Concepto: pagos de cliente

Cuando necesite registrar grandes cantidades de pagos a la vez, puede procesarlos mediante la tarea

Registro masivo de pagos de cliente

. Utilice esta tarea cuando cada uno de los pagos haga referencia a una factura o a unas pocas. También puede registrar pagos para distintos clientes.

Tenga en cuenta que la tarea solo registra los pagos, no los aplica. Por lo tanto, Workday no crea asientos de operaciones. Si desea que Workday cree asientos de operaciones para registrar el efectivo, puede crear un depósito como parte de la tarea. A continuación, Workday crea los asientos a partir del depósito.

Workday le permite centralizar la recepción de pagos de cliente para que una sola empresa pueda pagar las facturas de sus empresas relacionadas. Una empresa puede recibir pagos de un cliente en representación de otras empresas relacionadas y pagar sus facturas. Esta funcionalidad facilita y agiliza el reconocimiento de la recepción de pagos y acelera el envío de efectivo a los bancos. Sin embargo, Workday no admite la aplicación de pago para pagos en representación de otras empresas ni para transacciones de cancelación que incluyan facturas con descuento por plazo.

Configuración para pagos interempresa:

Utilice la política de seguridad del dominio
Process: Customer Invoice
para que su especialista en cuentas por cobrar pueda ver más detalles de la factura de otra empresa.
Para que las empresas tengan relaciones interempresa, seleccione
Inicio autorizado de transacciones
en la tarea
Edición de perfil interempresa de empresa
.

Otras áreas de Workday que admiten pagos interempresa incluyen:

El informe
Consulta de contabilidad para transacción de cliente
contiene una ficha
Interempresa
que muestra las líneas de contabilidad interempresa, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar.
Los extractos de cliente proporcionan una descripción de los pagos recibidos o procedentes de otra empresa, si procede.
Si desea procesar pagos interempresa cuando el cuadre contable mediante worktags está activo para cualquiera de las empresas, procure que la empresa que paga en su nombre utilice la misma moneda que la de su empresa, la de factura y la de pago.
Para buscar facturas en otras empresas, utilice las categorías
Mismo cliente de facturación
o
Cliente responsable de pago - por empresa
de la lista de valores en estas tareas:
Registro de pago de cliente
Aplicación de pago de cliente

Puede registrar y aplicar pagos de cliente con un importe de pago de 0. Esto le ayuda a borrar varias facturas abiertas y ajustes que no están vinculados a una sola transacción.

Cuando aplica un importe de 0, Workday crea un pago de cliente con el estado de pago

Finalizado

y el estado de aplicación

Totalmente aplicado

.

Cuando registra pagos de cliente de importe cero, no puede hacer lo siguiente:

Registre un depósito.
Tienen una moneda de pago y de factura diferente.
Introduzca la información del aviso de remesa.
Seleccione el pago para la aplicación automática.

Cuando aplica pagos de cliente de importe cero, no puede hacer lo siguiente:

Registre los sobrepagos.
Incluya un importe a cuenta.

Si no desea registrar pagos de cliente con un importe de pago de 0, puede crear validaciones personalizadas para

Pago de cliente

en el informe

Mantenimiento de validaciones personalizadas

.

Las transferencias de pago registran la actividad de la aplicación de pago del cliente y no generan contabilidad. Workday guarda estas transacciones como

Transferencia de pago de entrada

o

Transferencia de pago de salida

en función del cliente para el que se ejecute el informe. Puede acceder a los informes

Detalles de actividad de cliente

o

Resumen de actividad de cliente

para consultar los detalles. Las facturas interempresa no generan transferencias de pago.

Las transferencias de pago se producen cuando la aplicación de pago es para facturas en las que:

El
cliente responsable de pago
es distinto del cliente de pago.
Por ejemplo, en Empresa A, registra un pago de cliente en el que el
Cliente responsable de pago
es
John Doe
, pero aplica este pago al
Cliente
Bluemoon
.
Transferencia de pago de salida
: cuando accede al informe
Resumen de actividad de cliente
para John Doe y hace clic en el valor de la columna
Total de pago
, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con dos filas para cada transacción de pago. Una fila muestra el
Tipo de transacción
de
Pago
, incluido
el Importe de pago
y el valor
de Reducción
asociado. La segunda fila muestra el
tipo de transacción
de
transferencia de salida de pago
y el valor
de incremento
asociado para la eliminación del importe de pago.
Transferencia de pago de entrada
: cuando accede al informe
Resumen de actividad de cliente
para Bluemoon y hace clic en el valor de la columna
Total de pago
, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con solo una fila para cada transacción de pago. La fila muestra el
Tipo de transacción
de
Entrada de transferencia de pago
y el valor
Reducir
asociado, ya que reduce las cuentas por cobrar.
La empresa de pago es distinta de la empresa de facturación.
Por ejemplo, registra un pago de cliente para
la empresa
A
al cliente John Doe, pero lo aplica a una factura de
la empresa
B
al cliente John Doe.
Transferencia de pago de salida
: cuando accede al informe
Resumen de actividad de cliente
para la empresa A y hace clic en el valor de la columna
Total de pago
para el cliente John Doe, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con dos filas para cada transacción de pago. Una fila muestra el
Tipo de transacción
de
Pago
, incluido el
Importe de pago
y el valor
de Reducción
asociado. La segunda fila muestra el
tipo de transacción
de
transferencia de salida de pago
y el valor
de incremento
asociado para la eliminación del importe de pago.
Transferencia de pago de entrada
: cuando accede al informe
Resumen de actividad de cliente
para la empresa B y hace clic en el valor de la columna
Total de pago
para el cliente John Doe, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con solo una fila de transacción. La fila muestra el
Tipo de transacción
de
Entrada de transferencia de pago
y el valor
Reducir
asociado, ya que reduce las cuentas por cobrar.

Los contratos de patrocinador de alumno permiten a las instituciones educativas, las empresas y los organismos gubernamentales pagar los gastos de formación de uno o más alumnos. Acceda a la tarea

Record Student Sponsor Payment

para registrar pagos a patrocinador de alumno y aplicarlos específicamente a facturas de contratos de patrocinador de alumno.

En algunos países, las empresas pueden optar por pagar el IVA en los pagos en lugar de en las facturas. Tras la configuración, puede registrar el IVA pendiente en la factura y el IVA pagadero al cobrar el pago. Workday calcula y contabiliza el IVA sobre pago automáticamente. Cuando configura el IVA sobre pagos para una empresa:

Las facturas de cliente que no haya pagado seguirán utilizando la contabilidad original. Workday no aplica la contabilidad de impuestos al pago.
Las facturas de cliente que cree después de configurar el IVA utilizarán el IVA sobre la contabilidad de pago.

Las consideraciones sobre el IVA en Workday incluyen:

Las facturas de cliente y los ajustes de facturas de cliente admiten distintos tipos por línea de factura.
Se admiten importes de impuestos prorrateados para pagos parciales.
Los pagos a cuenta utilizan el tipo impositivo por defecto de una empresa.
Los pagos a cuenta se aplican a una factura de cliente.

Puede configurar las condiciones de pago en Workday para definir:

Fechas de vencimiento de una factura de cliente.
Descuentos basados en el momento en que el cliente paga la factura.
Condiciones de pago específicas del cliente.

Los métodos de pago determinan la cuenta que Workday utiliza para varias transacciones. Workday proporciona varios métodos de pago que puede utilizar para configurar los tipos de pago en su entorno mediante la tarea

Mantenimiento de tipos de pago

. Algunos de los métodos de pago son electrónicos, por lo que hay consideraciones de procesamiento adicionales. Puede utilizar el método de pago de adeudo directo para los tipos de pago electrónico.

Si utiliza un proveedor externo para procesar pagos fuera de Workday, le recomendamos que asigne su tipo de pago al

Método de pago

Manual

.

Un tipo de pago es una forma de pago válida que usted utiliza para realizar pagos. Workday le permite configurar cada tipo de pago y asignarlo a un método de pago válido distribuido por Workday. Los tipos de pago electrónico, como el adeudo directo o la tarjeta de crédito, se procesan mediante ejecuciones de liquidación. Workday crea automáticamente un depósito y un pago combinados. Una vez que el motor de liquidación finaliza los pagos, genera los asientos contables asociados con cada pago.

Para otros tipos de pago, registre los pagos mediante la tarea

Registro de pago de cliente

y aplíquelos a las facturas asociadas. Ejemplo: puede asignar una

Tarjeta de crédito

como

Método de pago

para el

Tipo de pago

Visa

.

Workday proporciona varios informes para ofrecerle una visión clara del proceso de pago, que incluyen:

Para consultar los detalles de las transacciones de pago de los clientes, puede crear un informe personalizado avanzado. Utilice el objeto de gestión

Customer Transaction History

del origen de datos

Customer Payment for Invoices Report

y seleccione los campos de informe pertinentes:

Fecha contable
Aplicaciones de pago de cliente
Moneda de factura
Importe a cuenta
Importe de sobrepago
Motivo de sobrepago
Worktags de sobrepago
Total de pago aplicado
Fecha de transacción

Puede crear un informe personalizado avanzado para consultar el pago de los clientes y los detalles de transacciones relevantes.

Acceda a la tarea
Creación de informe personalizado
.
Seleccione
Avanzado
en Tipo de informe.
Seleccione
Pago de cliente para facturas
para
origen de datos
.
Acceda al objeto de gestión
Pago de cliente para facturas
y seleccione las columnas de informes pertinentes.
Acceda al objeto de gestión
Historial de transacciones de cliente
y seleccione las columnas de informes pertinentes, incluidos los siguientes campos, y seleccione
Aceptar
:
Fecha contable
: recupera la fecha contable de la transacción de cliente.
Aplicaciones de pago de cliente
: recupera las aplicaciones de pago de cliente para la transacción de cliente.
Moneda de factura
: recupera la moneda de factura utilizada en la transacción de cliente.
Motivo de sobrepago
: recupera el motivo utilizado para la transacción de cliente de sobrepago.
Worktags de sobrepago
: recupera los worktags utilizados para la transacción de cliente de sobrepago.
Fecha de transacción
: recupera la fecha de transacción de la transacción de cliente.

Workday también admite informes sobre todas las transacciones de cliente, incluidos los pagos de cliente, las ventas al contado y las cancelaciones, desde un único origen de datos de informe

Customer Transactions

.