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Última actualización: 2026-04-03
Pautas de proceso de gestión de evento de informe de gastos

Pautas de proceso de gestión de evento de informe de gastos

Información general

El proceso de gestión Evento de informe de gastos de Workday es un workflow configurable que rige la forma en que se envían, revisan, aprueban y procesan los informes de gastos. Es un componente fundamental de la suite Workday Financial Management, diseñado para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa , proporcionar una pista de auditoría clara y optimizar el proceso de reembolso de gastos.
Puede personalizar el proceso de gestión Evento de informe de gastos para:
  • Auditar los informes de gastos en busca de anomalías en los importes, codificación incorrecta de gastos y duplicación de gastos.
  • Enviar informes de gastos para su aprobación en función de su puntuación de riesgo . VerEnvío de informes de gastos en función del riesgo .
  • Obtener feedback al incluir cuestionarios en informes de gastos.
  • Comprobar presupuestos.
  • Confirmar la precisión de los impuestos en los informes de gastos.
  • Recuperar los datos de los informes de gastos para generar informes.
  • Devuelva líneas de gasto individuales para su corrección.
  • Realizar un seguimiento de los proyectos.
Estas son las secciones de este tema:
  • Subprocesos
  • Requisitos previos
  • Iniciadores de proceso
  • Limitaciones
  • Workflows y pautas de procesos de gestión comunes
  • Workflow Step Types
  • Integraciones y pasos de servicio
  • Routing Modifiers
  • Notificaciones
  • Problemas y soluciones

Subprocesos

El proceso de gestión Evento de informe de gastos puede constar de los siguientes subprocesos:
  • Inicio de evento interempresa de informe de gastos: puede utilizar este subproceso cuando la empresa de una línea de informe de gastos difiere de la empresa de cabecera. Envía las líneas de gasto interempresa para su aprobación a las partes interesadas correspondientes de la empresa asociada. Si los aprobadores interempresa deniegan las líneas, se deniega todo el informe de gastos .
  • Comprobación de presupuestos: puede utilizar este subproceso para asegurarse de que un gasto propuesto no supere los fondos preaprobados asignados a un departamento, proyecto o centro de costos específico.

Requisitos previos

Antes de que un informe de gastos se pueda procesar correctamente, deben existir varios elementos fundamentales:
  • Definición de empleado: los empleados deben estar registrados en Workday HCM y deben tener una elección de pago.
  • Definición de política de gastos: debe establecerse y comunicarse a todos los empleados una política de gastos clara y documentada que detalle los gastos permitidos, los límites y la documentación obligatorio .
  • Ítems de gasto: se deben crear y configurar ítems de gasto, y se debe finalizar la definición de los informes de gastos, incluidas las reglas de elección de pago para reembolsos.
  • Jerarquías de aprobación: debe configurarse el workflow de aprobación del informe de gastos.
  • Procesamiento interempresa: si procede, debe configurarse el procesamiento interempresa de los informes de gastos para permitir el cambio de empresa en una línea de gasto.
  • Seguridad: dominios en las áreas funcionales Expenses y System.
    • Para obtener una lista de los dominios del área funcional Expenses , consulteReferencia: dominios de seguridad para el proceso de gestión Evento de informe de gastos .
    • Configure los siguientes dominios en el área funcional System:
      • Business Process Administration:
         otorga acceso a las tareas obligatorio para crear y editar definiciones de proceso de gestión .
      • Manage: Business Process Definitions:
         otorga acceso para gestionar todos los aspectos de los procesos de gestión.
      • Management Dashboard: Expenses
         : protege el acceso al tablero de control de gestión de gastos, que proporciona una visión general de los datos y las tendencias de gastos de la organización.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
         : otorga acceso para configurar los parámetros de todo el entorno de cliente para todas las Workday Financials, incluidos los gastos.

Iniciadores de proceso

El proceso de gestión
Evento de informe de gastos
 se inicia cuando un usuario envía correctamente un informe de gastos para su aprobación. Los informes de gastos se pueden configurar para que los envíen distintos roles, como:
  • Empleados: los trabajadores pueden iniciar informes de gastos por sí mismos.
  • El especialista en entrada de datos de gastos puede crear informes de gastos para otros trabajadores.
  • Delegados: los trabajadores pueden delegar la creación de informes de gastos en otras personas, como un asistente administrativo.
  • Servicios web: los administradores pueden utilizar el servicio web
    Submit_Expense_Report
     para crear y enviar informes de gastos, como los gastos de sistemas externos. Esto también se puede utilizar para no trabajadores y aspirantes.

Limitaciones

Entre las limitaciones del proceso de gestión Evento de informe de gastos se incluyen las siguientes:
  • Asociación de líneas de asiento: Workday vincula los asientos a los informes de gastos en el nivel de cabecera, no en el nivel de línea, lo que impide el seguimiento directo de una línea de asiento específica hasta su línea de informe de gastos correspondiente en los informes estándar.
  • Restricciones de corrección: no puede utilizar la acción Corregir en un informe de gastos aprobado si el informe:
    • Se ha pagado y el cuadre contable mediante worktags está activado.
    • Está asociado a transacciones de facturación de proyecto que tienen el estado
      Listo para facturación
       .
    • Los detalles de impuesto de gastos se incluyen en una declaración de impuestos que no se ha cancelado.
  • Añadir funcionalidad de aprobador: la opción
    Añadir aprobador
     no está disponible en los pasos que utilizan la acción Devolver líneas de gasto.
  • Visibilidad de delegado: cuando un delegar actúa en representación de otro usuario (el que persona que delega), no puede ver la ficha
    Proceso de gestión
     en el informe de gastos para comprobar el estado de aprobación.
  • Estado de borrador mediante integración: al utilizar el servicio web
    Submit_Expense_Report
     , no hay ningún parámetro para guardar el informe de gastos en estado
    Borrador
     . Si los datos son válidos, el proceso de gestión se inicia automáticamente.

Workflows y pautas de procesos de gestión comunes

Un workflow típico de evento de informe de gastos suele seguir este patrón general:
  1. Creación/inicio: un empleado envía un informe de gastos.
  2. Revisión: puede preceder o seguir a los pasos de aprobación. El informe se envía a un equipo centralizado, como los partners de gastos o los auditores. El revisor puede realizar correcciones directamente en el informe antes de enviarlo. También pueden devolvérsela al empleado.
  3. Aprobación: puede preceder o seguir a los pasos de revisión. El informe se envía a uno o varios aprobadores. Ejemplo: gerente, aprobador de finanzas .
    Para consultar el diagrama de un workflow de proceso de gestión , haga clic en
    Consulta de diagrama
     en la página
    Consulta de definición de proceso de gestión
     cuando esté editando la definición de proceso de gestión.
Una vez finalizado el proceso de gestión y aprobado el informe de gastos , se puede procesar para el pago.
El workflow de aprobación de un informe de gastos puede rango sencillo o complejo, en función de las políticas, los límites de aprobación y los requisitos de auditoría de la organización.
Ruta 1: aprobación simple
Este es el workflow más sencillo , que suelen utilizar las organizaciones más pequeñas para gastos que se encuentran por debajo de un determinado umbral.
A: Inicio
>
 B: Aprobación
>
 C: Finalización
Ruta 2: aprobación automática
En el caso de los gastos que determine que no requieren revisión ni aprobación, estos pasos se pueden omitir. Ejemplo: un estipendio de bienestar mensual estándar.
R:Initiation
>
 B: Aprobación (por aprobada, condicional al ítem de gasto)
>
 C: Finalización .
Ruta 3: aprobación jerárquica y de auditoría
Este es un patrón muy común que incluye la aprobación del gerente seguida de una revisión secundaria del departamento de finanzas o auditoría, a menudo basada en criterios específicos.
A: Inicio
>
 B: Aprobación
>
 C: Acción (condicional en informe de gastos de auditoría)
>
 D: Finalización
Ruta 4: aprobación basada en proyectos complejos y de varios niveles
Este workflow es para gastos que necesitan la aprobación de varios roles, como un gerente de proyecto y un gerente de centro de costos . En función del importe total, es posible que también se obligatorio niveles de aprobación adicionales .
A: Inicio
>
 B: Aprobación (condicional por parte del gestor de proyectos)
>
 C: Aprobación (por parte del gerente)
>
 D: Aprobación (condicional por parte del director para importes elevados)
>
 E: Finalización

Tipos de paso de workflow

Estos son algunos tipos de pasos comunes que se encuentran en un proceso de gestión
Evento de informe de gastos
 , junto con sus características:
Inicio
  • Orden de pasos
     : siempre es el primer paso.
  • Grupo
     : realizado por empleado, trabajador contingente (solo gestiona sus datos) o especialista en introducción de datos de gastos.
  • Dominio de seguridad
     : acceda en una de las acciones de inicio de la política de seguridad del proceso de gestión de evento de informe de gastos:
    • Creación de informe de gastos
    • Creación de informe de gastos para aspirante
    • Envío de informe de gastos (servicio web)
    • Envío de informe de gastos para aspirante (servicio web)
    • Creación de informe de gastos para trabajador
    • Creación de informe de gastos para no trabajadores
    • Envío de informe de gastos para no trabajadores (servicio web)
Tipo de paso
Acción
  • Orden de pasos
     : normalmente después del primer paso.
  • Grupo
     : a menudo lo realiza el gerente, el socio de gastos, el gestor de proyectos o un rol definido de forma personalizada.
  • Dominio de seguridad
     : acceso en el paso de acción pertinente de la política de seguridad de proceso de gestión.
  • Especificar
     : seleccione la acción específica que se va a realizar. Entre las acciones comunes se incluyen las siguientes:
    • Aprobar informe de gastos: permite al rol asignado aprobar, denegar o devolver todo el informe de gastos.
    • Aprobar informe de gastos - Devolver líneas: permite al rol asignado aprobar o denegar todo el informe, o devolver líneas individuales para su corrección mientras aprueba el resto.
    • Inicio de evento interempresa de informe de gastos: activa el proceso de gestión de subgestión para las aprobaciones de gastos interempresa . El acceso para esta acción se define en la política de seguridad de proceso de gestión para Evento interempresa de informe de gastos.
    • Revisión de informe de gastos: permite al rol asignado editar, aprobar, denegar o devolver todo el informe de gastos.
    • Revisión de informe de gastos - Devolución de líneas: permite al rol asignado editar el informe de gastos, aprobar o denegar todo el informe o devolver líneas individuales para su corrección mientras aprueba el resto.
  • Pautas de tipo de paso
     :
    • Prácticas recomendadas:
      • Control detallado con devolución a nivel de línea: en el caso de los roles que búsqueda (noun), buscar (verb) con frecuencia errores menores en informes de gastos extensos, utilice la opción de pasos Aprobación de informe de gastos - Devolución de líneas o Revisión de informe de gastos - Devolución de líneas . Evita que todo el informe se retenga debido a una sola línea incorrecta y simplifica el proceso de reembolso para el empleado. Esto permite al aprobador devolver líneas individuales para su corrección mientras aprueba el otros planes del informe. Esta práctica evita que errores menores retrasen el reembolso de todo el informe de gastos.
      • Limitación de introducción de aprobador: cuando utiliza un paso de acción con la funcionalidad Devolución de líneas, el usuario que realiza ese paso no destreza utilizar la función Introducción de aprobador . Si las aprobaciones ad hoc son una parte fundamental de su proceso, contemple la posibilidad de utilizar un paso de aprobación estándar en su lugar.
      • Mantenimiento de supervisión financiera después de ediciones de informe: si se incluye un paso Revisión de informe de gastos en el que un revisor puede cambio (noun), cambiar (verb) importes, contemple la posibilidad de añadir un paso de Aprobación posterior para el gerente del empleado u otro aprobador adecuado inmediatamente después. Esto garantiza que alguien proporcione la aprobación final de los importes actualizados antes de que finalice el proceso.
      • Optimización del flujo de trabajo para informes corregidos con aprobación automática: para acelerar la aprobación final, evite que un informe se envíe al mismo gerente varias veces después de que el gerente apruebe un informe de gastos y devuelva una sola línea configurando la ruta avanzada en sus pasos de aprobación. para excluir a los aprobadores anteriores. Ejemplo: añada dos pasos de aprobación secuenciales. Primer paso para el gerente, en el paso Acción seleccione Aprobar informe de gastos - Devolver líneas. A continuación, en el segundo paso del gerente de centro de costos, añada un paso de aprobación estándar que tenga una regla de ruta avanzada configurada para excluir aprobadores anteriores.
      • Gestión de transacciones interempresa: en el paso Acción, añada el subproceso Inicio de evento interempresa de informe de gastos para aprobaciones cuando una línea de gasto incluya una empresa diferente a la de la cabecera del informe de gastos. Esto garantiza que un aprobador de la empresa asociada reciba una tarea de aprobación para revisar solo ese ítem de línea interempresa . Una vez aprobada la línea, el proceso de gestión principal continúa, lo que garantiza una contabilidad adecuada.
  • Pautas adicionales
     :
    • Prácticas recomendadas:
      • Pruebe las reglas de condición minuciosamente para asegurarse de que se evalúan correctamente.
      • Evite reglas demasiado complejas que sean difíciles de mantenimiento (noun), mantener (verb).
      • Utilice los pasos
        de acción
         cuando el usuario necesite tarea externa algo más que aprobar o denegar, como editar el informe de gastos o devolver líneas individuales.
      • Tenga en cuenta que la funcionalidad Añadir aprobador no está disponible en los pasos que utilizan las acciones
        Devolución de líneas
         .
    • Casos de uso:
      • Utilice un paso Revisión de informe de gastos para que un partner de gastos pueda corregir cualquier error antes de enviarlo para su aprobación final.
      • Enviar informes de gastos para su aprobación en función de su puntuación de riesgo . Ejemplo: añada una regla de condición en la que la puntuación de riesgo sea > 60 o la puntuación de riesgo sea <= 0.
      • Enviar a un aprobador específico solo si el total del informe de gastos supera un determinado umbral. Ejemplo: añada una regla de condición en la que Total de importe de informe de gastos > 500
      • Omita un paso de revisión si el informe de gastos solo contiene determinados tipos de gastos (por ejemplo, kilometraje).
      • Activar una revisión de impuestos solo si el informe de gastos contiene impuestos recuperables.
  • Para obtener más información, consulteConcepto: paso de acción .
Aprobación
  • Orden de pasos
     : puede haber varios pasos de aprobación en secuencia o en paralelo.
  • Grupo
     : lo desempeñan el gerente, el jefe de departamento, el gerente de proyectos, un rol personalizado para aprobadores de finanzas basado en el importe en dólares, o HR Partner, como para gastos de movilidad geográfica.
  • Pautas de tipo de paso
     :
    • Prácticas recomendadas:
      • Defina fechas de vencimiento en los pasos para definir las expectativas de las horas de aprobación.
      • Utilice el tipo de paso Aprobación cuando el usuario solo necesite aprobar, denegar o devolver todo el informe de gastos.
      • Si necesita la destreza de añadir aprobadores ad hoc, utilice el tipo de paso Aprobación.
    • Casos de uso:
      • El gerente revisa el informe de gastos de un empleado para comprobar que cumple con la política y el presupuesto de la empresa . El departamento de finanzas revisa el cumplimiento y los códigos de gasto adecuados.
      • Un proceso de aprobación de varios niveles para informes de gastos de gran valor.
  • Pautas adicionales
     :
    • Prácticas recomendadas:
      • Defina claramente las jerarquías y los umbrales de aprobación.
      • Utilice la opción
        Excluir aprobadores anteriores
         en la ruta avanzada para evitar que un usuario tenga que aprobar el mismo informe de gastos varias veces.
      • Utilice cadenas de aprobación para enviar una cadena jerárquica.
      • Enviar a un aprobador específico en función del centro de costos u otros worktags del informe de gastos.
    • Casos de uso: envío a aprobadores específicos en función del importe de gasto, el tipo de gasto o el código de proyecto . Omitir una aprobación si el importe está por debajo de un determinado umbral.
  • Para obtener más información, consulteConcepto: paso de aprobación .
Revisión
Este es un paso
de acción
 . Puede seleccionar una de las opciones de revisión en la columna
Especificar
 .
  • Orden
     : puede preceder o seguir los pasos de aprobación.
  • Grupo
     : realizado por un grupo de seguridad, como Expense Partner, Manager, Manager Cost Center Manager.
  • Dominio de seguridad
     : acceso en una de las acciones Revisión de la política de seguridad de proceso de gestión Evento de informe de gastos .
  • Especifique
     :
    • Revisión de informe de gastos : permite al usuario editar, aprobar, denegar o devolver todo el informe de gastos.
    • Revisión de informe de gastos - Devolución de líneas: ofrece todas las funcionalidades de las anteriores, pero también permite al usuario enviar
  • Pautas de tipo de paso
     :
    • Casos de uso:
      • El socio de gastos verifica que todos los recibos coincidan con los gastos notificados.
        Ejemplo: los partners de gastos revisan los informes de gastos antes del pago. Cotejan los recibos con los ítems de línea, se aseguran de que se utilicen los ítems de gasto y los worktags correctos y verifican el cumplimiento de las políticas. Si se encuentra un problema, pueden hacer una pequeña corrección o devolver el informe al empleado o al aprobador para que lo aclare.
  • Pautas adicionales
     :
    • Prácticas recomendadas:
      • Defina criterios de revisión claros. Proporcionar herramientas para comparar fácilmente los datos enviados con la política.
      • Utilice el paso
        Aprobación de informe de gastos - Devolución de líneas
         para que un gerente pueda aprobar la mayor parte de un informe de gastos y devolver una sola línea problemática para su corrección.
      • Utilice un paso
        Revisión de informe de gastos
         para que un partner de gastos pueda corregir cualquier error antes de enviarlo para su aprobación final.
    • Caso de uso: inicie una revisión detallada si hay categorías de gastos específicas, como las categorías de alto riesgo.
Finalización
Este paso significa que el workflow principal ha finalizado. Una vez ejecutado el paso de finalización, el informe de gastos se considera totalmente aprobado y los pasos posteriores se pueden ejecutar sin detener el proceso principal.
Revise los pasos e identifique cuál debe representar la acción final obligatorio para que el informe de gastos se considere aprobado. Este suele ser el último paso de aprobación de la secuencia. Localice la fila de este paso en la cuadrícula y, en el menú de acciones relacionadas de ese paso, seleccione
Proceso de gestión
 >
Definir como finalizado
 .
Un proceso de gestión solo puede tener un paso de finalización. Si ya hay otro paso marcado como paso de finalización, Workday lo desmarcará automáticamente y aplicará la designación al paso que acaba de seleccionar.

Integraciones y pasos de servicio

La integración implica la transferencia (noun), transferir (verb) fluida de datos entre el sistema de gestión de gastos y otros sistemas empresariales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los datos.
Consulte la ficha
Servicios permitidos
 para ver los servicios disponibles para la configuración, como la entrega de documentos, la distribución de itinerarios y la orquestación.
Los pasos de integración se pueden configurar como parte del proceso de informe de gastos . Seleccione el tipo de paso
Integración
 . Una vez guardada la definición de proceso de gestión, acceda al botón
Configurar paso de integración
 para configurar el sistema de integración adecuado (EIB, Core conector o integración de Workday Studio ).

Modificadores de ruta

El modificador de ruta de nivel de línea se puede configurar en los pasos de aprobación que están asignados al menos a un grupo de seguridad de intersección. La seguridad de intersección se diseñó originalmente para casos de uso de HCM y, por lo general, no se recomienda para casos de uso de finanzas. La ruta de nivel de línea está disponible en el evento de informe de gastos para admitir casos de uso en los que no hay otras opciones para satisfacer los requisitos de ruta y no debe considerarse como la opción preferida . Es preferible utilizar grupos de seguridad basados en rol.
La ruta de nivel de línea enviará el informe de gastos completo a los aprobadores identificados: no divide el informe de gastos en líneas independientes.
Para obtener más información, consulteMantenimiento de ruta de nivel de línea . Consulte también Centro de costos (kit de puntos de contacto) para obtener información más detallada sobre la ruta.

Notificaciones

Notificaciones de sistema
Las notificaciones del sistema son alertas por defecto que genera Workday para eventos de proceso de gestión . Puede consultar todas las notificaciones del sistema en la ficha
Notificaciones
 del proceso de gestión. Workday le permite desactivar una notificación específica , aunque a menudo es mejor gestionar las preferencias de notificación a nivel de usuario o utilizar notificaciones personalizadas para alertas más específicas. Consulte Configuración de notificaciones de sistema de proceso de gestión .
Los parámetros de notificación globales se gestionan en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
 .
Notificaciones personalizadas
Puede crear notificaciones personalizadas que pueden iniciar en cualquier paso del proceso de gestión para alerta a los usuarios sobre eventos, acciones obligatorio o cambios de estado. Para crear una notificación, vaya a la definición de proceso de gestión y, en el menú de acciones relacionadas, seleccione
Proceso de gestión
Introducción de notificación
 . Consulte Creación de notificaciones personalizadas .
  • Pautas y mejores prácticas:
    • Sea claro y práctico: la línea de asunto debe ser directa (por ejemplo: "Acción requerida: aprobación de informe de gastos"). El cuerpo debe indicar claramente lo que ha sucedido y lo que el destinatario debe tarea externa a continuación.
    • Diríjase al público destinatario adecuado: envíe notificaciones solo a los roles que necesiten la información. Notificar a los usuarios en exceso hace que ignoren todas las alertas.
    • Utilice campos dinámicos: incluya datos relevantes como el ID de informe de gastos, el total de importe y el trabajador para proporcionar contexto y que el usuario no tenga que hacer clic en la tarea para comprender la solicitud.
    • Evite la fatiga por notificaciones: no configure una notificación personalizada para cada paso. Centrarse en eventos clave que aún no están representados por las notificaciones del sistema. Por ejemplo, cuando se ha enviado una transacción en nombre de un trabajador.
  • Casos de uso:
    • Situación hipotética 1: el empleado debe recibir una notificación cuando otro trabajador, como un delegar o un especialista en entrada de datos de gastos, haya enviado un informe de gastos en su nombre. Ejemplo: añada una notificación personalizada para activador Al salir del paso de inicio, con una regla de condición que indique que el iniciador no es el trabajador. Especifique Empleado (solo gestiona sus datos) en el campo Grupos de la sección Destinatarios.
    • Situación hipotética 2: el empleado desea recibir una confirmación cuando su informe de gastos esté totalmente aprobado y esté pago pendiente. Ejemplo: añada una notificación personalizada y seleccione Activar en estado: finalizado. Especifique Empleado (solo gestiona sus datos) en el campo Grupos de la sección Destinatarios

Problemas y soluciones

Expediciones
Soluciones
No se está enviando la notificación.
1. Compruebe la definición de proceso de gestión: asegúrese de que la notificación esté configurada en el paso correcto y marcada como activa.
2. Verificación de ejecución de paso: compruebe el historial de proceso de gestión de la transacción. ¿Se ha omitido el paso la notificación debido a una regla de condición? Si el paso no se ejecuta, tampoco se ejecutará la notificación .
3. Comprobar condición de notificación: ¿la notificación en sí tiene una regla de condición que no se cumple?
4. Comprobar perfil de destinatario: si va a enviar un correo electrónico, confirme que el destinatario previsto tiene una dirección de correo electrónico de trabajo válida en su perfil de Workday .
La notificación se ha enviado a la persona equivocada.
1. Revisión de configuración de destinatario: en la definición de proceso de gestión, marque el campo
Destinatario
 de la notificación. ¿Está configurado para el grupo de seguridad correcto (por ejemplo, gerente, iniciador, gerente de centro de costos)?
2. Comprobación de asignaciones de rol: compruebe la asignación de rol de la persona que ha recibido la notificación por error. Es posible que se hayan incluido involuntariamente en el grupo de seguridad de destinatarios . Por ejemplo, ¿el antiguo gerente de un trabajador sigue asignado como su gerente por algún motivo?
Falta información en la notificación o contiene campos en blanco .
1. Comprobar campos dinámicos: edite el texto de la notificación y asegúrese de que está utilizando los campos correctos proporcionados por el sistema para los datos que desea mostrar.
2. Verificación de sincronización de datos: los datos deben existir en el objeto de gestión en el momento en que se activa la notificación . Por ejemplo, no puede incluir [Nombre del aprobador] en una notificación que se activa antes de que se haya completado el paso de aprobación, ya que el valor estaría en blanco.
3. Seguridad de destinatario: los campos se mostrarán como [no disponible] si la notificación se envía a una dirección de correo electrónico estática o a un destinatario que no tiene acceso de seguridad para consultar los datos. Al crear la notificación, elija los campos que aparecen en la lista lista desplegable Campos públicos para evitar este problema. También puede asegurarse de que las notificaciones se envíen a los grupos de seguridad con acceso a los campos.
¿Cómo se corrige un informe de gastos que ya está aprobado y pagado?
Debe corregir el proceso de gestión desde la instancia de proceso de gestión , no desde la instancia de informe de gastos .
Para ello:
  1. Navegue hasta el informe de gastos en cuestión y haga clic en él.
  2. Haga clic en la ficha
    Proceso de gestión
     .
  3. En la columna
    Proceso
     , en la acción relacionada del Evento de informe de gastos, seleccione
    Proceso de gestión > Corrección
     .
Asegúrese de tener el acceso de seguridad obligatorio para ejecutar esta tarea. Navegue hasta Evento de informe de gastos (definición por defecto) y, desde las acciones relacionadas del evento, seleccione
Política de proceso de gestión > Consultar
 y confirme que pertenece a los grupos de seguridad que pueden realizar la acción Corregir en la sección
Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
 .
¿Por qué la ficha
Proceso de gestión
 de un evento de informe de gastos ya no está visible para un delegar después de que se haya aprobado el informe de gastos , aunque estaba visible durante el envío inicial?
Este es el comportamiento esperado según la funcionalidad actual.
El delegar solo verá la ficha
Proceso de gestión
 en estas dos condiciones:
  • Cuando el informe de gastos está parcialmente aprobado y el informe de gastos tiene el estado
    En curso
     .
  • Hasta que el informe de gastos devuelto se vuelva a enviar y se apruebe.
El proceso de gestión está atascado con un empleado dado de baja.
Causa:
 se ha dado de baja al empleado después de que se devolviera el informe de gastos para su corrección y la tarea sigue en su bandeja de entrada.
Resolución
 :
Un administrador con los permisos adecuados debe utilizar la función
de reasignación de tareas
 para reasignar el evento de informe de gastos de la bandeja de entrada del empleado dado de baja a un usuario adecuado, como un especialista en entrada de datos de gastos, que puede corregirlo y volver a enviarlo o cancelarlo.
¿Por qué la ficha
Proceso de gestión
 de un evento de informe de gastos ya no está visible para un delegar después de que se haya aprobado el informe de gastos , aunque estaba visible durante el envío inicial?
Este es el comportamiento esperado según la funcionalidad actual.
El delegar solo verá la ficha Proceso de gestión en estas dos condiciones:
  • Cuando el informe de gastos está parcialmente aprobado y el informe de gastos tiene el estado
    En curso
     .
  • Hasta que el informe de gastos devuelto se vuelva a enviar y se apruebe.
¿Por qué no puedo añadir un rol de gestor de categorías de gasto a la política de seguridad de proceso de gestión Evento de informe de gastos ?
El proceso de gestión Evento de informe de gastos no admite el tipo de grupo de seguridad Roles - Categoría de gasto para la ruta de pasos.
Este es el comportamiento esperado según la funcionalidad actual. No puede enviar una aprobación de informe de gastos directamente a un rol
de gerente de categoría de gasto
 . Considere configuraciones de ruta alternativas en función de los grupos de seguridad admitidos.
¿Por qué los worktags obligatorio tienen un valor incorrecto por defecto? ¿El valor por defecto no es el configurado en Mantenimiento de uso de worktag relacionado?
En el producto Workday Expenses, al añadir una nueva línea de informe de gastos , los worktags se copian automáticamente de la última línea de informe de gastos o del desglose actualizado. Este es el comportamiento esperado en función de la funcionalidad de worktag persistente de Workday.
¿Por qué se eliminan los worktags de la línea de informe de gastos cuando está desglosada?
Cuando se desglosa una línea de informe de gastos , los worktags se mueven del nivel de línea al nivel de desglose. Para consultar los worktags, vaya a
Desglose > Edición o Consulta de detalles
 .
¿Por qué las líneas desglosadas individuales activan un paso de aprobación inesperado?
Los worktags que deben evaluarse existen en el desglose, pero un campo calculado utilizado en una condición de entrada se basa en el objeto de gestión Línea de informe de gastos en lugar de Líneas de informe de gastos y desgloses.
Actualice el campo calculado para utilizar las líneas de informe de gastos y el objeto de gestión de desgloses . Esto garantiza que la condición evalúe correctamente los datos del nivel de desglose.
En la tabla anterior se enumeran los problemas comunes junto con sus causas y soluciones correspondientes. Para los problemas que no aparecen aquí, le recomendamos que busque artículos de conocimientos en Community.
Para obtener los mejores resultados:
  1. Busque el nombre exacto del proceso utilizando comillas dobles (por ejemplo, "Proceso de gestión de evento de informe de gastos").
  2. Restrinja los resultados iniciales seleccionando los siguientes filtros de búsqueda:
    • Grupo de contenido: artículos
    • Tipo de contenido: artículo de conocimientos
    • Utilice el filtro Ordenar por para ver los resultados por
      Relevancia
       o
      Más reciente
       .