Überlegungen zum Setup: Urlaubs-/Abwesenheitspläne

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Urlaubs-/Abwesenheitsplänen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Ein Urlaubs-/Abwesenheitsplan definiert Regeln für die Erfassung und Verfolgung von einem oder mehreren zugehörigen Urlauben. Wenn Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne einrichten, können Mitarbeiter und Manager Urlaubsanträge eingeben, Anträge korrigieren und den Status von Anträgen über Selfservice-Seiten und Berichte verfolgen. Administratoren können Ansprüche, Urlaube und Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden verfolgen, anpassen und verwalten.

Vorteile und Nutzen

Bietet Flexibilität bei der Erstellung verschiedener Urlaube, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Minimiert Risiken, indem sich optionale oder erforderliche Standardvalidierungsregeln für Urlaub definieren lassen.

Senkt Betriebskosten durch die Verfolgung von Urlaubssalden und -ansprüchen.

Ermöglicht die einfache Eingabe und Anzeige von Urlaubsanträgen in Workday Time Tracking.

Bietet eine Integration mit Payroll, um Zahlungen an Mitarbeiter zu verarbeiten.

Nehmen Sie eine Integration in Workday Scheduling vor, um die Arbeitstage für Mitarbeiter zu bestimmen.

Anwendungsfälle

Mitarbeiter können den Genehmigungsprozess für einen wochenbasierten Urlaubsantrag verfolgen.

Manager oder Absence Partner können anstehende Urlaubsanträge genehmigen.

Absence Administrators können Ansprüche anpassen, wenn sich die Auswählbarkeit eines Mitarbeiters für einen Urlaubsanspruch aufgrund einer Änderung des Beschäftigungsstatus ändert oder der Mitarbeiter seine Auswählbarkeit verliert.

Absence Administrators können Urlaubsmuster mithilfe von Berichten zur Abwesenheit von Mitarbeitern für bestimmte Tage der Woche anzeigen.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Sollen Urlaub und Abwesenheit koordiniert werden?	Sie können Workday so konfigurieren, dass kombinierte Salden für mehrere Abwesenheitsarten und Urlaube berechnet werden. Sie können auch Berichte zu kombinierten Salden erstellen. Sie können den Urlaubsanspruch abwesender Mitarbeiter aussetzen. Alternativ können Sie die Ansprüche für einen Mitarbeiter für die Periode, in der er abwesend ist, anteilig berechnen. Wenn Sie zugehörige Abwesenheitsarten und Urlaube mit einer Quellabwesenheitsart verknüpfen, gelten die folgenden Bedingungen: Abwesenheitsarten und Urlaube müssen dieselbe Zeiteinheit verwenden. Mit der Funktion für mehrere Tätigkeiten können Sie Abwesenheitsarten und Urlaube verknüpfen, auch wenn sie unterschiedliche stellenbasierte Einstellungen haben. Sie können eine Urlaubsart nur mit einer einzigen Abwesenheitsart verknüpfen. Urlaubsanträge unterliegen den Selektions- und Validierungsregeln für die Abwesenheitsart und den Urlaub.
Möchten Sie stellenbasierte oder mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstellen?	Sie können einen stellenbasierten Plan erstellen, wenn Selektionsregeln, Urlaubsvalidierungen und Anspruchsberechnungen für die Hauptstelle des Mitarbeiters oder alle Stellen definiert und darauf angewendet werden sollen. Bei stellenbasierten Plänen wendet Workday Salden und Grenzwerte auf die Stelle an. Sie können Urlaubssalden nicht von einem Plan in einen anderen übertragen, wenn Sie stellenbasierte Pläne verwenden. Sie können mitarbeiterbasierte Pläne erstellen, wenn Selektionsregeln, Urlaubsvalidierungen und Anspruchsberechnungen für die Hauptstelle des Mitarbeiters definiert und darauf angewendet werden sollen. Sie können einen mitarbeiterbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplan mit einem Urlaub erstellen, der eine Stelle erfordert. Bei mitarbeiterbasierten Plänen wendet Workday Salden und Grenzwerte auf den Mitarbeiter an. Mitarbeiterbasierte Pläne bieten Ihnen die Möglichkeit, Urlaubssalden von einem Plan in einen anderen zu übertragen.
Wie möchten Sie Urlaubs- und Anspruchssalden behandeln?	Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Salden verfolgen, für folgende Zwecke erstellen: Ansprüche definieren, einschließlich Intervallen und Grenzwerten. Urlaubsgrenzwerte festlegen. Urlaube anpassen. Anspruchsberechnungen anpassen oder überschreiben. Salden berechnen und speichern. Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden überschreiben. Bezahlte und unbezahlte Zeit getrennt verfolgen. Urlaub an Workday Payroll Interface für Berechnungen übergeben. Sie können Pläne erstellen, die keine Salden verfolgen, um Selektionsregeln zu definieren und die Zeiteinheit für den Urlaub festzulegen. Sie können Urlaub zur Berechnung nicht an Workday Payroll Interface weitergeben. Sie können Pläne mit flexibel anfallenden Ansprüchen erstellen, wenn der Anspruch für Mitarbeiter nicht in wöchentlichen oder monatlichen Schritten, sondern als Reaktion auf einen Urlaubsantrag entstehen soll. Sie können Urlaube mit Entgeltbezügen verknüpfen.
Wie möchten Sie Richtlinienänderungen für Urlaubs-/Abwesenheitspläne behandeln?	Mithilfe des Gültigkeitsdatums können Sie vorhandene und neue Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Urlaube und Ansprüche so konfigurieren, dass sie an einem bestimmten Datum gültig werden. Wenn die Änderungen mit Ihrem Periodenkalender übereinstimmen, können Sie das Gültigkeitsdatum auf das Periodenstartdatum oder das Periodenenddatum festlegen.
Wie möchten Sie Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden behandeln, wenn sich Mitarbeiterauswählbarkeiten für den Plan ändern?	Sie können einen standardmäßigen Urlaubs-/Abwesenheitsplan für Saldoübertragungen und auszahlungsbedingte Anpassungen zuweisen. Sie können Urlaubssalden nur für mitarbeiterbasierte (nicht stellenbasierte) Urlaubs-/Abwesenheitspläne übertragen. Wenn Sie also Salden von einem Plan in einen anderen übertragen möchten, verwenden Sie mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne.
Wie ist die Richtlinie des Urlaubs-/Abwesenheitsplans am Abrechnungsperiodenintervall auszurichten?	Optionen für die Ausrichtung von Periodenkalendern für Urlaubs-/Abwesenheitspläne an Periodenkalendern für Abrechnungen: Wöchentlich Zweiwöchentlich Halbmonatlich Monatlich
Wie möchten Sie Urlaubsanträge von Mitarbeitern mit ausgeschöpftem Urlaubssaldo behandeln?	Sie können eine Abwesenheitstabelle mit einer Stufe für jeden Urlaubs-/Abwesenheitsplan erstellen. Der Antrag wird automatisch in die nächste Stufe mit verfügbarem Saldo verschoben, wenn der Saldo der aktuellen Stufe ausgeschöpft ist.
Wie möchten Sie Urlaubsanträge von Mitarbeitern mit Arbeitszeitplänen behandeln?	Wenn Sie auch Workday Scheduling verwenden, können Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne so konfigurieren, dass anhand von Zeitplanungsschichten die Arbeitstage für Mitarbeiter bestimmt werden. Diese integrierte Erfahrung zwischen Absence und Scheduling: Befreit Ihre Frontline-Manager vor der Genehmigung die Schichten der Mitarbeiter anhand der Daten ihrer Urlaubsanträge. Sie hilft zu vermeiden, dass Mitarbeiter ihren Urlaubssaldo unnötig für Tage verwenden, für die sie nicht arbeiten möchten. Reduziert zurückgesendete oder abgelehnte Anträge, indem den Mitarbeitern im Voraus Informationen zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie ihre Anträge korrigieren und an veröffentlichten Schichten ausrichten können. Mit Workday können Sie Mitarbeiter anleiten, nur Urlaub für Arbeitstage aus einem veröffentlichten Zeitplan zu beantragen. Wenn sie keinen veröffentlichten Zeitplan haben oder nicht Teil einer Zeitplanungsorganisation sind, validiert die Abwesenheit ihre Anträge anhand der Einstellungen für die einzuschließenden Tage im Urlaubs-/Abwesenheitsplan. Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne so konfigurieren, dass Workday Folgendes ausführt: Beschränkt Urlaubsanträge auf Arbeitstage, für die Mitarbeiter eingeplant sind. Verhindert Anträge für geplanten Urlaub, wenn Mitarbeiter eingeplant sind. Wenn sich Arbeitstage und Urlaubseingaben ändern, kann dies Auswirkungen auf Abwesenheitsvorgänge und die Stufenaufsplittung der Abwesenheitstabelle haben. Wenn Workday Scheduling Schichten für Mitarbeiter veröffentlicht, markiert Workday Abwesenheitsvorgänge automatisch zur Neuberechnung, wenn sich die Arbeitstage für Mitarbeiter ändern.

Empfehlungen

Wir planen, im September 2025 folgende Legacy-Berichte und -Aufgaben einzustellen:

Abwesenheitskalender

Abwesenheit des Mitarbeiters erfassen

Abwesenheit beantragen

Urlaubs- und Abwesenheitskalender

Urlaubskalender

Um den Übergang zum Abwesenheitskalender auf Desktops und Mobilgeräten zu erleichtern, empfiehlt Workday, dass Sie sich und Benutzergruppen vertraut machen, indem Sie stattdessen die initiierenden Aktionen für die Oberfläche konfigurieren. Siehe: Schritte: Abwesenheitskalender einrichten.

Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten Salden für Folgendes ausgeblendet werden:

Urlaubs-/Abwesenheitspläne mit flexibel anfallendem Anspruch, wenn der Saldo 0 ist.

Urlaubs-/Abwesenheitspläne ohne Ansprüche.

So verbessern Sie die Mandanten-Performance:

Konfigurieren Sie das Land oder die Region in allen Ihren Urlaubs-/Abwesenheitsplänen. Dies vereinfacht auch die Logik für die Auswählbarkeit.

Für Urlaube und Ansprüche in einem Plan, die dieselben Selektionsregeln, Anspruchsgrenzen und Einschränkungen für bezahlten Urlaub haben, definieren Sie nur die Regeln für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan. Urlaub und Ansprüche übernehmen die Regeln aus dem Plan.

Verhindern Sie, dass Mitarbeiter Urlaubsanträge eingeben, bevor sie in Workday oder vor einem bestimmten Datum aktiviert wurden. Sie können entweder eine Selektionsregel für den Urlaub oder eine Bedingungsregel in den Geschäftsprozessen Urlaub beantragen
und Urlaub korrigieren
definieren.

Planen Sie Prozesse zur regelmäßigen Speicherung von Urlaubssalden.

Konfigurieren Sie Periodenkalender für etwa 2 Jahre vor und nach der Aktivierung in Workday.

Stellen Sie das kürzeste Intervall für einen Periodenkalender auf Wöchentlich
ein. Verwenden Sie den Periodenkalender Täglich
nicht für Urlaubs-/Abwesenheitspläne.

Überschreiben Sie Resturlaubssalden für Perioden, die vor dem Aktivierungsdatum liegen, um in Workday Ansprüche vor diesem Datum zu vermeiden.

Fügen Sie nicht unnötig viele Arbeitszeitkalender hinzu. So benötigt Workday weniger Zeit, um die Kalender von Mitarbeitern anhand von Selektionsregeln zu identifizieren.

Für Mitarbeiter mit unkonventionellen Arbeitszeitplänen können Sie individuelle Arbeitszeitpläne erstellen und manuell zuweisen.

Konfigurieren Sie den Feiertagskalender, bevor das aktuelle Jahr beginnt.

Wählen Sie für Pläne mit flexibel anfallendem Anspruch nicht

Anpassungen/Überschreibungen zulässig

So verbessern Sie die Effizienz:

Konfigurieren Sie Prioritäten für Urlaube und Ansprüche in der Reihenfolge, in der die Mitarbeiter Urlaub nehmen sollen. Dadurch entfallen die Korrekturen, die erforderlich wären, wenn die Mitarbeiter einen Antrag eingeben, bevor der angeforderte Urlaubsanspruch entsteht.

Erstellen Sie eine für Absence und Payroll verfügbare Saldoperiode basierend auf dem Periodenenddatum des Urlaubs-/Abwesenheitsplans.

Wenn Sie planen, die Rollback-Logik auf Ansprüche anzuwenden, erstellen Sie eine Abwesenheitstabelle mit mehreren Plänen in sequenzieller Reihenfolge.

Konfigurieren Sie die Berechnung des unteren Grenzwerts so, dass die Mitarbeiter, die ihren Urlaubsanspruch am Ende des Monats erhalten, den Urlaub vorher nutzen können. Die Mitarbeiter können Urlaub beantragen, ohne dass die erforderlichen Anspruchseinheiten bereits kumuliert sind.

Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, empfiehlt Workday den Mitarbeitern, ausreichende Urlaubsansprüche zu kumulieren, bevor sie ihren Antrag übermitteln.

Um Anspruchsprobleme bei der Wiedereinstellung eines Mitarbeiters zu vermeiden, erstellen Sie für Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Salden verfolgen, einen separaten, beim Austritt geltenden Urlaub, um den Saldo des Mitarbeiters beim Austritt auszuzahlen. Um administrative Fehler zu vermeiden, weisen Sie dem beim Austritt geltenden Urlaub eine Selektionsregel zu, die erst sichtbar wird, wenn der Austritt des Mitarbeiters wirksam wird.

Anforderungen

Alle Ansprüche, Urlaube und anderen mit einem Urlaubs-/Abwesenheitsplan verbundenen Berechnungswerte müssen dieselbe Zeiteinheit verwenden.

Wenn Sie Urlauben und Ansprüchen eines Urlaubs-/Abwesenheitsplans Prioritäten zuweisen, geben Sie eindeutige Werte ein.

Geben Sie eine Saldoperiode, einen Periodenkalender, Urlaube und Ansprüche für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan an, der Salden verfolgt.

Einschränkungen

Nach dem Speichern eines Urlaubs-/Abwesenheitsplans können Sie diese Felder nicht mehr bearbeiten:

Periodenkalender

Saldo verfolgen

Zeiteinheit

Mandanten-Setup

Sie können Abwesenheitsdaten für Gehaltsabrechnungen nach Abrechnungsabschluss in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll

persistieren. Diese Option verbessert die Performance der Gehaltsabrechnungsgenerierung.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“:

Domänen	Überlegungen
Assistant	Benutzer können über den Workday Assistent Urlaub beantragen und Salden anzeigen.
Self Service: Worklets: Time Off and Leave	Benutzer können über diese Worklets Urlaub beantragen und Salden anzeigen: Urlaub Urlaub und Abwesenheit
Set Up: Time Off	Benutzer können die Geschäftsprozesse Urlaub beantragen und Urlaub korrigieren konfigurieren.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)	Benutzer können Folgendes ausführen: Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Urlaube und Urlaubsvalidierungen anzeigen, bearbeiten und erstellen. Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstellen, die keine Salden verfolgen. Auswählbarkeit für Abwesenheit evaluieren. Abwesenheitsberechnungen evaluieren. Abwesenheitstabellen anzeigen, bearbeiten und erstellen.
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) Worker Data: Time Off (Time Off Balances)	Benutzer können Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstellen, die Salden verfolgen.
Set Up: Time Off (General)	Benutzer können Urlaubsarten erstellen. Der Zugriff auf Urlaubsarten ist auch über die Erstellung von Regeln steuerbar.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Abwesenheitskalender (Legacy)	Ermöglicht es gesicherten Mitarbeitern, Urlaub und Abwesenheit über den Legacy-Abwesenheitskalender einzugeben und zu beantragen.
Urlaub korrigieren	Ermöglicht es Managern, einen genehmigten Urlaubsantrag im Namen eines Mitarbeiters zu korrigieren.
Tätigkeitsänderung	Wenn sich die Mitarbeiterauswählbarkeit für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan ändern, bietet Ihnen dieser Geschäftsprozess folgende Möglichkeiten: Übertragen Sie Salden aus früheren in neue Urlaubs-/Abwesenheitspläne. Aktualisieren Sie Urlaubsanträge anhand früherer Pläne. Passen Sie Ansprüche an.
Urlaub beantragen	Ermöglicht gesicherten Rollen die Bearbeitung anstehender Urlaubsanträge, wenn der Genehmiger nicht verfügbar ist. Wenn Mitarbeiter diesen Geschäftsprozess verwenden, zeigt Workday ihre Urlaubsanträge im Zeiterfassungskalender an.
Austritt	Ermöglicht es Benutzern, Urlaubssalden für ausgeschiedene Mitarbeiter anzupassen.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Snapshots für Abwesenheitskonfiguration	Mit diesem Bericht können Sie Konfigurationen zwischen Snapshots für ein Setup-Objekt wie z. B. Anspruch, Urlaub oder Urlaubs-/Abwesenheitsplan vergleichen.
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub nach Batch-ID	Mit diesem Bericht können Sie Urlaubs- und Anspruchsanpassungen für Urlaubsereignisse mithilfe von Batch-IDs anzeigen.
Alle Saldoperioden Saldoperiode anzeigen	Sie können diese Berichte verwenden, um Saldoperioden und die zugehörigen Elemente anzuzeigen: Berechnungsregeln für Start- und Enddatum. Periodendatumsindikator, der das Planjahr angibt, das für die Verarbeitung von Urlaubseingaben und Ansprüchen verwendet werden soll, wenn eine Abrechnungsverarbeitungsperiode Planjahre überschreitet:
Alle Ansprüche Anspruch anzeigen Anspruchs-Snapshot anzeigen	Sie können diese Berichte verwenden, um Ansprüche anzuzeigen und: Den zugehörigen Urlaubs-/Abwesenheitsplan, die Zeiteinheit und die Grenzwertbeträge. Die zugehörigen Selektions-, Zeitplanungs- und Berechnungsregeln. Ob Anpassungen oder Überschreibungen zulässig sind. Ob der Anspruch für „Urlaub kaufen“ konfiguriert ist.
Alle Urlaubs-/Abwesenheitspläne Urlaubs-/Abwesenheitsplan anzeigen Urlaubs-/Abwesenheitsplan-Snapshot anzeigen	Mit diesen Berichten können Sie die Konfiguration von Urlaubs-/Abwesenheitsplänen zum Gültigkeitsdatum prüfen, darunter: Ihre Saldoperioden, Übertragungsgrenzen, Periodenkalender und Zeiteinheiten. Ob Ansprüche zu Beginn oder am Ende der Periode verarbeitet werden sollen. Welche Ansprüche zum Saldo addiert werden und welche Urlaube den Saldo reduzieren.
Abwesenheitsberechnung evaluieren	Mit diesem Bericht können Sie die Konfiguration der Anspruchsberechnungen prüfen.
Auswählbarkeit für Abwesenheit evaluieren	Mit diesem Bericht können Sie die Konfiguration von Berechnungen überprüfen und testen, ob ein Mitarbeiter für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan, Urlaub oder Anspruch auswählbar ist.
Tenant Analyzer	Mit diesem Bericht können Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Urlaube und Ansprüche ermitteln, die nicht den Empfehlungen von Workday entsprechen.
Urlaubsverbindlichkeit	Mit diesem Bericht können Sie die offene Urlaubsansprüche als Gesamtverbindlichkeit für jeden Mitarbeiter und Urlaubs-/Abwesenheitsplan berechnen.
Überschreibungssalden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne nach Batch-ID	Mit diesem Bericht können Sie Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden mithilfe von Batch-IDs anzeigen.
Meine Urlaubsergebnisse nach Periode Urlaubsergebnisse nach Periode Urlaubsergebnisse nach Periode für Mitarbeiter	Mit diesem Bericht können Sie die Ansprüche und Urlaube eines Mitarbeiters in einer Saldoperiode verfolgen.

Integrationen

Der EIB (Enterprise Interface Builder) basiert auf dem Webservice Get Absence Input
und ermöglicht es Ihnen, mehrere Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitspläne aus Workday zu extrahieren.

Sie können den Webservice Put Absence Input
nutzen, um Salden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne zu überschreiben.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Entgeltabrechnung	Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Codes für Entgeltbezüge mit demselben Periodenkalender verknüpfen, um Saldoperioden an Abrechnungsperioden auszurichten.
Zeiterfassung	Sie können Periodenkalender für Urlaubs-/Abwesenheitspläne mit gemeinsam mit Time Tracking verwenden.
Workday Assistant	Mitarbeiter können ihren vorhandenen Saldo anzeigen und Urlaub beantragen.
Workday Scheduling	Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne so konfigurieren, dass Zeitplanungsschichten verwendet werden, um die Arbeitstage für Mitarbeiter zu bestimmen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Konzept: Gültigkeitsdatum für Abwesenheit

Konzept: Urlaub über Absence und über Time Tracking eingeben

Konzept: Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Feiertagskalender erstellen

Arbeitszeitkalender erstellen

Ansprüche von Mitarbeitern manuell anpassen oder überschreiben

Speichern von Urlaubssalden manuell planen

Schritte: Managern das Erstellen und Zuweisen benutzerdefinierter Arbeitszeitpläne ermöglichen

Schritte: Drittanbieter-Kalenderintegration für Abwesenheit einrichten

Schritte: Workday Home einrichten

Die nächste Ebene: Patt-Touchpoints und Reporting

Die nächste Ebene: Patt Kontaktpunkte mit Zuweisungen