Pautas de proceso de gestión de contratación

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Información general

El proceso de gestión Contratación es un workflow fundamental de Workday Human Capital Management (HCM) que orquesta la secuencia de tareas, aprobaciones y acciones del sistema necesarias para incorporar a un nuevo empleado a la organización. Controla:

Qué (pasos y subprocesos)

Quién (grupos de seguridad responsables de cada paso)

Cuándo (el orden de las operaciones) para un evento de contratación

Un proceso de gestión de contratación configurado correctamente garantiza la exactitud de los datos, implica a las partes interesadas adecuadas en los momentos oportunos y automatiza tareas como la creación de cuentas y las notificaciones.

Cada proceso de Contratación es una instancia de una definición de proceso de gestión. Actúa como un centro de operaciones de operaciones que conecta los datos de reclutamiento, compensación, beneficios y core (recursos humanos) de RRHH, lo que garantiza una transición fluida de candidato a empleado. Aunque Workday proporciona una definición por defecto, la mayoría de las organizaciones crean varias definiciones basadas en reglas adaptadas a diferentes poblaciones (por país, tipo de trabajador u organización de supervisión).

Estas son las secciones de este tema:

Subprocesos

Plantilla consolidada

Requisitos previos

Iniciadores de proceso

Problemas y soluciones

Subprocesos

El proceso de gestión de gestión Contratación puede incluir varios subprocesos para gestionar tareas específicas.

Propuesta de compensación para contratación: este subproceso determina el salario de la nueva contratación y otros componentes de compensación.

Creación de cuenta de Workday : esta opción genera la cuenta de Workday de la nueva contratación y le otorga acceso al sistema.

Incorporación: puede activador este proceso una vez finalizada la contratación para gestionar nueva contratación como:

Cumplimentación de formularios fiscales.

Revisión de documentos

Inscripción en beneficios

Verificación de antecedentes: este proceso solo es aplicable si la nueva contratación no procede de Recruiting y usted desea comprobar el estado de antecedentes en Workday.

Plantilla consolidada

Una plantilla consolidada en un proceso de gestión de Workday es una configuración que combina las pantallas de entrada de datos de varios subprocesos distintos (como salario, bonus y acción) en una única interfaz de usuario unificada. Utilice la plantilla como opción cuando el proceso de gestión tenga varios elementos de definición inicial relacionados para un solo rol al principio del proceso y añádala como paso de Inicio para simplificar el trabajo del iniciador.

Estos subprocesos de gestión están disponibles para la consolidación. Para garantizar que estos subprocesos de gestión aparezcan en la plantilla consolidada, asegúrese de que los usuarios tengan acceso de consulta
y modificación
a los dominios pertinentes:

Edición de IDs gubernamentales

Cambios de fecha de servicio

Cambio de asignaciones de organización para trabajador

Asignación de convenio colectivo de empleado

Asignación de grupo de pago

Evento de inscripción de elección de pago

Subprocesos de gestión relacionados con compensación

Requisitos previos

Debe cumplir estos requisitos previos en la organización de supervisión de objetivo antes de poder iniciar una transacción de contratación:

Seguridad: configure la política de seguridad de proceso de gestión para subvención permiso a grupos de seguridad específicos para los siguientes pasos de acción:

Acciones de inicio: determine quién puede iniciar el proceso de contratación. Entre los grupos de seguridad habituales se incluyen Recruiter, HR Administrator y HR Partner.

Pasos de revisión y aprobación: determine quién puede aprobar la transacción de contratación. Entre los grupos de seguridad habituales se incluyen Gerente, HR Partner y Compensation Partner.

Ver todo: determine quién puede ver la transacción de contratación en curso o finalizada. Entre los grupos de seguridad habituales se incluyen el administrador de recursos humanos, el auditor de recursos humanos y los implementadores. Conceda permiso para consultar todo a los roles que pueden iniciar el proceso de gestión para garantizar que todas las validaciones se ejecuten correctamente.

Para consultar una lista de los dominios de seguridad aplicables, acceda al informe Políticas de seguridad de dominio para área funcional y seleccione las áreas funcionales Staffing, Core Compensation y Organization and Roles.

Modelo de dotación de personal: la organización de supervisión debe tener asignado un modelo de dotación de personal :

Gestión de posiciones: debe existir una posición vacante, disponible y aprobada en la organización de supervisión. Usted iniciar la acción Contratación para esta posición específica .

Gestión de puestos: si lo desea, puede configurar restricciones de contratación en la organización de supervisión. Si no se configura, los detalles del trabajo se definen al contratar al trabajador en la organización Gestión de puestos. Consulte Concepto: modelos de dotación de personal .

Perfiles de puesto: cree los perfiles de trabajo necesarios con detalles como los siguientes:

Descripción de puesto

Nivel de gestión

Grado de compensación

Tipo de remuneración

Otras cualificaciones

Seguimiento de aspirantes: si realiza un seguimiento de los candidatos antes de que se contraten formalmente, configure los estados de los aspirante , los métodos de evaluación y las fuentes de reclutamiento .

Edite el proceso de gestión Contratación: defina los pasos, las condiciones y las notificaciones del proceso de gestión Contratación. Esto incluye configurar pasos de servicio como Creación de cuenta de Workday .

Configuración de campos opcionales: determine qué campos opcionales del proceso de gestión Contratación se ocultar, harán de solo consulta o serán obligatorios para grupos de seguridad específicos.

Iniciadores de proceso

El proceso de gestión Contratación activador cuando una persona con los permisos de seguridad adecuados inicia una de las tareas de Contratación de empleado. Workday ofrece varias variaciones de esta tarea, lo que le permite seleccionar la que mejor se adapte a su proceso.

Ejemplo: algunas versiones de la tarea proporcionan funciones de búsqueda mejoradas para evitar la creación de registros duplicado mediante la búsqueda de aspirantes, antiguos trabajadores o alumnos. Consulte Concepto: acciones de inicio de contratación de empleado .

Puede iniciar el proceso desde:

La barra de búsqueda escribiendo Contratación de empleado.

El menú de acciones relacionadas de una petición de puesto.

El menú de acciones relacionadas de una organización de supervisión.

El menú de acciones relacionadas de una posición no sin cubrir .

El estado Listo para contratación del proceso de gestión Oferta o Acuerdo de empleo

Limitaciones

Correcciones e integraciones: las integraciones basadas en eventos que configura para que activador desde el proceso de contratación solo se vuelven a activar para las correcciones que realiza en el evento de contratación de nivel superior. Las correcciones que realice solo en un subproceso no volverán a activar la integración. Ejemplo: corrección de compensación en Propuesta de compensación para contratación una vez finalizada la contratación principal,

Complejidad de configuración: el alto grado de configurabilidad significa que la configuración inicial puede ser compleja y requiere un conocimiento profundo de los procesos de contratación de su organización.

Opción de devolución: puede devolver un proceso de gestión al paso Inicio o Revisión para realizar correcciones mediante la acción Devolver. Se puede acceder a esta acción durante las fases de revisión o aprobación de la definición de proceso de gestión, siempre que el proceso no haya finalizado.

Distinción de incorporación: distinga entre el proceso de contratación y el de incorporación. El proceso de contratación se centra en introducir al empleado en el sistema, mientras que la incorporación se centra en la nueva contratación y en la finalización de las tareas posteriores a la contratación.

Funcionalidad de finalización automática: la función de finalización automática no admite devoluciones en el workflow de proceso de gestión . Los pasos de servicio siempre se ejecutan, pero Workday omite las notificaciones asociadas a esos pasos de servicio . Consulte Cuestiones relativas a la definición: finalización automática de eventos de dotación de personal .

Correcciones en eventos de contratación finalizados: no vuelven a activar automáticamente los eventos asociados, como las inscripciones en beneficios. En función de los cambios específicos realizados, es posible que deba iniciar manualmente determinados subprocesos para garantizar que el registro del trabajador se actualice correctamente.

Corrección de fecha inicial de trabajador: no puede utilizar este proceso de gestión para trabajadores contingentes y no puede anularlo una vez enviado.

Workflows y pautas de procesos de gestión comunes

Estas son rutas de configuración de workflow comunes para el proceso de gestión Evento de contratación , con los pasos enumerados en su orden típico

Ruta 1: configuración de workflow estándar

Esta es la configuración más común y representa un proceso lineal y sencillo para la contratación de un empleado típico sin requisitos complejos aspirante .

A: Inicio

B: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

C: Acción (Solicitud de pago único)

D: Servicio (Creación de cuenta de Workday )

E: Acción (Asignación de grupo de pago)

F: Acción (Finalización de tareas de incorporación) )

G: finalización (paso de finalización de contratación)

Ruta 2: configuración de subproceso de contratación con verificación de antecedentes

Esta ruta integra una verificación de antecedentes formal como paso de entrada obligatorio en el proceso. La contratación no puede continuar hasta que la verificación de antecedentes se haya completado correctamente, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas de contratación.

A: Inicio

B: Acción (Introducción de información personal)

C: Acción (Comprobación de antecedentes)

D: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

E: Acción (Asignación de grupo de pago)

F: Aprobación (Revisión de contratación y resultados de BGC)

G: finalización (paso de finalización de contratación)

Ruta 3: Contratación con configuración de workflow de incorporación integrada

Esta ruta de configuración conecta el proceso Contratación con otros subprocesos de incorporación críticos, lo que crea una experiencia de incorporación fluida de extremo a extremo para las nueva contratación y los equipos internos.

A: Inicio

B: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

C: Acción (Solicitud de pago único)

D: Servicio (Asignación de plan de incorporación)

E: Acción (Definición de incorporación)

F: Servicio (Creación de cuenta de Workday )

G: Acción (Asignación de grupo de pago)

H: Acción (Incorporación)

Ruta 4: Contratación con configuración de sindicato o convenio colectivo

Esta ruta es para organizaciones en las que las nuevas contrataciones deben asignarse a un convenio colectivo, lo que puede influir en su compensación, beneficios y otros detalles del trabajo .

A: Inicio

B: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

C: Acción (Asignación de convenio colectivo)

D: Acción (Asignación de grupo de pago)

E: Aprobación (Revisión de delegado sindical)

F: Aprobación (Revisión de gerente)

G : finalización (paso de finalización de contratación)

Ruta 5: finalización automática

Esta ruta simplifica el proceso de contratación y reduce la entrada manual de datos en procesos de contratación estandarizados y de gran volumen en los que se obligatorio una intervención manual mínima. Ejemplo: trabajadores estacionales, personal de comercios minoristas.

Edición de definición

de proceso de contratación

Activar finalización automática

Al activar la función de finalización automática se omite determinados pasos del proceso de gestión, incluidas las aprobaciones, los elementos de tarea externa y los pasos de revisión. Si su proceso se basa en estos pasos, tenga en cuenta las implicaciones antes de utilizar este workflow.

El éxito de la función de finalización automática depende de la precisión y la integridad de los datos introducidos durante el proceso de reclutamiento . Si los campos obligatorio para el evento Contratación no se rellenan desde Reclutamiento o mediante Valores por defecto de campo de dotación de personal, el proceso no se finalizará automáticamente. Volverá al workflow manual estándar .

Workflows de proceso de gestión comunes para aprobaciones consolidadas

Estas son rutas de configuración de workflow comunes para aprobaciones consolidadas, con los pasos enumerados en su orden habitual.

Determine qué grupos de seguridad pueden revisar y aprobar pasos consolidados. Configure la política de seguridad de proceso de gestión Contratación para subvención a estos grupos de seguridad permiso para estos pasos consolidados. Entre los grupos de seguridad habituales se incluye el grupo de seguridad de nómina.

Ruta 1: aprobación combinada para un solo revisor

Este es el caso de uso más frecuente . Consolida varios subprocesos en una sola tarea para un aprobador, como un HR Partner o el gerente de contratación. Esto garantiza que el revisor tenga una visión holística del evento de contratación .

A: Inicio

B: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

C: Acción (Cambio de asignaciones de organización)

D: Acción (Solicitud de pago único)

E: Aprobación consolidada (Aprobación de contratación, Propuesta de compensación y Cambio de asignaciones de organización) Eventos)

F: finalización (paso de finalización de contratación)

Ruta 2: aprobación jerárquica mediante una cadena consolidada

Cuando varios niveles de gestión necesitan aprobar la contratación y sus detalles asociados, la práctica recomendada es una cadena de aprobación consolidada. Esto combina los beneficios de una aprobación consolidada con una cadena de aprobación. El paso Cadena de aprobación consolidada se asigna a un grupo de seguridad basado en rol como Gerente. La tarea de aprobación se envía como un solo elemento a la jerarquía de gestión del iniciador.

A: Inicio

B: Acción (Propuesta de compensación para contratación)

C: Cadena de aprobación consolidada (eventos Aprobación de contratación y Propuesta de compensación)

D: Finalización (Paso de finalización de contratación).

Pasos de workflow

Estos son los tipos de pasos habituales que se utilizan para build el workflow del proceso de gestión Contratación:

Inicio: Orden de pasos
: siempre el primer paso de cualquier proceso de gestión (etiquetado como 'A').
Grupo
: reclutadores, HR Partners o HR Administrators, o como parte de un reclutamiento (oferta o acuerdo de empleo) o integración, también por un reclutador. Su definición se gestiona en la Política de seguridad del proceso de gestión de contratación.
Especifique
: no aplicable. Este paso inicia el proceso.
Pautas de tipo de paso
:
Práctica recomendada: utilice la tarea Contratación de empleado con funcionalidades de búsqueda mejoradas para evitar crear registros duplicado . Capacite a los usuarios sobre cómo buscar aspirantes o antiguos trabajadores antes de crear un nuevo registro.
caso de uso: este paso inicia el workflow de Contratación. El iniciador introduce la información básica obligatorio para identificar al aspirante y la posición que cubrirá, como su nombre, la petición de puesto y la fecha de contratación planificada.
Ejemplo: un reclutador necesita contratar a un candidato para una posición vacante . Utilizan la tarea "Contratación de empleado" y buscan el nombre del candidato . búsqueda (noun), buscar (verb) que el candidato era un antiguo pasante y tiene un registro de aspirante en el sistema. El reclutador selecciona el registro existente para iniciar el proceso de contratación, que rellena previamente parte de la información del candidato .
Pautas de regla de condición
: una regla de condición en el paso de inicio sirve como mecanismo de validación para garantizar la integridad de la información que proporciona el iniciador :
Prácticas recomendadas: mantenga la seguridad de inicio sencilla. Utilice la seguridad basada en roles para subvención derechos de inicio a los usuarios adecuados.
Ejemplo: para permitir que solo los usuarios con sede en EE. UU. iniciar el proceso de contratación estándar, añada la siguiente regla a la política de seguridad: La ubicación del usuario es "EE. UU.".

Acción: Orden de pasos
: colóquelo en cualquier lugar después del paso de inicio y antes o después del paso de finalización.
Grupo
: cualquier rol que necesite introducir o revisar datos como parte del workflow, como Compensation Partner, HR Partner, Payroll Administrator o Empleado (solo gestiona sus datos).
Especifique
: especifique el subproceso que activador el paso, como Propuesta de compensación para contratación o Cambio de información personal.
Pautas de tipo de paso
:
Caso de uso: uno de los tipos de paso más comunes utilizados para llamar a otro proceso de gestión (un subproceso) para recopilar información específica o adicional de la nueva contratación.
Ejemplo: un paso de acción etiquetado como Finalización de cuestionario de nueva contratación se envía a la bandeja de entrada de nueva contratación .
Pautas de regla de condición
:
Práctica recomendada: utilice reglas de condición para optimizar el proceso y garantizar que los usuarios solo vean las tareas relevantes. Esto evita confusiones y trabajo innecesario.
caso de uso: ejecución dinámica de pasos basados en datos.
Ejemplo: active un paso de acción Solicitud de pago único solo si se ofrece un bonus de inicio de sesión.
Para obtener más información, consulteConcepto: paso de acción .

Aprobación: Orden de pasos
: normalmente puede colocarlo después de que se hayan completado todos los pasos principales de entrada de datos y antes del último paso de finalización.
Grupo
: un rol con autoridad para aprobar la transacción, como un gerente de contratación, nivel de gestión +1 (el gerente del gerente) o un gerente de recursos humanos.
Especifique
: puede configurar una cadena de aprobación, que envía la transacción hacia arriba en una jerarquía de gestión hasta que se alcanza un determinado nivel.
Pautas de tipo de paso
: este paso actúa como una puerta formal para validar una transacción. El aprobador puede aprobar, devolver (a un paso anterior para su corrección) o denegar la contratación. Esto garantiza la supervisión y el cumplimiento de las políticas de la empresa .
Prácticas recomendadas:
Coloque un paso de Aprobación después de que hayan finalizado todos los pasos principales de entrada de datos, pero antes del último paso de finalización del proceso de gestión.
Configure la ruta avanzada para evitar que los aprobadores aprueben sus propias transacciones. Defina la restricción de ruta como Excluir asunto de evento y el Grupo de seguridad de ruta alternativa como Gerente relativo a usuario excluido.
Workday omite los pasos de Aprobación cuando el iniciador es el aprobador. Utilice un paso de aprobación consolidada para solicitar la aprobación.
Cuando un proceso de gestión es un subproceso dentro de un proceso más amplio, consolide la aprobación en el proceso de gestión principal. Esto evita la necesidad de pasos de aprobación independientes en cada subproceso.
Caso de uso: conseguir que un gerente apruebe un paquete de compensación de nueva contratación .
Ejemplo: después de que el gerente de recursos humanos proponga un paquete de compensación, el proceso de gestión envía una tarea de aprobación al jefe de departamento para su revisión y aprobación.
Pautas de regla de condición
:
Prácticas recomendadas:
Evite crear cadenas de aprobación demasiado largas o complejas, ya que esto puede ralentizar el proceso de contratación. Utilice reglas de condición para omitir las aprobaciones de contrataciones estándar no excepcionales.
Utilice la regla de condición estándar Ningún usuario asignado actual era iniciador o aprobador anterior para la mayoría de los pasos de aprobación. Esto evita que el mismo usuario tenga que aprobar una transacción que ya ha iniciado o aprobado.
Caso de uso: para requerir aprobaciones adicionales para excepciones.
Ejemplo: en un paso de aprobación para un socio financiero, puede añadir esta regla de condición: La contratación es para un departamento de finanzas Y el salario anual propuesto > 150 000 USD.
Para obtener más información, consulteConcepto: paso de aprobación .

Finalizar automáticamente: Prácticas recomendadas:
Aunque la función de finalización automática está diseñada para omitir muchos pasos, puede haber determinadas acciones que desee que se produzcan siempre. Utilice
Ruta normal
para especificar qué pasos deben ejecutarse incluso cuando el resto del proceso finaliza automáticamente. Las integraciones y los pasos de servicio siempre se asignan con normalidad.
Asegúrese de que todos los campos obligatorio para una contratación correcta se asignen correctamente y se rellenen automáticamente desde Reclutamiento en el evento Contratación. Utilice los
valores por defecto de campo de dotación de personal
para rellenar previamente los datos siempre que sea posible.
Ejemplo:
Motivo de contratación
es un campo obligatorio para los cambios de trabajo . Para garantizar que este campo siempre se rellene, configure el proceso de gestión Oferta para que sea obligatorio.
También puede activar la función de finalización automática en varios subprocesos del evento Contratación, como Asignación de grupo de pago, Propuesta de compensación para contratación y Solicitud de pago único.
Si utiliza una plantilla consolidada de cambio de puesto para contrataciones internas, debe configurar la función de finalización automática para todos los subprocesos de esa plantilla para que el proceso principal lo tarea externa .
Para aplicar la función de finalización automática de forma selectiva, utilice definiciones de proceso de gestión basadas en reglas. A continuación, puede especificar las condiciones en las que se debe activador la función de finalización automática .
Ejemplo: cree una regla que active la función de finalización automática para posiciones de comercio minorista, pero no para contrataciones de nivel ejecutivo que requieran más supervisión y aprobaciones manuales.
Dado que al pasar a un candidato al estado
Listo para contratación
se activa instantáneamente el proceso de finalización automática, es posible que deba ajustar su workflow de reclutamiento . Considere la posibilidad de pasar a los candidatos a Listo para contratación más cerca de su fecha de inicio real para mantenimiento (noun), mantener (verb) la flexibilidad.
Asegúrese de que los grupos de seguridad responsables de que los candidatos pasen al estado Listo para contratación (reclutador o reclutador principal) tengan los permisos necesarios para iniciar y finalizar el evento de contratación . Esto implica configurar la política de seguridad de proceso de gestión para el proceso Contratación y los pasos de finalización dinámica en el proceso de gestión Solicitud de puesto.
Para obtener más información, consulteConcepto: procesos de gestión de finalización automática .

Finalización: Este paso significa que el workflow principal ha finalizado. Una vez que se ejecuta el paso de finalización, la contratación se considera totalmente aprobada y los pasos posteriores, como las integraciones, el archivado o las notificaciones, se pueden ejecutar sin detener el proceso principal.
Revise los pasos e identifique cuál debería representar la acción final obligatorio para que la contratación se considere aprobada. Este suele ser el último paso de aprobación de la secuencia. Localice la fila de este paso en la cuadrícula y, en el menú de acciones relacionadas de ese paso, seleccione
Proceso de gestión
definido para finalización
.
Un proceso de gestión solo puede tener un paso de finalización. Si ya hay otro paso marcado como paso de finalización, Workday lo desmarcará automáticamente y aplicará la designación al paso que acaba de seleccionar.

Prácticas recomendadas:
Todos los pasos de aprobación y acción de revisión deben colocarse antes del paso de finalización.
Los pasos que requieren que el trabajador tenga un registro completamente creado, como la introducción de datos de talento (foto, estudios, historial de puestos), suelen colocarse después del paso Finalización.
El paso de servicio Creación de cuenta de Workday se puede colocar después del paso Finalización.
Un paso de aprobación, como una cadena de aprobación consolidada, suele definirse como paso de finalización. Esto garantiza que los gerentes puedan aprobar todos los detalles de contratación y compensación en una sola tarea antes de que la contratación finalice en el sistema.

Para obtener más información, consulteConcepto: pasos de finalización .

Aprobación consolidada: Puede añadir un paso de aprobación consolidada en lugar de un paso estándar de aprobación o de cadena de aprobación en la definición de proceso de gestión.
Este tipo de paso combina varios pasos de acción anteriores dentro de un proceso de gestión en un elemento de bandeja de entrada para el aprobador. Por ejemplo, en un proceso de gestión Contratación , en lugar de que un gerente reciba aprobaciones independientes para los detalles de trabajo , las asignaciones de organización y la compensación de la nueva contratación, un paso de aprobación consolidada puede paquete todo esto en una sola tarea unificada . A continuación, el aprobador puede revisar y aprobar todos los detalles en una sola preselección.

Cadena de aprobación consolidada: Puede añadir un paso consolidado de Cadena de aprobación en lugar de una aprobación estándar o un paso de Cadena de aprobación dentro de la definición de proceso de gestión.
Este paso combina la funcionalidad de una aprobación consolidada con una cadena de aprobación. No solo agrupa varios elementos de aprobación en una sola tarea , sino que también envía esa tarea hacia arriba en una jerarquía de gestión u organización hasta que llega a la parte superior o se cumple una condición de salida.

Considere la posibilidad de añadir estos pasos para:
Tareas homogéneas: la consolidación es más eficaz cuando los elementos que se agrupan son de naturaleza similar, lo que permite al aprobador aplicar un proceso de revisión coherente a todos ellos.
Aprobaciones omitidas: en algunos casos, un paso de aprobación estándar puede omitirse automáticamente si el aprobador es la misma persona que inició la transacción. El uso de un paso de aprobación consolidada puede servir como solución alternativa para garantizar que la tarea de aprobación se siga generando y enviando según lo previsto.
Reducción de notificaciones: al agrupar varias solicitudes de aprobación en una sola tarea, reduce significativamente el número de notificaciones enviadas a los aprobadores, lo que evita la "fatiga de la bandeja de entrada " y les ayuda a centrarse en las tareas que requieren su atención.
Defina claramente las condiciones de paso: utilice reglas de condición para garantizar que el paso consolidado solo se active cuando corresponda. Por ejemplo, puede configurar una regla para utilizar una aprobación consolidada solo cuando el número de transacciones supere un determinado umbral.
Probar exhaustivamente: antes de implementar un proceso de gestión con un paso de aprobación consolidada , pruébelo exhaustivamente para asegurarse de que se envía como se espera y de que la experiencia del usuario para los aprobadores es clara e intuitiva. Confirme que los aprobadores pueden navegar fácilmente por la vista consolidada y aprobar o denegar elementos según sea necesario.
Ejemplo: combine la aprobación de los detalles de trabajo de una nueva contratación y su compensación en una sola tarea para que pueda revisar y aprobar tanto la información de trabajo como el paquete de compensación juntos.
Añada un paso de aprobación consolidada después del paso Propuesta de compensación y configúrelo para incluir los eventos Contratación y Propuesta de compensación.

Servicio: Orden de pasos
: puede colocarlo en cualquier lugar, pero los servicios críticos como Creación de cuenta de Workday suelen colocarse después de la aprobación final y justo antes o en el paso de finalización.
Grupo
: el sistema (Workday). En Workday, este "sistema" es un principio de seguridad específico y configurable denominado Business Process Execution User.
Especificar
: se selecciona de una lista de procesos en segundo plano distribuidos Workday .
Pautas de tipo de paso
:
Prácticas recomendadas:
Se utiliza para ejecutar una acción automatizada a nivel de sistema sin intervención manual. El caso de uso más común en el proceso de gestión de gestión Contratación es el servicio Creación de cuenta de Workday , que genera la nueva cuenta de usuario y le permite conectar a Workday.
No puede crear tipos de paso de servicio personalizados. Seleccione de la lista de servicios prestados por Workday.
No puede cambio (noun), cambiar (verb) un tipo de paso existente, como de Acción a Servicio. Elimine el paso y añada un nuevo paso con el tipo correcto.
Pautas de regla de condición
:
Mejores prácticas: comprenda la función de cada servicio antes de añadirlo a un proceso de gestión. Coloque los pasos de servicio de forma lógica, como la creación de la cuenta de Workday, antes de asignar roles de seguridad basados en usuario.
Caso de uso: para controlar cuándo se produce una acción del sistema, como impedir que el servicio de creación de cuenta de Workday se ejecute hasta que se acerque la fecha de contratación .
Ejemplo: en el paso de servicio Creación de cuenta de Workday , añada la siguiente regla: (Fecha de contratación menos fecha actual) es menor o igual que 7. Esto garantiza que la cuenta no se cree más de una semana antes de la fecha inicial.
Para obtener más información, consulteConcepto: paso de servicio .

Tarea externa: Orden de pasos
: puede añadir cualquier orden en el proceso de gestión.
Grupo
: cualquier rol. Suele asignarse al empleado (solo gestiona sus datos), al gerente de contratación o a equipos de asistencia como el de soporte de TI o el de instalaciones.
Especifique
: puede introducir instrucciones (mediante texto enriquecido e hipervínculos)
Pautas de tipo de paso
:
Prácticas recomendadas:
Utilice los pasos Tarea externa para asignar tareas sencillas o recordatorios que no impliquen la entrada de datos. Estos pasos actúan como elementos de la lista de control para tareas que se producen fuera de Workday o donde no existe un paso de proceso de gestión dedicado. VerCreación de listas de control .
Escriba instrucciones claras y prácticas. Si la tarea requiere navegar a una página específica, incluya la ruta de navegación en la descripción de la tarea externa.
Pautas de regla de condición
:
Mejores prácticas: escriba instrucciones claras y prácticas. Utilice las fechas de vencimiento para ayudar a los usuarios a priorizar las tareas. Agrupe las tareas externas relacionadas en el flujo de proceso.
Caso de uso: para asignar tareas condicionalmente.
Ejemplo: en una tarea externa para que el gerente de contratación solicite una tarjeta de crédito corporativa, puede añadir la siguiente regla de condición: Nivel de puesto es Director o superior.
Para obtener más información, consulteConcepto: paso de tarea externa .

Integración

La definición de integración utiliza principalmente la integración basada en eventos de Workday para nómina de terceros. Envía información de contratación a su proveedor de nómina externo al instante cuando finaliza el proceso de gestión Contratación, en lugar de esperar a que se ejecute una integración principal programada. Este servicio se activa en el conector principal de PECI (PECI). Configura pasos en el proceso de gestión Contratación para enviar automáticamente eventos de trabajador desde Workday a su proveedor de nómina de terceros. El proveedor valida los datos y devuelve los errores para su corrección inmediata.

Orden de pasos

: las integraciones pueden producirse en varios pasos del workflow. Este paso suele tener lugar una vez finalizadas todas las aprobaciones, pero antes de que finalice el proceso.

Grupo

: lo realiza el sistema y requiere que asigne un usuario de sistema de integración (ISU) preconfigurado que tenga los permisos de seguridad necesarios para ejecutar la integración.

Especificar

: seleccione el sistema de integración específico que se va a ejecutar. Puede ser un conector de Workday predefinido, como el de un proveedor de tarjeta corporativas, o una integración personalizada con Workday Studio, Enterprise Interface Builder (EIB) o Core Connectors.

Pautas de tipo de paso

Casos de uso: cumplir con las normativas gubernamentales que exigen la presentación de informes en el mismo día para las nuevas contrataciones. Proporcionar información de proceso de nómina inmediata para los nuevos empleados, lo que garantiza que se configuren correctamente en el sistema de nómina de terceros sin demora. Permita que el proveedor de nómina de terceros valide la información y le devuelva los errores para que los corrija de inmediato, lo que reduce los errores de nómina.

Prácticas recomendadas: asegúrese de haber creado y probado los dos puntos finales obligatorio (uno para la entrega y otro para la recuperación) con su proveedor de nómina antes de la implementación. Probar la integración a fondo en un entorno de pruebas. Asigne el paso de revisión a un grupo de seguridad que esté supervisando activamente las tareas y pueda resolver cualquier potencial error de integración con prontitud.

Ejemplo: para añadir los pasos a una definición de proceso de gestión Contratación:

Acceda a la definición de proceso de gestión Contratación y seleccione

Proceso de gestión

Edición de definición

Asegúrese de tener un paso de asignación de grupo de pago marcado como paso de finalización.

Añada una fila con los siguientes detalles: Orden: c, Tipo: Servicio, Especificar: Transmisión de datos de empleado a nómina de tercero

Añada otra fila con los siguientes detalles: Orden: d, Tipo: Acción, Especificar: Revisión de integración basada en evento para nómina de tercero, Grupo: Payroll Administrator

Seleccione

Aceptar

para guardar los cambios.

Pautas de regla de condición

Prácticas recomendadas: evite configurar pasos de proceso de gestión con condiciones de entrada auditadas. Esto puede crear escenarios en los que la integración basada en eventos no se ejecute como se esperaba. Para controlar la ejecución, utilice el campo de informe específico diseñado para este fin.

Caso de uso: un caso de uso habitual de una regla de condición es evitar que la integración se ejecute para contrataciones con una fecha efectiva futura . Esto puede ser útil si su sistema descendente no puede gestionar transacciones con fecha futura.

Ejemplo: para omitir las contrataciones con fecha futura, cree una regla de condición en el paso Transmit Employee Data to Third Party Payroll. Utilice el campo de informe

Transacción de integración basada en evento con efectividad futura

en la condición de la regla . Configure el paso para que se ejecute solo cuando el valor de este campo sea "No".

Para obtener más información, consulteCreación de integración (paso) .

Modificadores de ruta

Utilice un modificador de ruta cuando un paso de proceso de gestión deba dirigirse a un grupo de seguridad específico, donde los trabajadores tienen varias posiciones o transacciones que implican un cambio (noun), cambiar (verb) en la asignación.

Los modificadores de ruta se añaden a pasos específicos dentro de una definición de proceso de gestión. La disponibilidad de un modificador de ruta depende del proceso de gestión y del tipo de paso:

El modificador de nivel de línea se puede aplicar a los pasos Aprobación y Aprobación consolidada en procesos de gestión que admiten ruta de nivel de línea, siempre que al menos un grupo de seguridad en el paso sea un grupo de seguridad de intersección.

Entre los modificadores de ruta más comunes se incluyen los siguientes:

Nivel de línea: se utiliza para los pasos de aprobación de transacciones con varias líneas, como una factura de proveedor. Se envía para su aprobación en función del contexto de cada línea individual al grupo de seguridad Intersección correspondiente.

Prácticas recomendadas

Asegúrese de proporcionar acceso de seguridad a los siguientes dominios en el área funcional System:

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Cadena de aprobación: cuando la ruta basada en organización está activada en un paso de cadena de aprobación para un trabajador con varias posiciones, Workday envía el paso a todos los gerentes de la organización. Configure un modificador de ruta en este paso para evitarlo.

Comportamiento de reasignación: Workday ignora el modificador de ruta cuando se reasigna un paso de proceso de gestión . La tarea reasignada seguirá la ruta estándar para el nuevo usuario asignado.

Defina restricciones de ruta (si es necesario): puede definir restricciones de ruta para excluir a determinadas personas del workflow. Utilice rutas alternativas para identificar distintos grupos de seguridad si es necesario.

Guardar cambios: después de configurar los modificadores de ruta y cualquier parámetro adicional, guarde los cambios para aplicar las nuevas reglas de ruta .

Utilizar con grupos de seguridad de intersección para ruta de nivel de línea: cuando utilice el modificador de ruta de nivel de línea , asegúrese de que el paso esté asignado al menos a un grupo de seguridad de intersección para permitir que Workday envíe las líneas a los aprobadores correctos en función de la intersección de sus roles. .

Verificación de compatibilidad con proceso de gestión: los modificadores de ruta no están disponibles para todos los procesos de gestión, por lo que debe asegurarse de que el modificador deseado esté disponible para el proceso de gestión específico que está configurando. Puede comprobarlo en la definición de proceso de gestión.

Entre los ejemplos de procesos que admiten modificadores de Posición principal y Posiciones adicionales se incluyen: Cambio de contacto, Edición de información de ID, Inicio de revisión de desempeño e Inicio de plan de desarrollo.

Entre los ejemplos de procesos que admiten los modificadores Actual y Propuesto se incluyen: Cambio de puesto, Introducción de puesto adicional y Oferta.

Casos de uso

Considere la posibilidad de añadir un modificador de ruta a un paso de proceso de gestión en estas situaciones hipotéticas:

Aprobaciones de nivel de línea: en el caso de las transacciones que pueden contener varias líneas con distintos contextos, como una factura de proveedor con líneas para distintos centros de costos, el modificador de ruta Nivel de línea se puede utilizar en los pasos de Aprobación o Aprobación consolidada. De este modo, se envía cada línea al aprobador correspondiente en función del contexto de esa línea específica.

Notificaciones

Notificaciones de sistema

Las notificaciones del sistema son alertas por defecto que genera Workday para eventos de proceso de gestión . Puede consultar todas las notificaciones del sistema en la ficha

Notificaciones

del proceso de gestión. Workday le permite desactivar una notificación específica , aunque a menudo es mejor gestionar las preferencias de notificación a nivel de usuario o utilizar notificaciones personalizadas para alertas más específicas. Consulte Configuración de notificaciones de sistema de proceso de gestión .

Los parámetros de notificación globales se gestionan en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones

Notificaciones personalizadas

Puede crear notificaciones personalizadas que pueden iniciar en cualquier paso del proceso de gestión para alerta a los usuarios sobre eventos, acciones obligatorio o cambios de estado. Para crear una notificación, navegue hasta el paso correspondiente en la definición de proceso de gestión y, en el menú de acciones relacionadas de ese paso, seleccione

Proceso de gestión

Introducción de notificación

. Consulte Creación de notificaciones personalizadas .

Pautas y mejores prácticas:

Informe al gerente de contratación una vez que el proceso de contratación haya finalizado correctamente.

Cree una notificación personalizada que se active al finalizar el proceso de gestión de gestión Contratación. Personalice el correo electrónico con el nombre de la nueva contratación , la fecha de inicio y el nombre del gerente .

Notificar al departamento de TI sobre una nueva contratación para que pueda preparar el hardware y el software necesarios.

Casos de uso:

Notificación de finalización de contratación a gerente

Envío de correo electrónico de bienvenida a la nueva contratación

Notificación de departamento de TI para aprovisionamiento de equipo

Ejemplos:

Configure una notificación personalizada para que activador en el paso de finalización del proceso de gestión de contratación, que se envía al grupo de seguridad del gerente de contratación . El mensaje puede incluir el nombre de la nueva contratación , el ID de empleado, la fecha inicial y la posición.

Configure una notificación con el asunto "¡Bienvenido al equipo, [Nombre de nueva contratación]!". El cuerpo del correo electrónico incluye detalles sobre su primer día, un vínculo al portal de nueva contratación de la empresa e información de contacto de su gerente.

Configure una notificación personalizada en el proceso de gestión de contratación, que se enviará a un grupo de seguridad específico para el equipo de TI. La notificación se activa al introducir un paso específico e incluye detalles como el nombre de la nueva contratación , la ubicación y el título de puesto.

Problemas y soluciones

En esta sección se enumeran los problemas comunes junto con sus causas y soluciones correspondientes.

Expedición	Causa y solución
Tareas sin asignar en proceso de gestión de contratación	Causa: el proceso incluye tareas sin asignar para las que el grupo de seguridad especificado no contiene usuarios o solo contiene usuarios con cuentas de Workday desactivadas. Ejemplos: Un paso está protegido por el grupo de seguridad "Empleado (solo gestiona sus datos)", pero el usuario asignado tiene una fecha de contratación futura . La cuenta de Workday del usuario asignado está desactivada, caducada o bloqueada, o el usuario no tiene una cuenta de Workday para ver sus notificaciones o finalizar los pasos asignados. solución: acceda al informe Tareas sin asignar que muestra los pasos en los que se produce este problema. Añada el grupo de seguridad Pre-empleado (solo gestiona sus datos) y realice la prueba.
La revisión o la aprobación no funcionan cuando se utiliza una plantilla consolidada	Causa: no se ha configurado un paso consolidado de revisión o aprobación como paso b en la definición de proceso de gestión Contratación. solución: edite la definición de contratación de proceso de gestión y mueva el paso principal de revisión/aprobación, como Revisión de contratación de empleado, al orden b. Esto garantiza un flujo fluido desde el inicio hasta la página de revisión consolidada.
Notificación personalizada sobre activadores de subproceso incorrectamente Se activa una notificación sobre Propuesta de compensación para contratación cuando se corrige el evento principal Contratación, aunque no se haya cambiado la compensación.	Causa: el sistema detecta una corrección en el evento principal y activa notificaciones en todos los subprocesos. No puede determinar si se ha realizado un cambio (noun), cambiar (verb) específicamente dentro de ese subproceso. solución: funciona según lo previsto. Tenga en cuenta este comportamiento. Si esto le resulta problemático, contemple la posibilidad de mover la notificación al proceso principal Contratación y activarla en función de una condición relacionada con los datos del subproceso.
No se puede añadir validación a paso de inicio de contratación Se necesita un mensaje de error si no introducido un campo obligatorio como ID nacional en la preselección de contratación inicial .	Causa: es posible que el paso de inicio esté creando un nuevo registro de aspirante , por lo que los campos que se validarán no existen en el sistema hasta que se haya enviado el paso. solución: no intente poner la validación en el paso de inicio. En su lugar, añada un paso de acción inmediatamente después del inicio asignado de nuevo al iniciador. Ejemplo: cambio de información personal o un paso de revisión. Aplique las reglas de validación a este segundo paso.
Duplicado de registros de empleado	Causa: se ha creado un nuevo registro de empleado para una persona que ya existe en el sistema como aspirante, antiguo trabajador o trabajador contingente. solución: utilice las versiones de la tarea Contratación de empleado que incluyen una búsqueda mejorada de personas existentes. Entrene a los usuarios para que busquen siempre a una persona antes de crear un nuevo registro de aspirante . Ejecutar auditorías periódicas para identificar y fusionar / fusión registros duplicado .
Datos introducidos incorrectos	Causa: los usuarios introducen información incorrecta durante el proceso de contratación, como una fecha inicial incorrecta o una ortografía incorrecta del nombre. solución: utilice reglas de validación de datos siempre que sea posible para detectar errores. En el caso de errores críticos, es posible que deba utilizar la acción Corregir en el evento de Contratación finalizado para corregir los datos. Proporcionar instrucciones claras y formación a los usuarios sobre cómo introducir los datos correctamente.
Proceso estancado	Causa: el proceso de gestión se ha atascado en un paso porque el usuario asignado está fuera de la oficina o no está realizando ninguna acción. solución: configure la delegación de roles clave para que las tareas se puedan redirigir automáticamente cuando un usuario no esté disponible. Utilice el informe Estado de proceso de gestión para supervisar el progreso de los eventos de contratación e identificar los cuellos de botella. Puede reasignar tareas a otro usuario si es necesario.
Aprobaciones incorrectas	Causa: el proceso de gestión se está ruta para su aprobación a la persona equivocada o no requiere aprobación cuando debería. solución: revise la definición de proceso de gestión y las reglas de condición en los pasos de aprobación. Asegúrese de que los grupos de seguridad asignados a los pasos de aprobación estén configurados correctamente y de que las reglas de condición evalúen correctamente los datos.
Error: no se ha podido finalizar este proceso de gestión porque la organización propuesta, la posición, la restricción de headcount o la petición de puesto seleccionadas ya no están disponibles para cubrirse.	Causa: la posición asociada al evento Contratación tiene la etiqueta "Disponible para contratación" marcada como No. solución: la posición debe cumplir todas las condiciones siguientes para estar disponible: El proceso de gestión Creación de posición ha finalizado. La fecha de disponibilidad es igual o anterior a la fecha actual La primera fecha de contratación es igual o anterior a la fecha efectiva del proceso de gestión de contratación. La restricción de posición no está cubierta y no tiene un proceso de gestión de congelación de posición en curso o finalizado. La organización de supervisión no está congelada La restricción de posición no tiene una promoción de méritos en curso. La restricción de posición no se ha propuesto en un evento de dotación de personal en curso. La restricción de posición no tiene un proceso de gestión Traspaso de trabajador (por organización) o Traspaso de trabajador (supervisión) con fecha futura. La restricción de posición no tiene ningún proceso de gestión de cierre de posición en curso o finalizado. La restricción de posición no tiene un proceso de gestión de petición de puesto en curso.
Los pasos de un proceso de gestión no se introducen durante el evento.	Causa: el proceso de gestión está activado para autocompletar. Ejemplo: los pasos de edición de datos adicionales que forman parte del proceso de contratación de contratación no se muestran en el registro de proceso del evento de contratación porque el proceso de finalización de contratación está activado. Cuando un proceso de gestión está configurado para completarse automáticamente, Workday omite algunas partes del evento principal.