Konzept: Urlaub über Absence und über Time Tracking eingeben
Sie können Urlaube so konfigurieren, dass Mitarbeiter diese über die Abwesenheitsfunktion in Workday Absence Management, über die Zeiterfassungsfunktion in Workday Time Tracking oder beides eingeben können. In der Aufgabe
Urlaub erstellen
werden die Eingabeoptionen wie folgt dargestellt:
- Nur über Urlaubsantrag
- Nur über Zeiterfassung
- Über Zeiterfassung oder Urlaubsantrag
Über Absence Management und über Time Tracking werden Urlaubseingaben auf unterschiedliche Weise behandelt. Über Absence Management eingegebene Urlaube folgen dem Geschäftsprozess
Urlaub beantragen
und über Time Tracking eingegebene Urlaube folgen dem Geschäftsprozess Zeit erfassen.
Urlaube, die sowohl über Absence Management als auch über Time Tracking eingegeben werden können, folgen dem Geschäftsprozess, über den der Urlaub eingegeben wurde.Bei der Entscheidung, welche Eingabeoption für einen Urlaub gelten soll, sollten Sie Folgendes beachten:
Überlegung | Eingabe über Urlaub und Abwesenheit | Eingabe über die Zeiterfassung |
|---|---|---|
Urlaubsgenehmigungen | Prüfer genehmigen Urlaube getrennt von den Zeiteingaben.
Wenn Sie Zeiteingaben genehmigen, werden Urlaube nicht in den Aufgabensummen für die übermittelte Zeit unter Meine Aufgaben berücksichtigt. | Prüfer genehmigen Urlaube und Zeiteingaben in demselben Ereignis.
Alle Stunden werden in den Aufgabensummen für die übermittelte Zeit unter Meine Aufgaben berücksichtigt. |
Anzeige von Salden bei der Genehmigung | Genehmiger können Urlaubssalden zum aktuellen Datum anzeigen. | Genehmiger können keine Urlaubssalden anzeigen. |
Übermittlung von Urlaub über mehrere Wochen | Sie können in einem einzigen Antrag einen Urlaub beantragen, der sich über mehrere Wochen erstreckt. | Wenn ein Urlaubsantrag mehrere Wochen oder Zeitperioden umfasst, müssen Sie jede Woche oder jede Zeitperiode separat übermitteln. |
Übermittlung verschiedener Urlaubsarten | Sie müssen für jede Urlaubsart ein separaten Antrag übermitteln. | Sie können mehrere Urlaubsarten innerhalb einer Woche oder eines Zeitraums eingeben und übermitteln. |
Zeiterfassungsberechnungen | Wenn Ihr Mandant dafür konfiguriert ist, führt die Genehmigung eines Urlaubsantrags dazu, dass über die Zeiterfassung die Zeit für sich überschneidende Wochen neu berechnet wird.
Wenn genehmigte Zeitblöcke aufgrund dieser Neuberechnung aktualisiert werden, müssen Sie sie erneut zur Genehmigung übermitteln. Wenn Ihr Mandant die Zeitberechnungen nach der Genehmigung des Urlaubs nicht automatisch ausführt, müssen Sie die Zeit jedes Mitarbeiters über die Zeiterfassung neu berechnen. | Berechnungen werden automatisch getriggert, wenn Sie Urlaub im Zeiterfassungskalender eingeben. |
Eingabe von Beginn/Ende-Zeiten | Sie können keine Beginn/Ende-Zeiten für Urlaub erfassen. | Sie können Beginn/Ende-Zeiten für Urlaub erfassen. |
Masseneingabe | Sie können Urlaube über den Webservice Enter Time Off in Workday Absence Management laden. | Sie können Urlaube nicht über einen Webservice in Workday Time Tracking laden. |
Anhänge | Sie können den Geschäftsprozess Urlaub beantragen konfigurieren, um es Mitarbeitern zu ermöglichen oder von diesen anzufordern, Zusatzdokumente an Urlaubsanträge anzuhängen. Mit segmentbasierten Sicherheitsgruppen können Sie steuern, wer Zugriff auf die Dokumente hat. | Sie können Dokumente an einzelne Zeitblöcke anhängen. Der Geschäftsprozess Zeit erfassen unterstützt keine Anhänge. |
Zukünftiger Urlaub | Periodenkalender für Absence Management werden in der Regel für mindestens einige Jahre in die Zukunft erstellt, um Saldoprognosen zu ermöglichen. Solange ein Periodenkalender für ein Datum in der Zukunft vorhanden ist, können Sie für dieses Datum Urlaub beantragen.
Mit Geschäftsprozessvalidierungen können Sie die Übermittlung (aber nicht die Eingabe) zukünftiger Urlaubsanträge einschränken. | Periodenkalender für Time Tracking können so konfiguriert werden, dass sie ab einem bestimmten Datum eine Woche oder eine bestimmte Periode für die Zeiteingabe öffnen. Dies reicht in der Regel nicht sehr weit in die Zukunft, um eine genaue Zeiteingabe zu unterstützen. Sie können Urlaube eingeben, wenn eine Zeiterfassungsperiode geöffnet ist.
Wenn Sie einen zukünftigen Urlaub eingeben und genehmigen und dann die Zeit für diese Woche oder Zeitperiode hinzufügen oder ändern, wenn der Urlaub bevorsteht, müssen Sie diese Woche oder diesen Zeitraum erneut übermitteln und erneut genehmigen. |
Rückwirkender Urlaub | Solange ein Periodenkalender für ein Datum in der Vergangenheit vorhanden ist, können Sie für dieses Datum Urlaub beantragen.
Mit Geschäftsprozessvalidierungen können Sie außerdem die Übermittlung (aber nicht die Eingabe) in der Vergangenheit liegender Urlaubsanträge einschränken. | Periodenkalender für Time Tracking können so konfiguriert werden, dass sie für die Entgeltverarbeitung gesperrt werden. Außerdem kann festgelegt werden, dass sie ab einem bestimmten Datum für die Dauer einer Woche oder einer Periode für die Zeiterfassung dauerhaft geschlossen bleiben. Sie können keinen Urlaub eingeben, wenn eine Zeiterfassungsperiode für die Zeiterfassung gesperrt oder geschlossen ist. |