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Última actualización: 2023-06-23
Creación de ítems de gasto de dietas para diarios de viaje

Creación de ítems de gasto de dietas para diarios de viaje

  • Revise las consideraciones de definición para los ítems de gasto.
  • Defina tablas de tarifas base y de ajuste para su ítem de gasto secundario.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Expense Item
     en el área funcional Expenses.
Puede realizar configuraciones específicas en los ítems de gasto para designarlos como ítems de gasto de dietas y cumplir así con los requisitos locales sobre dietas.
Para utilizar ítems de dietas en informes de gastos, debe crear dos ítems de gasto y vincularlos. Uno de ellos actúa como ítem principal, y debe seleccionarlo en el nivel de línea de gasto. El otro actúa como ítem secundario y sus atributos se muestran en una sección del diario de viaje en la línea de gasto.
Los perceptores pueden utilizar los diarios de viaje para introducir desgloses de costos para sus gastos de viaje diarios. A continuación, Workday utiliza los datos de gastos que introducen los perceptores, así como cualquier tabla de tarifas asociadas, para calcular automáticamente los reembolsos de dietas.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de gasto
    .
    1. En la lista de valores
      Nombre de ítem
      , introduzca un nombre que disuada a los perceptores de seleccionar el ítem de gasto secundario en el nivel de línea de gasto. Ejemplo:
      z - no seleccionar - Ítem de diario de viaje - Francia
      .
    2. En la sección
      En proceso
      , seleccione las siguientes opciones:
      • Importe fijo
      • Utilizar tabla de tarifas de gastos
    3. No seleccione las siguientes casillas:
      • Dietas
      • Activar diario de viaje
    4. En la cuadrícula
      Atributos de ítem de gasto
      , añada los atributos que desea mostrar en la sección
      Diario de viaje
       en los informes de gastos.
      los ítems de gasto secundarios deben incluir cualquier atributo que defina en las tablas de tarifas asociadas. Asegúrese de definir también estos atributos según sea necesario.
      para garantizar que Workday pueda calcular los importes de dietas automáticamente, añada estos atributos en los ítems de gasto principales según sea necesario, pero no en los ítems secundarios:
      • Fecha de llegada
      • Hora de llegada
      • Fecha de salida
      • Hora de salida
    5. En la ficha
      Tablas de tarifas
      , seleccione la tabla de tarifas base que desea asociar al ítem de gasto secundario. También puede asociar tablas de tarifas de ajuste a su tabla base.
  2. Acceda de nuevo a la tarea
    Creación de ítem de gasto
    .
    1. Mientras configura el ítem de gasto principal, asegúrese de seleccionar lo siguiente:
      • La casilla
        Activar diario de viaje
      • Su ítem de gasto secundario en la lista de valores
        Ítem de diario de viaje
      • Un tipo de diario de viaje en la lista de valores
        Diario de viaje configurado como
      • Una opción de redondeo en la lista de valores
        Opción de redondeo para horas
    2. En la sección
      En proceso
      , seleccione la casilla
      Cantidad e importe por unidad no disponibles
       para desactivar estos campos en los informes de gastos. Estas opciones no se aplican en los ítems de gasto principales.
    3. En la sección
      Atributos de ítem de gasto
       añada los atributos
      Fecha de llegada
       y
      Fecha de salida
      .
Workday genera una sección
Diario de viaje
 en la línea del informe de gastos cuando los perceptores:
  • Seleccionan el ítem de gasto principal.
  • Introducen las fechas de llegada y salida.
En el diario de viaje, mostramos los atributos definidos en el ítem de gasto secundario, pero no el propio ítem secundario. Cuando los perceptores rellenan estos atributos, Workday calcula automáticamente los importes de reembolso.
Configure la seguridad segmentada de modo que solo determinados perceptores puedan acceder a los ítems de gasto de dietas.