Consideraciones de definición: autorizaciones de gasto
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de las autorizaciones de gasto. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Las autorizaciones de gasto son transacciones de gastos que los perceptores pueden utilizar para solicitar la aprobación previa de gastos estimados. En función de los ítems de gasto que seleccionen los perceptores, estos pueden introducir lo siguiente:
- Fechas de gasto previstas
- Descripciones
- Importes estimados
- Líneas de autorización de gasto
Beneficios para la empresa
- Se elimina la necesidad de recopilar la información de gastos fuera de Workday al añadir cuestionarios a las autorizaciones de gasto.
- Permiten prever los gastos futuros mediante la contabilidad de compromisos para autorizaciones de gasto aprobadas.
- Utilizando aprobaciones previas aumenta el control de gastos y mejora el cumplimiento de la política de gasto.
- Se proporciona a los perceptores una mayor flexibilidad para gestionar sus gastos de viaje.
- Se consultan los saldos de presupuesto exactos mediante el seguimiento de los importes de compromiso y los importes de anticipo en efectivo pendientes.
Ejemplos de uso
- Crear autorizaciones de gasto en representación de otros trabajadores y miembros de comités externos, como ponentes invitados.
- Crear reembolsos de anticipo en efectivo a partir de pagos que los trabajadores envían para reembolsar los saldos pendientes.
- Crear nuevos informes de gastos a partir de autorizaciones de gasto aprobadas para deducirlos de los importes aprobados y los anticipos en efectivo.
- Vincular las autorizaciones de gasto con anticipos en efectivo a los informes de gastos.
- Solicitar la aprobación de los gastos de viaje estimados antes de que se produzcan los viajes.
- Utilizar una autorización de gasto en varios informes de gastos hasta que el saldo de la autorización de gasto sea igual a cero.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | |
|---|---|
¿De qué información de gastos desea realizar un seguimiento? | Puede exigir a los trabajadores que añadan líneas en sus autorizaciones de gasto para recopilar información de gastos adicional con fines de auditoría. A menos que se configure, Workday no requiere líneas de autorización de gasto.
También puede configurar lo siguiente:
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¿Cómo quiere controlar y realizar un seguimiento de los importes de autorización de gasto? | Si desea evitar el gasto excesivo y controlar la liquidación de los importes de autorización de gasto, puede configurar lo siguiente:
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Recomendaciones
- Añada texto informativo sobre los ítems de gasto para proporcionar información adicional a los perceptores de gasto y ayudarles a finalizar sus autorizaciones de gasto.
- Configure tablas de tarifas para los ítems de gasto que desea utilizar en las autorizaciones de gasto a fin de calcular deducciones o importes máximos automáticamente.
- Configure la contabilidad de compromisos para que los trabajadores puedan solicitar anticipos en efectivo en las autorizaciones de gasto.
- Configure la contabilidad de compromisos y las fechas de presupuesto para que aparezcan en el libro mayor de cifras reales y permitir así que los trabajadores seleccionen una fecha de presupuesto en las líneas de autorización de gasto.
- Muestre o exija atributos de ítem de gasto en las autorizaciones de gasto para animar a los trabajadores a incluir detalles adicionales a nivel de línea.
Requisitos
- Configure las reglas de elección de pago para las empresas y los perceptores con el fin de determinar cómo pagar a los trabajadores los anticipos en efectivo.
- Configure la contabilidad de compromisos para generar contabilidad cuando los trabajadores vinculen autorizaciones de gasto a líneas de gasto y liquiden líneas de autorización de gasto específicas.
- Liquide anticipos en efectivo para que los trabajadores puedan seleccionar autorizaciones de gasto en informes de gastos.
Limitaciones
- Los perceptores no pueden solicitar anticipos en efectivo ni autorizaciones de gasto en monedas diferentes a su moneda de reembolso.
- Para evitar imprecisiones contables, solo puede cancelar y cerrar las autorizaciones de gasto en determinadas condiciones. Ejemplo: no puede cancelar una autorización de gasto si está asociada a una ejecución de liquidaciónEn cursooFinalizada.
- Workday no genera contabilidad cuando recibe reembolsos de anticipo en efectivo por parte de los trabajadores. Debe crear asientos independientes mediante depósitos bancarios o deducciones de nómina.
- Workday no admite diarios de viaje en las autorizaciones de gasto. Cuando utiliza ítems de gasto de dietas en autorizaciones de gasto, Workday no puede calcular los importes con precisión.
- Solo puede vincular líneas de autorización de gasto a líneas de informe de gastos cuando activa la contabilidad de compromisos.
- No puede copiar autorizaciones de gasto para generar nuevas autorizaciones de gasto. Workday solo copia los detalles de cabecera de la autorización de gasto.
Definición de entorno de cliente
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
para:
- Configurar un número de secuencia para las autorizaciones de gasto.
- Permitir que los trabajadores envíen solicitudes de anticipo en efectivo en sus solicitudes de autorización de gasto.
- Ocultar la casilla de selecciónFacturableen las autorizaciones de gasto si su organización no factura los gastos de los trabajadores a los clientes.
- Ocultar opciones de autorización de gasto en los informes de gastos si los perceptores no tienen autorizaciones de gasto.
Seguridad
Los siguientes dominios en el área funcional Expenses:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Manage: Expense Advance Repayment
| Le permite:
|
Process: Expense Report Payment/Settlement
| Le permite:
|
Process: Spend Authorization
| Permite a los usuarios con roles basados en la empresa o sin restricciones gestionar las autorizaciones de gasto y los informes relacionados.
También puede configurar subdominios para dar a los usuarios más control sobre las acciones de autorización de gasto. |
Process: Spend Authorization Mass Close
| Le permite:
|
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
| Permite a los usuarios con roles basados en la organización consultar las autorizaciones de gasto y los informes de línea de autorización de gasto. |
Self-Service: Spend Authorization
| Le permite:
|
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Comprobación de presupuesto (financiero)
| Configure esta opción para revisar y aprobar los resultados de comprobación de presupuesto para transacciones de autorización de gasto, como errores o excesos en la comprobación de presupuesto. |
Evento de informe de gastos
| Configure esta opción para incluir reglas para autorizaciones de gasto cuando requiera aprobaciones adicionales para los importes de gasto.
Ejemplo: si la autorización de gasto estimada es superior al importe total en el informe de gastos, puede solicitar la aprobación adicional del gerente. |
Autorización de gasto
| Configure esta opción para que los empleados, los especialistas en entrada de datos y los socios de gastos puedan solicitar autorizaciones de gasto.
Puede configurar los siguientes pasos de acción adicionales:
|
Evento de cierre masivo de autorizaciones de gasto
| Configure esta opción para:
|
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Informe de saldo de presupuesto
| Consulte los compromisos de autorización de gasto y las cifras reales de los informes de gastos en sus asientos de contabilidad. |
Búsqueda de anticipos en efectivo
| Consulte detalles de anticipos en efectivo, por ejemplo:
|
Búsqueda de autorizaciones de gasto
| En función de las fechas iniciales y finales de gasto, consulte los siguientes elementos relacionados con la autorización de gasto:
|
Búsqueda de solicitudes de cierre masivo de autorizaciones de gasto
| Consulte todas las autorizaciones de gasto y sus detalles en cada solicitud de cierre masivo. |
Puede usar los siguientes orígenes de datos de informe para agregar y filtrar grandes volúmenes de datos:
- Cash Advance Payments
- Reembolsos de anticipo en efectivo
- Autorizaciones de gasto
- Líneas de autorización de gasto
- Solicitud de cierre masivo de autorizaciones de gasto
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Cancel Spend Authorization
| Se utiliza para cancelar autorizaciones de gasto cuando proporciona un ID de autorización de gasto. |
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment | Se utiliza para:
|
Get Expense Items
Put Expense Item | Se utiliza para configurar y recopilar ítems de gasto para utilizarlos en autorizaciones de gasto. |
Get Spend Authorizations
| Se utiliza para recopilar las autorizaciones de gasto enviadas. |
Submit Spend Authorization
| Se utiliza para añadir, actualizar y enviar autorizaciones de gasto. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Presupuestos | Puede configurar:
Cuando utiliza presupuestos en autorizaciones de gasto, puede consultar los detalles de la contabilidad y los asientos generados, como los siguientes:
|
Contabilidad financiera | Puede configurar:
|
Información bancaria y liquidación | Puede hacer lo siguiente:
|
Perfiles de viaje | Cuando los usuarios configuran un hotel o un país de viaje en sus perfiles de viaje, Workday:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.