Überlegungen zum Setup: Abwesenheitstabellen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Abwesenheitstabellen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können Abwesenheitstabellen verwenden, um verwandte Urlaube und Abwesenheiten zu gruppieren. Mitarbeiter, die Abwesenheiten beantragen, die sich über verschiedene Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstreckt, können eine einzige Urlaubsart beantragen. Workday wählt automatisch den geeigneten Urlaub für jeden Teil der Abwesenheit aus.
Vorteile und Nutzen
Abwesenheitstabellen erhöhen die Effizienz durch Folgendes:
- Verringerung der Anzahl von Urlaubsanträgen, die ein Mitarbeiter stellen muss.
- Konsolidierung der Anzahl von Urlaubsarten, aus denen ein Mitarbeiter auswählen kann.
- Reduzierung mehrfacher Genehmigungen von Urlaubsanträgen für Manager.
Anwendungsfälle
Sie können Abwesenheitstabellen verwenden, um Abwesenheiten zu verwalten, für die über ihre Dauer hinweg unterschiedliche Vergütungssätze gelten, z. B.:
- Elternzeit
- Krankschreibung
Benutzer können Urlaub anhand von Abwesenheitstabellen in der mobilen App beantragen. Workday unterstützt Abwesenheitstabellen auf Android-Geräten, iPads und iPhones, sodass Sie Urlaubsanträge verwalten können, die mehrere Abwesenheitsstufen umfassen.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie werden mehrere Urlaubs-/Abwesenheitspläne verwendet, um eine einzige Abwesenheitsart zu verwalten? | Sie können eine Abwesenheitstabelle für die Abwesenheitsart erstellen. Anschließend können Sie unter Verwendung neuer oder vorhandener Urlaubs-/Abwesenheitspläne Abwesenheitsstufen einrichten, um die Abwesenheitsart zu verwalten. |
Wie werden Urlaubs-/Abwesenheitspläne eingerichtet, die Mitarbeiter verwenden können, wenn sie den Saldo eines anderen Urlaubs-/Abwesenheitsplans ausgeschöpft haben? | Sie können eine Abwesenheitstabelle mit einer Stufe für jeden Urlaubs-/Abwesenheitsplan erstellen. Sie können dem Urlaubs-/Abwesenheitsplan, der vom Mitarbeiter zuerst verwendet werden soll, eine höhere Priorität zuweisen. Der Antrag wird in die nächste Stufe mit verfügbarem Saldo verschoben, wenn der Saldo der aktuellen Stufe ausgeschöpft ist. |
Wie werden Abwesenheiten verwaltet, deren Vergütungssätze sich im Laufe der Zeit ändern? | Sie können eine Abwesenheitstabelle mit einer Stufe für jeden Vergütungssatz erstellen. Anschließend können Sie Ihre Entgeltabrechnung so konfigurieren, dass auf jede Urlaubsstufe der entsprechende Vergütungssatz angewendet wird. |
Wie werden Warteperioden für Krankheit verwaltet? | Sie können Warteperiodenstufen mit Berechnungen „Menge pro Vorgang“ einrichten, um sicherzustellen, dass eine bestimmte Anzahl von Urlaubseinheiten für Krankheit bei einem neuen Abwesenheitsvorgang unbezahlt oder mit einem anderen Vergütungssatz bezahlt wird. |
Wie können zukünftige Urlaubsanträge mithilfe von Abwesenheitsstufen verwaltet werden? | Durch die Neuevaluierung der Stufen kann Workday neue Urlaubsanträge beurteilen und dafür sorgen, dass die Salden der Stufen chronologisch reduziert werden. Workday führt eine Neuevaluierungstätigkeit aus, die automatisch Ereignisdatensätze der Abwesenheitstabelle mit zukünftigem Datum identifiziert und korrigiert, basierend auf neu eingegebenen oder auf der Korrektur vorhandener Abwesenheitstabellenereignisse. Workday verwendet die Salden von stufenbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplänen gemäß der Prioritätsreihenfolge der Stufen für die Abwesenheitstabelle.
Der Neuevaluierungsjob wird getriggert, wenn die Geschäftsprozesse Urlaub beantragen und Meinen Urlaub korrigieren abgeschlossen sind, sowie als Reaktion auf Urlaubsereignisse für Abwesenheitstabellen mit zukünftig genehmigten Abwesenheitstabellenereignissen. Zu diesen Urlaubsereignissen gehören:
Wenn Sie Abwesenheitstabellen einrichten, sollten Sie die Gültigkeitsdaten von Abwesenheitstabellenobjekten berücksichtigen. Abwesenheitstabellen haben kein Gültigkeitsdatum. In einer Abwesenheitstabelle eingerichtete stufenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne schließen jedoch Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Urlaubsereignisse mit Gültigkeitsdatum ein. Das Gültigkeitsdatum dieser Objekte kann sich darauf auswirken, wann zugehörige Stufen wirksam werden und für Abwesenheitsanträge und die Saldosichtbarkeit verfügbar sind. |
Welche Abwesenheitsarten möchten Sie in einer Abwesenheitstabelle gruppieren? | Sie können Abwesenheitsarten gruppieren, in denen dieselbe Einheit verwendet wird. Um eine Abwesenheit basierend auf einer Abwesenheitstabelle zu beantragen, muss ein Mitarbeiter für mindestens einen Stufenplan auswählbar sein. Wenn ein Mitarbeiter für einige, aber nicht für alle Stufen auswählbar ist, zieht Workday den Urlaub von den Stufen ab, für die er auswählbar ist. |
Wie möchten Sie Mitarbeiter darauf hinweisen, wenn sie ungültige Anträge eingeben? | Sie können Validierungsmeldungen erstellen, die angezeigt werden, wenn Mitarbeiter versuchen, eine Abwesenheit einzugeben, die nicht Ihren Konfigurationen entspricht. Sie können zu Ihren Abwesenheitstabellen folgende Validierungen hinzufügen:
Sie können verhindern, dass Mitarbeiter unbezahlte Abwesenheit beantragen, indem Sie die Validierung Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub für jede einzelne Urlaubsstufe festlegen. |
Wie geben Mitarbeiter Urlaubsanträge für alle Tage der Woche ein? | In Abwesenheitstabellen wird die Konfiguration Einzuschließende Tage für jeden stufenbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplan verwendet. Beispiel: Sie setzen Einzuschließende Tage in Stufe 1 auf Montag bis Freitag, aber in Stufe 2 auf alle Tage. Urlaubsanträge, die einen Samstag enthalten, werden auf den Saldo von Stufe 2 angewendet. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt, Workday stets so konfigurieren, dass Abwesenheitsereignisse automatisch identifiziert und korrigiert werden. Daher ist für alle neuen Abwesenheitstabellen, die Sie erstellen, das Kontrollkästchen
Neuevaluierung aktivieren
standardmäßig aktiviert. Legen Sie für
Standard für Menge pro Tag
im Urlaubs-/Abwesenheitsplan der ersten Stufe den Wert fest, den Sie in der Abwesenheitstabelle verwenden möchten. Für die verbleibenden Stufen in Ihrer Abwesenheitstabelle wird automatisch dieser Wert verwendet.Untergrenzen und die Validierung
Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub
stellen sicher, dass die Mitarbeiter zuerst den Saldo des einen Urlaubs-/Abwesenheitsplans ausschöpfen, bevor sie einen anderen in Anspruch nehmen, es sei denn, Sie konfigurieren Werte für die Menge pro Vorgang
. Wählen Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne aus, die denselben Periodenkalender und dieselbe Saldoperiode verwenden.
Wenn Sie Berechnungen für Menge pro Vorgang zu vorhandenen Abwesenheitstabellen hinzufügen, die noch nicht für Abwesenheitsvorgänge aktiviert sind, fügen Sie die Berechnungen hinzu, bevor Sie die Tabellen für Vorgänge aktivieren. Dieser Ansatz hilft, unnötige Neuberechnungen neuer Vorgänge zu vermeiden.
Das Hinzufügen von Werten für „Menge pro Vorgang“ zu Abwesenheitstabellen, die bereits zugehörige Urlaubseingaben enthalten, ändert nicht die vorhandene Stufenaufsplittung. Workday wendet die Werte nur auf neue Urlaubseingaben in der Abwesenheitstabelle an oder wenn eine Neuevaluierung der Tabelle ausgeführt wird.
Anforderungen
Richten Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne ein oder verwenden Sie vorhandene Urlaubs-/Abwesenheitspläne für die einzelnen Stufen Ihrer Abwesenheitstabelle. Jeder Urlaubs-/Abwesenheitsplan muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Sie verfolgen Salden.
- Es wird dieselbe Zeiteinheit verwendet.
Einschränkungen
- Sie können in den Legacy-Abwesenheits- und Urlaubskalendern keine Start- und Endzeiten für Anträge für Abwesenheitstabellen eingeben. Sie müssen die Oberfläche des Abwesenheitskalenders einrichten, um die Start- und Endzeiten in Abwesenheitstabellen zu ermöglichen.
- Sie können zu einer Abwesenheitstabelle keine unterbrochenen Urlaube hinzufügen. Unterbrochene Urlaube werden vom Abwesenheitssaldo abgezogen, ohne dass der abwesende Mitarbeite den GeschäftsprozessAbwesenheit beantragendurchlaufen muss. Beim Erstellen oder Bearbeiten von Abwesenheitstabellen bietet Workday eine Validierung an, die verhindert, dass Sie unterbrochene Urlaube hinzufügen. Beim Erstellen oder Bearbeiten von Abwesenheitsarten bietet Workday eine Validierung an, die verhindert, dass Sie Urlaube als unterbrochenen Urlaub hinzufügen, wenn diese bereits in einer Abwesenheitstabelle verwendet werden.
- Validierungen für einen einzelnen Urlaub werden nicht angezeigt, wenn Sie diesen Urlaub in einer Abwesenheitstabelle verwenden. Davon ausgenommen ist die ValidierungMaximal zulässiger unbezahlter Urlaub.
- Periodenbasierte Berechnungen sind für Validierungen in Abwesenheitstabellen nicht verfügbar.
- Sie können für Abwesenheitstabellen kein Gültigkeitsdatum verwenden. Sie können Gültigkeitsdaten in stufenbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplänen eingeben.
- Mitarbeiter können keine Anträge für eine Urlaubsart stellen, nachdem Sie sie zu einer Abwesenheitstabelle hinzugefügt haben. Die nachfolgenden Urlaubsanträge dieser Mitarbeiter beziehen sich auf die Abwesenheitstabelle. Sie können die Stufenreihenfolge der Abwesenheitsanträge überschreiben.
Mandanten-Setup
Öffnen Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
, um die Menge pro Vorgang für die Stufen der Abwesenheitstabelle zu aktivieren.Sicherheit
Benutzer, die über die Domäne
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“ gesichert sind, können Abwesenheitstabellen anzeigen, bearbeiten und erstellen. Geschäftsprozesse
Sie können die Einstiegsbedingungsregeln aktualisieren, die Sie für Geschäftsprozessvalidierungen verwenden, um das Berichtsfeld
Absence Table or Time Off for Time Off Event
in die Validierung einzuschließen.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Alle Abwesenheitstabellen
| Zeigen Sie alle Abwesenheitstabellen in Ihrem Mandanten und die zugehörigen Urlaubs-/Abwesenheitspläne an. |
Urlaubseingaben mit Abwesenheitsstufe - Details
| Zeigen Sie die Verwendung der Abwesenheitsstufe nach Urlaubsanträgen von Mitarbeitern an. Sie können den Bericht auch verwenden, um zu bestätigen, dass die Stufenpriorität korrekt angewendet wurde. Im Bericht werden die neu evaluierten Ereignisse angezeigt. |
Abwesenheitstabelle anzeigen
| Zeigen Sie detaillierte Informationen zu einer bestimmten Abwesenheitstabelle an, einschließlich der zugehörigen Stufen für die Abwesenheitstabelle und Validierungen. |
Sie können das Berichtsfeld
Urlaubs-/Abwesenheitstabelle
aus dem Geschäftsobjekt Koordinierte Urlaubsarteingabe
in Ihre bestehenden benutzerdefinierten Berichte einfügen, um die Verwendung der Abwesenheitstabelle anzuzeigen.Integrationen
Mit den folgenden Webservices können Sie Urlaubsanträge zu Abwesenheitstabellen hinzufügen, anpassen oder als Massenvorgang laden:
- Adjust Time Off
- Enter Time Off
- Import Time Off Request Event Batch
Beziehungen und Touchpoints
Produkt | Touchpoint |
|---|---|
Entgeltabrechnung | Erstellen Sie separate Bezüge und Abzüge für die einzelnen Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Sie in Ihrer Abwesenheitstabelle verwenden. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.