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Última actualización: 2026-03-13
Concepto: pagos de cliente

Concepto: pagos de cliente

Cuando recibe un pago de cliente, puede:
  • Registrar el pago y depositarlo.
  • Aplicarlo a facturas de cliente o a ajustes de factura. Durante la aplicación de pago, puede hacer lo siguiente:
    • Aplicar el importe total o el pago parcial y dejar el saldo a cuenta.
    • Aplicar o sustituir importes de descuento por defecto
    • Anule la selección de todas las factura y los ajustes de factura en la cuadrícula de la aplicación de pago .
    • Cancelar importes de factura totales o parciales
  • Registrar un sobrepago y dejarlo a cuenta.
Después de enviar el pago, puede:
  • Anular la aplicación del total de importe del pago y editarlo para realizar correcciones.
  • Cancele el pago si es error antes de conciliado el depósito .
  • Devolver el pago que ya se ha depositado en el banco.
Al cancelar pagos:
  • Los pagos pendientes ya no están disponibles para su liquidación.
  • Workday deja de incluir estos pagos al imprimir cheques o generar el archivo bancario para ejecuciones de liquidación finalizadas.
  • Si ya imprimió el cheque o envió el archivo bancario, la cancelación suspende los pagos. Asegúrese de anular el cheque mediante la tarea
    Registro de cheques anulados
    .
Cuando se cancelan o devuelven pagos, Workday genera asientos para revertir los pagos originales, anula su aplicación y hace que la factura vuelva a estar disponible para la aplicación de pago. Puede acceder al informe
Búsqueda de pagos
 para consultar los pagos emitidos y cancelados en una sola ubicación y conciliar sus pagos.
Puede configurar la comprobación del saldo de caja para evitar que se procesen los pagos de salida si no tiene suficientes fondos. VerPasos: configuración de comprobación de saldo de caja avanzada .
Puede utilizar las siguientes tareas para realizar las distintas acciones:
  • Registro de pagos de cliente
  • Registro masivo de pagos de cliente
  • Aplicación de pago de cliente
  • Aplicación automática de pagos de cliente
  • Creación de depósito de cliente
  • Creación de devolución a cliente
Si tiene pagos con grandes volúmenes de líneas de remesa, puede utilizar los servicios web para cargarlos y luego procesarlos mediante la tarea
Aplicación automática de pagos de cliente
.
En las tareas
Aplicación automática de pagos de cliente
 y
Programación de aplicación automática de pagos de cliente
 , puede procesar aplicaciones de pago con:
  • Ajustes de abono en factura de cliente que incluyen descuentos lista de valores pago.
  • Facturas de cliente con importes negativos que incluyen descuentos lista de valores pago

Registro masivo de pagos de cliente

Cuando necesite registrar grandes cantidades de pagos a la vez, puede procesarlos mediante la tarea
Registro masivo de pagos de cliente
. Utilice esta tarea cuando cada uno de los pagos haga referencia a una factura o a unas pocas. También puede registrar pagos para distintos clientes.
Tenga en cuenta que la tarea solo registra los pagos, no los aplica. Por lo tanto, Workday no crea asientos de operaciones. Si desea que Workday cree asientos de operaciones para registrar el efectivo, puede crear un depósito como parte de la tarea. A continuación, Workday crea los asientos a partir del depósito.

Pago de cliente con excedente

Cuando recibir fondos excedentes de un cliente, puede registrar el importe como:
  • Saldo a cuenta: en la cabecera de pago cuando no sabe a qué facturas aplicar el importe de pago que excede. Este importe se registra como pasivo en el libro mayor, pero se basa en las reglas de contabilización en cuenta. También puede procesar una devolución del saldo. El pago permanece en curso con el estado Aplicado a cuenta. Esto no muestra los detalles de dónde va la sobreaplicación, excepto para el cliente específico.
  • Importe a cuenta en la cuadrícula Aplicación de pago para una línea de factura que genera un documento a cuenta vinculado a la factura específica y asociado a la factura al cliente. Para esta transacción:
    • El pago se marca como finalizado y pagado en su totalidad.
    • El importe se retiene como abono para facturas futuras y puede aplicarlo de forma manual, automática, anular su aplicación o reembolsarlo según sea necesario.
    • Incluya el OAD en los extractos de cliente para comunicar la información de crédito al cliente.
    • Puede añadir un importe a cuenta para:
      • Facturas de cliente positivas
      • Facturas de cliente consolidadas
      • Nuevas factura de cliente
      • Ajustes de factura de cargo, cuando el importe aplicado es igual al importe adeudado y no aplica cancelaciones ni descuentos a los ajustes.
      • Cuando sobreaplica una factura interempresa , Workday asigna automáticamente la empresa de la factura aplicada al documento a cuenta (OAD) recién generado, lo que garantiza la exactitud de la contabilidad del abono.
    • Workday no admite importes a cuenta cuando la factura seleccionada:
      • Tiene una cancelación contable o un descuento.
      • Es una factura de cliente negativa o de importe cero .
      • Es un ajuste de factura de abono.
      • Está pagado en su totalidad.
      • Hay una factura interempresa con el cuadre contable mediante worktags ordinario u opcional activado.
  • Sobrepagos: para cancelar un saldo acreedor pequeño e insignificante del que no es práctico realizar un seguimiento, aplicar o reembolsar.
    • Para procesar sobrepagos, debe configurar el proceso de gestión Sobrepago .
    • No puede aplicar sobrepagos a facturas futuras.
    • Los fondos deben reconocerse como ingresos.
    • Para revertir la cancelación contable y devolver los fondos al estado a cuenta , debe cancelar el pago desde el menú de acciones relacionadas Pago de cliente en exceso. Cuando se cancela un pago de cliente, Workday cancela automáticamente todos los sobrepagos asociados.
    • Cuando introduce un importe de sobrepago , Workday utiliza el aprendizaje automático para mostrar recomendaciones sobre el motivo del sobrepago , así como los worktags de centro de costos y ubicación .

Pagos interempresa

Workday le permite centralizar la recepción de pagos de cliente para que una sola empresa pueda pagar las facturas de sus empresas relacionadas. Una empresa puede recibir pagos de un cliente en representación de otras empresas relacionadas y pagar sus facturas. Esta funcionalidad facilita y agiliza el reconocimiento de la recepción de pagos y acelera el envío de efectivo a los bancos. Sin embargo, Workday no admite la aplicación de pago para pagos en representación de otras empresas ni para transacciones de cancelación que incluyan facturas con descuento por plazo.
Configuración para pagos interempresa:
  • Utilice la política de seguridad del dominio
    Process: Customer Invoice
     para que su especialista en cuentas por cobrar pueda ver más detalles de la factura de otra empresa.
  • Para que las empresas tengan relaciones interempresa, seleccione
    Inicio autorizado de transacciones
     en la tarea
    Edición de perfil interempresa de empresa
    .
Otras áreas de Workday que admiten pagos interempresa incluyen:
  • El informe
    Consulta de contabilidad para transacción de cliente
     contiene una ficha
    Interempresa
     que muestra las líneas de contabilidad interempresa, incluidas las cuentas por pagar y por cobrar.
  • Los extractos de cliente proporcionan una descripción de los pagos recibidos o procedentes de otra empresa, si procede.
  • Si desea procesar pagos interempresa cuando el cuadre contable mediante worktags está activo para cualquiera de las empresas, procure que la empresa que paga en su nombre utilice la misma moneda que la de su empresa, la de factura y la de pago.
  • Para buscar facturas en otras empresas, utilice las categorías
    Mismo cliente de facturación
     o
    Cliente responsable de pago - por empresa
     de la lista de valores en estas tareas:
    • Registro de pago de cliente
    • Aplicación de pago de cliente

Pagos de importe cero

Puede registrar y aplicar pagos de cliente con un importe de pago de 0. Esto le ayuda a borrar varias facturas abiertas y ajustes que no están vinculados en una sola transacción.
Cuando aplica un importe de 0, Workday crea un pago de cliente con el estado de pago
Finalizado
 y el estado de aplicación
Totalmente aplicado
 .
Cuando registra pagos de cliente de importe cero, no puede hacer lo siguiente:
  • Registre un depósito.
  • Tienen una moneda de pago y de factura diferente.
  • Introduzca la información del aviso de remesa .
  • Seleccione el pago para la aplicación automática.
Cuando aplica pagos de cliente de importe cero, no puede hacer lo siguiente:
  • Registre los sobrepagos.
  • Dejar un importe a cuenta
Si no desea registrar pagos de cliente con un importe de pago de 0, puede crear validaciones personalizadas para
Pago de cliente
 en el informe
Mantenimiento de validaciones personalizadas
 .
Workday no admite esta funcionalidad en el servicio web
Put Customer Payment
 .

Pagos y depósitos de cliente a partir de extractos bancarios

También puede registrar pagos y depósitos de cliente directamente desde las líneas de extracto bancario . Debe configurar conjuntos de reglas de pago de cliente para definir los criterios para asignar la línea de extracto bancario al pago de cliente . A continuación, puede vínculo los conjuntos de reglas a una cuenta bancaria. Cuando registra un extracto bancario y ejecuta el trabajo
Programación de pago de cliente a partir de línea de extracto bancario
 , se comprueba si la línea de extracto bancario coincide con las reglas definidas.
  • Cada línea de extracto bancario crea un pago y un depósito.
  • Cuando una empresa está activada para la secuenciación sin interrupciones de las facturas de cliente , puede definir un conjunto de reglas de pago de cliente para identificar un Cliente responsable de pago que se encuentre en la línea de extracto bancario en función de una coincidencia exacta o de prefijos de factura .
  • Excepciones para el cotejo de pagos sin interrupciones:
    • Si el texto del aviso de remesa excluye los ceros a la izquierda, el trabajo de cotejo no podrá búsqueda (noun), buscar (verb) el número de factura sin interrupciones.
    • Si se encuentran varias facturas con diferentes clientes de facturación, las facturas se rellenarán, pero el campo de cliente permanecerá en blanco para la entrada manual.
    • Al activar la secuenciación sin interrupciones , el sistema ignora las facturas estándar durante el proceso de cotejo de extracto bancario .

Transferencias de pago

Las transferencias de pago registran la actividad de la aplicación de pago del cliente y no generan contabilidad. Workday guarda estas transacciones como
transferencia (noun), transferir (verb) de pago de entrada
 o
transferencia (noun), transferir (verb) de pago de salida
 en función del cliente para el que se ejecute el informe. Puede acceder a los informes
Detalles de actividad de cliente
 o
Resumen de actividad de cliente
 para consultar los detalles. Las facturas interempresa no generan transferencias de pago.
Las transferencias de pago se producen cuando la aplicación de pago es para facturas en las que:
  • El
    cliente responsable de pago
     es diferente del cliente de pago .
    • Por ejemplo, en Empresa A, registra un pago de cliente en el que el
      Cliente responsable de pago
       es
      John Doe
       , pero aplica este pago al
      Cliente
      Bluemoon
       .
    • Transferencia de pago de salida
       : cuando accede al informe
      Resumen de actividad de cliente
       para John Doe y hace clic en el valor de la columna
      Total de pago
       , Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con dos filas para cada transacción de pago. Una fila muestra el
      Tipo de transacción
       de
      Pago
       , incluido
      el Importe de pago
       y el valor
      de Reducción
       asociado. La segunda fila muestra el
      tipo de transacción
       de
      transferencia de salida de pago
       y el valor
      de incremento
       asociado para la eliminación del importe de pago.
    • Transferencia de pago de entrada
       : cuando accede al informe
      Resumen de actividad de cliente
       para Bluemoon y hace clic en el valor de la columna
      Total de pago
       , Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con solo una fila para cada transacción de pago. La fila muestra el
      Tipo de transacción
       de
      Entrada de transferencia de pago
       y el valor
      Reducir
       asociado, ya que reduce las cuentas por cobrar.
  • La empresa de pago es diferente de la empresa de factura.
    • Por ejemplo, registra un pago de cliente para
      la empresa
      A
       al cliente John Doe, pero lo aplica a una factura de
      la empresa
      B
       al cliente John Doe.
    • Transferencia de salida de pago
       : cuando accede al informe
      Resumen de actividad de cliente
       para la empresa A y hace clic en el valor de la columna
      Total de pago
       para el cliente John Doe, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con dos filas para cada transacción de pago. Una fila muestra el
      Tipo de transacción
       de
      Pago
       , incluido el
      Importe de pago
       y el valor
      de Reducción
       asociado. La segunda fila muestra el
      tipo de transacción
       de
      transferencia de salida de pago
       y el valor
      de incremento
       asociado para la eliminación del importe de pago.
    • Transferencia de pago de entrada
       : cuando accede al informe
      Resumen de actividad de cliente
       para la empresa B y hace clic en el valor de la columna
      Total de pago
       para el cliente John Doe, Workday muestra una cuadrícula de detalles de transacción con solo una fila de transacción. La fila muestra el
      Tipo de transacción
       de
      Entrada de transferencia de pago
       y el valor
      Reducir
       asociado, ya que reduce las cuentas por cobrar.

Pagos de contrato de patrocinador de alumno

Los contratos de patrocinador de alumno permiten a las instituciones educativas, las empresas y los organismos gubernamentales pagar los gastos de formación de uno o más alumnos. Acceda a la tarea
Record Student Sponsor Payment
 para registrar pagos a patrocinador de alumno y aplicarlos específicamente a facturas de contratos de patrocinador de alumno.

IVA sobre pagos

En algunos países, las empresas pueden optar por pagar el IVA en los pagos en lugar de en las facturas. Tras la configuración, puede registrar el IVA pendiente en la factura y el IVA pagadero al cobrar el pago. Workday calcula y contabiliza el IVA sobre pago automáticamente. Cuando configura el IVA sobre pagos para una empresa:
  • Las facturas de cliente que no haya pagado seguirán utilizando la contabilidad original. Workday no aplica la contabilidad de impuestos al pago.
  • Las facturas de cliente que cree después de configurar el IVA utilizarán el IVA sobre la contabilidad de pago.
Las consideraciones sobre el IVA en Workday incluyen:
  • Las facturas de cliente y los ajustes de facturas de cliente admiten distintos tipos por línea de factura.
  • Se admiten importes de impuestos prorrateados para pagos parciales.
  • Los pagos a cuenta utilizan el tipo impositivo por defecto de una empresa.
  • Los pagos a cuenta se aplican a una factura de cliente.
Workday no admite el IVA en los pagos de transacciones interempresa directas cuando el cuadre contable mediante worktags está activado para los cobros interempresa .

Condiciones de pago

Puede configurar las condiciones de pago en Workday para definir:
  • Fechas de vencimiento de una factura de cliente.
  • Descuentos basados en el momento en que el cliente paga la factura.
  • Condiciones de pago específicas del cliente.

Sustituciones de pago

Al registrar o editar pagos de cliente , puede sustituir el importe de descuento de pago calculado por el sistema directamente en el aviso de remesa de pago de cliente y especificar el importe de descuento real aplicado por el cliente si el descuento aplicado difiere de las condiciones de pago. Esta capacidad solo se aplica cuando selecciona una sola factura. La funcionalidad no se aplica cuando:
  • Tiene varias facturas en cada fila.
  • El importe de los campos Descuento aplicado e Importe por pagar es superior al importe adeudado.
  • Hay referencias en el lado derecho (lado derecho) de la línea de remesa.
  • Selecciona tipos de documentos no admitidos en el lado izquierdo, como la factura consolidada, el documento a cuenta o los pagos en representación de otra persona.
  • El signo del importe de descuento no coincide con el documento admitido.

Métodos de pago

Los métodos de pago determinan la cuenta que Workday utiliza para varias transacciones. Workday proporciona varios métodos de pago que puede utilizar para configurar los tipos de pago en su entorno mediante la tarea
Mantenimiento de tipos de pago
. Algunos de los métodos de pago son electrónicos, por lo que hay consideraciones de procesamiento adicionales. Puede utilizar el método de pago de adeudo directo para los tipos de pago electrónico.
Si utiliza un proveedor externo para procesar pagos fuera de Workday, le recomendamos que asigne su tipo de pago al
Método de pago
Manual
.

Tipos de pago

Un tipo de pago es una forma de pago válida que usted utiliza para realizar pagos. Workday le permite configurar cada tipo de pago y asignarlo a un método de pago válido distribuido por Workday. Los tipos de pago electrónico, como el adeudo directo o la tarjeta de crédito, se procesan mediante ejecuciones de liquidación. Workday crea automáticamente un depósito y un pago combinados. Una vez que el motor de liquidación finaliza los pagos, genera los asientos contables asociados con cada pago.
Para otros tipos de pago, registre los pagos mediante la tarea
Registro de pago de cliente
 y aplíquelos a las facturas asociadas. Ejemplo: puede asignar una
Tarjeta de crédito
 como
Método de pago
 para el
Tipo de pago
Visa
.

Informes de pago

Workday proporciona varios informes para ofrecerle una visión clara del proceso de pago, que incluyen:
  • Cuentas de cliente con acción requerida
  • Detalles de actividad de cliente
  • Resumen de actividad de cliente
  • Detalles de saldo de cliente
  • Resumen de saldo de cliente
  • Depósitos de cliente con acción requerida
  • Ítems abiertos de cliente
  • Pagos de cliente con acción requerida
  • Búsqueda de pagos
  • Consulta de documento a cuenta
Para consultar los detalles de las transacciones de pago de los clientes, puede crear un informe personalizado avanzado . Utilice el objeto de gestión
Customer Transaction History
 del origen de datos
Customer Payment for Invoices Report
 y seleccione los campos de informe pertinentes:
  • Fecha contable
  • Aplicaciones de pago de cliente
  • Moneda de factura
  • Importe a cuenta
  • Importe de sobrepago
  • Motivo de sobrepago
  • Worktags de sobrepago
  • Total de pago aplicado
  • Fecha de transacción
Puede crear un informe personalizado avanzado para consultar el pago de los clientes y los detalles de transacciones relevantes.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de informe personalizado
    .
    • Seleccione
      Avanzado
       en Tipo de informe.
    • Seleccione
      Pago de cliente para facturas
       para
      origen de datos
       .
  2. Acceda al objeto de gestión
    Pago de cliente para facturas
     y seleccione las columnas de informes pertinentes.
  3. Acceda al objeto de gestión
    Historial de transacciones de cliente
     y seleccione las columnas de informes pertinentes, incluidos los siguientes campos, y seleccione
    Aceptar
     :
    • Fecha contable
       : recupera la fecha contable de la transacción de cliente.
    • Aplicaciones de pago de cliente
       : recupera las aplicaciones de pago de cliente para la transacción de cliente.
    • Moneda de factura
       : recupera la moneda de factura utilizada en la transacción de cliente.
    • Motivo de sobrepago
       : recupera el motivo utilizado para la transacción de cliente de sobrepago .
    • Worktags de sobrepago
       : recupera los worktags utilizados para la transacción de cliente de sobrepago .
    • Fecha de transacción
       : recupera la fecha de transacción de la transacción de cliente.
Workday también soporte a informes sobre todas las transacciones de cliente , incluidos los pagos de cliente , las ventas al contado y las cancelaciones, desde un único origen de datos de informe
Customer Transactions
 .