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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Konzept: Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Konzept: Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Urlaub und Abwesenheit erfassen

Wenn Sie sowohl Workday Absence Management als auch Workday Time Tracking verwenden, gilt Folgendes:
  • Sie können Urlaub und Abwesenheit so konfigurieren, dass Mitarbeiter diese über den Geschäftsprozess
    Urlaub beantragen
     beantragen oder über die Zeiterfassung eingeben können. Sie können Urlaub und Abwesenheit auch so konfigurieren, dass Mitarbeiter beide Optionen nutzen können.
  • Urlaube, die über den Geschäftsprozess
    Urlaub beantragen
     eingegeben wurden, werden im Zeiteingabekalender angezeigt, wenn die Mitarbeiter sie zur Genehmigung übermitteln.
  • Sie können die Aufgabe
    Abwesenheit
     beantragen und den Bericht Abwesenheit
    verwalten
     nur dann über den Zeiteingabekalender des Mitarbeiters öffnen, wenn Sie Sicherheitsgruppen zu einer der folgenden initiierenden Aktionen hinzufügen:
    • Urlaub für sich selbst beantragen
       und
      Urlaub für Mitarbeiter
       beantragen im Geschäftsprozess
      Urlaub beantragen
       .
    • Urlaub für sich selbst
      bearbeiten und Urlaub für Mitarbeiter bearbeiten
       im Geschäftsprozess
      Urlaub korrigieren
       .
Wenn Sie den Legacy-Abwesenheitskalender verwenden, heißen die Aufgaben
Abwesenheit beantragen
 und
Abwesenheit erfassen
. Bei Labels für mögliche Aktionen, Berichte und Berichtsfelder wird ebenfalls
Abwesenheit
 anstelle von
Urlaub
 verwendet.
Urlaub und Abwesenheit in Berechnungen und Summen einschließen
Verwenden Sie die Aufgabe
Urlaub erstellen
, um Zeitberechnungs-Tags für Urlaube und Abwesenheiten zuzuweisen, die Sie in folgenden Fällen berücksichtigen möchten:
  • Zeitberechnungen.
  • Summen, die oben im Zeiteingabekalender eines Mitarbeiters angezeigt werden.
Beispiel: Wenn Sie Stunden für
bezahlten Urlaub
 bei der Berechnung von Überstunden als reguläre Stunden zählen möchten, weisen Sie dem
bezahlten Urlaub
 das Berechnungs-Tag
Regulär
 zu.
Urlaubsstunden erben Berechnungs-Tags aus dem Urlaubsobjekt. Bei Zeitberechnungen werden keine anderen Tags hinzugefügt oder entfernt.
Sobald in Workday ein Urlaub in die Zeitberechnung aufgenommen wurde, erfolgt keine Neuberechnung, wenn Sie den Urlaub für diese Woche bearbeiten. Verwenden Sie das Berichtsfeld
Time Entry Re calculate
 in einem Geschäftsprozess oder Bericht, um diese Situationen zu identifizieren. Öffnen Sie dann die Aufgabe
Zeit für Mitarbeiter erfassen
 für dieselbe Woche und klicken Sie auf
OK
, um die Zeitberechnungen erneut auszuführen.
Optionen für die Eingabe von Urlaub und Abwesenheit
Eingabemethode
Konfiguration
Genehmigungs-Routing
Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden
Zeiterfassung: Wählen Sie bei der Zeiteingabe aus der Werteliste
Zeitart
 den Urlaub.
Urlaub und gearbeitete Zeit werden als ein Ereignis übermittelt und genehmigt.
Wählen Sie auf der Seite
Urlaub erstellen
 die Option
Nur über Zeiterfassung
.
Gesteuert durch den Geschäftsprozess
Zeit erfassen
.
Das Geschäftsprozessereignis wird erstellt, wenn Sie auf
OK
 klicken.
Urlaub reduziert nach der Genehmigung den Saldo des Urlaubs-/Abwesenheitsplans. Der anstehende Saldo wird aktualisiert, sobald er von Workday gespeichert wird.
Abwesenheitsmanagement: Öffnen Sie die Aufgabe
Abwesenheit
 beantragen oder den Bericht
Abwesenheit verwalten
 .
Wählen Sie auf der Seite
Urlaub erstellen
 die Option
Nur über Urlaubsantrag
.
Gesteuert durch den Geschäftsprozess
Urlaub beantragen
.
Wenn Sie auf
Übermitteln
 klicken, wird ein separates Urlaubsereignis erstellt.
Urlaub reduziert nach der Genehmigung den Saldo des Urlaubs-/Abwesenheitsplans. Wenn er für später gespeichert wird, wird er von Workday vom anstehenden Saldo ausgeschlossen.
Sowohl Zeiterfassung als auch Abwesenheitsmanagement: Wählen Sie den Urlaub entweder bei der
Zeiteingabe
 in der
Werteliste Zeitart
 oder über die Aufgabe Abwesenheit beantragen oder den Bericht
Abwesenheit verwalten
aus.
Wählen Sie auf der Seite
Urlaub erstellen
 die Option
Über Zeiterfassung oder Urlaubsantrag
.
Gesteuert durch den Geschäftsprozess Urlaub
erfassen
 oder Urlaub
beantragen
 oder
Urlaub korrigieren
 , je nachdem, wo der Mitarbeiter seinen Urlaub eingegeben hat.
Urlaub reduziert nach der Genehmigung den Saldo des Urlaubs-/Abwesenheitsplans. Die Sichtbarkeit des anstehenden Saldos hängt davon ab, mit welcher Methode der Mitarbeiter den Urlaub eingegeben hat.
Workday erlaubt für jeden Urlaub nur eine Eingabemethode.
Bei der Entscheidung, wie Mitarbeiter einen bestimmten Urlaub erfassen sollen, sollten Sie überlegen, wer den Urlaub genehmigen muss und ob die Mitarbeiter den Urlaub vorab beantragen sollten. Beispiel: Sie möchten, dass Mitarbeiter ungeplante Abwesenheit aufgrund von Krankheit über die
Werteliste
 Zeitart und geplante
Abwesenheit
 aufgrund von Krankheit und Urlaub über die Aufgabe Abwesenheit beantragen eingeben. Wenn Manager Urlaub und gearbeitete Zeit im selben Ereignis genehmigen sollen, verwenden Sie die Option
Nur über Zeiterfassung
. Sie können auch die Option
Über Zeiterfassung oder Urlaubsantrag
 verwenden.
Alle Urlaube, unabhängig davon, wie Mitarbeiter sie eingeben, unterliegen den in Workday Absence Management konfigurierten Dateneingabevalidierungen.
Konfiguration von Urlaub und Abwesenheit
Verwenden Sie die Aufgabe
Urlaub erstellen
, um folgende Felder zu konfigurieren:
  • Zeitberechnungs-Tags
  • Eingabeoption
Bei Urlauben und Zeiteingabecodes mit denselben Berechnungs-Tags müssen dieselben Einheiten verwendet werden.
Urlaube mit Beginn und Ende
Sie können festlegen, dass Mitarbeiter Zeiten für Beginn und Ende eingeben müssen, wenn sie Urlaub und Abwesenheit über die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement eingeben. Verwenden Sie die Aufgabe
Urlaub bearbeiten
, um
Start- und Endzeit erforderlich
 zu konfigurieren.
Workday berechnet die Dauer des Urlaubs basierend auf den vom Mitarbeiter bereitgestellten Zeiten für Beginn und Ende. Mitarbeiter können die Beginn und Ende auch über die Aufgabe
Urlaub korrigieren
 korrigieren. Diese Aufgabe bewirkt, dass Workday die Dauer des Urlaubs aktualisiert.
Urlaubszeit bezahlen
Workday leitet keine Berechnungs-Tags für die Entgeltabrechnung von Urlaub und Abwesenheit weiter. Wenn Urlaubszeit bezahlt werden soll, ordnen Sie die Bezüge den zugehörigen Berechnungen für Abwesenheitskomponenten und nicht den Zeitberechnungs-Tags zu.

Urlaubs- und Abwesenheitsansprüche

Sie können als Basis für die in Workday Absence Management definierten Ansprüche die berechnete Zeit eines Mitarbeiters verwenden. Beispiel: Sie können einen Anspruch erstellen, die Mitarbeiter zu Freizeitausgleich anstelle von Überstunden berechtigt.
  • Weisen Sie dem Anspruch Berechnungs-Tags zu, um anzugeben, welche Zeitblöcke als Basis für den Zeitausgleich verwendet werden sollen.
  • Wählen Sie für die Berechnung der Rückstellung
    Berechnete Zeit für Periode für Anspruch
     (eine Instanzwertberechnung).
    Diese Berechnung addiert die Stunden für Zeitblöcke zu den gemappten Berechnungs-Tags für den Datumsbereich, der dieser Anspruchsperiode entspricht. Sie können auch eine eigene Berechnung erstellen, die sich auf die
    Berechnete Zeit für Periode für Anspruch
     bezieht. Beispiel: Ihre Berechnung gibt einen Anspruch von 2 Stunden für alle 4 Überstunden aus.
Wenn Workday ein Berechnungs-Tag mit einem Anspruch mappt, wird der Anspruch sofort nach dem Speichern oder Übermitteln der berechneten Zeitblöcke zum Saldo des Urlaubs-/Abwesenheitsplans addiert.
Konfiguration von Ansprüchen
Verwenden Sie die Aufgabe
Anspruch erstellen
, um folgende Felder zu konfigurieren:
  • Berechnung
    • Hinweis:
      Sie können die Berechnung
      Genehmigte berechnete Zeit für Tag nur für Ansprüche
      (Berechnung für Instanzwert) nur verwenden, wenn für den Anspruch ein Ablauf definiert ist.
  • Zeitberechnungs-Tags
    • Hinweis:
       Bei Ansprüchen und Zeiteingabecodes mit denselben Berechnungs-Tags müssen dieselben Einheiten verwendet werden.

Anpassungen, Überschreibungen und Korrekturen

Unabhängig davon, wie Mitarbeiter Urlaub erfassen, können Sie die folgenden Aufgaben im Abwesenheitsmanagement für Anpassungen und Überschreibungen verwenden:
  • Urlaub korrigieren
    Sobald ein Urlaub genehmigt wurde, kann er nur noch über die Aufgabe
    Urlaub korrigieren
     korrigiert werden.
  • Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub verwalten
  • Überschreibungssalden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne verwalten
  • Überschreibungen für Grenzwerte von Ansprüchen und Urlaub verwalten

Abwesenheiten

Mitarbeiter können während ihrer Abwesenheit über die Zeiterfassung Zeit erfassen und übermitteln, es sei denn, Sie erstellen eine Zeitvalidierung, um eine Übermittlung zu verhindern.