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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: creación y conciliación de grupos de conciliación de pagos electrónicos

Pasos: creación y conciliación de grupos de conciliación de pagos electrónicos

Configure el proceso de gestión
Evento de cuenta bancaria
 y la política de seguridad en el área funcional Banking and Settlement.
Puede consolidar sus pagos electrónicos de salida en grupos de conciliación de pagos electrónicos (EPRG, por sus siglas en inglés) para simplificar la conciliación. Cuando liquida pagos mediante transferencia electrónica de fondos e ingreso en cuenta, Workday genera los grupos de conciliación de pagos electrónicos con los pagos de cada cuenta bancaria.
Los grupos de conciliación de pagos electrónicos le permiten realizar lo siguiente:
  • Agrupar los pagos de nómina para evitar mostrar información confidencial de pagos individuales
  • Conciliar manualmente un gran número de pagos electrónicos en un solo grupo
  • Cotejar un grupo de pagos electrónicos con una sola línea de extracto bancario en conciliaciones automáticas
  • Reducir las comisiones bancarias agrupando todos los pagos electrónicos en una sola línea de extracto bancario, conforme al acuerdo de servicios bancarios
  1. Acceda a la tarea
    Creación de cuenta bancaria
     o
    Edición de cuenta bancaria
    .
    Seleccione la casilla
    Agrupar pagos electrónicos para conciliación
    .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Bank Entity
     en el área funcional Banking and Settlement.
  2. Configure Workday para recibir y cargar archivos de reconocimiento de pago (opcional).
    Los archivos confirman si el banco ha recibido, procesado o rechazado los pagos.
  3. Liquide los pagos electrónicos.
    Puede hacer lo siguiente:
    Workday agrupa los pagos que tienen los mismos atributos de pago en un grupo de conciliación de pagos electrónicos:
    • La categoría de pago. Ejemplo: pago ad hoc o pago diverso.
    • La fecha de pago
    • El tipo de pago. Ejemplo: transferencia electrónica de fondos o ingreso en cuenta.
    • La moneda de transacción
    Workday incluye tanto el ID de referencia del grupo como los ID de pago individuales en el archivo de pago que envía al banco. Cuando el banco acepta y finaliza al menos uno de los pagos del grupo, Workday activa el grupo de conciliación de pagos electrónicos para la conciliación bancaria. Workday considera finalizados tanto los pagos recibidos como los pagos devueltos.
    Cuando algún pago del grupo aún está pendiente de reconocimiento, Workday le impide conciliar el grupo de conciliación de pagos electrónicos.
  4. Identifique el ID de referencia del grupo de conciliación de pagos electrónicos en el archivo de pago.
    Si desea ubicar el ID de referencia de grupo que su banco utiliza en el archivo de pago, seleccione el mensaje de pago del proceso de gestión en la ficha
    Grupos de pago
     al consultar la ejecución de liquidación. Ejemplo: en un documento XML ISO20022, el elemento
    Payment Information ID
     contiene el ID de grupo y
    Payment ID
     el ID de pago individual.
  5. Avise a su banco para que genere una sola línea de extracto bancario por grupo de conciliación de pagos electrónicos.
    Puede pedirle al banco que incorpore el ID de referencia de grupo del archivo de pago en la línea de extracto bancario resultante para simplificar la conciliación bancaria.
    Ejemplo: procesa varios pagos de nómina ACH de Workday a sus empleados. Para activar un método de cotejo uno a uno para la conciliación, debe solicitar a su banco que devuelva una sola línea de extracto que represente la suma de todos los pagos ACH individuales del grupo.
  6. Registre la información de extracto bancario en Workday.
    Puede hacer lo siguiente:
  7. Concilie las líneas de extracto bancario con los grupos de conciliación de pagos electrónicos.
    Puede hacer lo siguiente:
    Para ello, puede elegir una de estas dos opciones:
    • Crear una regla de cotejo uno a uno mediante una regla de condición basada en el campo
      Referencia de transacción
       para la conciliación automática
    • Cotejar el ID de referencia de grupo en la línea de extracto y el grupo de conciliación de pagos electrónicos durante la conciliación manual
    Para consultar el número de referencia de un grupo de conciliación de pagos electrónicos y los estados de pago de los pagos que lo constituyen, puede acceder al informe
    Consulta de grupo de conciliación de pagos electrónicos
     desde la tarea o el informe siguientes:
    • Conciliación bancaria manual
      . En la cuadrícula
      Ítems conciliables
      , haga clic en el icono de la lupa del grupo de conciliación de pagos electrónicos.
    • Consulta de ejecución de liquidación
      . Seleccione el grupo de pago y, a continuación, el mensaje de pago del grupo de conciliación de pagos electrónicos.
La conciliación bancaria le permite verificar que los pagos agrupados queden fielmente reflejados en las líneas de extracto bancario. Puede usar el
Informe de resumen de datos contables respecto a datos bancarios
 y otros informes de conciliación bancaria para confirmar los detalles.
Active la función del grupo de conciliación de pagos electrónicos para la conciliación bancaria y configure Workday para recibir reconocimientos de pago. Workday agrupa los cuatro pagos mediante transferencia electrónica de fondos en un grupo de conciliación de pagos electrónicos con un valor total de 1000,00 USD.
En la siguiente tabla se muestra el método que sigue Workday para determinar el total de importe y la disponibilidad del grupo de conciliación de pagos electrónicos para la conciliación en función de los distintos estados de pago y reconocimiento dentro del propio grupo. Un grupo de conciliación de pagos electrónicos que incluye un pago con el estado:
  • Pendiente de reconocimiento de pago
     aún no es conciliable, aunque el pago cuenta para el importe original del grupo de conciliación de pagos electrónicos.
  • Cancelado
     o
    Rechazado
     es conciliable, pero Workday deduce este pago del importe original del grupo de conciliación de pagos electrónicos. Si todos los pagos subyacentes del grupo se cancelan o rechazan, el grupo de conciliación de pagos electrónicos no es conciliable.
Pagos en EPRG
Situación hipotética 1
Situación hipotética 2
Situación hipotética 3
Situación hipotética 4
Situación hipotética 5
Situación hipotética 6
Situación hipotética 7
Pago 1
100,00 USD
Pendiente de reconocimiento
Pendiente de reconocimiento
Finalizado
Rechazado
Rechazado
Rechazado
Rechazado
Pago 2
200,00 USD
Pendiente de reconocimiento
Finalizado
Finalizado
Finalizado
Rechazado
Pendiente de reconocimiento
Pendiente de reconocimiento
Pago 3
300,00 USD
Pendiente de reconocimiento
Finalizado
Finalizado
Finalizado
Rechazado
Finalizado
Cancelado
Pago 4
400,00 USD
Pendiente de reconocimiento
Finalizado
Finalizado
Finalizado
Rechazado
Finalizado
Finalizado
Total de importe en EPRG
1000,00 USD
1000,00 USD
1000,00 USD
1000,00 USD
900,00 USD
0,00 USD
900,00 USD
600,00 USD
¿Es conciliable el EPRG?
No
No
Sí
Sí
No
No
No