Concepto: procesos de gestión
Un proceso de gestión en Workday es un conjunto de tareas que las personas inician, actúan en consecuencia y finalizan para lograr un objetivo de gestión deseado. Cuando inicia un proceso de gestión, Workday envía las tareas a los roles responsables (usuarios que pueden finalizar las tareas en función de su pertenencia a grupos de seguridad) y aplica las reglas de seguridad y de gestión en todo el proceso de gestión.
Cualquier usuario con el rol adecuado puede iniciar un proceso de gestión. Una vez iniciado, el proceso de gestión notifica a los usuarios con los roles responsables a medida que procesa cada paso y recibe feedback cuando finaliza cada paso, para que pueda pasar al siguiente paso. Tenga en cuenta que los pasos de un proceso de gestión pueden ser condicionales.
Todos los procesos de gestión se basan en una definición de proceso de gestión; no puede crear un proceso de gestión en Workday sin definirlo primero. Los procesos de gestión por defecto de Workday son definiciones distribuidas y se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades. Puede copiar el proceso de gestión en cualquier organización de supervisión y adaptarlo según sea necesario, creando distintas versiones del mismo proceso de gestión para distintas organizaciones. La lógica del proceso de gestión se hereda, por lo que una organización subordinada utiliza la definición de proceso de gestión de la organización superior, a menos que especifique una definición personalizada para la organización subordinada.
Si un proceso de gestión no tiene una definición por defecto, puede utilizar la tarea
Creación de definición de proceso de gestión (definición por defecto)
para crear y configurar la definición por defecto.El informe
Tipos de proceso de gestión con definiciones por defecto en uso
muestra los procesos de gestión por defecto que están en uso.El informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
muestra los tipos de organización que puede asociar a un proceso de gestión.Ejemplo
La contratación
es un proceso de gestión sencillo de dos pasos:- Una persona con el rol adecuado (como un gerente o un HR Partner) inicia el proceso de gestión completando la tareaContratación de empleadoen Workday.
- Workday envía el pasoPropuesta de compensacióna la persona con el rol adecuado (como un gerente o un HR Partner) para proponer la compensación del candidato.
El proceso de gestión
finaliza
cuando se lleva a cabo el paso final (Propuesta de compensación
, en este caso) o el paso de finalización designado.Definiciones de proceso de gestión
La definición de proceso de gestión es la lista de pasos (tareas) que componen el proceso de gestión y los roles responsables de finalizarlos.
Para un rendimiento óptimo del proceso de gestión, Workday recomienda limitar el número de pasos en una definición de proceso de gestión.
Admitimos un máximo de 72 pasos consecutivos no manuales en un proceso de gestión. Un paso no manual es un paso que el sistema procesa automáticamente sin interacción del usuario. Ejemplo: pasos no obligatorios, un paso
de integración
o un paso de informe
. Si tiene procesos de gestión con 72 pasos no manuales consecutivos, Workday recomienda evaluar la definición de proceso de gestión para reducir el número de estos pasos consecutivos o configurar una definición de proceso de gestión basada en reglas con pasos condicionales.Workday proporciona una vista gráfica de solo lectura de los procesos de gestión. Puede usar esta vista gráfica para comunicar diseños, confirmar diseños y confirmar cambios en el flujo de trabajo. Para consultar el diagrama de un proceso de gestión, haga clic en
Consulta de diagrama
en la página Consulta de definición de proceso de gestión
o, en el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión, seleccione .No puede cambiar el tipo de paso de los pasos existentes al editar una definición de proceso de gestión. Si desea cambiar el tipo de paso, puede eliminar el paso y añadir un nuevo paso con un nuevo tipo de paso en la definición de proceso de gestión.
Cuando copia una definición de proceso de gestión o la vincula a ella, no puede definir una fecha efectiva que sea anterior a la fecha de creación del proceso de gestión original.
Para consultar una lista de procesos de gestión en Workday, puede hacer lo siguiente:
- Ejecute el informeDefiniciones de proceso de gestión.
- Seleccione como acción relacionada en una organización de supervisión. Workday muestra los procesos de gestión asociados a la organización seleccionada.
Para los informes de auditoría, puede etiquetar instancias de procesos de gestión. Esto le permite realizar un seguimiento y generar informes sobre los cambios de configuración de proceso de gestión en su entorno de cliente, como los cambios realizados en una definición de proceso de gestión. Tenga en cuenta que no puede aplicar una etiqueta de auditoría a procesos de gestión dinámicos. Como resultado, no se crearán entradas de traza de auditoría en el
informe de traza de auditoría
para procesos de gestión dinámicos.La tarea
Desactivación de definiciones de proceso de gestión huérfanas
le permite filtrar y desactivar definiciones de proceso de gestión que están activas pero huérfanas. Es decir, la definición de proceso de gestión:
- No se ha establecido como definición por defecto.
- No tiene organizaciones asociadas.
- No forma parte de una definición de proceso de gestión basada en reglas.
En la tarea
Desactivación de definiciones de proceso de gestión huérfanas
, el campo Definiciones de proceso de gestión para desactivar
muestra las definiciones de proceso de gestión huérfanas que puede desactivar. Cuando selecciona la casilla Confirmar
y, a continuación, Aceptar
, Workday desactiva las definiciones de proceso de gestión enumeradas. Si no ve definiciones de proceso de gestión en este campo y selecciona la casilla Confirmar
, no se realizarán cambios en el entorno de cliente porque no hay definiciones activas pero huérfanas para desactivar.En el caso de determinados pasos de tipos de proceso de gestión de avance manual, puede marcarlos como
No avanzar
. Puede utilizar esta función para eliminar el riesgo de fraude en los casos en los que un usuario pueda avanzar un evento hasta su finalización sin aprobación. Al marcar los pasos críticos en una definición de proceso de gestión como No avanzar
, también reduce el riesgo de avance manual accidental de un evento. Un evento no puede avanzar desde o a través de un paso marcado como No avanzar,
incluidos métodos como la acción relacionada Avance manual
en un evento de proceso de gestión o mediante el tipo de gestión de operaciones masivas de proceso de gestión de avance
. Esta funcionalidad solo está disponible para los pasos que puede asignar a un grupo de seguridad. Los pasos que no puede asignar a un grupo de seguridad, con la excepción de un paso de informe
, no se pueden marcar como No avanzar
.Procesos de gestión y seguridad
Cada paso de una definición de proceso de gestión está asociado a un grupo de seguridad que define quién es responsable de ese paso. Además, la definición de proceso de gestión se rige por una política de seguridad de proceso de gestión que determina quién puede:
- Inicie el proceso de gestión.
- Ejecutar pasos de acción en el proceso de gestión.
- Realizar acciones en todo el proceso de gestión.
- Aprobar, corregir, cancelar y anular pasos.
- Reasignar tareas.
Cuando accede y consulta una política de seguridad de proceso de gestión y hay grupos de seguridad inesperados en cualquiera de estas acciones de proceso de gestión, mostramos un mensaje de aviso que identifica los grupos de seguridad y la acción de proceso de gestión en la que están configurados:
- Aprobación ad hoc
- Denegar
- Denegar (servicio web)
- Devolución manual
- Solicitud de reasignación
Esto le permite identificar los grupos de seguridad no válidos y eliminarlos de la política de seguridad y garantizar que la persona adecuada tenga acceso a las acciones permitidas del proceso de gestión.
Si una política de seguridad de proceso de gestión tiene grupos de seguridad inesperados configurados para cualquiera de las 5 acciones de proceso de gestión y realiza cambios en la política de seguridad, aún puede guardar los cambios. Workday muestra el mensaje de aviso sobre los grupos de seguridad inesperados. Si ve el mensaje de aviso, Workday le recomienda que pruebe exhaustivamente su configuración para asegurarse de que no provoque ningún acceso no deseado a los datos y de que las reglas de enrutamiento se comporten según lo previsto.
Si observa un acceso a datos no deseado en su entorno de cliente, le recomendamos que elimine el grupo de seguridad de la política de seguridad del proceso de gestión. Cuando elimine grupos de seguridad inesperados de cualquiera de las acciones de proceso de gestión anteriores y guarde los cambios, no podrá volver a añadir los grupos de seguridad a esas acciones de proceso de gestión. Tampoco podrá buscar el grupo de seguridad en ninguna de esas cinco listas de valores de acción de proceso de gestión.
Para identificar grupos de seguridad inesperados en políticas de seguridad de procesos de gestión, puede acceder al informe
Auditoría de excepciones de seguridad
para consultar las entradas de auditoría en las siguientes fichas:
- Excepciones de política de seguridad de proceso de gestión
- Excepciones de grupo de seguridad
Cuando etiqueta un proceso de gestión y realiza cambios en una política de seguridad de proceso de gestión, se crean entradas de traza de auditoría. En el
informe de traza de auditoría
:
- Cuando edita una política de seguridad de proceso de gestión por primera vez y la guarda sin realizar ningún cambio, Workday añade varias entradas al informe.
- Se crea una entrada de traza de auditoría en el informe cuando se realiza un cambio de seguridad en la política de seguridad del proceso de gestión incluso antes de activar el cambio.
- Cuando actualiza las listas de valores de permisos de política de seguridad, la columnaLinajedel informe muestra la ruta a la sección de la política de seguridad del proceso de gestión, pero no especifica la lista de valores real que se ha cambiado.
Cuando tiene grupos de seguridad inactivos en su entorno de cliente y los grupos de seguridad están asociados a acciones permitidas que ya no están disponibles en la política de seguridad del proceso de gestión, puede eliminar los grupos de seguridad inactivos. Cualquier usuario con permiso en estos dominios puede eliminar los grupos de seguridad inactivos accediendo a la tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
:
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
La tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
le ayuda a identificar y eliminar grupos de seguridad inactivos.Antes de ejecutar la tarea
Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
, Workday le recomienda encarecidamente que acceda a la tarea Activación de cambios de política de seguridad pendientes
para confirmar y activar los cambios de seguridad existentes. Después de ejecutar la tarea Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
, debe volver a acceder a la tarea Activación de cambios de política de seguridad pendientes
para finalizar el proceso. Si no ve el tipo de proceso de gestión en la tarea Activación de cambios de política de seguridad pendientes
, continúe confirmando los cambios de política de seguridad pendientes. Determine si necesita eliminar los grupos de seguridad inactivos de su entorno de cliente antes de continuar.Una vez que elimine el grupo de seguridad y acceda al informe
Auditoría de excepciones de seguridad
, Workday no mostrará el grupo de seguridad en la ficha Excepciones de política de seguridad de proceso de gestión
. La tarea Eliminación de grupos de seguridad inactivos de acciones no disponibles
no aborda los elementos de auditoría que pueden mostrarse en las siguientes fichas de informe de auditoría de excepción de seguridad
:
- Excepciones de política de seguridad de dominio
- Excepciones de grupo de seguridad
Uso compartido de definiciones de proceso de gestión
Puede utilizar el origen de datos
Definición de proceso de gestión
para compartir información sobre sus definiciones de proceso de gestión con las partes interesadas clave. Ejemplo: puede crear un informe personalizado que muestre un conjunto seleccionado de definiciones de proceso de gestión, junto con los grupos de seguridad de inicio, los pasos de flujo de trabajo individuales y las notificaciones personalizadas que componen cada definición. Este informe se puede compartir o exportar para que lo utilicen la alta dirección, los gestores de proyectos o los gestores de clientes.El origen de datos
Business Process Definition
está protegido por el dominio de seguridad Manage: Business Process Definitions
.