Consideraciones de definición: ítems de gasto
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los ítems de gasto. En él, encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Los ítems de gasto le permiten definir las transacciones que los perceptores realizan en:
- Autorizaciones de gasto, al solicitar la aprobación previa de un gasto.
- Informes de gastos, al enviar los gastos incurridos.
Puede asociar tablas de tarifas a ítems de gasto para que Workday pueda calcular automáticamente los importes en las transacciones de gastos. Asimismo, puede vincular ítems de gasto y organizarlos en una jerarquía. Los perceptores de gasto pueden utilizar varios ítems de gasto en las líneas de gasto para capturar desgloses de costos detallados.
También puede realizar configuraciones en ítems de gasto para necesidades empresariales específicas, como configuraciones para gastos según la distancia y requisitos de dietas.
Beneficios para la empresa
- Capture información específica para cumplir con los requisitos fiscales.
- Clasifique los gastos por política, tipo y categoría de gasto con fines informativos.
- Cumpla con la legislación y las políticas de la empresa relacionadas con los gastos de dietas.
- Limite los gastos para reducir los costos de proyecto y atenerse al presupuesto.
- Asigne los datos de viajes a ítems de gasto para evitar errores en las transacciones de gastos.
- Acelere el reembolso calculando automáticamente los datos de transacciones de gastos.
- Realice un seguimiento de las tendencias de ítems de gasto y planifique los costos futuros mediante análisis, auditoría y generación de informes.
Ejemplos de uso
- Calcule los reembolsos de gastos por las distancias recorridas.
- Capture desgloses de costos detallados en líneas de gastos y diarios de viaje.
- Vincule los ítems de gasto con los planes de complementos para asignar reembolsos, como la inscripción mensual en un gimnasio.
- Recuperar gastos diarios, como suministros de oficina, taxis y comidas de equipo.
- Reembolse los gastos aplicando tarifas en función de los destinos de viaje.
- Defina importes máximos diarios para evitar gastos excesivos.
- Divida las facturas de hotel en varios componentes para recopilar información fiscal.
- Realice un seguimiento de los costos de tareas individuales en los proyectos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué métodos utiliza para calcular los importes de gastos? | Puede evitar el gasto excesivo limitando el importe que los perceptores pueden introducir en los ítems de gasto mediante:
También puede permitir que los perceptores superen:
En el caso de los gastos variables, como tarifas de taxis, puede permitir a los usuarios especificar manualmente los importes en los ítems de gasto. Puede configurar tablas de tarifas y asociarlas a ítems de gasto para permitir que Workday calcule automáticamente los importes de ítems de gasto. Puede basar los cálculos de las tablas de tarifas en:
Asimismo, puede definir reglas en sus tablas de tarifas para validar los importes de reembolso en función de criterios adicionales, como los destinos de viaje. |
¿Qué datos de gastos precisa de los trabajadores? | Puede añadir atributos en los ítems de gasto para capturar datos adicionales de los trabajadores. Puede utilizar lo siguiente:
Asimismo, puede definir atributos de ítem de gasto como opcionales u obligatorios en las transacciones de gastos. Puede vincular varios ítems de gasto para formar una relación principal-secundario entre ellos, lo que le permite capturar desgloses de costos detallados en:
Si los trabajadores no desglosan los ítems de gasto ni utilizan diarios de viaje, puede que tenga menos datos de gastos a la hora de generar informes. |
¿Quién quiere que acceda a los ítems de gasto? | Puede utilizar la seguridad segmentada para permitir que solo algunos trabajadores utilicen ciertos ítems de gasto, lo que impide que se realicen reclamaciones de gastos inexactas y no autorizadas. |
¿Qué gastos requieren aprobación adicional? | Para enviar transacciones con ítems de gasto específicos a revisores y aprobadores adicionales, puede configurar una aprobación adicional en los siguientes procesos de gestión:
Ejemplo: quiere la aprobación adicional del equipo directivo cuando los perceptores reclamen gastos por conferencias internacionales. |
¿Qué requisitos de dietas tiene? | Puede cumplir los requisitos de dietas haciendo lo siguiente:
Asimismo, puede configurar los importes de dietas que superen el mínimo exigido legalmente. Ejemplo: puede reembolsar un importe de dietas más alto cuando los empleados viajen a ciudades con costos de vida más elevados. |
¿Cuándo realiza los reembolsos de dietas parciales? | Cuando utiliza tablas de tarifas base con ítems de gasto de dietas, puede añadir tablas de tarifas de ajuste para ajustar los importes de reembolso. Puede realizar estos ajustes utilizando importes fijos o porcentajes.
Ejemplo: si los empleados reciben comidas gratis en los viajes de negocios, puede deducir el 20 % del importe de reembolso de dietas estándar. |
¿Qué incoherencias ve su empresa en los datos de transacciones de gastos? | Puede configurar atributos específicos para que los perceptores puedan introducir valores solo una vez en los informes de gastos. A continuación, Workday calcula y rellena los datos relacionados en las líneas del diario de viaje para reducir las incoherencias.
Ejemplo: incluye el atributo Número de horas en una tabla de tarifas y los trabajadores introducen las horas de salida y llegada en la línea del informe de gastos. A continuación, Workday calcula y rellena el campo Número de horas en cada línea del diario de viaje. Además, puede evitar que los trabajadores editen los valores que Workday calcula en el campo Número de horas . |
Recomendaciones
- Añada texto informativo sobre ítems de gasto para proporcionar contexto adicional a los trabajadores.
- Limite el número de atributos que añade a los ítems de gasto para reducir la entrada manual.
- Utilice reglas de impuestos de transacciones en lugar de la aplicabilidad de impuestos por defecto en los ítems de gasto multiempresa. Puede utilizar diferentes reglas de impuestos para las tarifas de distintos destinos de viaje.
- Para evitar conflictos de validación, no utilice el mismo ítem de gasto en la línea y en el nivel de desglose. Asegúrese de definir los ítems de gasto para la línea o el nivel de desglose, pero no para ambos.
- Si desea reducir el esfuerzo de configuración, configure las reglas de impuestos de transacciones y los worktags relacionados antes de crear ítems de gasto para capturar información de cara a la auditoría, la contabilidad y la elaboración de informes.
- Workday no calcula las distancias estimadas para los viajes de ida y vuelta ni para los viajes con varios destinos. En su lugar, registre cada etapa de su viaje en líneas de gasto independientes.
En los ítems de gasto secundarios, utilice una convención de nomenclatura que incluya
z - no seleccionar
en el nombre del ítem de gasto. Ejemplo: z - no seleccionar - dietas - comidas
. Esta convención de nomenclatura:
- Agrupa ítems de gasto secundarios en la parte inferior de la lista de valoresÍtem de gasto.
- Sirve para evitar que los trabajadores seleccionen involuntariamente ítems de gasto de dietas secundarios.
Requisitos
En el caso de todos los ítems de gasto:
- Cree categorías de gasto antes de crear ítems de gasto.
- Elimine las restricciones de los ítems de gasto que configure.
En el caso de los ítems de gasto según la distancia:
- Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
- Defina tablas de tarifasImporteoImporte progresivoque incluyan sus tarifas según la distancia.
Limitaciones
No se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
- Asociar más de un ítem de gasto por plan de complementos
- Definir las listas de valores como atributos de ítem de gasto configurables
- Utilizar más de cinco de cada uno de los tipos de atributo de gasto configurables que proporciona Workday
En el caso de los ítems de gasto según la distancia, Workday no realiza lo siguiente:
- Tener en cuenta los datos de tráfico actuales al determinar las rutas
- Mostrar imágenes de mapa que incluyan sus rutas y puntos de origen y destino
- Excluir las carreteras de peaje al determinar las rutas
- Proporcionar rutas alternativas, pero los trabajadores pueden introducir los valores de distancia de viaje manualmente
Con los ítems de gasto de dietas, no se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
- Configurar tablas de tarifas multimoneda.
- Dividir importes gravables y no gravables
- Enviar líneas de informe de gastos con importe cero.
Definición de entorno de cliente
En la sección
Opciones de gastos
de la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
, puede definir el impuesto por defecto para rellenar el código de impuesto y la aplicabilidad de impuesto en los ítems de gasto.Cuando define esta funcionalidad, no puede desactivarla.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Access Expense Item (Segmented) en el área funcional Expenses | Le permite controlar quién puede acceder a ítems de gasto específicos.
Puede utilizar el grupo de seguridad Todos los usuarios para conceder acceso a todos los trabajadores a los ítems de gasto que no proteja en los segmentos de seguridad. Ejemplo: ítems de gasto para reembolso por gastos de bienestar que utilizan todos los trabajadores. |
en el área funcional System. | Le permite restringir los ítems de gasto y también eliminar las restricciones. |
Set Up: Expense Item Security Segments en el área funcional Expenses. | Le permite configurar lo siguiente:
|
View Expense Item en el área funcional Expenses | Le permite consultar un resumen de los ítems de gasto. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes y tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Informe Grupo de ítems de gasto
| Muestra los grupos de ítems de gasto existentes para que pueda identificar:
|
Tablero de control Gestión de gastos | Muestra:
Esta información puede servirle para presupuestar y planificar gastos futuros. |
Informe Consulta de ítem de gasto
| Muestra configuraciones de ítems de gasto para que pueda identificar rápidamente las actualizaciones que desee realizar. |
Informe Consulta de segmento de seguridad de ítem de gasto
| Muestra segmentos de seguridad para ítems de gasto y grupos de políticas de gasto. |
Informe Consulta de grupos de políticas de gasto
| Muestra grupos de políticas de gastos para que pueda determinar las políticas que se están utilizando actualmente. |
Puede utilizar el origen de datos de informe
Ítems de gasto
para comprobar sus configuraciones de ítem de gasto, como:
- Segmentos de seguridad
- Categorías de gasto
- Tipos de reembolso
Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para cargar y recuperar datos de ítems de gasto:
- Get Expense Items
- Put Expense Item
Puede utilizar los siguientes servicios web para cargar y recuperar datos de informes de gastos y autorizaciones de gasto, incluidos los datos de ítems de gasto:
- Get Expense Rate Tables
- Get Expense Reports
- Get Spend Authorizations
- Import Expense Rate Table
- Put Expense Rate Table
- Submit Expense Report
- Submit Spend Authorization
Asimismo, puede utilizar una integración que permita a Workday llamar a la API de Google Maps para rellenar las distancias estimadas en las líneas de gasto con el fin de calcular los importes de reembolso.
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Planes de complementos | Puede asociar ítems de gasto específicos a planes de complementos para evitar gastos excesivos. Ejemplo: un complemento trimestral para que los empleados cubran sus viajes diarios a la oficina. |
Proyectos | Puede asociar ítems de gasto a proyectos específicos para realizar un seguimiento de:
Asimismo, puede usar datos de ítems de gasto en proyectos para ayudar a reducir los gastos. |
Tablas de tarifas | Puede configurar tablas de tarifas para evaluar ítems de gasto y determinar los importes de reembolso y la elegibilidad.
Asimismo, puede aplicar reglas a las tablas de tarifas para validar los importes de reembolso mediante criterios específicos, como los países a los que viajan los perceptores. |