P60. Ejemplo: proporcione la información obligatoria, como el domicilio, el código postal y el número de seguro nacional en Workday Human Capital Management. Workday determina el estado de trabajo del trabajador a partir de esta información.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.