Registro de pagos de cliente
Configure el proceso de gestión
Evento de aplicación de pago de cliente
y la seguridad en el área funcional Customer Accounts.Registre la recepción de los pagos de cliente y aplíquelos a las facturas y a los ajustes de factura. También puede registrar depósitos al mismo tiempo.
Mientras registra pagos de cliente:
- Si un cliente paga de más el importe de una factura, puede aplicar el sobrepago a otra factura abierta o abonarlo a cuenta.
- Si la abona a cuenta, puede aplicarla a otra factura más tarde o reembolsarla.
- Si introduce un importe de pago cero, puede compensar varias facturas y ajustes cuyo saldo neto sea cero.
- Acceda a la tareaRegistro de pago de cliente.Mientras introduce laInformación de pago, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Cliente responsable de pagoObligatorio si desea aplicar un pago o si seleccionaListo para aplicación automática.Moneda de pagoWorkday rellena automáticamente la moneda cuando se especifica unaMoneda por defectoen el perfil de cliente.Total de importe de pagoPuede establecer el importe de pago en 0 para compensar ítems abiertos sin incluir un importe de pago en el pago de cliente.Referencia de pagoUna referencia que puede utilizar para identificar este pago durante la conciliación bancaria. Ejemplo: para el pago con cheque, introduzca el número de cheque.Creación de depósitoSeleccione esta casilla para crear automáticamente un depósito para el pago registrado. Especifique los valoresde Cuenta bancariayReferencia de depósito.Cuando crea un depósito para un pago único, Workday crea la aplicación de pago y el depósito como una transacción de cuentas por cobrar.Cuando la empresa del depósito difiere de la empresa de la factura de cliente para pagos en representación de cliente, Workday no crea un depósito en el momento de registrar el pago. Debe registrar el depósito por separado.No puede crear depósitos de cliente cuando registra un pago de cliente de importe cero.Vínculo de documentoSi almacena documentos o imágenes auxiliares en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.Workday valida el vínculo para garantizar que tenga un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, según lo definido por su administrador de seguridad. Este proceso proporciona seguridad adicional para ayudar a evitar contenido malintencionado en vínculos externos.Para añadir un URI válido, defina elTipo de vínculocomoVínculo de documento de factura de clienteen la tareaMantenimiento de validación de vínculo externo. Cuando cambie la ubicación del contenido externo, asegúrese de actualizar la URL en Workday. - Mientras seleccionaOpciones de pago, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
Opción Descripción Listo para solicitud automáticaSeleccione esta casilla para los pagos que desea aplicar a las facturas mediante la tareaAplicación automática de pagos de cliente. Puede registrar varios pagos uno tras otro y, a continuación, ejecutar la tarea de aplicación automática para aplicarlos todos a la vez.No puede seleccionar esta casilla cuando registra pagos de importe cero.No aplicar pago a facturas retenidasCuando selecciona esta casilla, Workday no mostrará las facturas retenidas en la cuadrículaAplicación de pagos de cliente.Mostrar solo facturas cotejadas al aplicarSeleccione esta casilla para filtrar la cuadrícula de la tareaAplicación de pagos de clientepara mostrar solo las facturas que coincidan con las referencias en elAviso de remesa. - Mientras introduceAviso de remesa, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):No puede introducir aviso de remesa para un pago de importe cero.
Opción Descripción FacturaBusque una factura específica para este cliente.Importe por pagarPague un importe parcial de la factura o aplique el pago completo al importe adeudado.Otra información de remesaPuede hacer referencia a una factura para pagar mediante el campoTipo de aviso de remesapara identificar una factura por:- Factura consolidada
- ID de cliente
- Nombre de cliente
- Número de factura
- Otros
- Número de orden de compra
Detalles.Cotización de monedaCuando la moneda de factura es diferente de la moneda de pago, puede sustituir manualmente la cotización de moneda en el campoSustitución manual de cotización de monedade la fichaCotización de monedadel aviso de remesa. - Cree validaciones críticas y mensajes de aviso accediendo a la tareaMantenimiento de validaciones personalizadaspara evitar errores de procesamiento al registrar o editar un pago (opcional).
Puede registrar, aplicar y depositar el pago en función de las opciones que seleccione.
Al configurar:
- Generador de ID para pagos de clienteen la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Finanzas, Workday genera un número de ID exclusivo que se muestra comoNúmero de pagocuando consulta el pago.
- Validaciones personalizadas críticas, Workday guarda un pago con el estadoBorradory le impide aplicarlo o vincularlo a un depósito.
Workday solo genera asientos de contabilidad para los pagos aplicados y depositados.
- Edite un pago de cliente accediendo a la tareaActualización de aviso de remesadesde el menú de acciones relacionadas del pago de cliente. Después de las ediciones, acceda a la tareaAplicación automática de pago de clientepara cotejar el pago con las facturas correctas.
- También puede cancelar, devolver, anular la aplicación de un pago o registrar un sobrepago, excepto cuando el pago tenga una devolución a cliente asociada con el estadoBorrador.
- Liquide los pagos de cliente de tarjeta de crédito y de adeudo directo no pagados. El proceso de liquidación crea y liquida los pagos facturados. Cuando finaliza el proceso, Workday actualiza los asientos contables de cada pago.