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Última actualización: 2023-06-23
Desglose de gastos de hotel

Desglose de gastos de hotel

  • Cree los ítems de gasto que tiene previsto utilizar para la asignación de desglose de hoteles.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Expense Item
     en el área funcional Expenses.
(Para Mastercard y Visa) Si desea utilizar datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3:
Defina los valores por defecto de los ítems de gasto (opcional pero recomendado). Consulte Pasos: definición de recomendaciones y valores por defecto para ítems de gasto en transacciones de tarjeta de crédito.
Puede realizar configuraciones específicas en los ítems de gasto para que Workday desglose automáticamente los cargos de hotel en las líneas de informe de gastos. Ejemplos: tarifas de Internet, tarifas de habitación e impuestos por habitación.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de gasto
     o
    Edición de ítem de gasto
    .
  2. En la sección
    Atributos de ítem de gasto
     añada los atributos
    Fecha de llegada
     y
    Fecha de salida
    . Cuando los datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3 no están disponibles, Workday utiliza estos atributos para calcular el número de noches de estancias de hotel.
  3. Seleccione las casillas siguientes:
    • Informe de gastos: mostrar a usuario
    • Informe de gastos: requisito obligatorio
  4. Asigne sus ítems de gasto mediante la ficha
    Asignación de desglose
     :
    Opción Descripción
    Gastos de hotel
    Seleccione esta opción para designar el ítem de gasto como ítem de gasto de hotel. Al seleccionar esta casilla, Workday también puede desglosar automáticamente los datos de transacciones de tarjeta de crédito en las líneas de informe de gastos.
    Si no selecciona esta casilla, Workday no desglosará automáticamente las líneas de informe de gastos con datos de transacciones de tarjeta de crédito para estancias de hotel. Tampoco podrá seleccionar las siguientes casillas:
    • Rellenar automáticamente desglose para datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 3
    • Es tarifa de habitación
    Rellenar automáticamente desglose para datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 3
    Seleccione esta opción para rellenar automáticamente los datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3 en las líneas desglosadas de gastos de hotel.
    Si no selecciona esta casilla, no podrá asignar códigos de producto a sus ítems de gasto.
    Debe tener al menos una línea de asignación de desglose para que funcione el desglose automático.
    Ítem de gasto
    Seleccione los ítems de gasto que desea asignar para el desglose de hoteles.
    Desglose de gastos por
    Desglose de cargo
    : seleccione esta opción para rellenar el importe de cargo exacto en la línea de desglose. Ejemplo: quiere que los perceptores de gasto proporcionen un desglose de cargos para sus cargos no recurrentes, como el de lavandería y comidas.
    Cargo diario periódico
    : seleccione esta opción para rellenar el importe de cargo promedio en la línea de desglose. Ejemplo: un perceptor de gasto se aloja en un hotel durante 2 noches. El cargo por la primera noche es de 200 USD. El cargo por la segunda noche es de 100 USD. Workday muestra un promedio diario de 150 USD en cada una de las dos líneas de desglose.
    Es tarifa de habitación
    Seleccione esta opción para permitir que Workday genere un desglose que incluya la tarifa diaria a partir de los datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 2. Workday calcula el importe de la tarifa de habitación multiplicando el número total de días, en función de la
    Fecha de llegada
     y
    la Fecha de salida
    , por la
    Tarifa diaria
    .
    Si activa el uso de datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3 mejorados, Workday utiliza estos datos en su lugar si los datos existen. Cuando Workday genera automáticamente el desglose y un usuario modifica la
    Fecha de llegada
    ,
    la Fecha de salida
    o
    la Tarifa diaria
     , Workday vuelve a calcular la tarifa de habitación.
    Generar siempre línea de desglose
    Workday selecciona esta casilla automáticamente si:
    • Seleccione la casilla
      Introducir desglose automáticamente para datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 3
       y
    • Defina el ítem de gasto según sea necesario.
    Cuando se selecciona, Workday genera una línea de desglose, independientemente de que haya datos procedentes de una transacción de tarjeta de crédito.
    Si no selecciona esta casilla y no hay datos de transacción de tarjeta de crédito de nivel 3 correspondientes, Workday no genera una línea de desglose.
    Código de producto
    Seleccione los códigos de producto que desea asignar al ítem de gasto, lo que permite a Workday rellenar automáticamente los ítems de gasto en las líneas de desglose.
    Si no asigna códigos de producto y existen transacciones de tarjeta de crédito, Workday genera líneas de desglose, pero no las rellena automáticamente con ítems de gasto.
Si su organización permite el uso de datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3, Workday muestra un icono de marca de verificación verde en la línea de desglose y rellena automáticamente las líneas de desglose con datos de estancias en hoteles. Si no activa el uso de datos de transacciones de tarjeta de crédito de nivel 3, Workday genera automáticamente líneas de desglose, pero no rellena las líneas con ningún dato.
Workday no vuelve a desglosar automáticamente una transacción de hotel cuando un usuario modifica manualmente los detalles del ítem de gasto de un gasto de hotel desglosado automáticamente. Para reiniciar el desglose automático de hoteles, elimine la línea de informe de gastos existente y vuelva a añadir la transacción de tarjeta de crédito al informe de gastos.
Workday no desglosa automáticamente los gastos de hotel cuando se añade un ítem de gasto manualmente. Le recomendamos que defina los valores por defecto de ítems de gasto o la asignación de códigos de categoría de comercio.
Cuando los perceptores seleccionan sus ítems de gasto de hotel en los informes de gastos, Workday muestra una sección
de Desglose
 que incluye una subsección
Gastos diarios
 para los cargos diarios periódicos. También mostramos los desgloses de cargos en una subsección independiente debajo de la sección
Desglose
 .