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Última actualización: 2023-06-23
Consideraciones de definición: gastos

Consideraciones de definición: gastos

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Expenses. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte lo siguiente:
  • Otras consideraciones de definición para obtener detalles sobre funciones específicas
  • Instrucciones de la tarea para obtener detalles de configuración específicos

Qué es

Workday Expenses le permite gestionar y controlar los gastos de su empresa y sus perceptores.
Con Workday Expenses, puede configurar y gestionar lo siguiente:
  • Elecciones de pago
  • Tablas de tarifas de gastos
  • Ítems de gasto
  • Informes de gastos
  • Autorizaciones de gasto
  • Anticipos en efectivo
  • Tarjetas de crédito
  • Registros de reserva de viaje
Puede procesar los gastos de:
  • Candidatos
  • Trabajadores contingentes
  • Miembros de comité externo
  • Aspirantes
  • Alumnos
  • Los trabajadores
Workday Expenses proporciona un
Centro de operaciones de gastos
 que centraliza los gastos de los perceptores para que puedan gestionarlos de forma rápida y sencilla.

Beneficios para la empresa

  • Centralice las tareas y los informes de los usuarios de autoservicio para que puedan gestionar sus gastos de manera eficiente.
  • Registrar rápidamente los gastos sobre la marcha para agilizar su reembolso.
  • Eliminar los procesos manuales en papel.
  • Active el aprendizaje automático para evaluar los informes de gastos en busca de anomalías, duplicaciones e imprecisiones.
  • Aumentar la precisión y reducir la introducción manual a través del cálculo automático de los datos de transacciones de gastos.
  • Gestionar las cargas de trabajo delegando tareas.
  • Cumplir con las normativas fiscales y los requisitos de reembolso regionales e internacionales.
  • Definir los límites de gasto para controlar los costos de viajes y entretenimiento.
Puede intercambiar datos y generar informes sobre ellos rápidamente:
  • Mediante Workday Expenses junto con otros productos de Workday, como Human Capital Management (HCM). Ejemplo: puede crear ítems de gasto y asociarlos a planes de complementos.
  • Con análisis e informes que ofrecen insights sobre el presupuesto frente al gasto real.

Ejemplos de uso

  • Aplicar importes máximos diarios para limitar el gasto.
  • Auditar el cumplimiento normativo de los informes de gastos.
  • Definir tarifas que contribuyan a calcular el reembolso.
  • Importar y procesar los datos de los proveedores de tarjetas de crédito y de reservas de viajes.
  • Procesar los informes de gastos de empresa, interempresa, de dispositivos móviles y multimoneda.
  • Llevar a cabo un seguimiento del gasto en la empresa y sus organizaciones, analizarlo y generar informes sobre él.
También es posible gestionar y controlar el gasto mediante:
  • Planes de complementos, comprobaciones de presupuesto y contabilidad de compromisos
  • Validaciones personalizadas, reglas de impuestos y worktags
  • Autorizaciones de gasto
Puede liquidar y reembolsar gastos para:
  • Solicitudes de anticipos en efectivo
  • Transacciones con tarjetas de crédito corporativas
  • Transacciones de gastos ordinarios

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Cómo se desea llevar a cabo el reembolso a los perceptores de gasto?
Puede definir las elecciones de pago con el fin de:
  • Determinar los métodos de reembolso, como los cheques o los ingresos en cuenta.
  • Permitir que los trabajadores definan su país y su moneda preferidos para los pagos o dividir el pago entre varios países y monedas.
También es posible aplicar reglas a las opciones de elección de pago para determinar los métodos o las distribuciones de pago.
¿Cómo se usan las tarifas para calcular el reembolso de gastos?
Puede configurar las tablas de tarifas y las reglas mediante las cuales se van a evaluar los ítems de gasto de forma que:
  • Se calculen los importes de reembolso.
  • Se determine la elegibilidad para el reembolso.
  • Se validen los importes máximos reembolsables.
El reembolso se puede calcular mediante tablas de tarifas basadas en importes y porcentajes.
También puede utilizar acumuladores de gastos para realizar un seguimiento de los aumentos en incrementos en los ítems de gasto a lo largo del tiempo, como los gastos basados en la distancia.
¿Qué datos se necesitan de los perceptores de gastos para su reembolso?
Puede configurar los informes de gastos para recopilar información en el nivel de cabecera. Ejemplos: propósitos comerciales y notas.
También puede solicitar y exigir detalles más específicos a nivel de línea sobre:
  • Informes de gastos
  • Autorizaciones de gasto
Puede utilizar lo siguiente:
  • Ítems de gasto basados en distancia para calcular la distancia recorrida.
  • Desgloses para que sea obligatorio un desglose de los gastos incurridos.
  • Ítems de gasto de dietas para cumplir con los requisitos de su país.
  • Diarios de viaje para desglosar los gastos de viajes de trabajo.
  • Atributos distribuidos por Workday y atributos configurables.
¿Quiere permitir que determinados trabajadores creen informes de gastos en representación de otros?
Puede permitir que los trabajadores creen informes de gastos en representación de:
  • Candidatos
  • Delegados
  • Miembros de comité externo
  • Otros trabajadores
  • Aspirantes
  • Alumnos
¿Qué métodos de generación de informes de gastos se deben configurar?
Puede configurar distintos métodos de generación de informes de gastos en función de las necesidades de la empresa, entre ellos:
  • Informes de gastos con importes reembolsables negativos para trabajadores que incurren en gastos personales en tarjetas de crédito de responsabilidad corporativa.
  • Informes de gastos interempresa si la empresa tiene un acuerdo para dividir los costos con otras empresas.
  • Escaneado de recibos para agilizar las reclamaciones de gastos que envían los perceptores a través de dispositivos móviles.
¿Cómo se desea diseñar los formatos de impresión en los informes de gastos?
Puede utilizar las opciones que distribuye Workday para imprimir informes de gastos.
A través de Report Designer en Workday Studio puede personalizar los formatos de impresión para:
  • Alertas
  • Archivos adjuntos
  • Instrucciones
  • Formatos
  • Logotipos
  • Mensajes
¿Cómo se desea gestionar la autorización previa de los gastos?
Puede activar o hacer obligatoria la opción por la que los trabajadores deben solicitar autorizaciones de gasto antes de incurrir en ellos.
También puede hacer lo siguiente:
  • Aprobar las solicitudes de anticipos en efectivo.
  • Permitir a trabajadores específicos crear autorizaciones de gasto en representación de los no trabajadores.
  • Congelar autorizaciones de gasto.
  • Llevar a cabo un cierre masivo de autorizaciones de gasto que ya no necesita.
  • Realizar comprobaciones de presupuesto en las autorizaciones de gasto.
  • Contabilizar los gastos futuros a través de la contabilidad de compromisos.
¿Cómo se desean definir las tarjetas de crédito de gastos?
Puede definir:
  • Tarjetas centralizadas de viajes para consolidar los viajes en avión de toda la organización en una sola tarjeta de crédito.
  • Tarjetas de crédito individuales para los perceptores de gasto.
Puede especificar la responsabilidad de pago de las tarjetas de crédito de los trabajadores mediante distintos tipos de cuenta de facturación corporativa.
También podrá permitir a los trabajadores lo siguiente:
  • Introducir manualmente los datos de las transacciones con tarjeta de crédito.
  • Reasignar transacciones con tarjetas de crédito corporativas entre trabajadores.
  • Enviar transacciones de tarjeta de crédito con importes reembolsables negativos.
¿Cómo pueden los trabajadores incorporar los datos de viajes a los informes de gastos?
Puede descargar registros de reserva de viaje de su proveedor de viaje e importarlos a Workday.
Al importar los registros de reserva de viaje, los trabajadores pueden añadir los siguientes elementos a los informes de gastos:
  • Viajes en avión
  • Alquiler de vehículos
  • Reservas hoteleras
¿Qué información fiscal desea obtener de los gastos del trabajador?
Puede configurar reglas de impuestos y activar los impuestos en los informes de gastos. Workday calcula a continuación los impuestos de los ítems de gasto, lo que le permite recuperar importes parciales o totales de:
  • Impuesto sobre bienes y servicios (GST)
  • IVA

Recomendaciones

  • Configurar un texto informativo en los informes de gastos para ayudar a los trabajadores a cumplir con las políticas de gastos.
  • Ponerse en contacto con Workday Professional Services o con su consultor para llevar a cabo la integración con proveedores de viaje o de tarjetas de crédito.
  • Activar la contabilidad de compromisos en las transacciones de autorización de gasto para evitar el gasto excesivo.
  • Revisar y estandarizar las políticas de gasto de la empresa antes de definir Workday Expenses para facilitar el cumplimiento normativo.
  • Utilizar una configuración que simplifique el proceso de reembolso para reembolsar rápidamente a los perceptores. Ejemplo: puede permitir que los trabajadores reclamen gastos de forma rápida a través de dispositivos móviles.

Requisitos

Para que los trabajadores puedan enviar informes de gastos, defina al menos un ítem de gasto y un tipo de reembolso.

Limitaciones

Solo puede hacer lo siguiente:
  • Activar el escaneado de recibos en dispositivos móviles para trabajadores de países específicos.
  • Definir una regla de preferencia de pago para los pagos de gasto.
No se admite el almacenamiento de documentación certificada de recibos y archivos adjuntos de informes de gastos.

Definición de entorno de cliente

Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
 para configurar las opciones de todo el entorno de cliente para Workday Expenses.
Puede configurar la sección
Opciones de gastos
 para:
  • Facturar a los clientes por las líneas de informe de gastos con estado
    Aprobado
    .
  • Controlar la asignación de impuestos por defecto de gastos internacionales.
  • Desactivar los impuestos en los informes de gastos.
  • Permitir a los trabajadores solicitar anticipos en efectivo.
  • Asegurarse de que la organización no facture a los clientes los gastos de los trabajadores.
  • Cargar como gasto los registros de reserva de viaje reservados antes de la fecha final del viaje.
  • Impedir que los trabajadores seleccionen worktags específicos de proyecto.
  • Especificar el número de años que desea conservar los datos financieros de los trabajadores purgados.
La tarea también sirve para especificar:
  • Si desea cargar importes en las fechas del nivel de informe de gastos o del nivel de línea de gasto, para la elaboración de presupuestos. Ejemplo: para evitar que las líneas de gasto abarquen varios periodos contables, puede cargar los importes en la fecha general del informe de gastos.
  • Los ID de secuencia de los informes de gastos y las autorizaciones de gasto.

Seguridad

Puede acceder al informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
 si desea consultar todos los dominios de seguridad de Expenses.
Entre los dominios de seguridad que puede configurar puede encontrar los siguientes:
Dominios
Consideraciones
Set Up: Payment Election
 en el área funcional Expenses
Sirve para definir los detalles de proceso de las elecciones de pago.
Set Up: Expense Item
 en el área funcional Expenses
Sirve para definir ítems de gasto para que los trabajadores los utilicen en sus transacciones de gastos.
Access Expense Item (Segmented)
 en el área funcional Expenses
Sirve para configurar la seguridad basada en segmentos para controlar el acceso a los ítems de gasto.
Ejemplo: desea que se muestre un conjunto de ítems de gasto únicamente a los empleados del departamento de ventas.
Self-Service: Expense Report
 en el área funcional Expenses
Sirve para cumplimentar y enviar informes de gastos.
Self-Service: Spend Authorization
 en el área funcional Expenses
Sirve para enviar solicitudes de autorización de gasto antes de que generen gastos.
Process: Expense Report Work Area
 en el área funcional Expenses
Se utiliza para mantener los informes de gastos pendientes de acción en el informe
Zona de trabajo de informes de gastos
 .
Set Up: Tenant Setup - Financials
 en el área funcional System
Se utiliza para acceder al subdominio
Set Up: Tenant Setup - Financials
 , que puede utilizar para configurar las opciones de todo el entorno de cliente para Workday Expenses.

Procesos de gestión

Proceso de gestión
Consideraciones
Evento de informe de gastos
Se utiliza para:
  • Auditar los informes de gastos para garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos.
  • Obtener feedback al incluir cuestionarios en informes de gastos.
  • Comprobar presupuestos.
  • Confirmar la precisión de los impuestos en los informes de gastos.
  • Recuperar los datos de los informes de gastos para generar informes.
  • Devolver las líneas de gasto para que se corrijan.
  • Realizar un seguimiento de los proyectos.
Evento interempresa de informe de gastos
Se utiliza para:
  • Iniciar el proceso de aprobación de empresas en líneas y desgloses de los informes de gastos.
  • Responsabilizar a la empresa asociada de las líneas de gasto y los desgloses de los gastos de los trabajadores.
Autorización de gasto
Se utiliza para:
  • Añadir planes de complementos para los empleados que soliciten autorizaciones de gasto.
  • Comprobar presupuestos.
  • Permitir las solicitudes de anticipos en efectivo.
  • Incluir cuestionarios en las autorizaciones de gasto.
Evento de cierre masivo de autorizaciones de gasto
Sirve para cerrar varias autorizaciones de gasto no utilizadas cuando su organización ya no necesita procesar informes de gastos con ellas.

Informes

Informes y tableros de control
Consideraciones
Informe
Zona de trabajo de auditoría de gastos
Consulte los gastos por sus las categorías de informe y pago y utilice informes y gráficos para analizar el gasto.
Informe
Zona de trabajo de informes de gastos
Consulte informes de gastos con acciones pendientes. Puede utilizar este informe para revisar, devolver y aprobar informes de gastos.
Tablero de control Gestión de gastos
Sirve para consultar información como la siguiente:
  • Tendencias de ítems de gasto
  • Totales de informes de gastos
  • Ítems de gasto principales
También puede hacer lo siguiente:
  • Acceder a las tareas y los informes de gastos que se utilizan con frecuencia.
  • Consultar y analizar la información de gastos.
Informe
Gastos que superan el importe máximo
Consulte las líneas y los desgloses del informe de gastos que superan el importe máximo definido para el ítem de gasto, excluidas las líneas y los desgloses que se han identificado como gastos personales.
Worklet
Centro de operaciones de gastos
.
Consulte y acceda a tareas e informes de gastos desde una sola ubicación.
Informe
Trabajadores sin informe de gastos enviado
Consulte los trabajadores que no han enviado informes de gastos:
  • En un marco temporal específico.
  • En fechas que se encuentren dentro del periodo de informe obligatorio.
Acceda al informe
Informes estándar de Workday
 para consultar todos los informes de Workday Expenses.
También puede crear informes personalizados mediante orígenes de datos de informes, como los siguientes:
  • Expense Reports for Company
    , que permite consultar los informes de gastos de una empresa o una jerarquía de empresas.
  • Tax Rate Application
    , que permite consultar los informes de gastos marcados para impuestos.

Integraciones

Puede usar servicios web para importar datos para usarlos con Workday Expenses. Ejemplos:
  • Import Credit Cards
  • Import Credit Card Transactions
  • Import Expense Rate Tables
  • Put Expense Item
  • Put Expense Rate Table Rule
  • Put Payment Election Option
Consulte el directorio de servicios web en Workday Community si desea consultar más servicios web.
A través de las integraciones se pueden importar los datos de tarjetas de crédito de los siguientes proveedores, de forma que los trabajadores puedan incluir los datos de las tarjetas de crédito en sus informes de gastos:
  • American Express (AMEX)
  • Mastercard
  • Visa
Puede importar los datos de registros de reserva de viaje en Workday para que los trabajadores los incluyan en sus informes de gastos mediante:
  • El servicio web
    Import Travel Booking Records
     para crear integraciones personalizadas.
  • Travel Booking Inbound Connector.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Presupuestos
Las comprobaciones de presupuesto sirven para:
  • Verificar de forma automática las transacciones de gastos comparándolas con los presupuestos.
  • Evitar el gasto excesivo para mantener los presupuestos durante todo el ejercicio contable.
Comités
Al configurar los comités en Workday, se pueden crear informes de gastos y autorizaciones de gasto en representación de los no trabajadores para reembolsar sus gastos.
Compensación
Puede crear planes de complementos reembolsables y asociarlos con ítems de gasto para que los empleados puedan reclamar gastos, como la inscripción en un gimnasio y el reembolso de matrículas.
Contabilidad financiera
Puede llevar a cabo el seguimiento de:
  • Proyectos de inversión y presupuestos
  • Informes de gastos con importes reembolsables negativos
  • Liquidaciones de autorizaciones de gasto
  • Compromisos de gastos
Dispositivo móvil
Puede activar Workday Expenses en dispositivos móviles para que los trabajadores puedan:
  • Introducir los gastos de forma rápida.
  • Rellenar y enviar informes de gastos.
  • Escanear recibos para rellenar fechas e importes en los informes de gastos.
HCM
Workday Expenses utiliza los datos de la empresa y de los empleados de Workday HCM, incluidos los datos de:
  • Perfiles de puesto
  • Niveles de gestión
  • Modelos de dotación de personal
  • Los trabajadores
También puede crear informes de gastos en representación de los candidatos para reembolsarles los gastos incurridos durante el proceso de entrevista.
Nómina
Con las elecciones de pago de la empresa o del trabajador es posible determinar cómo reembolsar los gastos.
Proyectos
Mediante el seguimiento de proyectos con gastos puede permitir a los trabajadores:
  • Acceder y registrar las horas y los gastos de proyectos específicos.
  • Reclamar los gastos del proyecto en los rangos de fechas especificados.
Liquidación
Puede liquidar los gastos del perceptor de forma manual o programar Workday para se creen y se ejecuten liquidaciones automáticamente de:
  • Anticipos en efectivo
  • Transacciones de tarjeta de crédito
  • Informes de gastos
  • Gastos interempresa
  • Autorizaciones de gasto
Alumno
Puede conceder a los trabajadores acceso a los datos de los alumnos para que puedan:
  • Crear y enviar informes de gastos en representación de los alumnos.
  • Utilizar estos datos en informes personalizados y estándar.
Asimismo, puede configurar la seguridad segmentada para permitir que los trabajadores accedan únicamente a los datos de gastos de los alumnos.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.