Consideraciones de definición: elecciones de pago

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las elecciones de pago. Explica lo siguiente:

Por qué configurarlo.

Cómo encaja en el resto de Workday.

Impactos posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de proceso de gestión

Preguntas y limitaciones que se deben tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener detalles completos de configuración.

Qué es

Las elecciones de pago de Workday le permiten definir preferencias sobre cómo se paga a los usuarios. Puede determinar cómo pueden definir sus elecciones de pago a través del autoservicio y editar sus elecciones de pago.

Beneficios empresariales

Las elecciones de pago de Workday le facilitan:

Auditar los cambios en las elecciones de pago

Controle las revisiones y aprobaciones de los cambios en las elecciones de pago.

Personalice los métodos en los que una persona puede recibir su pago.

Permita que los usuarios internacionales seleccionen su moneda preferida.

Casos de uso

Puede gestionar las elecciones de pago para:

Usuarios internacionales que desean recibir distintos tipos de moneda.

Aspirantes para configurar cuentas bancarias durante el proceso de incorporación.

Trabajadores dados de baja

Usuarios que desean dividir su pago en varias cuentas.

Las configuraciones de elección de pago también solicitar a facturas de proveedor, gastos, pagos a alumno y devoluciones a alumno.

Preguntas para tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Cómo se evitan las devoluciones bancarias?	Puede usar la tarea Creación de ejecución de validación de cuentas para validar la información de banca electrónica solo para bancos de EE. UU.
¿Qué tipos de pago desea utilizar?	Puede dar a los empleados la opción de recibir un cheque o un ingreso en cuenta. Si los empleados seleccionan un cheque, Workday imprime su domicilio en el cheque. Si no desea imprimir cheques, puede limitar la opción solo a ingreso en cuenta. Ejemplo: cuando un trabajador recibe un bonus, puede configurar tipos de pago como cheque o depósito. A continuación, los trabajadores pueden seleccionar su método preferido.
¿Desea proporcionar reglas específicas sobre la configuración de elecciones de pago?	Puede definir reglas en la tarea Mantenimiento de reglas de elección de pago para ofrecer a los usuarios las opciones sobre cómo desean recibir su pago.
¿Desea definir criterios para controlar quién es elegible para consultar un tipo de pago específico?	Puede definir criterios para controlar quién es elegible para consultar tipos de pago específicos en la tarea Mantenimiento de reglas de elección de pago . Ejemplo: puede excluir a los trabajadores temporales de la visualización de los tipos de elección de pago de bonus porque no son elegibles para pagos de bonus.
¿Qué atributos y validaciones de cuenta bancaria desea aplicar cuando una persona introduce su información bancaria?	Puede utilizar la tarea Creación de sustitución de validación de cuenta bancaria de perceptor para: Controle qué atributos de cuenta bancaria son obligatorios u opcionales. Personalice las etiquetas de visualización y las validaciones de formato para distintos países.
¿Desea verificar a las personas antes de que realicen cambios en las elecciones de pago y en la información bancaria?	Puede exigir a los trabajadores que verifiquen su identidad antes de que puedan realizar cambios en sus elecciones de pago e información bancaria. Puede especificar un número máximo de intentos de verificación con errores antes de que Workday bloquee al trabajador para que no pueda editar su información. Para que un usuario pueda desbloquear a un trabajador bloqueado, también debe configurar el dominio Manage: Unlock Payment Elections Access .
¿Cómo determina qué cuenta debe verificarse cuando tiene varias cuentas con detalles de enmascaramiento idénticos?	Las etiquetas de verificación de cuenta bancaria en la preselección Verificación de elección de pago incluyen el nombre del banco o el alias de cuenta. En el caso de los trabajadores con apodos de cuenta asignados, Workday muestra el apodo, el tipo de cuenta y los últimos 4 dígitos enmascarados del número de cuenta. En el caso de los trabajadores sin un apodo asignado, Workday muestra el nombre del banco, el tipo de cuenta y los últimos 4 dígitos enmascarados del número de cuenta.
¿Cómo se verifica a las personas antes de que realicen cambios en las elecciones de pago y en la información bancaria?	Configure el dominio Edit Tenant Setup - Financials para activar la función de verificación. Esto permite a los trabajadores verificar su identidad antes de que puedan realizar cambios en sus elecciones de pago e información bancaria. Para que un usuario pueda desbloquear a un trabajador bloqueado, también debe configurar el dominio Manage: Unlock Payment Elections Access .
¿Qué instrucciones desea dar a los usuarios para introducir la información de elección de pago?	Puede utilizar la tarea Mantenimiento de texto de ayuda de elecciones de pago para configurar el texto de ayuda personalizado para las tareas e informes de elecciones de pago de autoservicio de administrador y empleado . Consulte Definición de texto de ayuda personalizado para elecciones de pago .
¿Cómo gestionan los trabajadores que se transfieren a otro país?	Puede añadir una regla a la tarea Mantenimiento de opciones de elección de pago para dar a los trabajadores opciones para cambiar su país y moneda. Puede añadir el paso pendientes de introducción de elecciones de pago en el proceso de gestión Inicio de asignación internacional para garantizar que los trabajadores definan sus preferencias de pago en el momento de la reubicación.
¿Cómo valida Workday el número de cuenta bancaria internacional (IBAN)?	Workday sigue el estándar internacional. Aunque la longitud del IBAN puede variar en cada país, Workday proporciona un parámetro por defecto que le permite sustituir la longitud mediante la tarea Sustitución de validación de cuenta bancaria de perceptor. Cuando activa y proporciona un IBAN durante la creación de la cuenta bancaria, verificamos automáticamente el IBAN.
¿Desea evitar que los usuarios creen nuevas elecciones de pago o modifiquen las elecciones existentes?	Puede crear una restricción de acceso a elecciones de pago para evitar que los usuarios modifiquen sus elecciones de pago de autoservicio o creen una nueva elección de pago si ya existe una. Consulte:Creación de restricciones de acceso .

Recomendaciones

Workday le recomienda lo siguiente:

Añada Gestión de elección de pago
como paso de proceso en el proceso de gestión Incorporación. Garantiza que los usuarios terminen de definir su información bancaria.

Defina los atributos y las validaciones de su cuenta bancaria en la tarea

Creación de sustitución de validación de cuenta bancaria de perceptor

. Garantiza que todos los IDs de banco introducidos manualmente cumplan los requisitos del país.

Requisitos

Para añadir elecciones de pago o procesar la nómina de un trabajador, debe añadirlo a un grupo de pago.

Limitaciones

Al definir reglas para opciones de elección de pago:

Solo puede definir una regla para las preferencias de pago de gastos, facturas de proveedor, devoluciones a alumno y pagos a alumno.

Solo puede definir una regla de elección de pago por combinación exclusiva de grupo de pago y categoría de ejecución.

Puede dividir un pago en un máximo de 8 elecciones cuando utiliza la integración de impresión de cheques de ADP.

No puede limitar el número de cuentas bancarias que los usuarios pueden introducir en Workday.

Definición de entorno de cliente

Puede utilizar la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Global

para activar la opción de seleccionar distintos países y monedas para las elecciones de pago.

Puede utilizar la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para:

Active una preselección de verificación de cuenta bancaria para los cambios de elección de pago y cuenta bancaria.

Especifique el número máximo de intentos de verificación que pueden realizar los trabajadores antes de que Workday los bloquee.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Set Up: Payment Election en el área funcional Expenses. Set Up: Payroll (Payment Election Rules) en el área funcional Core Payroll. Set Up: Payroll Interface en el área funcional Payroll Interface.	Los usuarios con acceso a estos dominios pueden definir preferencias de pago.
Manage: Payment Election en el área funcional Expenses. Worker Data: Payroll (Payment Elections) en el área funcional Core Payroll. Worker Data: Payroll Interface (Payment Elections) en el área funcional Payroll Interface.	Le permite definir nuevas opciones de países y monedas para las elecciones de pago.
Person Data: Bank Account Masking en el área funcional Banking and Settlement	Le permite consultar la información bancaria completa sin enmascarar.
Gestión: desbloqueo de acceso a elecciones de pago	Le permite desbloquear a un usuario después de varios intentos incorrectos de introducir información bancaria.
Self-Service: Payment Election en el área funcional Expenses Self-Service: Payroll (My Payment Elections) en el área funcional Core Payroll. Self-Service: Payroll Interface (Payment Elections) en el área funcional Payroll Interface. Self-Service: Student Financials en el área funcional Student Financials	Los usuarios con acceso a estos dominios pueden acceder a sus tareas de elección de pago de autoservicio de empleado (ESS).
Manage: Student Payment Elections en el área funcional Student Financials	Le permite acceder a las cuentas bancarias de los alumnos y a las elecciones de pago de los alumnos.
Worker Data: Payment Elections by Organization en las áreas funcionales Core Payroll, Expenses y Payroll Interface.	Le permite definir los detalles de proceso de elección de pago y consultar los siguientes campos de informe relacionados: Número de cuenta IBAN Código de referencia

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Contratación	Puede añadir Gestión de elecciones de pago como paso de acción al configurar Evento de inscripción de elección de pago como subproceso de: El proceso de gestión Contratación . Una plantilla consolidada para Hire .
Incorporación	Para recopilar información bancaria de nuevos usuarios, puede añadir Gestión de elecciones de pago como paso de acción .
Evento de inscripción de elección de pago	Workday recomienda añadir un paso de aprobación para revisar la información bancaria en busca de posibles imprecisiones e intentos de phishing. Puede añadir el paso de servicio Validación de cuentas bancarias de trabajador si es nuevo o modificado para reducir la posibilidad de devoluciones bancarias, solo para bancos de EE. UU.
Inicio de asignación internacional	Puede añadir el paso de tarea pendiente Introducción de elecciones de pago para garantizar que los trabajadores definan sus preferencias de pago cuando se trasladen.

Dependencia

Informes o tableros de control	Contraprestación
Auditoría de elecciones de pago que faltan	Identifica a una persona a la que le falta algún tipo de elecciones de pago elegibles.
Elecciones de pago	Muestra el grupo de pago de una persona y las elecciones de pago actuales, incluidos el tipo y el método de pago.
Elecciones de pago en curso pendientes de envío	Enumera todas las elecciones de pago que requieren aprobación administrativa.

Puede utilizar el objeto de gestión Elecciones de pago actuales
para crear informes filtrados para:

Busque los cambios realizados en las elecciones de pago.

Ordene los detalles bancarios preferidos.

Puede utilizar el origen de datos de informe

Historial de elección de pago

para consultar el historial y realizar un seguimiento de los cambios en todas las elecciones de pago para un grupo de pago específico.

Integraciones

Si externaliza la impresión de cheques o los pagos, puede utilizar las siguientes integraciones de impresión de cheques:

Impresión de cheques ADP (rendimiento mejorado)

Core Connector: impresión de cheques de nómina (rendimiento mejorado)

WPN - Impresión de cheques Ceridian

Puede utilizar los siguientes servicios web para mantener la seguridad de las elecciones de pago y las configuraciones de texto de ayuda:

Servicios web	Consideraciones
Obtención de definición de entorno de cliente - Finanzas Definición de entorno de cliente - Finanzas	Utilice estos servicios web para gestionar la configuración de intentos de enmascaramiento, verificación y bloqueo de cuentas bancarias.
Configuraciones de texto de ayuda para elección de pago Configuración de texto de ayuda de elección de pago - Put	Utilice estos servicios web para gestionar el campo Texto de ayuda de bloqueo de cuenta bancaria .

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Gastos	Las elecciones de pago determinan las opciones que una persona puede seleccionar con respecto a la recepción de sus gastos.
Dispositivo móvil	Los trabajadores pueden utilizar Workday para Android o iOS para añadir, eliminar o editar sus elecciones de pago, así como definirlas como parte del proceso de gestión Incorporación .
Nómina	Las elecciones de pago determinan las opciones que una persona puede seleccionar con respecto a la recepción de sus pagos.
Información financiera de alumno	Las elecciones de pago determinan las opciones que los alumnos pueden seleccionar para recibir sus devoluciones y realizar pagos.

Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Pasos: uso de validaciones de cuenta

Definición de sustituciones de validación de cuenta bancaria de perceptor

Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Global

Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

2023R2 Novedades posteriores a: elecciones de pago móvil