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Última actualización: 2024-03-08
Proceso: de orden a cierre de periodo de cobro

Proceso: de orden a cierre de periodo de cobro

Revise el flujo de producto de cierre de periodo para familiarizarse con el proceso de cierre de periodo.
Este tema proporciona pautas que puede tener en cuenta para facilitar el proceso de cierre de periodo y cómo le gustaría gestionar los documentos abiertos relacionados con la recepción de pagos, la finalización de la facturación y la contabilidad de bienes y servicios.
La lista de control del proceso de pedido a cobro puede constar de distintas tareas. Tenga en cuenta estas pautas como ejemplo para sus actividades de cierre de periodo. Para ver un caso de uso relacionado con este tema, consulte Caso de uso: cierre de periodo de orden a cobro en la Biblioteca de casos de uso.
  1. Introduzca pagos.
    Asegúrese de haber introducido y aprobado todos los pagos recibidos de los clientes.
  2. Cree depósitos para cualquier pago no depositado.
    Para buscar pagos de cliente no depositados:
    1. Acceda al informe
      Búsqueda de pagos de cliente
      .
      Seguridad:
      Process: Customer Invoice Payment
       en el área funcional Customer Accounts.
    2. En
      Fecha de pago igual o anterior a
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    3. Desmarque
      Incluir pagos depositados
       para mostrar solo los pagos que aún no ha depositado.
    4. Para crear un depósito para cada pago no depositado, en las acciones relacionadas de cada pago, seleccione
      Pago de cliente
      Creación de depósito
      .
      También puede usar las acciones relacionadas del pago para aplicar pagos a pagos sin aplicar seleccionando
      Pago de cliente
      Aplicar
      .
    5. Seleccione el pago para el que desea crear el depósito o aplicar el pago y seleccione
      Enviar
       para iniciar el proceso de aprobación.
  3. Aplique los pagos sin aplicar.
    Para buscar pagos sin aplicar que se hayan depositado:
    1. Acceda al informe
      Búsqueda de pagos de cliente
      .
      Seguridad:
      Process: Customer Invoice Payment
       en el área funcional Customer Accounts.
    2. En
      Fecha de pago igual o anterior a
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    3. En
      Estado de solicitud
      , seleccione
      Sin aplicar
      .
    4. Marque
      Incluir pagos depositados
       para mostrar los pagos que ha depositado.
    5. Para aplicar el pago sin aplicar, en las acciones relacionadas de cada pago, seleccione
      Pago de cliente
      Aplicación
      .
    6. Seleccione la factura a la que desea aplicar el pago y seleccione
      Enviar
       para iniciar el proceso de aprobación.
  4. Finalice la facturación del periodo.
    1. Acceda al informe
      Búsqueda de facturas de cliente para empresa
       .
      Seguridad:
      Reports: Customer Accounts
       en el área funcional Customer Accounts.
    2. En
      Estado de factura
      , seleccione:
      1. Borrador
      2. Incompleto
      3. En curso
      4. En
        Fecha de factura o Antes de
        , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
      5. Haga clic en
        Aceptar
        .
      Workday muestra todas las facturas que están disponibles para finalizar.
    3. En las acciones relacionadas de cada factura que desee finalizar, seleccione
      Factura de cliente
      Enviar
       para iniciar el proceso de aprobación de las siguientes facturas:
      • Borrador
      • Incompleto
  5. Cree facturas de cliente para transacciones facturables (opcional). Si su empresa utiliza facturación de proyecto y transacciones basadas en uso, acceda a la tarea
    Creación de factura de cliente para transacciones facturables
     para crear facturas al final del periodo.
    Seguridad:
    • Process: Project Billing - Invoicing
       en el área funcional Project Billing.
    • Process: Billing Invoice
       en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    1. En
      Fecha de transacción igual o anterior a
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    2. Haga clic en
      Aceptar
      .
    3. Revise las transacciones en la cuadrícula
      Facturas pendientes de creación
       y seleccione las transacciones específicas para las que desea crear facturas.
    4. Haga clic en
      Aceptar
       para iniciar el proceso de aprobación.
  6. Cree facturas de cliente para cuotas de facturación (opcional). Si su empresa utiliza un contrato de cliente y un programa de facturación, acceda a
    Creación de factura de cliente para cuotas de facturación
     para crear facturas al final del periodo.
    Seguridad:
    • Process: Project Billing - Invoicing
       en el área funcional Project Billing.
    • Process: Billing Invoice
       en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    1. En
      Empresa
      , introduzca su empresa.
    2. En
      Fecha de factura o Antes de
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    3. Haga clic en
      Aceptar
      .
    4. En la cuadrícula
      Cuotas de facturación
       , seleccione la cuota de facturación que desea facturar.
    5. Haga clic en
      Aceptar
       para iniciar el proceso de aprobación.
  7. Cree cuotas de ingresos para transacciones facturables (opcional).
    Si su empresa utiliza contratos de cliente y desea reconocer los ingresos, acceda a la tarea
    Creación de cuotas de ingresos para facturación
     .
    Seguridad: dominio
    Process: Revenue Schedule - Core
     en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    1. En
      Empresa
      , seleccione el nombre de su empresa.
    2. En
      Tipo de transacción
      , seleccione uno de los siguientes tipos de transacción:
      • Tiempo y gastos de proyecto
      • Proyecto de tarifa fija
      • Satisfacción de pedido
      • Basado en uso
    3. En
      Fecha de transacción no posterior al
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    4. Haga clic en
      Aceptar
      .
    5. Revise y seleccione las líneas para las que desea crear cuotas.
    6. Haga clic
      en Creación o actualización de cuotas de ingresos
       para crear cuotas para transacciones facturables.
  8. Cree cuotas de ingresos para programas basados en porcentaje completado (opcional).
    Si su empresa utiliza programas de ingresos de porcentaje completado y desea reconocer los ingresos de un proyecto a medida que avanza, acceda a la tarea
    Revisión de porcentaje completado para ingresos
     .
    1. En
      Empresa
       o
      Proyecto/Jerarquía de proyectos,
       seleccione sus criterios.
    2. En
      Fecha final de transacción
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    3. En
      Estado de porcentaje completado
      , seleccione
      Aprobado
      .
    4. En
      Método de porcentaje completado
      , seleccione
      Horas
       o
      Costo
      .
    5. Haga clic en
      Aceptar
      .
    6. Revise y seleccione las líneas para las que desea crear cuotas.
    7. Haga clic en
      Creación de cuotas de ingresos para transacciones facturables
       para crear cuotas para el tipo de transacción de
      proyecto de tarifa fija
      .
  9. Cree contabilidad para reconocer los ingresos.
    Después de crear cuotas, reconozca los ingresos generando contabilidad.
    1. Acceda a la tarea
      Creación de contabilidad de reconocimiento de ingresos
      .
      Seguridad:
      Revenue Recognition Installment Event
       en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    2. En
      Empresa
      , seleccione el nombre de su empresa.
    3. En
      Fecha contable igual o anterior al
      , seleccione la fecha final del periodo que va a cerrar.
    4. Haga clic en
      Aceptar
      .
    5. Seleccione las cuotas para las que desea generar la contabilidad de reconocimiento de ingresos y haga clic en
      Aceptar
      .
    6. Haga clic en
      Aceptar
       para iniciar el proceso.
    7. Haga clic en
      Actualizar
       para finalizar el proceso.
    8. Consulte la contabilidad generada por el proceso seleccionando
      Cuota de reconocimiento de ingresos
      Consulta de contabilidad
       en el menú de acciones relacionadas de la cuota.
  10. Configure Workday para gestionar la contabilidad de cierre de periodo cargando o abonando sus cuentas de libro mayor
    de Ingresos diferidos
     y Cuentas
    por cobrar no facturadas
     .
  11. Cree asientos de ajuste de importe añadido y de importe añadido.
    Configure Workday para gestionar la contabilidad de cierre de periodo para acuerdos de varios elementos. Puede crear asientos de ajuste de importe añadido/restado para reclasificar los saldos de ingresos diferidos y devengados.
    1. Acceda a la tarea
      Creación de asiento de ajuste de importe añadido/restado
       .
      Seguridad: configure el proceso de gestión
      Evento de asiento de importe añadido/restado
       y la política de seguridad en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    2. En
      Empresa
      , seleccione la empresa de cabecera de contrato.
    3. En
      Año
      , seleccione el año de contabilización para los importes de fecha final de contrato y los asientos de operaciones.
    4. En
      Periodo
      , seleccione el periodo de contabilización para los importes de fecha final de contrato y los asientos de operaciones.
    5. Haga clic en
      Aceptar
      .
    6. Revise las líneas de asiento y haga clic en
      Aceptar
       para crear asientos de ajuste de importe añadido/restado.
      Workday calculará y contabilizará automáticamente los asientos necesarios para reclasificar los ingresos diferidos entre las líneas de contrato.
  12. Cree asientos de ajuste de moneda extranjera.
    Cuando hay discrepancias en la facturación y en el reconocimiento de ingresos debido al calendario y a los tipos de conversión, puede crear asientos de ajuste de moneda extranjera para calcular la diferencia. Workday calculará y contabilizará automáticamente los asientos necesarios para contabilizar las ganancias/pérdidas cambiarias.
    1. Acceda a la tarea
      Creación de asiento de ajuste de moneda extranjera de contrato de cliente
       .
      Seguridad: configure el proceso de gestión
      Evento de asiento de importe añadido/restado
       y la política de seguridad en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
    2. En
      Empresa
      , seleccione la empresa de cabecera de contrato.
    3. En
      Año
      , seleccione el año de contabilización para los importes de fecha final de contrato y los asientos de operaciones.
    4. En
      Periodo
      , seleccione el periodo de contabilización para los importes de fecha final de contrato y los asientos de operaciones.
    5. En
      Regla de ajuste de moneda extranjera
      , seleccione una regla de ajuste de moneda para especificar worktags y cuentas de libro mayor para abonar o cargar las ganancias o pérdidas monetarias realizadas.
    6. Haga clic en
      Aceptar
      .
    7. Revise las líneas de contrato y haga clic en
      Aceptar
       para crear un asiento de ajuste de moneda extranjera de contrato de cliente para las líneas de contrato.
      Workday calculará y contabilizará automáticamente los asientos necesarios para contabilizar las ganancias o pérdidas cambiarias .
  13. Cierre los grupos de actividad de las cuentas de cliente.
    Para obtener más información, consulte Concepto: grupos de actividad de cierre de libro mayor.
  14. Concilie las cuentas por cobrar con el libro mayor.
    Utilice uno o todos los siguientes informes distribuidos por Workday o informes personalizados que haya creado para conciliar sus cuentas por cobrar con el saldo de libro mayor:
    • Conciliación de cuentas por cobrar y saldos de cliente
       .
      Utilice este informe para consultar las diferencias entre las cuentas de libro mayor de cuentas por cobrar y los saldos operativos de las cuentas de cliente.
      Seguridad:
      Reports: Financial Accounting
       en el área funcional Financial Accounting.
    • Resumen de excepciones de conciliación de saldos de cliente y cuentas por cobrar
      Utilice este informe para consultar las excepciones de cuentas por cobrar resumidas que resultan de ítems abiertos, diferencias temporales y asientos de contabilidad contabilizados en cuentas de control.
      Seguridad:
      Reports: Financial Accounting
       en el área funcional Financial Accounting.