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Última actualización: 2023-06-23
Consideraciones de definición: tarjetas centralizadas de viajes

Consideraciones de definición: tarjetas centralizadas de viajes

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de un programa de tarjetas centralizadas de viajes. Encontrará información sobre:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

El programa de tarjetas centralizadas de viajes consolida el gasto en viajes por transporte aéreo en una sola tarjeta centralizada de viajes, también conocida como tarjeta fantasma, para organizaciones individuales en lugar de trabajadores individuales. Cuando se importan transacciones de tarjeta centralizada de viajes para gastos de viajes por transporte aéreo a Workday, Workday asigna automáticamente las transacciones a los trabajadores para que las incluyan en los informes de gastos.

Beneficios para la empresa

Las tarjetas centralizadas de viajes le permiten:
  • Consolidar los gastos en viajes por transporte aéreo y otros gastos de su empresa
  • Obtener una vista precisa del gasto en viajes por transporte aéreo de su empresa
  • Realizar de manera eficaz un seguimiento y un análisis de los gastos en viajes por transporte aéreo de su empresa
  • Mejorar las decisiones sobre políticas de viajes y negociar mejores tarifas de viajes, optimizando su flujo de caja
  • Reducir el riesgo financiero al ocultar el número de la tarjeta centralizada a los empleados
  • Reducir la creación de gastos y las tareas de entrada manual a la hora de importar transacciones de tarjeta centralizada de viajes mediante una integración de tarjetas de crédito
  • Evitar que los empleados carguen grandes gastos de empresa en las tarjetas de crédito personales

Ejemplos de uso

Si configura la funcionalidad de la tarjeta centralizada de viajes:
  • Los perceptores de gasto pueden enviar gastos desde tarjetas corporativas y tarjetas centralizadas de viajes en un solo informe de gastos.
  • Los gerentes de centros de costos y los gerentes de viajes pueden consultar todos los gastos de viajes por transporte aéreo en un solo lugar, lo que mejora el análisis de gastos.
  • Las organizaciones pueden asignar un custodio exclusivo para gestionar las transacciones no asignadas y asignarlas al perceptor de gasto correcto.

Pregunta que debe tener en cuenta

¿Cómo se crean las tarjetas centralizadas de viajes?
A fin de minimizar los errores de datos, puede crear manualmente tarjetas centralizadas de viajes antes de cargar el archivo de transacciones para:
  • AMEX
  • Mastercard
  • Visa

Recomendaciones

  • Cree tarjetas centralizadas de viajes antes de cargar los archivos de transacciones para evitar errores en la carga de datos y eliminar las soluciones manuales.
  • Cree una credencial con seguridad para el número de tarjeta centralizada de viajes sin enmascarar a fin de garantizar que las tarjetas que cree manualmente tengan un número de tarjeta de crédito con seguridad.
  • Configure alertas personalizadas para que los custodios puedan identificar y asignar transacciones de tarjeta centralizada de viajes no asignadas y así los trabajadores puedan incluirlas en los informes de gastos.

Requisitos

A fin de importar transacciones de tarjetas centralizadas de viajes de Visa y Mastercard, colabore con:
  • La red de la tarjeta de crédito y la institución financiera para incluir transacciones de tarjeta centralizada de viajes en su archivo de integración VCF4 o CDF3
  • La agencia de viajes para garantizar que se incluya un identificador exclusivo para los perceptores de gasto en los archivos de integración, como el
    ID de empleado
     Workday utiliza este identificador exclusivo para asignar transacciones de tarjeta centralizada de viajes al perceptor de gasto.
Si desea importar transacciones de tarjetas centralizadas de viajes de AMEX:
  • Identifique la entrada del archivo de integración que se va a utilizar para la tarjeta centralizada de viajes en función de la región. Para Estados Unidos y Canadá, solicite un
    Workday AMEX Central Travel Data File
     en un archivo de texto con formato delimitado por tabulaciones. Para la región EMEA, solicite un
    Global TMKD File
     de AMEX en un archivo de texto con formato de longitud fija para la opción D.
  • Colabore con su gerente de cuentas de AMEX a fin de solicitar un ticket de Technology Enablement Engagement para solicitar el archivo de datos centralizados de viajes.
  • Colabore con sus agencias de viajes para incluir un identificador exclusivo en el archivo de integración. Ejemplo: el campo
    REF_5
     de
    Global TMKD File
     y el campo
    Workday Employee ID
     de
    Workday AMEX Central Travel Data File
    .
  • Cree manualmente las tarjetas centralizadas de viajes de AMEX en Workday.

Limitaciones

Workday solo asigna automáticamente las transacciones de tarjeta centralizada de viajes de tarifa aérea a los empleados. Para otras compras con tarjeta centralizada de viajes, como tarifas de hotel y comisiones por reserva, debe asignar manualmente las transacciones. Actualmente, Workday no admite la recepción de identificadores exclusivos para transacciones que no sean tarifas aéreas.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominio
Consideraciones
Organization: Manage Central Travel Card Transactions
 en el área funcional Expenses.
Los usuarios, como los custodios, pueden gestionar transacciones de tarjeta centralizada de viajes para las organizaciones configuradas en la cuenta de facturación de tarjeta de crédito corporativa.
Set Up: Credit Card
 en el área funcional Common Financial Management.
Los usuarios pueden crear y gestionar tarjetas de crédito para su empresa.

Procesos de gestión

Sin efectos.

Informes

Informes o tableros de control
Consideraciones
Búsqueda de archivos de transacciones de tarjeta de crédito
Utilice este informe para identificar los errores que se producen durante la carga de archivos.
Búsqueda de transacciones de tarjeta de crédito
Consulte una lista de transacciones de tarjeta de crédito, incluidas las transacciones de tarjeta centralizada de viajes, para analizar el gasto de trabajador.
Búsqueda de tarjetas de crédito
Busque las tarjetas de crédito que haya creado manualmente o mediante la integración. Consulte los detalles de las cuentas de tarjetas de crédito de empleados, incluidas las tarjetas centralizadas de viajes.
Búsqueda de transacciones no asignadas de tarjeta centralizada de viajes
Consulte todas las transacciones no asignadas de tarjeta centralizada de viajes para su organización y asígnelas al perceptor de gasto correcto para incluirlas en un informe de gastos.

Integraciones

Puede configurar sus integraciones para importar y asignar automáticamente tarjetas centralizadas de viajes a los trabajadores para la inclusión de gastos.
Servicios web
Consideraciones
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions
Se utiliza para cargar y recuperar transacciones de tarjeta de crédito o de tarjeta centralizada de viajes.
Assign Expense Central Travel Card Transaction
Se utiliza para asignar transacciones de tarjeta centralizada de viajes a perceptores de gasto.
Plantillas de integración
Consideraciones
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
Utilice estas plantillas para importar transacciones de tarjeta centralizada de viajes enmascaradas desde AMEX.
Import MasterCard CDF3File Masked
En el caso de Mastercard, utilice las siguientes plantillas para importar datos enmascarados de:
  • Tarjetas de crédito y transacciones
  • Tarjetas centralizadas de viajes y transacciones
Import Visa VCF4 Scrubbed
En el caso de Visa, utilice las siguientes plantillas para importar datos purgados de:
  • Tarjetas de crédito y transacciones
  • Tarjetas centralizadas de viajes y transacciones

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.