Consideraciones de definición: gestión de gastos

Expense Management proporciona una interfaz rediseñada y workflows automatizados que utilizan datos en tiempo real para simplificar la creación y el envío de gastos. Esto incluye la creación automática de informes de gastos, el cotejo en tiempo real de recibos y transacciones de tarjeta de crédito, y capacidades mejoradas de informes en tiempo real.

Expense Management

le permite:

Optimice todo el proceso de creación y envío de gastos de principio a fin.
Ahorre tiempo y esfuerzo creando automáticamente informes de gastos y cotejando los recibos con los cargos de la tarjeta de crédito.
Acceda a insights de gasto instantáneos utilizando datos de tarjeta de crédito en tiempo real, en lugar de esperar días para que se compensen las transacciones.
Minimice el riesgo de errores y fraudes mediante el cotejo automático para evitar pagos duplicado y alertas en tiempo real.
Consiga una mayor precisión de los datos utilizando el aprendizaje automático para categorizar automáticamente los gastos en función del comportamiento anterior.
Simplifique el seguimiento de los viajes agrupando automáticamente los gastos relacionados en viajes específicos, lo que facilita a los viajeros la organización.
Mantenga a los empleados al tanto de sus informes mediante el envío de notificaciones móviles instantáneas en cuanto utilicen su tarjeta.

Pregunta	Consideración
¿Quiere que todos los empleados puedan acceder a las funciones de gestión de gastos?	Todavía puede implementar Expense Management y gestionar las complejidades descritas en la sección Limitaciones. Puede adoptar un enfoque de interfaz híbrida para que los usuarios puedan seguir accediendo a la interfaz y a las funciones originales de Expense Report para completar tareas o requisitos complejos que aún no admite Expense Management. También puede utilizar configuraciones de grupo de seguridad para restringir la interfaz de gestión de gastos a subpoblaciones específicas, como los empleados que residen en EE. UU.
¿Qué asignaciones de código de categoría de comercio son las más críticas para su estrategia de valores por defecto?	Workday utiliza asignaciones de código de categoría de comercio como alternativa cuando el modelo de aprendizaje automático no puede rellenar un ítem de gasto. La asignación precisa garantiza una experiencia fluida incluso cuando los datos históricos de transacciones son limitados. Las asignaciones con un mantenimiento deficiente generarán más campos en blanco , lo que aumentará el esfuerzo manual de los usuarios.
¿Cuándo deben recibir los titulares de tarjeta las notificaciones push en el dispositivo móvil sobre sus gastos?	Puede configurar Workday para enviar notificaciones inmediatamente después del uso de la tarjeta . Las alertas inmediatas lista de valores a los usuarios que capturen los recibos en el punto de venta, lo que mejora la precisión de los datos y reduce los retrasos en el envío. Desactivarlos puede dar lugar a un mayor volumen de recibos perdidos y transacciones desvinculadas.

Workday recomienda que los perceptores compensen las transacciones de tarjeta de crédito obsoletas y los gastos de introducción rápida antes de suscribirse a

Expense Management

. Tras la activación, Workday intenta automáticamente cotejar y crear líneas de informe para todos los elementos del trabajo pendiente. Gestionar esto por adelantado evita que generación borradores de informes para datos irrelevantes o históricos.

También le recomendamos que actualice las notificaciones existentes para que activador en función de las transacciones de tarjeta de crédito pendientes en lugar de las nuevas transacciones, ya que Workday procesa las transacciones de tarjeta de crédito automáticamente, por lo que las transacciones no tardan mucho.

er tienen el estado

Nuevo

.

Mantenga actualizadas las asignaciones de código de categoría de comercio para que sirvan como alternativa fiable. Workday utiliza estas asignaciones para establecer ítems de gasto por defecto cuando el modelo de aprendizaje automático no puede proporcionar una recomendación de confianza alta.

Debe adquirir la suscripción

a Expense Management

.

Antes de implementar, asegúrese de que las siguientes funciones de Workday estén activadas:

Asignación de código de categoría de comercio para transacciones de tarjeta de crédito
Funcionalidad de pago con tarjeta corporativa.
Escaneo de recibos
Valores por defecto de ítem de gasto para notas de recepción
Valores por defecto de ítem de gasto para transacciones de tarjeta de crédito
Centro de operaciones de gastos

Cuando compra la suscripción

a Expense Management

, tiene acceso completo tanto a nuestras funciones

de Expense Management

como a nuestras funciones originales

de Expenses

.

Experimentará la funcionalidad original

de Gastos

cuando el caso de uso implique:

Gastos con tablas de tarifas o diarios de viaje
Más de un archivo adjunto para cada gasto.
Planes de complementos basados en unidad
Datos de perfil de viaje por defecto
Asistentes por defecto al crear un gasto.
Delegar experiencias
Funcionalidad de impuestos
Gastos de dietas
Vinculación a autorizaciones de gasto.
Desglose automático de gastos manuales
Relleno automático de los datos de los asistente .
Añada un registro de reserva de viaje a la línea de informe de gastos .
Especificar códigos de propósito comercial en un gasto
Carga de gastos a otra empresa.
Carga de gastos a la posición secundaria .
Mostrando validaciones de salida.

Si parte de su población de empleado experimentará una de las limitaciones enumeradas, aún puede implementar

Expense Management

y gestionar las limitaciones a través del acceso a la interfaz híbrida, donde los usuarios pueden seguir accediendo a la consulta de informe de gastos original para completar tareas complejas o requisitos que aún no admite

Expense.

o utilice configuraciones de grupo de seguridad para restringir la gestión de gastos a subpoblaciones específicas.

Debe adquirir la suscripción

a Expense Management

.

Dominio	Consideración
Self Service: Automated Expenses	Este dominio del área funcional Expenses protege la creación automatizada de gastos, el seguimiento de viajes y la interfaz de creación manual de gastos.
Configuración de gastos de tercero	Este dominio protege la destreza de configurar y gestionar webhooks con subprocesadores de Workday como Astrada. Es obligatorio para las autorizaciones de tarjeta de crédito en tiempo real.

Puede utilizar los siguientes campos y orígenes de datos de informe para analizar la actividad de gastos: El origen de datos de informe Credit Card Authorizations permite realizar un seguimiento del gasto en tiempo real a partir de las autorizaciones. El campo de informe Estado de línea de informe de gastos proporciona el estado actual de las líneas en la página Actividad de gastos, como Revisión de cotejo, Información necesaria y Listo para enviar. El campo de informe Ítem de gasto por defecto de aprendizaje automático identifica las líneas en las que el aprendizaje automático ha establecido por defecto el ítem de gasto.

Integración	Consideración
Autorización de tarjeta de crédito	Debe finalizar el proceso de registro en la red para recibir datos de autorización de tarjeta de crédito en tiempo real para transacciones de Mastercard y Visa.

Expense Management interactúa con el subprocesador Astrada para incorporar a Workday los datos de autorización de tarjeta de crédito en tiempo real para las transacciones de Mastercard y Visa.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.