Überlegungen zum Setup: Salesforce-Connector für Contract Lifecycle Management und Vertragsintelligenz
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung des Salesforce-Konnektors dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Aufgabenanweisungen.
Worum es geht
Der Salesforce Connector for CLM and CI bietet eine nahtlose, bidirektionale Verbindung zwischen Salesforce Sales Cloud und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence. Diese Integration umfasst ein Installierbares Managed Package für Salesforce und unterstützt die Synchronisierung von Metadaten, die über Vertragsmanagement und Document Intelligence konfiguriert wurden.
Übertragung von Verträgen aus Salesforce an Vertragsmanagement und Document Intelligence zur KI-basierten Datenextraktion. Die extrahierten Informationen werden dann wieder mit Salesforce synchronisiert. Dadurch kann Salesforce als zentraler Hub für die Verwaltung, Suche und Berichterstellung zu Vertragsdaten dienen.
Zu den Hauptfunktionen gehören Folgende:
- Import von Legacy-Dokumenten:Importieren Sie vorhandene Salesforce-Dokumente in Vertragsintelligenz für ein zentrales Vertragsmanagement.
- Dokumentsynchronisierung in Echtzeit:Synchronisieren Sie neue Dokumente automatisch aus Salesforce mit Vertragsmanagement und Document Intelligence, um stets aktuelle Vertragsdaten zu gewährleisten.
- CLM- Workflow Integration:Nutzen Sie CLM-Workflows (Contract Lifecycle Management) direkt in Salesforce, um Intake-Formulare zu übermitteln, Tickets zu erstellen und den Vertragslebenszyklus zu verwalten.
- Zwei-Wege-Datensynchronisierung:Sorgen Sie für die Synchronisierung von Salesforce- und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence-Daten durch konfigurierbare Feld-Mappings und automatisierte Aktualisierungen.
- Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenzdaten erweitern:Füllen Sie andere Salesforce-Objekte mithilfe von Tools wie Flow Builder mit Vertragsmanagement und Dokumentintelligenzdaten aus.
- eSignatur-Integration:Ermöglichen Sie eSignaturen direkt in Salesforce, indem Sie vorhandene DocuSign- oder AdobeSign-Integrationen verwenden, die in Contract Lifecycle Management konfiguriert wurden.
Vorteile und Nutzen
- Sie können alle Salesforce-Verträge direkt über die Plattform für Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz öffnen, prüfen und bearbeiten, unabhängig davon, wann sie hochgeladen wurden
- Weniger Zeit für die Suche nach Dokumenten und Salesforce-Daten, damit sich Ihr Team auf den Geschäftsabschluss konzentrieren kann.
- Initiieren Sie Vertragsprozesse direkt aus Salesforce, um einen nahtlosen Übergang zwischen Lead- und Vertragsmanagement zu gewährleisten.
- Nutzen Sie spezielle Contract Lifecycle Management-Tools für die Erstellung intelligenter Vorlagen und integrierter digitaler Unterschriften.
- Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache identifizieren automatisch Schlüsselbegriffe und -bestimmungen, sodass Sie Stunden der manuellen Prüfung sparen.
Anwendungsfälle
Mit dem Salesforce Connector for CLM und CI können Organisationen:
- Generieren Sie effizient Verkaufsverträge aus vorab genehmigten Vorlagen.
- Optimieren Sie die vertragliche Zusammenarbeit, indem Sie Bedingungen direkt in Salesforce mit dem Kunden verhandeln und alle Änderungen und Überarbeitungen zentral verfolgen.
- Beschleunigen Sie Verkaufszyklen, indem Sie Verträge elektronisch mit integrierten eSignaturen ausführen.
- Zentralisieren Sie den Vertragsspeicher, indem Sie ein sicheres und organisiertes Repository für alle Verkaufsverträge in Salesforce verwalten, das leicht zugänglich ist und durchsucht werden kann.
- Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse zu Verträgen, indem Sie Schlüsseldaten wie Preismodelle, Erneuerungsdaten und Verpflichtungen extrahieren, um sie als Grundlage für Vertriebsstrategien zu verwenden und die Performance zu verfolgen.
- Überwachen Sie die Vertriebs-Performance, indem Sie Berichte zu Vertragsdaten generieren und wichtige Metriken verfolgen, z. B. Geschäftszykluszeiten und Vertragswerte.
- Proaktive Verwaltung von Erneuerungen durch Verfolgung anstehender Vertragserneuerungen und Automatisierung des Erneuerungsprozesses
- Stellen Sie die Compliance im Vertrieb durch Zentralisierung und Standardisierung von Vertragsprozessen sicher.
Fragestellungen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Welche Salesforce-Ausgabe verwenden Sie?
| Der Salesforce Connector for CLM und CI ist mit den Enterprise- und Unlimited-Editions kompatibel. |
Haben Sie ein dediziertes Salesforce-Servicekonto für Installation und Setup?
| Dieses Konto gewährleistet Kontinuität und verhindert Unterbrechungen aufgrund von Änderungen des Benutzerkontos. |
Welche Datenstruktur haben Sie für Verträge in Salesforce?
| Dies hat Auswirkungen auf die erforderlichen Schritte für die Synchronisierung von Verträgen und Metadaten mit Vertragsintelligenz. |
Gibt es benutzerdefinierte Objekte oder Felder im Zusammenhang mit Verträgen in Salesforce?
| Sie müssen diese mit den entsprechenden Feldern in Vertragsintelligenz mappen. |
Wie möchten Sie Legacy-Verträge behandeln, die bereits in Salesforce gespeichert sind?
| Sie können einen Legacy-Export durchführen, um diese in Vertragsintelligenz zu übernehmen. |
Welche bestimmten Vertragsarten und Datenfelder möchten Sie zwischen Salesforce und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence Synchronisierung ?
| Sie müssen Synchronisierung und Feld-Mappings konfigurieren. |
Empfehlungen
- Erstellen Sie ein Benutzerkonto mit Administratorberechtigungen in Vertragsmanagement und Document Intelligence und verwenden Sie dieses Konto, um den API-Schlüssel einzurichten.
- Deaktivieren Sie Debug-Protokolle, nachdem die Integration vollständig funktionsfähig ist.
- Verwenden Sie die neueste Version des Managed Package, da aktualisierte Versionen automatisch an Ihre Salesforce-Organisation übertragen werden.
- Wenn Sie die eSignatur-Integration für verwaltetes Paket für die direkte Verwendung aus Salesforce konfigurieren, stellen Sie sicher, dass das konfigurierte Konto mit dem Vertragsmanagement und Dokumentintelligenzkonto für den Salesforce-API-Schlüssel übereinstimmt.
- Testen Sie das verwaltete Paket vor dem Deployment in der Produktionsumgebung in einer Sandbox-Umgebung. Um die Produktion zu simulieren, verbinden Sie Ihre Salesforce-Sandbox mit Ihrem Produktions-Client für Vertragsmanagement und Document Intelligence, der Tests mit Live-Workflows und -Daten ermöglicht.
Anforderungen
- Sie benötigen Salesforce Enterprise oder Unlimited Edit, um den Salesforce-Konnektor für CLM und CI zu installieren.
- Erstellen Sie einen System- oder Integrationsbenutzer in Salesforce, um Apex-Jobs zu planen und Unterbrechungen zu vermeiden, wenn das Konto eines Benutzers deaktiviert wird. Planen Sie Apex-Jobs so, dass sie mindestens einmal täglich ausgeführt werden.
- Um Verbindungsfehler zu vermeiden, müssen Sie die Felder„Vorname“und„Nachname“im Salesforce-Systemkonto ausfüllen.
- Konfigurieren Sie den API-Zugriff und richten Sie die Integration ein, um eine Synchronisierung zwischen Vertragsmanagement und Document Intelligence sowie Salesforce zu ermöglichen. SeeZwei-Wege-Verbindung zwischen Salesforce und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence einrichten . Sie müssen sicherstellen, dass das KontrollkästchenAPI aktiviertfür das Integrationskonto aktiviert ist.
Einschränkungen
Das Kopieren der Daten verwalteter Pakete aus der Produktionsumgebung in eine Sandbox (z. B. über eine Aktualisierung) wird nicht unterstützt.
Sicherheit
- Vertragsmanagement und Document Intelligence ist nach SOC 2 Typ II zertifiziert, führt regelmäßige Penetrationstests durch, führt ein weltweites Bug-Boost-Programm durch und pflegt einen aktuellen Notfallwiederherstellungsplan.
- Der Salesforce Connector for CLM and CI wird auf der AppExchange-Infrastruktur ausgeführt und hat die Sicherheitsprüfung von Salesforce bestanden.
- Daten bei der Übertragung zwischen Salesforce und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence werden mit TLS 1.2+ verschlüsselt.
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Verbundene App und IP-Beschränkungen | Das Managed Package verwendet eine Connected App (OAuth) für die sichere bidirektionale Kommunikation zwischen Salesforce und Vertragsmanagement sowie Document Intelligence. Workday empfiehlt, IP-Beschränkungen in den Einstellungen der verbundenen App zu lockern . |
API-Schlüsselauthentifizierung | Das verwaltete Paket verwendet einen API-Schlüssel für Vertragsmanagement und Document Intelligence (der in Salesforce als benannte Zugangsdaten gespeichert ist), um mit Vertragsmanagement und Document Intelligence zu kommunizieren. Dieser API-Schlüssel bestimmt den Benutzer für Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz, der mit allen von Salesforce initiierten API-Aktionen verknüpft ist. |
Salesforce-Systemkonto für Integration | Der Integrationsbenutzer in Salesforce benötigt folgende Systemberechtigungen:
Also:
|
Reporting
Sie können benutzerdefinierte Berichte in Salesforce mithilfe des Evisort-Objekts und seiner zugehörigen Felder erstellen. So können Sie wichtige Vertragsmetriken verfolgen, z. B.:
- Vertragswert
- Vertragsart
- Erneuerungsdaten
- Wichtigste Verpflichtungen
- Compliance-Status
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.