Concepto: pautas de proceso de gestión de incorporación

Administrator Guide

Información general

El proceso de gestión Workday Onboarding
es un marco configurable que le permite crear un itinerario personalizado para las nuevas contrataciones, los trabajadores contingentes y los trabajadores con movilidad reducida internos, que a menudo comienza incluso antes de su primer día (pre-incorporación).

Estas son las secciones de este tema:

Subprocesos

Requisitos previos

Iniciadores de proceso

Problemas y soluciones

Subprocesos

Puede configurar el proceso de gestión Incorporación
para incluir una variedad de pasos y otros procesos de gestión para satisfacer las necesidades de su organización. Estos se pueden organizar secuencialmente o en paralelo. Pasos comunes:

Tareas: es un paso consolidado que permite a los trabajadores actualizar su propia información. Esto puede incluir Cambio de contacto
, Cambio de información personal
, Cambio de nombre
y Cambio de nombre preferido
.

Tarea externa: es un paso flexible para asignar tareas generales y recordatorios al trabajador o a otros participantes en el proceso.

Revisar documentos: le permite añadir documentos para su revisión, acuse de recibo o firma electrónica.

Cambio de elecciones de beneficios: permite al empleado realizar sus selecciones iniciales de beneficios.

Cumplimentación del Formulario I-9: gestiona el proceso de verificación de elegibilidad para empleo en EE. UU. Esto suele ir precedido por el paso Gestión de asignación de Formulario I-9
.

Editar licencias: permite a los trabajadores añadir o actualizar sus licencias y certificaciones profesionales.

Editar IDs: permite a los trabajadores introducir información de ID nacional y gubernamental.

Requisitos previos

Primero debe configurar su entorno para finalizar correctamente el proceso de gestión Incorporación. Consulte la sección

Contexto

en Pasos: definición de seguridad para incorporación y la sección

Requisitos previos

en Pasos: definición del proceso de gestión de incorporación.

Para las tareas iniciadas en el proceso de incorporación, los trabajadores requieren permisos de seguridad específicos. El acceso para finalizar estas tareas se otorga a través de roles de autoservicio, como los grupos de seguridad Empleado (solo gestiona sus datos)
o Trabajador contingente (solo gestiona sus datos)
. Es fundamental evaluar los permisos de seguridad asignados a estos grupos de seguridad de autoservicio para garantizar que tengan la autorización adecuada para completar las tareas obligatorias.

Iniciadores de proceso

Puede iniciar el proceso de gestión Incorporación
de un trabajador mediante varias acciones. Consulte Pasos: definición del proceso de gestión de incorporación.

Limitaciones

Aunque el proceso de gestión Incorporación
es sólido, hay algunas limitaciones que se deben tener en cuenta:

Proceso de incorporación único: un trabajador solo puede tener un proceso de incorporación activo
en curso a la vez. Cuando se inicia un nuevo evento de incorporación para un trabajador que ya está en un proceso activo, el nuevo evento de proceso de gestión no se inicia.

Cumplimiento legal: Workday proporciona las herramientas para asignar tareas a los aspirantes antes de su fecha de inicio, pero no proporciona asesoramiento legal. Su organización es responsable de garantizar el cumplimiento de las leyes laborales relativas a la compensación de las actividades de los aspirantes.

Formulario I-9 con asignaciones internacionales: el paso Cumplimentación de Formulario I-9
no se inicia cuando el proceso de Incorporación
se inicia como parte del proceso de gestión Inicio de asignación internacional
.

Workflows comunes

Ruta 1: incorporación externa estándar de nuevas contrataciones

Este workflow se inicia desde el proceso de gestión Contratación y está diseñado para nuevos empleados externos. Es la más completa de las tres rutas.

A: Initiation > B: Tasks by Employee as Self > C: Action by Employee As Self > D: Review Documents by Employee as Self > E: Action by Employee as Self  > F: To Do by Employee as Self

Ruta 2: incorporación de transferencia interna (versión reducida)

Este workflow reducido se inicia desde el proceso de gestión Cambio de puesto
para los empleados existentes. Omite los pasos que normalmente solo son obligatorios para una contratación inicial.

A: Initiation > B: Tasks by Employee as Self > C: Review Documents by Employee as Self > D: To Do by Employee as Self

Ruta 3: incorporación de trabajador contingente (contratista)

Este flujo de trabajo describe los pasos clave para incorporar a un nuevo trabajador contingente, desde la entrada de datos inicial y la revisión de documentos hasta los procesos internos para otorgar acceso al sistema y aprovisionar equipos.

A: Initiation > B: Tasks by Contingent Worker as Self > C: Review Documents by Contingent Worker as Self > D: To Do by Hiring Manager > E: To Do by IT Administrator

Pasos de workflow

Estos son los tipos de pasos comunes para el flujo de trabajo del proceso de gestión Incorporación
:

Inicio: Orden de pasos
: este es siempre el primer paso del proceso de gestión, designado con la letra a.
Grupo
: realizado por una acción de sistema activada por la finalización de un paso en un proceso de gestión principal (por ejemplo, Contratación
). La seguridad del usuario que inicia el proceso principal determina quién puede iniciar la incorporación
. Los roles comunes incluyen:
HR Administrator
Manager
Especialista en incorporación
Especifique
: este campo no es aplicable al tipo de paso Inicio
.
Pautas de tipo de paso
:
Recomendación: para que la experiencia de contratación sea fluida, el proceso de gestión Incorporación
debe configurarse como un subproceso dentro del proceso de gestión Contratación. Una práctica habitual es colocar el paso de acción Incorporación
después
del paso Creación de cuenta de Workday
en el proceso Contratación
. Esto garantiza que la nueva contratación tenga acceso al sistema para completar sus tareas de incorporación.
Caso de uso: el caso de uso principal del paso Inicio
es activar la secuencia de eventos que conforman el itinerario de incorporación. Esto incluye generar tareas, enviar notificaciones y enviar documentos al nuevo trabajador y a otros roles relevantes. Actúa como contenedor de todos los pasos posteriores, como Tarea externa
, Revisión de documentos
y otras tareas.
Ejemplo: un administrador de recursos humanos
finaliza el último paso del proceso de gestión Contratación
de un nuevo empleado. Una vez finalizado, el sistema inicia automáticamente el proceso de gestión Incorporación
. A continuación, la nueva contratación recibe una notificación para conectarse a Workday y comenzar a completar sus tareas de incorporación, como actualizar la información personal y revisar las políticas de la empresa.
.
Pautas de regla de condición
:
Recomendación: configure reglas en el proceso de gestión principal para activar workflows de incorporación
especializados. Por ejemplo, puede tener un proceso de incorporación
para empleados corporativos y otro independiente para empleados de planta de fabricación, cada uno con distintos pasos y documentos.
Caso de uso: aunque no coloque una regla de condición en el propio paso Inicio
(ya que esto evitaría que el proceso se inicie), puede utilizar la ruta basada en reglas en el proceso de gestión principal (por ejemplo, Contratación
) para determinar si: y qué definición de proceso de gestión Incorporación
iniciar. Esto permite distintas experiencias de incorporación en función de criterios como el perfil de puesto, la ubicación o el tipo de trabajador.
Ejemplo: una regla de condición en el proceso de gestión Contratación
podría comprobar el país de la nueva contratación. Si el país es Estados Unidos, se inicia el proceso de incorporación de Estados Unidos
, que incluye los pasos del Formulario I-9
. Si el país es Canadá, se inicia el proceso de incorporación canadiense
con documentos y tareas específicos del país.

Tareas: Este es un paso de acción
. El tipo de paso específico es Tareas
.
Orden de pasos
: el orden se define en la definición del proceso de gestión Incorporación
. Puede asignar una letra o un número para secuenciar el paso.
Recomendación: para que aparezcan varias tareas en la bandeja de entrada del trabajador simultáneamente, puede configurarlas como pasos paralelos asignándoles el mismo identificador de orden (por ejemplo, haciendo que todas sean paso b). Sin embargo, asegúrese de que el paso que contiene estas tareas se produzca después del paso Creación de cuenta de Workday
en el proceso de gestión principal (por ejemplo, Contratación
) para evitar que la tarea quede sin asignar.
Grupo
:
El grupo de seguridad Empleado
(solo gestiona sus datos) realiza las tareas realizadas por empleado (solo
gestiona sus datos).
Tareas realizadas por Trabajador contingente (solo gestiona sus datos)
la realiza el grupo de seguridad Trabajador contingente (solo gestiona sus datos)
.
Recomendación: para permitir que los trabajadores finalicen las tareas de incorporación antes de su fecha inicial oficial y evitar que se desasignen tareas si se mueve una fecha inicial, es recomendable asignar el paso a los grupos de seguridad de aspirantes y trabajadores activos:
Para empleados: Empleado (solo gestiona sus datos)
y Preempleado (solo gestiona sus datos)
Para trabajadores contingentes: Trabajador contingente (solo gestiona sus datos)
y Trabajador precontingente (solo gestiona sus datos)
Dominios de seguridad
: los dominios de seguridad a los que el grupo de seguridad basado en rol debería tener acceso:
Self-Service: Personal Data
Self-Service: Person
Self-Service: Verify National ID
Self-Service: Home Contact Information
Self-Service: Work Contact Information
Self-Service: Emergency Contacts
Self-Service: Payment Election
Self-Service: Payroll - USA
Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
Self-Service: Benefits
Self-Service: Dependents
Especificar
: la configuración de un paso Tareas
no utiliza un campo de opción Especificar
. En su lugar, especifique las tareas incluidas seleccionándolas de una lista de procesos de gestión de autoservicio disponibles. Puede elegir agrupar varias acciones en un paso de Tareas
o separarlas.
Pautas de tipo de paso
:
Prácticas recomendadas:
Para simplificar la experiencia del usuario, puede agrupar elementos relacionados en un solo paso de Tareas
con una etiqueta clara, como Finalización de documentación de nueva contratación
.
Si necesita asegurarse de que determinadas tareas se finalicen antes que otras, puede colocarlas en pasos secuenciales independientes. Por ejemplo, puede hacer que la confirmación de información personal
(paso b) sea un requisito previo para la gestión de elecciones de pago
(paso c).
Para las tareas que solo deberían estar disponibles en la fecha de contratación del trabajador o después (como las elecciones de beneficios), utilice un retraso de paso
en ese paso específico dentro de la configuración del proceso de gestión. Esto evita que la tarea aparezca prematuramente en la bandeja de entrada.
Casos de uso: entre las tareas comunes incluidas en este paso se incluyen las siguientes:
Introducir información personal
Introducir información de contacto
Edición de IDs gubernamentales
Gestión de elecciones de pago (ingreso en cuenta)
Cumplimentación de formularios de retención de impuestos federales y estatales
Introducción de contactos de emergencia
Cambio de elecciones de beneficios
Ejemplo: en el workflow Incorporación de nueva contratación externa estándar
, puede configurar un paso de Tareas
denominado Tareas de incorporación inicial
asignado a Pre-empleado (solo gestiona sus datos)
y Empleado (solo gestiona sus datos)
. Este paso único podría incluir:
Introducir información personal
Introducir información de contacto
Introducción de contactos de emergencia
Pautas de regla de condición
: puede aplicar reglas de condición para controlar si el paso se inicia o se omite.
Caso de uso: se puede configurar una regla de condición para omitir automáticamente los pasos de aprobación de las actualizaciones de información personal y de contacto si el trabajador accede a la tarea pero no realiza ningún cambio antes de enviarla. Esto evita el envío innecesario a los aprobadores.

Acción: Orden de pasos
: se puede colocar en cualquier lugar después del paso Inicio
(paso a). Puede utilizar letras (b, c, d) para definir la secuencia. Los pasos con la misma letra se ejecutan en paralelo.
Grupo
: la persona que lo realiza es muy flexible. Se puede asignar al administrador de incorporación
, al empleado (solo gestiona sus datos)
, al trabajador contingente (solo gestiona sus datos
), al gerente
, al HR Partner
, al Benefits Partner
o a cualquier otro grupo de seguridad con los permisos necesarios para el subproceso que se está iniciando.
Dominios de seguridad
: los dominios de seguridad a los que el grupo de seguridad basado en rol debería tener acceso:
Onboarding Administrator
: acceso a tareas para configurar reglas y plantillas de incorporación. El acceso a este dominio debe estar restringido: Set Up: Onboarding
.
Empleado (solo gestiona sus datos)
: acceso al aspecto de autoservicio del proceso Incorporación, incluidos los worklets del tablero de control: Self-Service: Onboarding
, Self-Service: Home Contact Information (y subdominios)
, Self-Service: Work Contact Information (y subdominios) )
, Self-Service: Emergency Contacts
, Self-Service: Benefits
, Self-Service: Payroll (My Withholding Elections)
.
Gerente
: consulte o modifique el acceso a Worker Data: Work Contact Information (y subdominios)
.
Administrador de recursos humanos: Set Up: Onboarding
(Acceso a tareas para configurar reglas y plantillas de incorporación. El acceso a este dominio debe estar restringido), Person Data: Home Contact Information (y subdominios), Worker Data: Work Contact Information (y subdominios), Person Data: Emergency Contacts.
HR Partner
: consulte o modifique Person Data: Home Contact Information (y subdominios)
, Worker Data: Benefits
, Worker Data: Work Contact Information (y subdominios)
.
Benefits Administrator/Partner
: consulta o modificación de Worker Data: Benefits, Person Data: Emergency Contacts
.
Especificar
: seleccione el proceso de gestión específico que se iniciará como subproceso. Ejemplos de incorporación:
Cambio de información personal
Cambio de información de contacto
Cambio de IDs gubernamentales
Cambio de contactos de emergencia
Cambio de elecciones de beneficios
Cumplimentación de Formulario I-9
Pautas de tipo de paso
:
Recomendación: agrupe tareas de recopilación de datos similares. Por ejemplo, en lugar de pasos independientes para la información personal, de contacto y de contacto de emergencia, puede utilizar el tipo de paso consolidado Tareas. Sin embargo, si necesita aprobaciones o rutas independientes para cada uno, es mejor mantenerlos como pasos de acción distintos.
Ejemplo: un paso de acción etiquetado como Finalización de perfil
podría iniciar el subproceso Cambio de información personal
, asignado al Empleado (solo gestiona sus datos)
.
Pautas de regla de condición
:
Prácticas recomendadas:
Cree y pruebe las reglas de una en una.
Utilice campos específicos para que sus reglas sean más precisas.
Aproveche el informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
para ver los campos disponibles para sus reglas.
Casos de uso:
Las reglas de condición son esenciales para crear experiencias de incorporación dinámicas y relevantes. Puede usarlos para incluir u omitir pasos en función de los datos del trabajador.
Omita la inscripción en beneficios de los trabajadores a tiempo parcial que no son elegibles para beneficios.
Incluya un documento de revisión de política específico de estado solo para los trabajadores de un estado en particular.
Activar un conjunto diferente de tareas para una transferencia interna frente a una nueva contratación.
Ejemplo: si desea ejecutar el paso Cumplimentación de formulario I-9
solo para las contrataciones con sede en EE. UU., puede crear una regla:
Tipo de regla:
Condición de entrada.
Condición:
el país
de la posición principal del trabajador es Estados Unidos de América
.

Tarea externa: Orden de pasos
: se puede colocar en cualquier lugar del flujo. A menudo se utiliza para recordatorios o tareas que no tienen un proceso de gestión dedicado.
Grupo
: realizado por cualquier grupo de seguridad. Los usuarios asignados habituales son:
Empleado (solo gestiona sus datos)
.
Gerente
.
Coordinadores departamentales (por ejemplo, Soporte de TI
).
Especificar
: selecciona una tarea externa
preconfigurada de la lista que mantiene en la tarea
Mantenimiento de tareas externas
.
Pautas de tipo de paso
:
Recomendación: utilice los pasos Tarea externa
para tareas que no sean de sistema o recordatorios simples. Esto mantiene el proceso de gestión limpio y evita la creación de subprocesos complejos para acciones sencillas.
Ejemplo: una tarea externa
asignada a la nueva contratación podría ser Watch the CEO's Welcome Video
, con un vínculo al vídeo en las instrucciones.
Pautas de regla de condición
:
Prácticas recomendadas:
Mantenga el texto de la tarea externa
claro y procesable.
Utilice notificaciones para recordar al usuario asignado si se acerca la fecha de vencimiento.
Casos de uso:
Asigne una tarea externa de solicitud de portátil
al gerente solo para empleados asalariados.
Recordar a una nueva contratación que revise el calendario de festivos de la empresa
si su fecha de contratación está cerca de un día festivo.
Ejemplo:
Se puede asignar un paso Tarea externa
con la etiqueta Gerente: preparación de paquete de bienvenida
al rol Gerente.

Revisión de documentos: Este es un paso
de acción
.
Orden
: normalmente se realiza después de la recopilación de datos inicial, pero antes del paso de finalización.
Grupo
: realizado casi siempre por Empleado (solo gestiona sus datos)
.
Especificar
: puede configurar qué documentos incluir y si requieren una firma electrónica. Ejemplo: Manual del empleado, Acuerdo de confidencialidad.
Pautas de tipo de paso
:
Recomendación: en el caso de los documentos de cumplimiento normativo críticos, haga de este un paso obligatorio y utilice la función de firma electrónica con fines de seguimiento y auditoría.
Ejemplo: un paso etiquetado como Reconocimiento de políticas de empresa
podría contener el Código de conducta, la Política de uso aceptable de TI y el Manual del empleado.
Pautas de regla de condición
:
Recomendación: agrupe los documentos que tienen los mismos destinatarios y requisitos de firma en un solo paso para optimizar la experiencia del usuario.
Casos de uso:
Presentar un manual de empleado diferente en función del país o la empresa del trabajador.
Incluya un documento de plan de comisiones de ventas solo para los empleados de la organización Ventas.
Ejemplo: una regla podría comprobar la familia de puestos
del trabajador. Si la familia de puestos
es Ventas, el paso incluye el documento Plan de incentivos de ventas
para su firma.

Servicio: Orden de pasos
: el orden es fundamental para estos pasos. Por ejemplo, la creación de cuenta de Workday
debe realizarse antes de que se envíen las tareas al nuevo empleado.
Grupo
: lo realiza un sistema y no tiene una persona asignada en el sentido tradicional.
Especificar
: seleccione el servicio de sistema específico que se ejecutará. Servicios comunes en Incorporación
:
Creación de cuenta de Workday
Asignación de plan de incorporación
Pautas de tipo de paso
:
Recomendación: se trata de procesos de sistema en segundo plano. No son tareas que finalice un usuario, pero son críticas para la automatización del flujo de trabajo.
Ejemplo: colocar el servicio Creación de cuenta de Workday
al principio del proceso de contratación permite a un aspirante obtener sus credenciales de inicio de sesión e iniciar sus tareas de incorporación en Workday antes de su primer día.
Pautas de regla de condición
:
Recomendación: estos pasos son fundamentales. Asegúrese de que estén colocados correctamente en la secuencia del proceso de gestión principal (por ejemplo, Contratación
) para activar el proceso Incorporación
. El paso Creación de cuenta de Workday
debe ir antes del propio paso Incorporación
.
Caso de uso: puede utilizar una regla de condición para evitar que se cree una cuenta de Workday con demasiada antelación a la fecha de contratación.
Ejemplo: el paso de servicio Asignación de plan de incorporación
se añade al proceso de gestión Contratación
para asignar automáticamente el plan de incorporación correcto a la nueva contratación.

Integración

En Workday, puede iniciar una integración desde cualquier proceso de gestión que admita el tipo de paso Integración
. Se suele utilizar durante la incorporación para enviar datos a sistemas de terceros (como para beneficios
, nómina
o aprovisionamiento de TI) o para iniciar procesos internos como E-Verify para el Formulario I-9
.

Orden de pasos

: las integraciones pueden producirse en varios pasos del flujo de trabajo. Este paso suele tener lugar una vez finalizadas todas las aprobaciones, pero antes de que finalice el proceso.

Grupo

: lo realiza el sistema y requiere que asigne un usuario de sistema de integración (ISU) preconfigurado que tenga los permisos de seguridad necesarios para ejecutar la integración.

Especificar

: seleccione el sistema de integración específico que se va a ejecutar. Puede ser un conector de Workday predefinido, como uno para un proveedor de tarjeta corporativa, o una integración personalizada mediante Workday Studio, Enterprise Interface Builder (EIB) o Core Connectors.

Pautas de tipo de paso

Prácticas recomendadas:

Crear primero: cree y configure siempre el sistema de integración antes de intentar añadir y configurar el paso Integración en el proceso de gestión.

Utilizar un ISU: siempre utiliza un usuario de sistema de integración
para ejecutar la integración. Esto mejora la seguridad y facilita la auditoría.

Separar y entregar: un proceso de integración a menudo se divide en la generación de un archivo y la entrega. Si un sistema externo no recibe un archivo, utilice los informes Monitor de procesos
y Eventos de integración
para solucionar si se ha producido un error en la generación del archivo o en el paso de entrega.

Casos de uso:

Integración de salida: el caso de uso más común en Incorporación
es activar una integración de salida para enviar datos de nuevas contrataciones a un sistema externo. Entre los ejemplos se incluyen el envío de datos de trabajadores a Okta o Active Directory para el aprovisionamiento de cuentas de TI, la transmisión de información de nuevas contrataciones a un proveedor de nómina o beneficios de terceros, el envío de datos de empleados a E-Verify
a través del proceso de gestión Cumplimentación de formulario I-9
.

Integración de entrada: aunque es menos común como parte directa del proceso de gestión Incorporación
, una integración podría activar un proceso que finalmente vuelva a cargar datos en Workday (por ejemplo, recibir el ID permanente de una nueva contratación de un sistema de recursos humanos global).

Pautas de regla de condición

Prácticas recomendadas: pruebe sus reglas con regularidad para asegurarse de que se enrutan según lo previsto, especialmente después de realizar cambios en la definición del proceso de gestión.

Evite reglas demasiado complejas que sean difíciles de mantener. A veces, crear una definición independiente basada en reglas del proceso de gestión es más sencillo que crear muchas reglas complejas en una sola definición.

Tenga cuidado con los pasos simultáneos que también son condicionales, ya que a veces pueden provocar que el proceso se bloquee. A menudo es mejor colocar las integraciones críticas en su propio paso secuencial.

Use Cases:

Skip Unnecessary Steps

: cree una regla para omitir un paso de aprobación si un trabajador vuelve a enviar información personal o de contacto sin realizar ningún cambio real.

Ruta basada en reglas: defina distintas versiones del proceso de gestión Incorporación
en función de criterios como Empresa
, Organización de supervisión
o Ubicación
. Por ejemplo, puede tener un proceso de incorporación exclusivo para trabajadores de Canadá frente a Estados Unidos, que incluya distintos pasos de integración para proveedores específicos de país.

Contenido individualizado: utilice reglas de condición para definir públicos destinatarios para planes de incorporación
, lo que le permite enviar contenido, tareas y documentos específicos a distintos grupos de nuevas contrataciones.

Ejemplo: omita el paso Revisión de documento
para transferencias internas que ya han consultado el manual de empresa.

Lógica de regla

: cree una regla de condición en el paso Revisión de documento
que se evalúe como falsa
si la

fuente de contratación

del trabajador es

Transferencia interna

. El paso se omitirá para esta población, pero se activará para todas las contrataciones externas.

Notificaciones

Notificaciones de sistema

Las notificaciones del sistema son alertas por defecto que genera Workday para eventos de proceso de gestión. Puede consultar todas las notificaciones del sistema en la ficha

Notificaciones

del proceso de gestión. Workday le permite desactivar una notificación específica, aunque a menudo es mejor gestionar las preferencias de notificación a nivel de usuario o utilizar notificaciones personalizadas para alertas más específicas. Consulte Configuración de notificaciones de sistema de proceso de gestión.

La configuración de notificación global se gestiona en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones

Notificaciones personalizadas

Puede crear notificaciones personalizadas que pueden iniciarse en cualquier paso del proceso de gestión para alertar a los usuarios sobre eventos, acciones obligatorias o cambios de estado. Para crear una notificación, navegue hasta el paso correspondiente en la definición de proceso de gestión y, en el menú de acciones relacionadas de ese paso, seleccione

Proceso de gestión

Introducción de notificación

. Consulte Creación de notificaciones personalizadas.

Pautas y mejores prácticas:

Consolidar cuando sea posible: en lugar de enviar una notificación independiente para cada tarea que debe finalizar una nueva contratación, considere la posibilidad de consolidarlas. Por ejemplo, puede enviar un solo correo electrónico de bienvenida
que vincule al tablero de control de Workday Incorporación
de la nueva contratación o a su página Mis tareas
, donde puede ver todos sus elementos pendientes. Esto ayuda a evitar abrumar a la nueva contratación con demasiados correos electrónicos.

Utilice un lenguaje claro y orientado a la acción: el asunto y el cuerpo de sus notificaciones deben ser claros, concisos e indicar al destinatario exactamente lo que debe hacer. Utilice campos dinámicos para personalizar el mensaje con el nombre de la nueva contratación, la fecha inicial, el gerente, etc.

Aproveche el contenido dinámico: utilice los campos de informe de clase para incorporar información relevante en sus notificaciones. Esto puede incluir detalles como:

Fecha de contratación

Título de puesto

Gerente

Ubicación de trabajo

Vínculos al tablero de control de incorporación.

Considere la audiencia: adapte el contenido y el tono de sus notificaciones al destinatario. Una notificación a una nueva contratación tendrá un tono diferente al de una notificación a un miembro del equipo de TI o a un gerente de contratación.

Marca: utilice las tareas Mantenimiento de plantillas de correo electrónico
y Diseñador de notificaciones
para crear plantillas de correo electrónico con marca que se alineen con el aspecto de su empresa. Puede sustituir la plantilla de correo electrónico por defecto en cualquier notificación personalizada para utilizar una plantilla de marca específica.

Activación de un correo electrónico de bienvenida:

Para garantizar que la nueva contratación tenga acceso a Workday, esta notificación debe activarse después del paso Creación de cuenta de Workday
en el proceso de gestión
Contratación.

Puede usar un retraso de paso para enviar esta notificación un número determinado de días después de que finalice la contratación, o puede activarla inmediatamente después de entrar en el proceso de incorporación
.

Notificación a equipos internos:

Cree notificaciones personalizadas para alertar a equipos internos como TI
, Instalaciones
y Nómina
de que se ha procesado una nueva contratación.

Estas notificaciones deben activarse en el momento adecuado del proceso. Por ejemplo, se podría activar una notificación de TI al finalizar el proceso de gestión
Contratación.

Incluya detalles relevantes en la notificación, como el nombre de la nueva contratación, la fecha inicial, la ubicación y cualquier equipo específico o requisitos de acceso.

Gestión de notificaciones de subproceso:

El proceso de incorporación
a menudo implica subprocesos (por ejemplo, para la inscripción en beneficios, la verificación del I-9). Estos subprocesos tienen sus propias configuraciones de notificación.

Si desea suprimir las notificaciones de un subproceso para evitar enviar demasiados correos electrónicos, puede desactivar las notificaciones del sistema en el paso de inicio de ese subproceso.

Tenga en cuenta que otros procesos de gestión pueden utilizar un subproceso. Para evitar consecuencias no deseadas, puede añadir una regla de condición a sus notificaciones personalizadas para que se inicie solo si se trata de un proceso de gestión independiente
.

Mediante reglas de condición:

Las reglas de condición son herramientas eficaces para controlar cuándo se envía una notificación. Puede usarlos para:

Enviar una notificación solo si se cumplen determinados criterios, por ejemplo, si la nueva contratación se encuentra en una ubicación o perfil de puesto específicos.

Enviar distintas notificaciones a distintos grupos de personas en función de los datos del proceso de gestión.

Asegúrese de que solo se envíe una notificación después de que se hayan completado una serie de pasos.

Gestión de pasos opcionales: tenga en cuenta que si configura una notificación en un paso opcional, la notificación se enviará aunque se omita el paso. Planifique su estrategia de notificación en consecuencia.

Ejemplos:

Meta: enviar un mensaje de bienvenida emocionante a una nueva contratación en cuanto se inicie el proceso de gestión Incorporación
.

Definición: cree una notificación personalizada en el paso Inicio del proceso de gestión Incorporación
. El destinatario es Empleado (solo gestiona sus datos
) y la notificación se envía a su correo electrónico personal.

Meta: enviar a la nueva contratación la información clave que necesita para su primer día.

Definición: cree una notificación activada por un paso de tarea externa
programado para el día anterior a su fecha inicial.

Problemas y soluciones

Expedición	Causa y solución
El proceso de incorporación no se activa para las nuevas contrataciones una vez finalizada la contratación.	Causa: esto puede deberse a varias causas: Los pasos de incorporación se anulan si todavía no se ha creado una cuenta de Workday para una nueva contratación. Los pasos Incorporación y Definición de incorporación no están correctamente ordenados o incluidos en el proceso de gestión principal Contratación. Solución: Utilice la tarea Creación de definición de proceso de gestión (definición por defecto) para crear una definición por defecto para el proceso de gestión Definición de incorporación . En la definición Contratación de proceso de gestión , asegúrese de que el paso Definición de incorporación vaya inmediatamente antes del paso Incorporación . Ambos pasos deben colocarse después del paso Creación de cuenta de Workday .
Las nuevas contrataciones no reciben la notificación de incorporación.	Causa: la causa más común es una regla de ruta incorrecta. En el caso de los aspirantes, la notificación debe enviarse a su dirección de correo electrónico personal. Solución: vaya a Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones . En la sección HCM , asegúrese de que las notificaciones de Onboarding Plan Notifications o la notificación personalizada correspondiente estén configuradas para enviarse a correo electrónico externo para el público destinatario. Compruebe también que el aspirante tenga una dirección de correo electrónico personal introducida en Workday.
Las nuevas contrataciones no reciben todas las tareas de incorporación en su bandeja de entrada a la vez.	Causa: los pasos de la definición del proceso de gestión Incorporación están configurados con distintos números de orden (por ejemplo, c, d, e), lo que hace que se entreguen secuencialmente a medida que se completa cada paso anterior. Solución: revise la definición del proceso de gestión Incorporación. Si el objetivo es que todas las tareas aparezcan a la vez, asegúrese de que los pasos pertinentes (por ejemplo, Tarea externa , Revisión de documentos , Cambio de información personal ) estén configurados con la misma letra de orden (por ejemplo, c, c, c). Esto hará que sean pasos paralelos que aparezcan en la bandeja de entrada simultáneamente.
El paso Complete Form I-9 se atasca y no continúa.	Causa: el paso Cumplimentación de Formulario I-9 está configurado para ejecutarse simultáneamente (es decir, con el mismo número de orden) que otros pasos del proceso de gestión Incorporación . La integración de E-Verify, que forma parte de este paso, a menudo no se activará hasta que se hayan completado todos los demás pasos paralelos. Solución: edite la definición del proceso de gestión Incorporación para colocar el paso Cumplimentación de formulario I-9 en su propio paso secuencial (con un número de orden exclusivo). No debería tener ningún otro paso ejecutándose en paralelo para obtener los mejores resultados.
La notificación no se activa cuando finaliza el paso del proceso de gestión.	Causa: es posible que la notificación no esté asociada correctamente al paso del proceso de gestión o que haya una condición en la notificación que no se esté cumpliendo. Solución: revise la definición de notificación personalizada para asegurarse de que esté vinculada al proceso de gestión y al paso correctos. Compruebe la ficha Condición de la notificación para ver si hay alguna regla que impida que se active. Además, compruebe el Monitor de procesos del trabajador para ver si el proceso de gestión se comporta como se esperaba.
Los vínculos de la notificación (por ejemplo, al Plan de incorporación ) no funcionan para la nueva contratación.	Causa: suele ser un problema de seguridad. Es posible que a la nueva contratación todavía no se le haya concedido acceso a su cuenta de Workday o que la seguridad de la página de destino sea insuficiente. Solución: asegúrese de que el paso Creación de cuenta de Workday en el proceso de gestión Contratación o Incorporación se ejecute antes de que se envíen notificaciones con vínculos internos. Compruebe que la configuración de la incorporación anticipada externa esté configurada correctamente si desea que los aspirantes accedan al contenido antes de su fecha inicial.
El gerente u otros participantes no reciben sus notificaciones de recordatorio.	Causa: es posible que el destinatario se haya definido incorrectamente o que el usuario no tenga una dirección de correo electrónico de trabajo en Workday. Solución: compruebe el campo Destinatario en la notificación personalizada para asegurarse de que se ha seleccionado el rol correcto (por ejemplo, Gerente , HR Partner ). Compruebe en el perfil del trabajador que el destinatario previsto tiene una dirección de correo electrónico de trabajo válida.
Un aprobador u otro participante (por ejemplo, el gerente ) no puede ver ni realizar ninguna acción en un paso de incorporación.	Causa: este suele ser un problema de seguridad en el que el rol de seguridad del usuario no tiene permiso para ese paso específico del proceso de gestión. Solución: acceda a la Política de seguridad de proceso de gestión para el proceso de gestión Incorporación . Busque el paso específico (por ejemplo, Revisión de documentos , Tarea externa ) y asegúrese de que el grupo de seguridad adecuado (por ejemplo, Gerente , HR Partner ) aparece con permiso para realizar acciones en ese paso.

Concepto: experiencia de incorporación

Pasos: definición del proceso de gestión de incorporación

Pasos: definición de incorporación de trabajador

Concepto: procesos de gestión

dan1370797382653.html

Preguntas frecuentes: procesos de gestión