Consideraciones de definición: tablas de tarifas de gastos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las tablas de tarifas de gastos. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Las tablas de tarifas de gastos utilizan reglas, criterios y rangos para calcular automáticamente los importes de los ítems de gasto en:
- Informes de gastos
- Autorizaciones de gasto
Beneficios para la empresa
- Calcule automáticamente los importes de reembolso para reducir el esfuerzo manual.
- Centralice las reglas de reembolso para minimizar el tiempo de revisión y mantener los datos históricos para la auditoría.
- Evite que los perceptores introduzcan datos de gastos erróneos que retrasen la aprobación.
- Cumpla con los requisitos de dietas y con su política de viajes y gastos.
Ejemplos de uso
- Aplicar importes máximos para evitar que los perceptores reclamen gastos excesivos.
- Calcular los complementos de dietas de los perceptores en viajes de negocios.
- Controlar la compensación de los gastos basados en la distancia, como los complementos para combustible.
- Utilizar los destinos de viaje para determinar las tarifas de reembolso de gastos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo desea calcular las tarifas de los distintos gastos? | Puede configurar tablas de tarifas para calcular tarifas de gastos basadas en porcentajes o:
En función del número de tablas de tarifas que configure y los tipos de tablas de tarifas que utilice, pueden ser:
Cuando configure tablas de tarifas de distintos gastos, tenga en cuenta qué ítems de gasto existentes necesitan tablas de tarifas y si desea configurar nuevos ítems de gasto. Si no configura tablas de tarifas para sus ítems de gasto, Workday no calculará automáticamente los importes de los ítems de gasto. |
De sus ítems de gasto, ¿cuáles tienen la misma tarifa? | Puede utilizar una tabla de tarifas base con varios ítems de gasto cuando estos ítems tienen la misma tarifa de reembolso.
Si no utiliza la misma tabla base para los ítems de gasto con igual tarifa, puede que tenga que mantener y crear más tablas de tarifas. |
¿En qué situaciones desea ajustar las tarifas base? | Puede configurar tablas de tarifas de ajuste para aumentar y reducir las tarifas de reembolso base para los perceptores.
Ejemplos:
|
¿Qué umbrales de gasto utiliza su empresa? | Puede establecer umbrales de gasto mediante el tipo de tabla de tarifas Máximo . Asimismo, puede permitir que los perceptores superen estos umbrales para que puedan enviar gastos inesperados, como reservas de vuelos de última hora. |
¿Cómo se gestiona el cambio de tarifas? | Puede cambiar las fechas efectivas en las tablas de tarifas y calcular las tarifas mediante reglas y criterios rectificados.
Cuando cambia las fechas efectivas, Workday toma instantáneas de sus tablas de tarifas para que pueda:
|
Recomendaciones
- Organice las líneas de cada tabla de tarifas por orden de mayor a menor preferencia. Cuando Workday evalúa las líneas de la tabla de tarifas, se aplican las tarifas con la primera línea que coincide.
- Si desea reducir el esfuerzo de configuración, defina los atributos de ítem de gasto configurables y las reglas de la tabla de tarifas antes de crear las tablas de tarifas.
Para que no se produzcan errores de configuración, revise las tablas de tarifas para evitar:
- Omitir valores de un conjunto de rangos.
- Dividir rangos relacionados en distintas líneas de tabla de tarifas.
Al importar datos de gastos a Workday, utilice los servicios web relevantes en esta secuencia para reducir el esfuerzo de configuración:
- Reglas de tablas de tarifas
- Tablas de tarifas
- Ítems de gasto
Requisitos
- Defina los ítems de gasto para sus tablas de tarifas.
- Active las tablas de tarifas para las autorizaciones de gasto de forma manual.
- Defina rangos en tablas de tarifas progresivas mediante valores decimales o enteros por completo.
Limitaciones
Solo puede usar Workday para editar tablas de tarifas con 1000 líneas o menos. Utilice el servicio web
Import Expense Rate Table
para editar tablas de tarifas con más de 1000 líneas.No se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
- Asigne tablas de tarifas de ajuste a varios ítems de gasto.
- Desactivar tablas de tarifas de gastos. Puede agrupar tablas de tarifas no obligatorias añadiendo prefijos a sus nombres, comoz - no utilizar.
- Utilizar tablas de tarifas multimoneda con ítems de gasto que tengan diarios de viaje.
Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Expense Item
| Le permite definir:
|
View: Expense Item
| Le permite consultar los ítems de gasto, incluidas sus tablas de tarifas asociadas. |
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Consulta de tabla de tarifas de gastos
| Se utiliza para:
|
Consulta de regla de tabla de tarifas de gastos
| Se utiliza para consultar, editar y crear reglas de condición en tablas de tarifas de gastos. |
Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules | Se utiliza para recuperar datos de reglas y tablas de tarifas de gastos. |
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule | Se utiliza para cargar datos de reglas y tablas de tarifas de gastos. |
Conexiones y puntos de contacto
Puede usar tablas de tarifas para calcular automáticamente los importes de los ítems de gasto en los diarios de viaje que utiliza en los informes de gastos.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.