Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2024-09-20
Creación de ítems de gasto

Creación de ítems de gasto

  • Revise las consideraciones de definición para los ítems de gasto.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Expense Item
     en el área funcional Expenses.
Los ítems de gasto permiten a los perceptores proporcionar información específica sobre informes de gastos y autorizaciones de gasto, como comidas, material de oficina y eventos de equipo.
Puede configurar atributos para añadirlos a sus ítems de gasto, lo que le permite recopilar información adicional de los perceptores.
Puede crear y vincular tablas de tarifas a ítems de gasto, lo que permite a Workday calcular automáticamente los importes de reembolso para un mayor control del gasto.
Para satisfacer necesidades empresariales específicas, puede configurar ítems de gasto como los siguientes:
  • Ítems de gasto basados en distancia, que calculan automáticamente los importes de reembolso para las distancias que recorren los perceptores.
  • Ítems de gasto de dietas, que permiten a los perceptores proporcionar desgloses de costos diarios detallados para viajes de negocios.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de gasto
     o
    Edición de ítem de gasto
    .
  2. Mientras cumplimenta la sección
    Resumen
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Palabras clave de búsqueda
    Introduzca palabras alternativas que los perceptores puedan utilizar para buscar ítems de gasto. Asegúrese de separar cada palabra con una coma.
    Grupo de políticas de gasto
    Seleccione uno de los grupos de políticas de gasto que cree en la tarea
    Mantenimiento de grupos de políticas de gasto
     para asociar ítems de gasto a políticas de viajes y gastos específicas. A continuación, puede asignar grupos de políticas y sus ítems a segmentos de seguridad para restringir la disponibilidad de los ítems de gasto a perceptores concretos.
    Grupo de ítems de gasto
    Seleccione uno de los grupos de ítems de gasto que cree en la tarea
    Mantenimiento de grupo de ítems de gasto
     para mostrar las subcategorías en la lista de valores
    Ítem de gasto
     en:
    • Informes de gastos
    • Autorizaciones de gasto
    Asimismo, puede utilizar grupos de ítems de gasto para:
    • Contabilizar líneas de gasto en cuentas de libro mayor específicas
    • Informar sobre grupos de ítems de gasto similares
    Aplicabilidad de impuesto por defecto
    Seleccione la aplicabilidad de impuesto por defecto que desea asociar al ítem de gasto cuando Workday no pueda encontrar reglas de impuestos que coincidan con él. Consulte Pasos: definición de impuestos para informes de gastos.
    Ocultar desglose
    Seleccione esta opción para excluir el desglose de un ítem de gasto. Esta selección oculta la sección de desglose en la línea de informe de gastos del ítem de gasto asociado. Workday recomienda no seleccionar
    Ocultar desglose
     en:
    • Ítems de gasto que tienen desgloses asignados o configurados
    • Ítem de gasto de hotel
    • Diarios de viaje
    Inactivo
    Seleccione esta opción para evitar que los perceptores seleccionen el ítem de gasto en futuros informes de gastos y autorizaciones de gasto. Cuando se desactivan ítems de gasto, Workday no los elimina de los informes de gastos ni de las autorizaciones de gasto existentes. Ejemplo: desactive su ítem de gasto
    Mileage
     del último ejercicio para que los perceptores no lo utilicen en futuras transacciones de gastos.
    Si configura ítems de gasto de dietas, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Dietas
    Seleccione esta opción para identificar los ítems de gasto como ítems de gasto de dietas en los informes personalizados. Al seleccionar esta casilla, puede utilizar validaciones personalizadas para notificar a los perceptores que están utilizando la misma fecha varias veces en un ítem de dietas.
    Workday selecciona automáticamente esta casilla cuando la funcionalidad de diario de viaje se activa, y no se puede desactivar.
    Activar diario de viaje
    Seleccione esta opción para activar la funcionalidad de diario de viaje cuando los perceptores seleccionen el ítem de gasto en los informes de gastos.
    Cuando activa esta funcionalidad, el ítem de gasto que crea se convierte en un ítem de gasto principal. Consulte Concepto: ítems de gasto principales y secundarios.
    Cuando los perceptores seleccionan el ítem principal e introducen las fechas de salida y llegada, Workday muestra un diario de viaje en la línea de gasto. Los perceptores pueden introducir los gastos de dietas en su diario de viaje, que Workday utiliza para calcular los importes de reembolso diarios.
    Ítem de diario de viaje
    Seleccione el ítem de gasto secundario que desea asociar al ítem de gasto principal. A continuación, Workday muestra todos los atributos del ítem de gasto secundario en el diario de viaje, pero no el propio ítem secundario.
    Diario de viaje configurado como
    Periodos de 24 horas
    : calcula los reembolsos de dietas durante un periodo de 24 horas, a partir de la hora de inicio del viaje. Ejemplo: un viaje que comienza a las 11:00 rellena la primera línea del diario de viaje y finaliza a las 10:59 del día siguiente.
    Días naturales
    : calcula los reembolsos de dietas desde la medianoche de la fecha natural que seleccione hasta la medianoche de la siguiente fecha natural.
    Opción de redondeo para horas
    Especifique si desea redondear los minutos por arriba o por abajo a la hora o media hora más cercana para que Workday pueda calcular los importes de reembolso de dietas.
    Número de horas no editable
    Seleccione esta opción para evitar que los perceptores editen el campo
    Número de horas
     en las líneas del diario de viaje.
    No seleccione esta casilla si desea permitir que los perceptores editen el número de horas de su viaje. Ejemplo: perceptores que se toman medio día libre en mitad del viaje.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    En proceso
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de importe de ítem de gasto
    Importe real
    : permite a los perceptores introducir manualmente los importes en las líneas de gasto.
    Basado en plan de complementos
    : le permite asociar ítems de gasto a un plan de complementos para empleado. Consulte Pasos: gestión de cuentas reembolsables.
    Importe máximo de línea
     e
    Importe máximo diario
    : defina un importe máximo permitido para el ítem de gasto en cada línea de gasto o un importe máximo permitido para una fecha natural completa. Al seleccionar estas opciones con la opción:
    • Utilizar importe de gastos máximo/fijo
      , la línea máxima o el importe diario se aplica a todos los perceptores en todas las situaciones hipotéticas.
    • Utilizar tabla de tarifas de gastos
      , Workday utiliza reglas y criterios de la tabla de tarifas asociada para calcular los importes. Ejemplo: introduce 100 EUR en un ítem de gasto relacionado con viajes y selecciona Italia como destino de viaje. Sin embargo, la tabla de tarifas asociada permite un máximo de 80 EUR para los perceptores que viajen a Italia.
    Importe fijo
    : define un importe fijo y no editable para el ítem de gasto cuando los perceptores seleccionan el ítem en las líneas de gasto. Al utilizar esta opción con la opción:
    • Utilizar importe de gastos máximo/fijo
      , el importe de la línea fija siempre permanece igual.
    • Utilizar tabla de tarifas de gastos
      , Workday utiliza las reglas de la tabla de tarifas asociada para calcular el importe no editable.
    Cálculo de ítem de gasto
    Seleccione un método para calcular los tipos de importe que seleccione en la sección
    Tipo de importe de ítem de gasto
    .
    Puede utilizar las opciones
    Utilizar tabla de tarifas de gastos
     y
    Utilizar importe de gastos máximo/fijo
     solo con las siguientes opciones:
    • Importe fijo
    • Importe máximo diario
    • Importe máximo de línea
    Puede utilizar la opción
    Ninguna de las opciones anteriores
     solo con las siguientes opciones:
    • Importe real
    • Basado en plan de complementos
    Activar tablas de tarifas para autorizaciones de gasto
    Seleccione esta opción para activar la tabla de tarifas asociada al ítem de gasto cuando los perceptores seleccionen el ítem en las autorizaciones de gasto.
    Al seleccionar esta casilla, puede restringir el importe que los perceptores pueden enviar en sus autorizaciones de gasto. Ejemplo: define un máximo de 800 USD en la tabla de tarifas, pero el perceptor estima un gasto de 1000 USD en su autorización de gasto.
    Marque la casilla
    Permitido exceder importe máximo
     para permitir que los perceptores envíen importes de autorización de gasto que superen los importes máximos que usted defina.
    Multiplicar dietas por número de días en autorización de gasto
    seleccione esta casilla solo cuando los servicios profesionales se lo indiquen.
    Cantidad e importe por unidad no disponibles
    Seleccione esta opción para desactivar los campos
    Cantidad
     e
    Importe por unidad
     en el ítem de gasto, lo que puede ayudar a garantizar que los datos de gastos sean correctos.
    Ejemplo: seleccione esta casilla en su ítem de gasto
    Conference
     para evitar que los perceptores introduzcan los costos de varias conferencias en una línea de gasto.
    Permitido exceder importe máximo
    Seleccione esta opción para permitir que los perceptores envíen importes que superen el importe máximo que ha definido en el ítem de gasto.
  4. Mientras cumplimenta la sección
    Atributos de ítem de gasto
     , consulte Concepto: atributos de ítem de gastoy tenga en cuenta también lo siguiente:
    Opción Descripción
    Mostrar fecha de llegada antes de fecha de salida
    Seleccione esta opción para asegurarse de que los perceptores introduzcan la fecha de inicio del viaje en el campo
    Fecha de llegada
     y la fecha de finalización del viaje en el campo
    Fecha de salida
    .
    Número de días no editable
    Seleccione esta opción para evitar que los perceptores editen el campo
    Número de días
     en las líneas del diario de viaje.
    No seleccione esta casilla si desea permitir que los perceptores editen el número de días del viaje. Ejemplo: perceptores que realizan viajes de negocios de varios días y se toman vacaciones y permisos en mitad de su viaje.
    Informe de gastos: requisito obligatorio
    Autorización de gasto: requisito obligatorio
    Seleccione estas casillas para asegurarse de que los perceptores proporcionen información sobre los atributos del ítem de gasto.
    No seleccione estas casillas para los atributos booleanos configurables.
  5. En la ficha
    Worktags relacionados
    , puede añadir worktags en ítems de gasto para capturar datos adicionales en el nivel de línea de gasto.
  6. En la ficha
    Tablas de tarifas
    , puede añadir tablas de tarifas y acumuladores en ítems de gastos para calcular los importes de reembolso mediante tarifas.
    restablecemos el importe acumulado en un ítem de gasto cuando cambia el atributo para evaluar en su tabla de tarifas asociada. Cuando quiera cambiar el atributo para evaluar, le recomendamos que cree un nuevo ítem de gasto en lugar de editar uno existente que utilice un acumulador.
  7. En la ficha
    Asignación de desglose
     , puede configurar el desglose de los ítems de gasto para obtener desgloses de costos más detallados.
  8. Mientras finaliza la ficha
    Cálculo de distancia
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
    Opción Descripción
    Dirección de origen
    Dirección de destino
    Distancia estimada de ruta de conducción
    Seleccione esta opción para permitir que los perceptores introduzcan direcciones de origen y destino para sus rutas de conducción en los informes de gastos y las autorizaciones de gasto. Para favorecer que los datos de gastos según distancia estén completos y sean correctos, solo puede activar estos atributos como conjunto.
    Cuando los perceptores introducen direcciones, Workday utiliza Google Maps para proporcionar una distancia estimada en la línea de gasto. A continuación, Workday utiliza la distancia estimada y las tarifas de la tabla de tarifas asociada para calcular los importes de reembolso.
    Solo puede utilizar los tipos de tablas de tarifas
    Importe
     e
    Importe progresivo
     con ítems de gasto según la distancia.
    Distancia de viaje con desvíos
    Seleccione esta opción para que los perceptores puedan introducir distancias diferentes de las estimadas que proporciona Google Maps. Ejemplos: cuando los perceptores toman rutas alternativas debido a desviaciones de tráfico o para evitar carreteras de peaje.
    Al activar este atributo junto con otros atributos según distancia, Workday rellena automáticamente este atributo con la distancia estimada en las líneas de gasto, pero los perceptores pueden editar el campo.
    Si no acepta los ítems de gasto según distancia, aún puede activar el campo
    Distancia de viaje con desvíos
     como atributo independiente para que los perceptores puedan introducir manualmente las distancias de viaje.
    Distancia de viaje diario de ida
    Seleccione esta opción para restar las distancias de viaje diarias de las distancias de viaje o de las distancias estimadas.
    Solo puede utilizar este atributo si activa uno de los siguientes atributos o ambos:
    • Distancia estimada de ruta de conducción
    • Distancia de viaje con desvíos
    Ida y vuelta
    Seleccione esta opción para designar viajes como viajes de ida y vuelta en una sola línea de gasto, lo que duplica la distancia para cargar como gasto.
    Solo puede utilizar este atributo si activa uno de los siguientes atributos o ambos:
    • Distancia estimada de ruta de conducción
    • Distancia de viaje con desvíos
    Distancia para cargar como gasto
    Calcula la distancia para cargar como gasto después de restar la distancia de viaje diario. Cuando designa un viaje como viaje de ida y vuelta, Workday duplica automáticamente la distancia para cargar como gasto.
    No puede activar este atributo manualmente. Workday añade el atributo a su ítem de gasto cuando selecciona uno de los siguientes atributos o ambos:
    • Distancia de viaje diario de ida
    • Ida y vuelta
Configure permisos de seguridad para sus ítems de gasto.