Cuestiones relativas a la definición: informes de gastos de alumnos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los informes de gastos de los alumnos. En él se explica lo siguiente:
- ¿Por qué?
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Puede utilizar Workday para crear y enviar informes de gastos en representación de los alumnos para reembolsarles los gastos en los que incurran.
Beneficios para la empresa
- Analice los gastos de los alumnos y genere informes sobre ellos para controlar mejor los gastos.
- Elimine las soluciones alternativas manuales, como los pagos ad hoc y la necesidad de utilizar tipos de perceptor que no sean alumnos.
- Agilice el reembolso enviando solo los informes de gastos de alumno a revisores y aprobadores específicos.
- Reduzca la duplicación de datos centralizando los gastos de los alumnos en una sola ubicación.
Ejemplos de uso
- Procese informes de gastos en representación de alumnos externos y matriculados.
- Reasigne transacciones de tarjetas de crédito corporativas para incluirlas en los informes de gastos de alumnos.
- Restrinja el acceso a los datos de alumnos para que los trabajadores solo puedan procesar los gastos de alumnos y generar informes sobre ellos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué acceso de seguridad necesitan los trabajadores? | Puede configurar la seguridad segmentada para permitir que los trabajadores accedan únicamente a los datos de gastos de alumnos. Cuando activa la seguridad segmentada, los trabajadores con:
Cuando no activa la seguridad segmentada, tanto los trabajadores con restricciones como sin ellas pueden acceder a los datos de gastos de todos los tipos de perceptores. |
¿Qué elecciones de pago tienen los alumnos? | Solo puede enviar informes de gastos en representación de los alumnos que tengan el pago de gastos como opción en sus elecciones de pago.
Puede hacer lo siguiente:
Cuando los alumnos tienen varios perfiles de Workday y usted actualiza las elecciones de pago en un perfil, Workday actualiza los demás perfiles automáticamente. |
¿Cómo se gestionan los gastos en los que incurren los alumnos con las tarjetas corporativas? | Puede reasignar transacciones de tarjeta de crédito manualmente a los alumnos cuando estos incurran en gastos con tarjetas de crédito corporativas.
A continuación, Workday muestra las transacciones reasignadas en los informes de gastos de alumnos para que pueda seleccionarlas e incluirlas. |
Recomendaciones
- Añada worktags manualmente en los informes de gastos de alumnos para garantizar la exactitud de las transacciones financieras.
- Reasigne transacciones de tarjeta de crédito a los alumnos para garantizar que los gastos incurridos con las tarjetas de crédito corporativas se muestren en los informes de gastos de alumnos.
- Cuando varios alumnos tengan el mismo nombre, introduzca IDs de alumno exclusivos en los informes de gastos para asegurarse de reclamar los gastos del alumno correcto.
- Si los alumnos también tienen un perfil de empleado en Workday, asegúrese de utilizar su perfil de alumno para los gastos basados en el alumno con el fin de evitar problemas de contabilidad y aprobación.
Requisitos
Para permitir que los trabajadores con seguridad restringida accedan a los datos de los alumnos, asígnelos a las unidades académicas de alumnos pertinentes.
Solo puede enviar informes de gastos en representación de los alumnos si define pagos de gastos en sus elecciones de pago.
Limitaciones
Los alumnos no pueden crear sus propios informes de gastos en Workday.
No admitimos autorizaciones de gasto ni anticipos en efectivo para alumnos.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
External Student Data: Student ID en el área funcional Personal Data. |
Le permite acceder a los IDs de alumnos externos. |
External Student Data: Student Public Reports en el área funcional Staffing. |
Le permite acceder a información pública de alumnos externos.
Si desea gestionar las elecciones de pago de los alumnos externos, utilice este dominio y el dominio Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election en el área funcional Expenses |
Le permite gestionar las elecciones de pago en nombre de los alumnos externos.
Si desea gestionar las elecciones de pago de los alumnos externos, utilice este dominio y el dominio External Student Data: Student Public Reports .
Utilice este dominio cuando no utilice Workday Student Financials. |
Manage: Student Payment Elections en el área funcional Student Financials | Le permite gestionar las elecciones de pago en representación de los alumnos matriculados.
Utilice este dominio cuando utilice Workday Student Financials. |
Process: Expense Reports en el área funcional Expenses. | Le permite gestionar informes de gastos e informes relacionados.
Puede configurar la seguridad segmentada en este dominio para que los trabajadores solo puedan acceder a los datos de alumnos en las tareas e informes de gastos. |
Self-Service: Student Financials en el área funcional Student Financials |
Permite a los alumnos gestionar sus elecciones de pago. |
Student Data: Student ID en el área funcional Student Core. |
Le permite acceder a los IDs de alumno en Workday. |
Student Data: Student Profile en el área funcional Student Core. |
Le permite acceder a la información del alumno en Workday. |
Procesos de gestión
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de informe de gastos
para enviar informes de gastos de alumnos a que se revisen y aprueben.
Puede usar el campo de informe
Expense Report Pay To is Student
para enviar solo los informes de gastos de alumnos a revisores y aprobadores específicos.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de transacciones de tarjeta de crédito
| Sirve para consultar las transacciones de tarjeta de crédito que reasigna a los alumnos. |
Búsqueda de informes de gastos
| Sirve para consultar los informes de gastos que crea en representación de los alumnos. |
Búsqueda de líneas de informe de gastos para organización
| Sirve para consultar las líneas del informe de gastos correspondientes a los alumnos por organización. |
Búsqueda de informes de gastos reembolsables negativos
|
Sirve para consultar informes de gastos que incluyen importes reembolsables negativos para los alumnos que incurren en gastos personales en tarjetas corporativas. |
Búsqueda de pagos
| Sirve para consultar los pagos de gastos de los alumnos:
|
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar estos orígenes de datos de informe para crear informes personalizados que solo incluyan datos de gastos de los alumnos:
- Expense Reports for Company
- Líneas y desgloses de informe de gastos
- Expense Report Lines for Company
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Expense Reports
| Sirve para recuperar datos de los informes de gastos de alumnos.
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar este servicio web para recuperar datos de gastos solo de los alumnos. |
Get Payments
| Sirve para recuperar datos de los pagos de gastos de los alumnos. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Sirven para cargar y recuperar datos de los filtros personalizados que cree para ejecutar liquidaciones de alumnos. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Sirve para cargar datos y enviar informes de gastos de los alumnos.
Cuando activa la seguridad segmentada, puede usar este servicio web para que solo se carguen los datos de gastos de los alumnos. |
Submit Settlement Run
| Sirve para cargar datos y liquidar y reembolsar los gastos de los alumnos. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Contabilidad | Workday genera automáticamente un worktag de Alumno en los asientos de contabilidad asociados a los informes de gastos aprobados. |
Elecciones de pago | Para enviar informes de gastos en representación de los alumnos, añada pagos de gasto como opción a sus elecciones de pago. |
Liquidación | Puede crear:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.